De Bradford factor: een HR-metric om verzuim te beoordelen

De Bradford factor is een HR-metric die wordt gebruikt om het verzuim van werknemers te meten. Het is een getal dat aangeeft hoe vaak een werknemer ongepland afwezig is geweest tijdens een specifiek werkjaar.

Dit getal of deze factor neemt bij elke afwezigheid toe. De Bradford factor helpt bedrijven om de afwezigheden van de werknemers bij te houden. Met behulp van deze factor kan worden nagegaan wat de impact van de afwezigheden is op de prestaties van het bedrijf. Hoe hoger de Bradford score is, hoe groter de impact zal zijn.

De Bradford factor bestaat al sinds de jaren tachtig. De naam ‘Bradford’ verwijst naar een onderzoek dat werd uitgevoerd aan de Bradford University School of Management. Volgens dat onderzoek zouden frequente, kortdurende afwezigheden een bedrijf meer verstoren, vergeleken met langdurige, maar minder frequente afwezigheden van medewerkers.

Hieronder vind je de formule waarmee de Bradford factor wordt berekend:

De Bradford factor = E² × D

E = het aantal afwezigheden

D = het totale aantal afwezigheidsdagen over het hele jaar (52 weken)

Zoals je kunt afleiden uit de formule, zal een werknemer die vaak en kortstondig ziek is een hogere Bradford factor hebben, vergeleken met een werknemer die minder vaak ziek is, maar meer vrije dagen opneemt. 

Laten we een concreet voorbeeld uitwerken. Koen is een fictieve werknemer van Personio. Stel: Koen is in het afgelopen jaar in totaal 7 dagen ziek is geweest. In dat geval wordt de Bradford factor op de volgende manier berekend, afhankelijk van het aantal afwezigheidsperioden:

• 1 afwezigheidsperiode: 1² × 7 totale vrije dagen = 7 

• 2 afwezigheidsperioden: 2² × 7 totale vrije dagen = 28 

• 3 afwezigheidsperioden: 3² × 7 totale vrije dagen = 63

In alle drie de situaties is Koen 7 dagen ziek geweest. Echter, we stellen vast dat de Bradford factor in elke situatie sterk verschillend is, omwille van de verschillende spreiding van de verzuimdagen. Uit deze cijfers leiden we af dat de situatie voor een bedrijf (Personio) problematischer wordt naarmate een medewerker (Koen) vaker voor een korte periode afwezig is.

De Bradford factor is een methode die gebruikt wordt door werkgevers en HR-professionals die de verzuimcijfers van hun werknemers objectief willen bijhouden en analyseren. Met de eindscore krijgen HR-managers een beter inzicht in de effecten van het verzuim op de bedrijfsvoering. Aan de hand van deze analyse kunnen uiteindelijk slimmere beleidskeuzes worden gemaakt. 

In het algemeen geldt: hoe lager de Bradford score, hoe kleiner de kans dat werknemers een waarschuwing krijgen of een disciplinaire maatregel wordt opgelegd. De meeste bedrijven werken echter met een drempelpunt. Dit is het maximale aantal punten dat een werknemer kan verzamelen voordat een formeel onderzoek naar zijn afwezigheid wordt ingesteld.

Hoge scores (500+) wijzen er meestal op dat een werknemer op een problematische manier omgaat met ziektedagen. Onthou echter dat elk bedrijf met andere drempels werkt.

Maar hoe kun je als HR-professional de Bradford factor optimaal benutten in je bedrijf? Hieronder lees je wat de belangrijkste voordelen en nadelen zijn van het gebruik van de Bradford factor. 

• Efficiëntie: kleinere bedrijven die werken met kleinere HR-teams en die snel onder druk komen te staan door afwezigheden van medewerkers, hebben veel baat bij het gebruik van de Bradford factor. Deze tool is makkelijk te gebruiken en zorgt ervoor dat je personeel meer tijd kan besteden aan belangrijkere zaken. 

• Minder verzuim: het lijkt voor de hand liggend, maar de Bradford factor moedigt werknemers aan om alleen vrij te nemen als het absoluut noodzakelijk is. De Bradford factor creëert meer bewustzijn bij medewerkers en stimuleert ze om goed na te denken over de gevolgen van hun afwezigheid.

• Het penaliseert oprechte werknemers: helaas is verzuim soms onvermijdelijk. Het zou dan niet terecht of eerlijk zijn om trouwe werknemers die om een valabele reden afwezig zijn (zoals de zorg voor familieleden, een lichamelijke of psychische aandoening) te penaliseren. Indien je als werkgever bepaalde bestraffende maatregelen niet of onvoldoende kunt verantwoorden, is de kans ook reëel dat de betrokken medewerker juridische stappen onderneemt tegen je bedrijf.

• Niet aangepast aan de bijzondere omstandigheden: hoewel de Bradford factor een wiskundige benadering is die kan worden gebruikt om het verzuim van werknemers te meten, kan deze factor geen inzicht geven in de eventueel geldige onderliggende redenen van het verzuim. Verzuim is in werkelijkheid namelijk een veel complexer en persoonlijker probleem, waarbij diverse factoren kunnen meespelen.

Beheer absenties snel en gemakkelijk

Stel werknemers in staat om snel en efficiënt verlof aan te vragen, waarbij hun managers automatisch op de hoogte worden gebracht en markeer hen na goedkeuring afwezig in hun agenda. Geef HR een gedetailleerd verlofoverzicht binnen het bedrijf.

Transformeer je absentiemanagement

Om de Bradford score te verlagen, is het noodzakelijk om de onderliggende redenen voor het hoge aantal afwezigheden van een werknemer frontaal aan te pakken. Om dat te doen, stellen we voor om een reeks drempels voor je werknemers op te stellen en daar een actieplan aan te koppelen.

Merk op dat je plan niet voor elke vorm van afwezigheid hetzelfde kan zijn. Je zult dus flexibel moeten blijven. Een werknemer die regelmatig afwezig is zonder (geldige) reden vormt een probleem voor je bedrijf, maar een werknemer die lijdt aan een chronische ziekte moet goed opgevangen worden.

Eén optie is om gebruik te maken van een schaal met meerdere drempelwaarden als hulpmiddel. Aan elke drempel is een vast actieplan gekoppeld dat je dan nog individueel kunt bekijken. Dit kan waardevolle richtlijnen bieden voor het HR-personeel. Hier volgt een voorbeeld:

Idealiter onderzoekt de HR-manager eerst of er geldige redenen zijn voor de terugkerende afwezigheden van de werknemers. Het HR-team kan ook onderzoek doen naar de meest voorkomende afwezigheidsredenen van de werknemers in het bedrijf. 

Bedrijven die de Bradford score hebben ingevoerd en hun werknemers hierover voorlichten en hen regelmatig op de hoogte stellen van hun scores, hebben een aanzienlijke vermindering van het ziekteverzuim waargenomen. Dit kan een effectieve aanpak zijn, zeker voor bedrijven die niet geloven in het bestraffen van werknemers.

Helaas zul je het probleem van ziekteverzuim op de werkplek nooit echt helemaal kunnen oplossen. Het is een zekerheid dat werknemers om verschillende redenen af en toe ongepland afwezig zullen zijn. Toch zijn er verschillende manieren waarop je de aanwezigheid van je werknemers kunt stimuleren.

De meeste manieren hangen samen met het werken aan een gezondere werkomgeving en het opstellen van duidelijke aanwezigheidsregels. Hieronder vind je de beste strategieën die je kunt inzetten om het verzuim van je werknemers (en hun Bradford scores) te verminderen:

1. Creëer een duidelijk aanwezigheidsbeleid.

2. Beloon aanwezigheid.

3. Pak ongeoorloofde afwezigheid onmiddellijk aan.

4. Verbeter het welzijn van je werknemers.

5. Bied flexibele werkmogelijkheden.

6. Moedig de betrokkenheid van je werknemers aan.

7. Bevorder teamwerk en moedig een samenwerkingscultuur aan.

8. Geef voldoende (opbouwende) feedback.

9. Houd de afwezigheid van je werknemers bij.

Er zijn veel HR-taken die je eenvoudig kunt bijhouden en beheren met Personio, waaronder de afwezigheden van medewerkers. Dankzij de afwezigheidsbeheertool van Personio kun je eenvoudig en papierloos afwezigheidsaanvragen bijhouden, vakantiedagen beheren en snel vaststellen welke medewerkers ziek zijn. Zo loop je als werkgever nooit achter de feiten aan en kun je tijdig actie ondernemen waar nodig.

Leestip: Ontdek de impact van een op data gebaseerde benadering door People Analytics op medewerkersbinding en -tevredenheid.

Een Bradford score wordt berekend over een periode van 12 maanden. Een Bradford score van 150 wordt bij de meeste bedrijven beschouwd als een drempelpunt voor verzuimbeheer.

De Bradford factor kan worden ingezet om zowel de prestaties van individuele werknemers als die van het gehele bedrijf te meten. Bij het analyseren van de Bradford factor is het van belang om altijd de individuele situatie van een werknemer in acht te nemen, zodat er rekening kan worden gehouden met de specifieke omstandigheden.

Hoewel de Bradford factor een waardevol hulpmiddel is bij het beheer van ziekteverzuim, kan deze op zichzelf niet alle aspecten van verzuimbeheer vervangen. Om het gebruik van de Bradford score effectief te laten zijn, is het belangrijk om deze te combineren met een doeltreffend verzuimbeleidsplan, een positieve werkcultuur en duidelijke actiedrempels.