Organigram maken: Voorbeelden Excel + Word

Een organigram (‘organisatie’ + ‘diagram’) is een grafische weergave van de interne structuur van een bedrijf of organisatie. Organigrammen worden ook wel organisatieschema's, organigrammen of organisatiestructuren genoemd. Aan de hand van een duidelijk diagram worden hiërarchieën, functies, afdelingen, taken en managementverantwoordelijkheden weergegeven en met elkaar in verband gebracht.

Eenvoudige visuele middelen zoals vakjes, pijlen en lijnen, vaak aangevuld met foto's of contactgegevens van de medewerkers, illustreren de interne relaties en verbanden binnen het bedrijf. Een organigram geeft antwoorden op vragen als:

• Wie vervult welke functie in het bedrijf?

• Wie is de leidinggevende of medewerker van wie?

• Hoe zijn de afdelingen georganiseerd en gestructureerd?

• Hoe verloopt de interne communicatie?

Kortom, een organigram biedt overzicht en maakt belangrijke spelregels, processen en de strategische oriëntatie voor organisaties, overheden, verenigingen en bedrijven zichtbaar.

In 1855 tekende spoorwegmanager Daniel McCallum het eerste moderne organigram, voor de spoorwegmaatschappij ‘New York and Erie Railroad’. Nog tot in de jaren 1920 werden organigrammen voornamelijk door ingenieurs gebruikt, waarna ze geleidelijk hun intrede deden in de zakenwereld.

Het doel van een organigram is om de organisatiestructuur op een duidelijke en begrijpelijke manier weer te geven. De visuele voorstelling van het bedrijf moet leidinggevenden, medewerkers en externe stakeholders inzicht bieden in de werking van het bedrijf en de interne processen.

Een organigram kan de volgende functies vervullen:

• Transparantie over de verantwoordelijkheden in het bedrijf.

• Afbakening van verantwoordelijkheden tussen afdelingen en afzonderlijke functies.

• Overzicht van leiderschap en bevoegdheid om instructies te geven.

• Personeelsplanning: welke vaardigheden zijn er nog nodig in het bedrijf?

• Resource planning: herverdeling van taken voor optimale efficiëntie.

• Overzicht bij reorganisaties en verandermanagement.

• Transparantie over carrièremogelijkheden in het bedrijf.

• Overzicht van wie welke gebruiksrechten en toegang tot de software krijgt.

Praktijkvoorbeeld: het organigram voor onboarding Een organigram laat de organisatiestructuur aan nieuwe medewerkers zien. Wie zijn de teamleiders? Hoe zijn de afzonderlijke afdelingen gestructureerd? En hoe passen ze in het bedrijf als geheel? Nieuwkomers weten wie hun contactpersonen zijn en dat versterkt de oriëntatie en communicatie tijdens de onboardingfase.

Wie rapporteert aan wie? De medewerkers die in het digitale personeelsdossier van Personio zijn opgeslagen, kan je gemakkelijk weergeven in de vorm van een organigram, bijvoorbeeld voor afzonderlijke teams of locaties.

Automatisch organigrammen laten maken

Wie rapporteert aan wie? De medewerkers die in het digitale personeelsdossier van Personio zijn opgeslagen, kan je gemakkelijk weergeven in de vorm van een organigram, bijvoorbeeld voor afzonderlijke teams of locaties.

Organigrammen maken met Personio

Voordat je aan je organigram begint voor je organisatie, moet je een aantal vragen beantwoorden.

• Wat wil je weergeven en hoe uitgebreid wil je de organisatiestructuur in kaart brengen?

• Welke gegevens heb je daarvoor nodig? (naam, titel, verantwoordelijkheden, foto's, enz.)

• Welke tool wil je gebruiken om het te maken? (Word, Excel, PowerPoint, grafische software, enz.)

• Hoe wil je structuren, hiërarchieën, commando-structuren en relaties symboliseren? (dubbele lijnen, stippellijnen, met cirkels en vakjes, enz.)

Geef met één klik organigrammen weer voor je bedrijf, gebaseerd op zaken zoals afdeling, team of locatie. Meer over personeelsmanagement met Personio.

Open een leeg document in Microsoft Word. Klik in de menubalk op ‘Invoegen’ en dan op ‘SmartArt’. Er verschijnt nu een lijst met verschillende SmartArt-opties. Selecteer ‘Hiërarchie’. Nu kun je een template kiezen voor je organigram. Maak je geen zorgen, je kunt alle elementen veranderen, verplaatsen en verwijderen. Het veranderen van elementen gaat heel eenvoudig. Klik erop tot er witte puntjes rond de hoeken verschijnen en verander ze van vorm, of verander de kleur door met de rechtermuisknop op ‘Opmaak’ te klikken.

Om een organigram in Excel te maken, open je eerst een lege werkmap in Microsoft Excel. In de menubalk vind je het tabblad ‘Invoegen’, net zoals in Word. Direct naast de afbeeldingen en vormen die je kunt invoegen, staat een vrij klein SmartArt-symbool. Als je dit selecteert, krijg je weer verschillende opties te zien. Klik op ‘Hiërarchie’ en kies een template voor je organigram. Ook hier kun je de vorm, kleur en positie van het diagram veranderen. Je kunt het lettertype en de grootte van je organigram aanpassen onder de menuoptie ‘Start’.

Organigrammen zijn horizontale of verticale illustraties waarbij het ontwerp vooral gericht is op de ondernemingsvorm. Ze kunnen onderverdeeld worden in drie hoofdcategorieën: hiërarchische, matrix- en vlakke organigrammen.

Een hiërarchisch organigram wordt het meest gebruikt. De structuur kun je van boven naar beneden lezen. Bovenaan de hiërarchie staat een persoon of een groep (bv. CEO of directie) en verder naar onderen zijn mensen en afdelingen met minder gezag en verantwoordelijkheden gerangschikt. Zo ontstaat er een soort piramidevorm.

Het vlakke organigram, ook wel horizontaal organigram genoemd, heeft ook vlakke hiërarchieën. Het organigram bestaat meestal uit maar twee niveaus: de leidinggevenden en de medewerkers. In bedrijven met deze structuur – vaak nieuwe bedrijven en start-ups – hebben medewerkers een zeer grote verantwoordelijkheid en zijn ze meestal direct betrokken bij belangrijke beslissingen.

Een matrixorganigram is geschikt voor bedrijven waarvan de medewerkers meer dan één leidinggevende hebben. In de praktijk komt dat zelden voor. Een voorbeeld hiervan is een team van projectmanagers die aan verschillende projecten werken, die ieder door een andere projectmanager worden geleid.

Beide termen wijzen op hetzelfde, namelijk een schematische voorstelling van de organisatiestructuur van een bedrijf, waarbij de onderlinge verbanden tussen de verschillende onderdelen en functies worden aangegeven.

Een goede organisatie zorgt voor een efficiënte coördinatie en communicatie tussen de verschillende afdelingen van een bedrijf. Met een organigram kun je een duidelijk beeld scheppen van de structurele relatie tussen de verschillende functies binnen je bedrijf. Deze schematische voorstelling helpt om te bepalen hoe de verschillende afdelingen en functies in je organisatie het best met elkaar kunnen samenwerken. 

Bij het maken van een organigram moet je rekening houden met 6 elementen die invloed hebben op de manier waarop werknemers en managers met elkaar omgaan. Deze zijn:

1. Werkspecialisatie: werkspecialisaties bepalen hoe de verantwoordelijkheden over de werknemers verdeeld worden op basis van hun functieprofiel. Werkspecialisaties worden gebruikt om projecten op te splitsen in kleinere taakactiviteiten. Zo koppel je elke medewerker aan de juiste taak. 

2. Onderverdeling in departementen: specialisten worden gegroepeerd in afdelingen op basis van functieomschrijvingen, vaardigheden, plaats, of andere factoren die hen verbinden. De grootste uitdaging is om de criteria te bepalen op basis waarvan deze indeling gebeurt. In de meeste gevallen is het niet meer voldoende om werknemers te groeperen op basis van de taken die ze uitvoeren. 

3. Hiërarchie en verantwoordelijkheden: elk bedrijf functioneert volgens een welomschreven hiërarchie. Dit is een systeem waarmee instructies worden doorgegeven en gerapporteerd. Idealiter zorgt de hiërarchie voor machtsverdeling, ondersteunt ze het delen van kennis, en moedigt ze het nemen van meer verantwoordelijkheid aan. Een traditionele hiërarchie bemoeilijkt de besluitvorming en laat niet veel flexibiliteit toe. Tegenwoordig probeert men de autonomie van de werknemers te vergroten en micromanagement te vermijden.

4. Controleomvang en inkadering: hiermee wordt bepaald hoeveel directe managers onder leiding van één hoofdmanager staan. Dit hangt sterk af van de vorige drie elementen binnen je organigram. Om de juiste controleomvang te bepalen, moet je de capaciteit van je managers evalueren, net als de grootte van je bedrijf en het ervaringsniveau van je werknemers.

5. Centralisatie tegenover decentralisatie: centralisatie en decentralisatie zijn twee begrippen die bepalen in welke mate managers en werknemers invloed hebben op de bedrijfsdoelen en bedrijfsstrategie. Centralisatie geeft managers de uiteindelijke controle over besluitvormingsprocessen, terwijl decentralisatie de werknemers in staat stelt bedrijfsbeslissingen te beïnvloeden. 

6. Formalisatie: formalisatie bepaalt in welke mate bedrijfsprocessen, doelen en functieomschrijvingen gestandaardiseerd worden. Het kan de communicatie tussen werknemers en managers regelen, evenals je bedrijfscultuur, operationele procedures, enz.