De bewaartermijn van het personeelsdossier: hoelang bewaar je werknemersgegevens?

Een personeelsdossier is een reeks van bestanden waarin individuele gegevens van werknemers worden bewaard. Het personeelsdossier bevat onder meer de volgende gegevens:

• Persoonsgegevens van werknemer(s)

• Arbeidscontracten en overeenkomsten

• Verslagen van functioneren (beoordelingsverslagen, eindejaarsgesprek verslagen etc.)

• Urenregistratie en informatie omtrent ziekteverzuim

In Nederland geldt er geen wettelijke verplichting om werknemersgegevens te bewaren. Wel zijn er enkele niet-bindende richtlijnen omtrent de bewaartermijnen. Deze termijnen verschillen naargelang om welke soort gegevens het gaat. Het is verstandig om deze richtlijnen te volgen. Hieronder volgt een overzicht van de richtlijnen.

1. Sollicitatiegegevens

Sollicitatiegegevens hebben betrekking op gegevens van kandidaten die gesolliciteerd hebben bij een bedrijf, maar die niet zijn aangenomen. Gewoonlijk worden deze gegevens ongeveer vier weken bewaard, wat overeenkomt met de gemiddelde duur van een sollicitatieprocedure. Je kunt kandidaten ook toestemming vragen deze gegevens langer te bewaren. In dat geval is het aan te bevelen om deze gegevens maximaal een jaar lang te bewaren. 

2. Gegevens van een werknemer

De gegevens van je huidige werknemers bewaar je in een personeelsdossier. Dankzij moderne HR-tools kun je deze gegevens gemakkelijk digitaal bewaren. Dit is buitengewoon handig, vooral als je weet dat een werknemer vaak meerdere jaren in dienst blijft.

Tijdens het dienstverband hou je gewoon alle gegevens van je werknemers bij, met de mogelijkheid om HR-tools te gebruiken voor het updaten en verwijderen van niet meer actuele informatie, zoals het vorige woonadres van een werknemer, wat bijdraagt aan een efficiëntere gegevensverwerking en -beveiliging.

3. Gegevens van een ex-werknemer

Voor het overgrote deel van de gegevens van een ex-werknemer geldt een bewaartermijn van 2 jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. 

Let wel op, op de bewaartermijn van 2 jaar bestaan enkele uitzonderingen op basis van de belastingwetgeving. Deze uitzonderingen zijn als volgt:

• 5 jaar voorloonbelastingverklaringen en een kopie van de ID-kaart van de ex-werknemer.

• 7 jaar voor basisgegevens, salarisadministratie, persoonlijke gegevens van de ex-werknemer (stamkaart), de datum vanindiensttreding, de arbeidsovereenkomst met de arbeidsvoorwaarden (primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden) en de afstandsverklaring woon-werkverkeer.

Het langer bewaren van deze gegevens helpt een werkgever om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook om aan geschillen, die ontstaan na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst, het hoofd te kunnen bieden.

Er geldt alleen een bewaarplicht voor gegevens die relevant zijn voor fiscale doeleinden. Daartoe behoren onder meer de loonadministratie en de loonbelastingoverzichten. Voor andere gegevens geldt in principe geen bewaarplicht. Er bestaan hiervoor wel enkele richtlijnen op basis van de AVG-aanbevelingen.

Volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dient een personeelsdossier te voldoen aan de volgende eisen:

• Het personeelsdossier moet juiste en nauwkeurige persoonsgegevens van werknemers bevatten.

• Het personeelsdossier mag niet meer informatie of gegevens bevatten dan nodig is.

• De werkgever moet de werknemers op de hoogte stellen van welke gegevens er van hen worden bewaard in het personeelsdossier, en voor welke doeleinden ze worden bewaard.

• Het personeelsdossier moet voldoende beveiligd zijn, opdat de gegevens niet in handen vallen van verkeerde personen.

• De gegevens in het personeelsdossier mogen niet langer bewaard worden dan nodig is.

• De werkgever moet werknemers de mogelijkheid bieden om hun opgeslagen gegevens in het personeelsdossier in te zien, te rectificeren, te beperken of te verwijderen.

• De werkgever moet werknemers de mogelijkheid bieden het recht op dataportabiliteit (recht om gegevens over te dragen) uit te oefenen.

• De werkgever dient de werknemers individueel te wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens.

Wil je juridisch waterdichte personeelsdossiers opstellen? Probeer dan de gratis web demo van Personio en geef de HR-afdeling van je onderneming of organisatie een flinke boost.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

Als werkgever ben je wettelijk verplicht de persoonsgegevens van je werknemers veilig op te slaan. Je kunt dit doen door alle gegevens offline op te slaan in papieren dossiers, in een kast of kantoorruimte waar alleen de bevoegde personen toegang toe hebben. Je zou de werknemersgegevens ook digitaal kunnen bewaren in een centrale, beveiligde bedrijfsdatabase. 

Aangezien het dus wettelijk verplicht is om het personeelsdossier veilig te bewaren, mag je de papieren personeelsdossiers enkel verwijderen of vernietigen wanneer deze op correcte wijze gedigitaliseerd zijn.

Voor de verschillende soorten gegevens en documenten uit het personeelsdossier gelden verschillende termijnen om ze te bewaren. Zo hoeft een cv van een sollicitant die je uiteindelijk niet in dienst hebt genomen niet zo lang bewaard te worden als bijvoorbeeld de arbeids- en salarisafspraken van je huidige werknemers. Hieronder zullen we dieper ingaan op de verschillende wettelijke bewaartermijnen van personeelsdossiers.

Bepaalde documenten hoeven slechts maximaal vier weken bewaard te worden. Het gaat hier om persoonsgegevens van sollicitanten. Deze termijn geldt enkel wanneer een kandidaat uiteindelijk niet aangenomen wordt. Als iemand niet is aangenomen is er immers geen gegronde reden om persoonsgegevens van die persoon te blijven bewaren.

Het gaat in dit geval om de volgende gegevens:

• Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier

• CV

• Referenties

• Correspondentie met de sollicitant

• Eventuele getuigschriften

• Verklaring omtrent het Gedrag (VOG-verklaring)

• Psychologisch onderzoek

• Assessments

Mocht een werknemer wel aangenomen zijn, maar heeft deze het bedrijf inmiddels verlaten? Dan moeten de volgende documenten binnen maximaal 1 jaar vernietigd worden:

• Sollicitatiebrief of sollicitatieformulier

• CV

• Referenties

• Correspondentie met de sollicitant

Prestaties objectief en op transparante wijze meten

Hou de ontwikkeling van medewerkers in de gaten met definieerbare en volgbare doelen. Doelen kunnen ook gekoppeld worden aan de uitbetaling van bonussen om het personeelsbehoud een boost te geven.

Prestaties met Personio

Er zijn bepaalde documenten en bestanden van ex-werknemers die tot maximaal 2 jaar na het dienstverband bewaard mogen worden. Denk hierbij aan zaken zoals:

• Arbeidsovereenkomsten en de wijzigingen ervan

• Afspraken rondom VUT-regeling (vervroegde uittreding)

• Verslaglegging van de WvP (Wet verbetering poortwachter)

• Verslagen van functioneringsgesprekken of exitgesprekken

• Correspondentie over promotie, benoemingen en ontslag

Er zijn bepaalde documenten en gegevens van ex-werknemers die werkgevers tot 5 jaar na het dienstverband mogen bewaren. Denk aan zaken zoals:

• Loonbelastingverklaringen

• Kopie van identiteitsbewijs

Als laatste zijn er ook nog persoonsgegevens die maximaal 7 jaar bewaard mogen worden. Het gaat concreet om de volgende gegevens:

• Salarisadministratie

• De datum van indiensttreding

• Salarisafspraken

• De stamkaart welke persoonsgegevens bevat van de ex-werknemer

Is een werknemer al een langere tijd niet meer in dienst? En bevat je personeelsdossier nog steeds persoonlijke gegevens van deze ex-werknemer? Dan is het waarschijnlijk tijd om deze gegevens te vernietigen. Dit is zeker zo wanneer de wettelijke bewaarplicht dreigt te verstrijken. 

Een individueel dossier van een werknemer kun je gecertificeerd laten vernietigen of je kunt er ook voor kiezen het dossier intern te vernietigen. Als je nog werkt met papieren personeelsdossiers, dient de vernietiging te gebeuren met een papierversnipperaar met minimaal veiligheidsklasse DIN P-3. In het geval van een digitaal personeelsdossier dient de vernietiging van de gegevens plaats te vinden door middel van een deskundige data wipe van de harde schijf, waarop de betrokken data waren opgeslagen.

Als je als werkgever de wettelijk verplichte bewaartermijn(en) van persoonsgegevens uit je personeelsdossier niet nakomt, dan loop je het risico op een fikse geldboete of zelfs een gevangenisstraf. De Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) heeft duidelijke regels en wetten vastgesteld omtrent de bewaarplicht en de bijbehorende termijnen van personeelsgegevens. Wanneer niet aan deze regelgeving wordt voldaan, pleeg je als werkgever een strafbaar feit.

Het is dus belangrijk om de personeelsdossiers van je onderneming of organisatie op een professionele wijze bij te houden en de gegevens automatisch te vernietigen, wanneer de tijd daarvoor gekomen is. Probeer onze gratis demo en ontdek wat Personio voor jouw onderneming of organisatie kan betekenen.

Een werkgever hoeft alleen de persoonsgegevens te bewaren die nodig zijn voor wettelijke of fiscale doeleinden. Andere gegevens bewaar je volgens de richtlijnen van de Nederlandse overheid. Algemene werknemersgegevens worden gewoonlijk tot 2 jaar bewaard na het einde van het dienstverband. Loonbelastingaangiften en een kopie van de identiteitskaarten van je werknemers kunnen bewaard worden tot 5 jaar na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst. De salarisadministratie en arbeidscontracten kan een werkgever bewaren tot 7 jaar na de beëindiging van het dienstverband.

Er is geen wettelijke bewaartermijn om verslagen van functioneringsgesprekken te bewaren van een ex-werknemer. Volgens de richtlijnen is het aanbevolen de verslagen van functioneringsgesprekken niet langer dan 2 jaar te bewaren na het einde van een arbeidsovereenkomst.

Er geldt geen wettelijke bewaartermijn om cv’s te bewaren. Volgens de richtlijnen is het aanbevolen de cv’s van kandidaten die je uiteindelijk niet hebt aangenomen zo’n 4 weken bewaren. Als je toestemming hebt van de betrokken kandidaat, kun je zijn of haar cv ook langer bewaren. Het cv van een werknemer die je bedrijf heeft verlaten, kun je in principe nog tot 2 jaar bewaren na het einde van de arbeidsovereenkomst.