Personeelsdossier: Dit is alles wat je erover moet weten

In een personeelsdossier wordt bijgehouden hoe medewerkers functioneren, wat er beter kan en wat de gemaakte afspraken zijn. Al deze zaken zijn belangrijk om bij te houden, aangezien je als werkgever deze documenten kunt gebruiken om bijvoorbeeld een ontslag of juist promotie te rechtvaardigen. Externe instanties en werknemers kunnen inzage verzoeken tot personeelsdossiers.

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht een personeelsadministratie te voeren. Om deze reden is het belangrijk voor ieder bedrijf om personeelsdossiers op orde te hebben. Het is van cruciaal belang dat deze personeelsdossiers veilig bewaard worden en alle fiscale en overige gegevens bevatten van de werknemers.

Er bestaan zowel papieren als digitale personeelsdossiers. Echter mogen papieren personeelsdossiers enkel verwijderd worden wanneer er digitale versies bestaan en opvraagbaar zijn. Dit proces wordt aanzienlijk vereenvoudigd met het gebruik van HR-tools, die niet alleen helpen bij het creëren van digitale versies, maar ook zorgen voor een gestroomlijnde toegang en beheer van deze dossiers.

Volgens de wet mag een personeelsdossier enkel de zaken en gegevens bevatten die de werkgever nodig heeft om de arbeidsovereenkomst goed uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn er ook enkele personeelsdossier wettelijke eisen. Je mag dus als werkgever de volgende gegevens van je werknemers in personeelsdossiers opnemen:

• Het arbeidscontract en alle bijbehorende bijlagen

• Een kopie van een identiteitsbewijs van een werknemer

• Het burgerservicenummer van een werknemer

• Een verzuim boekhouding

• Salaris Gegevens

• Informatie over eventuele promoties of demoties

• Gegevens omtrent klachten en waarschuwingen

• Gespreksverslagen

• Beoordelings- en functioneringsverslagen

• Werkaantekeningen van leidinggevenden

Deze lijst aan personeelsinformatie noemen wij ook wel de checklist inhoud personeelsdossier. Met de People Workflow Automation software van Personio beheer je al je HR-zaken eenvoudig en stel je digitale personeelsdossiers op binnen enkele muisklikken. Boek jouw online demo en ontdek wat Personio voor jouw onderneming of organisatie kan betekenen.

Stimuleer datagedreven keuzes

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Ga voor gedetailleerde HR-analyses

Aangezien een personeelsdossier enkel zaken mag bevatten die noodzakelijk zijn om het arbeidscontract goed uit te kunnen voeren, zijn er dus veel dingen die wettelijk gezien niet in een personeelsdossier mogen staan. Medische gegevens in personeelsdossier komen we bij sommige bedrijven en organisaties nog wel eens tegen, maar mag bijvoorbeeld absoluut niet.

De volgende zaken horen pertinent niet thuis in een personeelsdossier:

• Politieke voorkeur

• Seksuele geaardheid

• Geloofsovertuiging

• Ras

• Lidmaatschap vakvereniging

• Strafrechtelijke gegevens

Ja, ieder Nederlandse onderneming of organisatie met personeel is verplicht een personeelsadministratie bij te houden. Hier horen personeelsdossiers met loonadministraties bij. Er geldt dan ook een fiscale bewaarplicht personeelsdossier. Het zou goed kunnen dat er in de toekomst meer gegevens bewaard dienen te worden om onder andere arbeidsconflicten te voorkomen en bepaalde zaken juridisch te kunnen onderbouwen.

Sinds 25 mei 2018 geldt er in Nederland de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming. Deze wet wordt in de volksmond ook wel de privacywet genoemd. Deze wet bepaalt waar de grenzen liggen qua privacy van mensen, zo ook die van werknemers. Je mag dus als werkgever niet meer informatie opnemen in een personeelsdossier dan noodzakelijk is.

Als werkgever ben je verplicht deze persoonsgegevens te beschermen, aangezien je privégegevens bezit van je werknemers. Dit betekent dat je de gegevens zorgvuldig dient op te slaan en niet iedereen toegang tot deze gegevens te geven. Daarnaast geldt er een geheimhoudingsplicht en een werknemer heeft recht op inzage. Deze mag dus te allen tijde een kopie van zijn of haar personeelsdossier opvragen.

In principe hebben in eerste instantie alleen de werkgever of bevoegde HR-medewerkers van de onderneming of organisatie toegang tot personeelsdossiers. Deze worden vaak opgeslagen in een afgesloten ruimte waar niet iedereen de sleutel of toegang toe heeft.

Toch kunnen enkele instanties zoals de belastingdienst personeelsdossiers opvragen. Dit behoort tot routine-onderzoek om te controleren of de personeelsadministratie en met name de loonadministratie van een bedrijf of organisatie naar behoren wordt bijgehouden.

Genereer razendsnel maatwerkrapporten

Voorzie je team van HR-software waarmee ze binnen een paar klikken standaard- en maatwerkrapporten kunnen genereren. De analysemogelijkheden van Personio bieden hulp: klik op de knop om te zien hoe het werkt.

Genereer aangepaste rapporten voor jouw organisatie

Wanneer een werknemer stopt met werken gelden er wettelijke bewaartermijnen met betrekking tot het personeelsdossier van deze werknemer. Als werkgever ben je wettelijk verplicht de loonadministratie zeven jaar te bewaren. Voor de kopie van een identiteitsbewijs geldt een bewaarplicht van vijf jaar. Voor andere zaken opgenomen in personeelsdossiers gelden geen wettelijke bewaartermijnen. Als werkgever mag je gegevens van personeel langer bewaren indien er zich een arbeidsconflict heeft voor gevallen of als er een rechtszaak loopt.

Iedere werknemer heeft het recht op rectificatie. Dit wil zeggen dat hij/zij een verzoek kan indienen bij de werkgever gegevens uit het personeelsdossier te wijzigen of te verwijderen. Hier dient men als werkgever in principe gehoor aan te geven, maar er zijn ook enkele uitzonderingen. Beoordelingsgegevens die voortvloeien uit beoordelingsgesprekken hoeven niet gewijzigd of verwijderd te worden. Enkel zaken die niet meer nodig zijn in een personeelsdossier mogen worden gewijzigd of verwijderd.

Eenvoudig personeelsdossiers digitaliseren en op orde houden? Probeer de HR-software van Personio 14 dagen gratis en beheer al jouw HR-processen vanuit één programma.