Digitaal personeelsdossier

Een digitaal personeelsdossier een elektronische map waarin alle gegevens van een specifieke medewerker bewaard worden. Deze gegevens omvatten informatie over het dienstverband, contract, carrière, hoe de medewerker het bedrijf ervaart, etc. Zo vind je in deze digitale persoonlijke file onder andere de volgende documenten terug:

• Cv’s

• Documentatie over prestaties en ontwikkeling

• Informatie over werving

• Documentatie met betrekking tot ontslag of pensioen

• Sollicitaties

• Salarisinformatie – salarisstroken

• Jaarlijks verlof en opgebouwd langdurig verlof

Weet je nog niet of en waarom je een personeelsdossier moet digitaliseren? Dan moet je zeker eens deze cijfers checken die vaak worden gebruikt als bewijs van ROI meegegeven. Die laten je zien waarom de digitalisatie van de personeelsdossiers zeker iets is dat je als werkgever moet overwegen. Hou er wel rekening mee dat de onderstaande kosten betrekking hebben op lopende activiteiten binnen grotere organisaties met gemiddeld 4.000 medewerkers.

• Kosten voor het beheren van niet-gedigitaliseerde personeelsdossiers: 90 cent per dossier, inclusief archivering en audits.

• Kosten voor het beheren van gedigitaliseerde personeelsdossiers: 20 cent per dossier voor voortdurende digitalisering.

Dankzij een digitaal personeelsdossier kun je in een instant je HR digitaliseren omdat je alle werknemersgegevens naar een centrale, veilige en digitale locatie overbrengt. Hiermee verlaag je de druk op HR-kostenstructuren en kun je de ROI al binnen 18 maanden terugverdienen! Toch zijn dit maar enkele voordelen die een digitaal personeelsdossier biedt. Andere voordelen zijn:

• Bespaar tijd en kosten: Dankzij het digitaliseren van personeelsdossiers kunnen de gegevens en de dossiers enorm snel verwerkt, bijgewerkt en afgesloten worden. Hierdoor bespaar je niet alleen tijd, maar ook kosten. Software voor het maken van digitale personeelsdossiers verlicht namelijk de werkdruk van HR en zorgt voor een geoptimaliseerde organisatie van je HR. Zo houden je medewerkers meer tijd over voor andere belangrijke HR-taken. In zo’n dossier staan ook alle doelen en afspraken, dus zowel je als werkgever en je werknemer kunnen op elk moment raadplegen wat de doelstellingen zijn en wat er verwacht wordt. Hierdoor gaat iedereen efficiënte manier te werk.

• Streef mee naar een groenere wereld: Sla je een personeelsdossier digitaal op? Dan kun je alle fysieke dossiers weggooien. Hierdoor werk je op een duurzamere manier en bespaar je ook ruimte in het bureau zelf. Zorg er wel voor dat je de fysieke papieren op de juiste manier digitaliseert en bewaart, want er zijn namelijk bepaalde regels verbonden aan het digitale van fysieke personeelsdossiers.

• Samenwerken verloopt nog beter: Iedere afdeling kan de gegevens uit het dossier gemakkelijk checken en hierdoor kunnen alle divisies nog beter samenwerken als ze bijvoorbeeld informatie willen checken van een bepaalde werknemer. De fysieke documenten hoeven namelijk niet meer doorgegeven te worden.

• Optimaliseer en verbeter de bedrijfswerking: In een digitaal personeelsdossier worden ook documenten opgenomen omtrent de werkervaring van een werknemer, wat zij vindt van het bedrijf, etc. Nieuwe HR-initiatieven ontplooien of bestaande verbeteren was nog nooit zo gemakkelijk. Dankzij een digitaal personeelsdossier verlopen ook het personeelsmanagement en de personeelsplanning ook veel beter. Je kunt namelijk achterhalen of je voor bepaalde taken nieuw of extra personeel moet inschakelen en welke specificaties die moeten hebben. Als je je personeelsdossier niet digitaliseert, dan kan het zijn dat je deze gegevens niet (gemakkelijk) bij de hand hebt en dat je eventuele beslissing later of niet neemt. Een uitstelling van belangrijke beslissingen kan een nefaste impact hebben op de winstgevendheid van het bedrijf.

• Verbeterde beveiliging van gegevens: Het is ook belangrijk om je een antwoord te geven op de vraag ‘wie mag personeelsdossier inzien?’. De gegevens in het personeelsdossier worden steeds op de meest optimale manier beveiligd en kunnen alleen maar ingekeken worden door de werkgever en werknemer. Een derde partij of zelfs collega’s mogen het personeelsdossier niet opvragen. De werkgever mag de werknemer nooit de toegang tot zijn persoonlijk dossier ontzeggen. Hierdoor zal het dossier ook steeds voldoen aan de AVG-compliance die toekijkt op het recht op inzage van het personeelsdossier en de strikte bescherming, beveiliging, inzagerecht en de bewaarplicht van het dossier.

• Gemakkelijk beheren, bewaren en verwijderen van documenten: Aan de hand van het digitaliseren van personeelsdossier kun je gemakkelijk gegevens bewaren, wijzigen en zelfs verwijderen. Als je werknemer het bedrijf verlaat en je het personeelsdossier wilt vernietigen, is het wel belangrijk dat je rekening houdt met de relevante regionale bewaarverplichtingen. Zeker ook omdat de werknemer het personeelsdossier kan opvragen na ontslag als hij bijvoorbeeld op zoek wilt gaan naar een andere job. Wil je weten hoelang je de personeelsdossiers moet bewaren? Check dan zeker eens onze informatie omtrent de bewaringstermijn van zo’n dossier.

• Steeds de meest up-to-date versie bij de hand: Voor de werkgever is het belangrijk dat de gegevens in het personeelsdossier steeds up-to-date zijn. Volgens de wet ben je namelijk verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van zo’n dossier. Deze nauwkeurigheid wordt nog belangrijker als er sprake is van ontslag wegens disfunctioneren. Je moet dan kunnen aantonen dat je je werknemer de kans gegeven hebt om zich te verbeteren of bij te scholen en dat je als werkgever niet verantwoordelijk bent voor het disfunctioneren. Dankzij de verslagen (bijvoorbeeld functionerings -en beoordelingsgesprekken) hieromtrent in het personeelsdossier staan, lukt dit zeker.

De digitalisering van een personeelsdossier brengt (bijna) alleen voordelen met zich mee. De enige nadelen die optreden, zijn het gevolg van het onjuiste onderhouden, bewaren en verwijderen van zo’n dossier. Als de digitale mappen niet op de juiste manier bewaard worden, kan het namelijk zijn dat:

• De gegevens gehackt kunnen worden: Op het werk wordt steeds vaker gebruik gemaakt meerdere divices zoals smartphones, laptops, tablet computers, etc. en die brengen het grootste gevaar met zich mee. Die kunnen namelijk relatief eenvoudig gehackt worden (als er geen optimale beveilig gebruikt wordt), waardoor derde partijen en hackers toegang krijgen tot de privé gegevens.

• Je onjuiste beslissingen neemt: Zoals vermeld worden er in het personeelsdossier ook beoordelingsgesprekken vastgelegd en aan de hand daarvan kun je bepalen of je een bepaalde werknemer in het bedrijf wilt houden of wilt ontslaan. Stel je voor dat de werknemer het niet goed doet, maar het verslag van het beoordelingsgesprek daarover ontbreekt in het personeelsdossier, dan kan het zijn dat je de werknemer toch nog steeds in dienst gaat houden, omdat je denk dat hij of zij het toch nog relatief goed doet. Je maakt dus als het ware een onjuiste beslissing omdat het dossier niet up-to-date is.

Nu je weet wat een digitaal personeelsdossier is, waarom je het moet gebruik en wat de voor -en nadelen zijn, willen we je hier nog enkele FAQ meegeven omtrent zo’n dossier. Zo behandelen we algemene vragen, maar bieden we je ook een antwoorden op vragen omtrent hoe Personio je kan helpen met het opstellen van een personeelsdossier.

Zowel HR als de medewerker zelf kan en mag het personeelsdossier bijwerken. Sommige softwareoplossingen voor personeelsbeheer, zoals Personio, helpen HR-teams om het medewerkers gemakkelijk te maken om hun gegevens (zoals hun telefoonnummer) zelf bij te werken! De wijzigingen kunnen in enkele seconden doorgevoerd worden en het enige wat je HR-afdeling hoeft te doen, is de wijzigingen goedkeuren. Zelfs verlof- en reisaanvragen kunnen moeiteloos verwerkt en goedgekeurd worden. Dat maakt het beheer voor HR veel eenvoudiger.

Een personeelsdossier bevat meestal:

• CV

• documenten omtrent werving

• salarissen en belastingen

• jaarlijkse vakantie-uren

• secundaire arbeidsvoorwaarden

• Prestaties

• KPI’s

In het digitaal personeelsdossier mag je geen medische gegevens, informatie over burgerschap of ‘onnodige’ informatie opnemen.

Er is geen voorgeschreven algemene bewaartermijn voor gegevens in een personeelsdossier. Er gelden verschillende bewaartermijnen voor verschillende soorten documenten. Zo moeten de CV’s van afgewezen kandidaten langer bewaard worden dan gegevens van een ex-werknemer.

Met software voor documentbeheer, zoals Personio, kun je bestandsstructuren maken die logisch zijn voor jouw organisatie en informatie onderverdelen in categorieën zoals je zelf wilt. Als je wilt weten hoe Personio je kan helpen met het opstellen van een digitale personeelsdossier, vraag dan nu zeker eens je gratis trial aan of check onze webdemo.

Dankzij alle digitale gegevens kun je veel gemakkelijker en regelmatiger analyses uitvoeren. Dat is meestal een enorme opgave als je organisatie nog steeds papieren personeelsdossiers opslaat en gebruikt!

Documentrechtenbeheer heeft betrekking op wie toegang heeft tot digitale werknemersbestanden of deze kan bewerken. Als rechten goed worden beheerd, besparen ze HR veel tijd en moeite. Als een medewerker of leidinggevende bijvoorbeeld iemands dossier wil inzien, kostte het vroeger veel tijd om de relevante gegevens te vinden en een tijd af te spreken waarop de relevante mensen de relevante documenten konden inzien. In Personio is dat anders! Medewerkers en leidinggevenden kunnen zelfstandig personeelsdossiers inzien. Ze kunnen documenten zelfs op hun pc of smartphone bekijken. En omdat het documentrechtenbeheer van Personio voldoet aan de vereisten voor gegevensbescherming kunt je echt heel gemakkelijk de juiste toegangsniveaus toekennen aan de juiste personen –en aan hen alleen. Systemen, zoals programma’s voor de salarisadministratie, hebben ook toegang tot medewerkersgegevens, zodat ze bijvoorbeeld informatie over de salarisadministratie, tijdregistraties en elektronische personeelsdossiers kunnen bewerken. Maar doordat de gegevens automatisch worden overgedragen, regelmatig worden bijgewerkt en veilig worden opgeslagen is het nu veel gemakkelijker om factoren zoals overuren, afwezigheid wegens ziekte, reizen of betaald verlof te controleren. Op één plek en met een paar klikken. Digitale personeelsdossiers hebben bovendien laten zien dat ze de informatie beter beschermen dan papieren dossiers. Dat is vooral te danken aan het juiste beheer van documentrechten.

Dankzij Personio zullen de gegevens steeds beveiligd zijn. Alleen de medewerkers en leidinggevenden die volmacht hebben, kunnen het personeelsdossier inzien. Omdat het documentrechtenbeheer van Personio voldoet aan de vereisten voor gegevensbescherming, kun je echt heel gemakkelijk de juiste toegangsniveaus toekennen aan de juiste personen.

Elke organisatie moet de personeelsdossiers die worden opgeslagen beschermen tegen onbevoegde toegang door derden. Gelukkig voldoet de software van Personio aan de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming. We beschermen de gegevens van onze klanten op beveiligde servers met ISO-certificering in Frankfurt/Main. Extra reservekopieën worden opgeslagen in aparte ruimten met brandbeveiliging. Verificatie in twee stappen en een uitgebreid systeem voor rollen- en rechtenbeheer zorgen ervoor dat jouw gegevens worden beschermd tegen ongeautoriseerde toegang. De HR-software van Personio biedt ook andere beveiligingsfunctionaliteiten en maakt altijd verbinding via SSL-codering.