Wat is personeelsplanning? Tips, doelen en voorbeelden

Doel van de personeelsplanning is ervoor te zorgen dat je altijd beschikt over de juiste medewerkers met de juiste kwalificaties. Personeel moet efficiënt gepland worden, rekening houdend met de beschikbare financiële middelen, om het concurrentievermogen van een bedrijf te waarborgen. De personeelsbehoefte wordt bepaald aan de hand van het huidige personeelsbestand, de instroom en de uitstroom.

Bij kwantitatieve personeelsplanning bepaal je hoeveel medewerkers je in de toekomst nodig hebt om de doelen van je bedrijf te realiseren. Die waarde of uitkomst kan zowel positief als negatief zijn. Een positieve waarde geeft aan dat je voor de volgende planningsfase mensen tekortkomt. Een negatieve waarde betekent dat je te veel medewerkers in dienst hebt.

Huidige FTE's altijd zichtbaar

Met Personio heeft u met één klik op de knop toegang tot uw FTE-telling om datagestuurde beslissingen te nemen.

Meer over de analysefunctie

Bij kwalitatieve personeelsplanning ligt de focus op de kwalificaties van je bestaande en nieuwe medewerkers. Daarnaast kun je met kwalitatieve personeelsplanning bepalen welke ontwikkelingsmaatregelen bij uitstek geschikt zijn voor je medewerkers om je bedrijf optimaal te ontwikkelen. Volg bij kwalitatieve personeelsplanning deze drie stappen:

• Definieer de prestaties die je medewerkers in de toekomst moeten leveren.

• Bepaal wat er nodig is om die prestaties te behalen.

• Bepaal welke kwalificaties je medewerkers moeten hebben om die prestaties te kunnen leveren.

Houd bij je personeelsplanning ook rekening met de volgende aandachtspunten:

• Welke kwalificaties zijn in de toekomst niet meer nodig?

• Hoeveel medewerkers moeten dezelfde kwalificaties hebben (absentiebeheer, hoge werkdruk in een enkel gebied)?

• Welke ontwikkelingsmaatregelen zijn er nodig voor bestaande medewerkers?

• Welke kwalificaties zijn al in het bedrijf aanwezig? Over welke vaardigheden moeten nieuwe werknemers dus beschikken om bestaande kwalificaties aan te vullen?

• Welke taken kunnen worden uitgevoerd door externe dienstverleners (outsourcing)?

• Heeft het bedrijf interne en externe experts nodig (voor bijzondere situaties, speciale taken)?

De personeelsplanning heeft ook betrekking op je eigen HR-afdeling. In dit artikel lees je hoe je die op een zinvolle manier structureert en organiseert.

Hoe kun je plannen welke input je nodig hebt? Door deze acht stappen te volgen:

• Analyseer de leeftijdsopbouw van het bedrijf

• Bepaal de planningshorizon

• Definieer de bedrijfsstrategie en de daaruit voortvloeiende taakvelden

• Groepeer de takenpakketten op kwalificaties

• Bepaal de bruto personeelsbehoefte voor de planningshorizon

• Bereken de in- en uitstroom van personeel voor deze periode

• Bepaal de netto personeelsbehoefte en analyseer zo de vereiste aanstellingen en omscholing

• Stel de resulterende maatregelen op

Allereerst moet je de leeftijdsopbouw van je bedrijf analyseren. Daaruit valt vooral af te leiden hoeveel van je medewerkers in de nabije toekomst het bedrijf zullen verlaten omdat ze met pensioen gaan. Daarnaast laten de resultaten natuurlijk ook zien of bepaalde leeftijdsgroepen sterk ondervertegenwoordigd zijn. Op basis hiervan kun je al de eerste maatregelen vaststellen.

Bepaal vervolgens de planningshorizon. Maak onderscheid tussen de planning voor een jaar (korte termijn), drie jaar (middellange termijn) en daarna (lange termijn). In principe geldt de vuistregel: hoe dichter bij de horizon, hoe nauwkeuriger je kunt plannen. Dat komt door het kleinere aantal invloeden en onbekende factoren. Langer van tevoren geplande personeelsbeslissingen zijn meer geschikt voor grote herstructureringen en reorganisaties van je bedrijf. Die brengen wel het risico van een verkeerde inschatting met zich mee.

Je moet weten wat het doel van je bedrijf is om te kunnen bepalen hoeveel mensen je nodig hebt. Wat wil je produceren, hoeveel, en welke eigenschappen moet je product of dienst hebben? Aan de hand van deze vragen kun je bepalen in welke vorm en met hoeveel mensen het werk gedaan moet worden.

In de vierde stap zoek je uit welke taken nodig zijn om je eerder gedefinieerde strategie in de vullen. Bespreek met de afzonderlijke onderdelen van je bedrijf welke kwalificaties en takenpakketten daarvoor vereist zijn. Heb je bijvoorbeeld meer scholing of meer vakmensen op een bepaald gebied nodig?

Kerncompetenties mogen niet bij een enkele persoon liggen. Want als die ziek wordt, valt de hele afdeling stil. In het praktijkvoorbeeld verderop wordt in dit verband de term reservebehoefte gebruikt. Hieronder valt ook de buffer om uitval door ziekte of vakantie op te vangen.

Voor het bepalen van je bruto personeelsbehoefte in stap vijf kun je het beste systematisch te werk gaan en een planningstool gebruiken. Hierbij leg je concreet vast welke onderdelen van je bedrijf hoeveel arbeidscapaciteit met welke kwalificaties nodig hebben. Hiervoor kan je onder andere schattingsmethoden gebruiken die uitgaan van empirische waarden. Daarnaast kan je leidinggevenden van de verschillende onderdelen als expert inschakelen en naar hun mening vragen. Je kan ook kerncijfers analyseren, zoals bijvoorbeeld de arbeidsproductiviteit of de omzet per medewerker.

Bij al deze methodes spelen zo veel factoren een rol, dat ze binnen het kader van dit artikel niet uitvoeriger besproken kunnen worden.

In stap 6 maak je gebruik van zowel empirische gegevens als de planningsinformatie van je HR-afdeling en andere interne experts. Hier wil je weten welke medewerkers het bedrijf verlaten, wat hun functie is, wanneer ze vertrekken, en andersom wie er bij het bedrijf in dienst komen.

Om je netto personeelsbehoefte te bepalen, vat je in de zevende stap de tot nu toe verzamelde resultaten samen.

In het voorbeeld verderop in dit artikel wordt nog een keer uitgelegd wat de verschillende personeelsbehoeften inhouden. Grofweg is de formule: nettobehoefte = brutobehoefte – personeelsbestand – instroom + uitstroom.

Tot slot zet je in deze laatste stap je planningsresultaten om in maatregelen. Je weet nu:

• Hoeveel medewerkers ontslagen moeten worden

• Hoeveel medewerkers in dienst genomen moeten worden

• Wie omgeschoold moet worden

• Welke kwalificaties nieuwe medewerkers nodig hebben

De personeelsbehoefteplanning vormt daarmee de basis voor veel taken van de HR-afdeling. Wervingsprocessen, scholingsmaatregelen en bijstellingen van het personeelsbeleid zijn gebaseerd op de input uit deze planning. Blijkt bijvoorbeeld uit de cijfers over het personeelsverloop dat bovengemiddeld veel hoogopgeleide medewerkers het bedrijf verlaten? Dan moet je maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat hooggekwalificeerde mensen voor je bedrijf willen komen en blijven werken.

Automatisch Personeelsverloop berekenen in Personio

In Personio heb je de mogelijkheid om het personeelsverloop per afdeling, maand en reden van beëindiging automatisch weer te geven.

Meer informatie over HR-analyses en -rapporten in Personio

Op de productieafdeling werken 850 productiemedewerkers, van wie er 50 met pensioen gaan of hun baan opgezegd hebben. Er zijn al 100 mensen aangenomen. De productiemanager geeft aan dat er 1000 productiemedewerkers nodig zijn om de doorlooptijden op peil te houden. Gemiddeld is ongeveer 10% van het personeel afwezig door ziekte of vakantie.

Dat resulteert in een kwantitatieve personeelsplanning:

Inzetbehoefte:1000 medewerkers + reservebehoefte: 100 medewerkers = bruto personeelsbehoefte: 1100 medewerkers – personeelsbestand: 850 medewerkers – aangenomen medewerkers: 100 medewerkers + vertrekkende medewerkers: 50 medewerkers = netto personeelsbehoefte: 200 medewerkers

Maar voordat je maatregelen kan nemen om bijvoorbeeld personeel te werven, heb je een kwalitatieve personeelsplanning nodig. Kort gezegd hebben 25 productiemedewerkers een extra kwalificatie nodig voor het gebruik van een nieuw materiaal. Uit deze informatie kun je verschillende zaken afleiden. Aan de ene kant kan je hiermee bepalen welke vacatures je moet vervullen. Aan de andere kant moet je ook stilstaan bij het verzuimpercentage van 10%. Je kan bijvoorbeeld 30 nieuwe productiemedewerkers met de extra kwalificatie inhuren, of je neemt slechts 20 nieuwe mensen aan en biedt tien van je huidige medewerkers een bijscholing aan.

Leestip: Ontdek de veelzijdige rol van een HR-manager en hoe deze professionals essentiële functies vervullen.