Verzuimpreventie: oorzaken, preventie en verzuimbeleid

Verzuim, wat verwijst naar ongeplande afwezigheid van werknemers, is belastend voor je team en organisatie. Verzuim kan namelijk de productiviteit ondermijnen en tevens extra druk leggen op de rest van het personeel. Ziekteverzuim kan uiteenlopende oorzaken hebben, zoals stress en fysieke gezondheidsproblemen.

• Kortstondig ziekteverzuim: wanneer een medewerker een of meerdere dagen ziek is, bijvoorbeeld door een griep of verkoudheid.

• Frequent kort verzuim: dit komt voor wanneer een medewerker herhaaldelijk kortstondig ziek is gedurende een bepaalde periode.

• Langdurig ziekteverzuim: wanneer een medewerker enkele weken tot maanden ziek is, bijvoorbeeld door een ernstige medische aandoening.

• Psychisch verzuim: wanneer een medewerker afwezig is door psychologische factoren, zoals stress of een burn-out.

Het verzuimpreventiebeleid betreft het geheel van maatregelen dat door een bedrijf wordt ingezet om de ongeplande afwezigheid van werknemers te voorkomen of te beperken. Een preventieve aanpak van verzuim heeft niet alleen voordelen voor de werknemers, maar draagt ook bij aan de algehele gezondheid van de organisatie. Door een verzuimpreventiebeleid te implementeren, creëer je namelijk een werkomgeving die ondersteuning en waardering biedt aan medewerkers. Dit kan de tevredenheid, retentie en prestaties van je werknemers bevorderen. Deze preventieve aanpak helpt om een gezonde, productieve werkplek tot stand te brengen, waarbij eventuele problemen kunnen worden aangepakt nog voordat ze leiden tot langdurig ziekteverzuim.

Verzuim is vaak het resultaat van een veelvoud aan factoren, die zowel werkgerelateerd als persoonsgebonden kunnen zijn. Fysieke en mentale gezondheidsproblemen zijn veelvoorkomende oorzaken van verzuim. Je kunt hierbij denken aan kortdurende en lichte ziektes zoals griep, maar ook aan ernstige medische aandoeningen en psychologische kwesties zoals stress of burn-out. Arbeidsconflicten, pesterijen, intimiderend gedrag, een hoge werkdruk kunnen eveneens bijdragen aan een toename van het verzuim.

Ook persoonlijke aangelegenheden zoals familieproblemen en financiële stress kunnen invloed hebben op het verzuimpercentage. Zelfs praktische problemen zoals lange reistijden of uitdagingen met betrekking tot de kinderopvang kunnen bijdragen aan de afwezigheid van werknemers. Het is belangrijk om te beseffen dat verzuim veel facetten kent. Het begrijpen van de verschillende oorzaken vormt de eerste belangrijke stap naar een effectieve aanpak van verzuim.

Het berekenen van de verzuimpercentages kan een waardevol hulpmiddel zijn om de afwezigheden van medewerkers te beheren en de transparantie binnen de organisatie te bevorderen. 

Om het verzuimpercentage te berekenen, volg je deze relatief eenvoudige formule: je neemt het totale aantal ongeplande afwezigheden gedurende een bepaalde periode, en dit cijfer deel je door het totale aantal mogelijke werkdagen in diezelfde periode. Vervolgens vermenigvuldig je dit resultaat met 100 om het verzuimpercentage te verkrijgen.

Stel dat een medewerker gedurende een maand (uitgaande van 25 werkdagen) drie dagen afwezig is, dan wordt het verzuimpercentage als volgt berekend:

• 3 afwezigheden / 25 werkdagen = 0,12

• 0,12 x 100 = 12% = verzuimpercentage

Dit betekent dat de medewerker gedurende die specifieke maand 12% van de potentiële werktijd afwezig was. Deze informatie kan nuttig zijn voor zowel de werknemer als het management om trends in de afwezigheden te identificeren en te beheren. Bovendien draagt deze analyse bij aan het voeren van een open en eerlijke dialoog over het verzuim binnen de organisatie.

Door de verzuimpercentages te berekenen en te analyseren kunnen terugkerende problemen of trends worden geïdentificeerd, waardoor je gerichte oplossingen kunt ontwikkelen. HR-teams kunnen hierbij handig gebruik maken van analytische tools, zoals de geïntegreerde rapportagefuncties van Personio. Op die manier kun je de verschillende gegevens en cijfers makkelijk interpreteren en visualiseren.

Maak je werknemers meer betrokken

Motiveer je medewerkers met regelmatige, transparante feedback en maak ze productiever.

Lees hier meer

Een effectieve strategie voor verzuimpreventie kan bijvoorbeeld bestaan uit het uitvoeren van actieve interventies zoals het verbeteren van de werkomgeving of het implementeren van gezondheids- en welzijnsprogramma’s. Daarnaast kan een duidelijk verzuimbeleid bijdragen aan het verminderen van verzuim.

In tal van organisaties fungeert HR als de centrale figuur in de aanpak van verzuim. HR-professionals zijn doorgaans het eerste aanspreekpunt voor werknemers die persoonlijke problemen ervaren die van invloed kunnen zijn op hun werk. De HR-afdeling kan proactieve interventies opstarten om verzuim te voorkomen of te minimaliseren. Bovendien zijn de HR-medewerkers betrokken bij het opzetten en uitvoeren van het verzuimbeleid, en spelen ze een sleutelrol bij verzuimbegeleiding.

Een effectief verzuimbeleid begint met transparantie en duidelijkheid, zodat elke werknemer op de hoogte is van de regels met betrekking tot afwezigheid. Hierbij is een heldere meldingsprocedure cruciaal, zodat de medewerkers weten wie moet worden geïnformeerd in geval van afwezigheid, en op welk tijdstip deze melding moet gebeuren.

Verder is het essentieel dat het beleid aangeeft in welke gevallen een medische verklaring vereist is en hoe deze moet worden verstrekt. Zo voorkom je misverstanden en zorg je voor consistentie in de manier waarop de afwezigheden worden beheerd.

De vereiste communicatie bij afwezigheid is ook een belangrijk onderdeel van het verzuimbeleid. Moeten werknemers vanuit huis werken of moeten ze volledig afwezig zijn? Moet een afwezige medewerker regelmatig een update geven over zijn of haar gezondheidstoestand? Al deze vragen moeten beantwoord worden in het beleid.

Het beleid moet duidelijk maken hoe het verzuim het salaris beïnvloedt en moet ook de structuur van verlofregistratie vermelden. Betaalt de werkgever het loon door bij ziekte van een medewerker en, zo ja, voor hoelang en onder welke voorwaarden?

Ten slotte moet een effectief verzuimbeleid de stappen beschrijven die nodig zijn om terug te keren naar het werk na een langdurige afwezigheid. Hieronder valt bijvoorbeeld het bieden van ondersteuning bij re-integratie en het doorvoeren van aanpassingen aan de werkomgeving of aan het werkschema.

Het is belangrijk om te onthouden dat een verzuimbeleid niet alleen bedoeld is om het bedrijf te beschermen, maar ook om de werknemers te ondersteunen. Een goed beleid zorgt ervoor dat werknemers zich gewaardeerd en begrepen voelen, zelfs wanneer ze worstelen met gezondheids- of persoonlijke problemen. Zo draag je bij aan een positieve werkomgeving voor iedereen.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

• Promoot de werknemersflexibiliteit. Dit kan stress bij de werknemers verminderen en bijdragen aan het werkplezier.

• Beloon goede aanwezigheidscijfers. Zo kun je waardering tonen en een cultuur van aanwezigheid en betrokkenheid stimuleren.

• Stimuleer de teammoraal. Dit kan de werktevredenheid van de medewerkers verhogen en verzuim voorkomen.

• Leid door zelf het goede voorbeeld te geven. Dit kan anderen inspireren om dezelfde hoge normen aan te houden.

• Train leidinggevenden in de preventie van verzuim. Leidinggevenden spelen een cruciale rol in de motivatie en het welzijn van het team.

Als een werknemer verzuimt, is het voor de werkgever toegestaan om te informeren naar de verwachte duur van de afwezigheid. Een werkgever mag ook vragen of er mogelijkheden zijn voor de werknemer om aangepast werk te verrichten tijdens de herstelperiode. Het is echter belangrijk om de privacy van je werknemers te respecteren en geen vragen te stellen over de specifieke aard van de ziekte of aandoening.

Een verzuimprotocol moet concrete en heldere regels bevatten over de procedures rondom ziekmelding en begeleiding tijdens ziekte. Het verzuimprotocol moet ook aangeven welke stappen moeten worden genomen, zodat medewerkers succesvol kunnen terugkeren naar het werk na een periode van ziekte. Het is bovendien belangrijk dat het protocol bepalingen bevat over privacy en beschrijft hoe de organisatie omgaat met persoonlijke medische informatie van medewerkers.

Preventief verzuim omvat proactieve initiatieven en strategieën die worden ingezet om verzuim te voorkomen of te minimaliseren. Hierbij kan het gaat om het creëren van een veilige en gezonde werkomgeving, het bevorderen van het algehele welzijn van medewerkers, of het implementeren van beleid dat het werk en de werkplek flexibeler en responsiever maakt en beter afstemt op de behoeften van de werknemers.