Recruitment funnel: de ultieme gids voor een meer doeltreffende werving

Een recruitment funnel is een effectieve tool die recruiters en talentmanagers gebruiken om de wervingsprocessen te structureren. Met behulp van deze tool kunnen ze aan het begin van de funnel zoveel mogelijk potentiële kandidaten aantrekken en deze vervolgens geleidelijk verminderen tot een selecte groep van slechts enkele topkandidaten.

Door je recruitment funnel op te delen in verschillende stadia kun je beter begrijpen aan welke zaken je de meeste tijd besteedt, en aan welke zaken je meer aandacht moet besteden. Een veelgemaakte fout is om (te) veel energie te besteden aan de onderkant van de funnel (screenen, interviewen en werven), en te weinig aan het begin van de funnel.

Download onze gids voor personeelsstrategie

Om het welzijn van je medewerkers centraal te stellen heb je een strategie nodig die is opgesteld op basis van jouw personeel. Download vandaag nog onze gids en stappenplan om je eigen personeelsstrategie te ontwikkelen, rechtstreeks van de Chief People Officer van Personio.

Download de gids

Het doel van een recruitment funnel is het opbouwen van een schaalbaar, systematisch en doeltreffend proces voor het aantrekken en werven van toptalent. Een recruitment funnel is een waardevol hulpmiddel voor HR en je bedrijf, omdat deze tool helpt om het wervingsproces op te delen in verschillende fasen. Door dit te doen, kun je gegevens verzamelen die je bedrijf waardevolle inzichten geven in het wervingsproces.

De gegevens van je recruitment funnel zijn van onschatbare waarde. Immers, met behulp van deze gegevens kun je de knelpunten in je wervingsproces opsporen en heel gericht veranderingen aanbrengen. Door elke fase van je recruitment funnel te analyseren, kun je vaststellen op welke gebieden je je meer moet richten om de beste talenten aan te trekken en hen met succes door het wervingsproces te loodsen.

Een recruitment funnel bestaat uit 7 stadia. Fase na fase probeer je de kandidaten verder door de funnel te leiden totdat alleen de meest gekwalificeerde kandidaten overblijven.

• Fase 1: kennismaking

• Fase 2: belangstelling

• Fase 3: overweging

• Fase 4: sollicitatie

• Fase 5: evaluatie

• Fase 6: aanbod

• Fase 7: werving

In de eerste fase van je recruitment funnel worden de kandidaten zich voor het eerst bewust van jouw employer brand. In de huidige concurrerende arbeidsmarkt moet je de unieke EVP van je bedrijf onder de aandacht brengen. Je hebt als bedrijf ook nood aan een combinatie van actieve en passieve wervingsstrategieën.

Denk daarbij bijvoorbeeld aan betaalde vacatures, een carrièresite, je bedrijfswaarden en visie, videocontent, werkgeversbeoordelingen (sites zoals Glassdoor), en meer. Kortom: via welke wervingskanalen wil je kandidaten bereiken, en hoe ga je je dan profileren?

Laten we het nu hebben over het aantrekken van geschikte kandidaten. Je hebt waarschijnlijk van je HR-marketeers al gehoord over ‘lead nurturing’. Je kunt deze tactieken gebruiken om je te richten op specifieke kandidaattypes terwijl je werkt aan je wervingsstrategie.

Deze tweede fase is erg belangrijk aangezien je hierbij gebruikmaakt van gepersonaliseerde content om de belangstelling van kandidaten te wekken. Enkele voorbeelden zijn gepersonaliseerde CTA’s, vacatures, inschrijvingen voor evenementen, projecten en andere loopbaangerelateerde informatie.

Nu je als bedrijf kandidaten hebt aangetrokken om een bepaalde functie te vervullen, is het hun beurt. Tijdens de overwegingsfase van je recruitment funnel willen potentiële kandidaten meer te weten komen over je aanbod door je website of je socialmediakanalen te bezoeken. Tijdens deze fase is het jouw taak om:

• je digitale aanwezigheid te optimaliseren via je website en sociale mediakanalen; en

• informatie makkelijk beschikbaar te maken voor je potentiële kandidaten.

Nu je enkele goede kandidaten hebt kunnen verleiden, is het tijd om het sollicitatieproces zo snel en makkelijk mogelijk te laten verlopen. De meeste kandidaten solliciteren tegenwoordig via hun mobiele telefoon. Het optimaliseren van je sollicitatieproces voor mobiele telefoons is dus een must.

Fase vijf van je recruitment funnel is de fase waarin je je talentenpool verkleint tot een kleine groep potentiële kandidaten en deze screent op de vereiste vaardigheden. Het gebruik van de juiste (digitale) tools kan je helpen bij het screenen van kandidaten op specifieke vaardigheden en het identificeren van veelbelovende kandidaten.

Het belangrijkste is om je kandidaten niet in de kou te laten staan. Geef je kandidaten in plaats daarvan een 5-sterrenbehandeling terwijl ze wachten op een reactie. Recruiters kunnen kostbare tijd besparen door gebruik te maken van automatiseringssoftware om de voortgang van de applicaties op te volgen.

In fase zes is het essentieel om de beste kandidaat een aanbod te doen, voordat je concurrenten met je kandidaat aan de haal gaan. Het is verstandig om kandidaten die net niet geselecteerd zijn in je talentenpool op te nemen. Op die manier geef je ze de nodige waardering en kun je ze benaderen voor eventuele toekomstige carrièrekansen.

De daadwerkelijke rekruteringsfase is de laatste, maar zeer belangrijke fase van je recruitment funnel. Je moet hierbij zorgen voor een goede onboarding. Een goed inwerkprogramma dompelt nieuwkomers onder in je bedrijfscultuur en geeft ze de tools en informatie die ze nodig hebben om productieve en gemotiveerde teamleden te worden.

Plan personeel op basis van solide gegevens

In Personio kun je op ieder moment zien hoeveel mensen er op welke afdeling werken en daar je planning op baseren.

Meer informatie over de rapportagefunctie van Personio

Recruitment marketing is de combinatie van strategieën en tools die een bedrijf gebruikt om sollicitanten aan te trekken en hun interesse te wekken in de fase voorafgaand aan de sollicitatie. Recruitment marketing heeft tot doel om de EVP (employee value proposition) van je bedrijf te promoten en een aantrekkelijke bedrijfscultuur of krachtig merk neer te zetten om geschikte kandidaten aan te trekken. Recruitment marketing maakt gebruik van digitale marketingstrategieën zoals sociale mediakanalen, omnichannel communicatietools, data analytics, doelgerichte berichtgeving en automatisering.

Recruitment marketing omvat meestal een combinatie van de volgende elementen:

• Employer branding: het proces waarbij de bedrijfscultuur en de EVP van een bedrijf worden gedefinieerd en gecommuniceerd naar potentiële kandidaten.

• Inbound recruitment: het creëren van informatieve en boeiende content om kandidaten aan te trekken. Dit proces kan worden vormgegeven door het werk van de huidige werknemers te belichten, maar ook door thuiswerken te promoten, een bedrijfsblog bij te houden of interessante projecten te bespreken.

• Doelgroepsegmentatie: het identificeren en segmenteren van potentiële kandidaten op basis van de functieomschrijving. Advertentie- en contentmarketingstrategieën kunnen vervolgens worden afgestemd op specifieke doelgroepen.

• Werven via sociale media: communiceren met en zoeken naar gekwalificeerde kandidaten via sociale media. Sociale media kun je ook gebruiken om je employer brand te versterken.

• Verbeteren van de kandidaatervaring of ‘candidate experience’: dit doe je door in contact te blijven met gekwalificeerde kandidaten. Bekende methoden zijn het organiseren van e-mailcampagnes, het verspreiden van nieuwsbrieven over carrièremogelijkheden en het regelmatig bijwerken van vacatures.

• Recruitment analytics: het volgen en meten van gegevens zoals het aantal kandidaten dat heeft gesolliciteerd voor een bepaalde vacature, de conversiepercentages van wervingskanalen en de doeltreffendheid van referrals. Deze gegevens bieden waardevolle informatie over welke strategieën het meest succesvol zijn.

Naarmate het wervingsproces steeds verder geautomatiseerd wordt, zal de rol van een menselijke talentprofessional zich meer richten op het bijhouden van wervingsstatistieken en het verbeteren van de effectiviteit door aanpassingen te maken in de recruitment funnel.

Het bijhouden van dit soort gegevens is essentieel om te beoordelen of je consistent toptalent aantrekt, of juist niet. Je kunt de kwaliteit van je kandidaten verbeteren door meer aandacht te besteden aan de 4 beginstadia van je recruitment funnel. 

Een hoog aantal sollicitatiegesprekken is meestal een teken van een goede promotiecampagne, een goed opgestelde functiebeschrijving, een effectieve selectieprocedure en/of gewoon de kwaliteit van je wervingsbron.

Een langere wervingstijd impliceert meestal hogere kosten per aanwerving. Bedrijven krijgen ook te maken met indirecte kosten doordat bepaalde functies niet ingevuld raken. Je kunt de wervingstijd verkorten door enerzijds te streven naar meer efficiëntie en eenvoud, en anderzijds door de diverse fases zoveel mogelijk te automatiseren met behulp van digitale wervingstools. 

Wervingstijd = het aantal dagen dat verstrijkt tussen de datum waarop de vacature wordt geplaatst en de dag waarop een werkaanbod wordt aanvaard.

Door de wervingskosten consequent te meten kom je te weten of je wervingskosten stijgen of dalen. Deze gegevens helpen je om toekomstige wervingsbudgetten meer nauwkeurig te bepalen voor specifieke functies. Je kunt de wervingskosten verlagen door in vrijwel elk stadium van je recruitment funnels te zoeken naar mogelijke kostenbesparingen.

Het kan nuttig zijn om bij te houden waar je nieuwe werknemers zoal vandaan komen. Op die manier kan je je zoektocht naar talent verder verfijnen. Je kunt bijvoorbeeld nagaan of en in welke mate je nieuwe carrièrepagina kliks genereert en welke kandidaten afkomstig zijn van vacaturesites, sociale media, referenties of externe wervingsbureaus. 

De HR-afdeling kan deze gegevens later gebruiken om betere wervingsbesluiten te nemen. Voor je bedrijf kan dit bijvoorbeeld betekenen dat er meer focus moet worden gelegd op werving via sociale media, dat er geïnvesteerd moet worden in premium advertenties op een vacaturebank of dat er verbeterde wervingstools moeten worden aangeschaft.

Gebruik je ATS (applicant tracking system) om voor elke kandidaat de wervingsbron te volgen. Analyseer met deze gegevens trends en vergelijk de resultaten met gerelateerde statistieken zoals de kosten van de wervingsbron, het percentage afgewezen sollicitaties en de wervingskosten.

Het lijdt geen twijfel dat een divers personeelsbestand de prestaties van je bedrijf bevordert. Echter, het is mogelijk dat je recruitment funnels specifieke kandidaten ontmoedigen om te solliciteren. Door de diversiteit van je kandidaten bij te houden (bijvoorbeeld etniciteit, sociale achtergrond, gender, etc.) kun je vooroordelen tijdens de sollicitatieprocedure of niet-inclusieve personeelsadvertenties tijdig opsporen en aanpassen. 

Een slechte kandidatenervaring kan ervoor zorgen dat sterke kandidaten voortijdig afhaken. Een slechte kandidaatervaring heeft ook een directe invloed op je personeelsbehoud. 

Uit het CandE Report van de Talent Board (2016) blijkt dat 83% van de kandidaten die een positieve kandidatenervaring ervaarden, geneigd waren hun familie en vrienden erover te vertellen. Volgens hetzelfde rapport zou 49% van de kandidaten die een positieve ervaring hadden er ook over praten op sociale media. Ten slotte stelt 64% van de kandidaten die een positieve ervaring hadden, dat deze de zakelijke relatie met hun werkgever versterkte. 

Excel-template voor personeelsplanning

Zonder professionele personeelsplanning kan je opdrachten of bestellingen niet efficiënt verwerken en niet flexibel reageren op veranderingen in de markt. Maak je planning met onze gratis Excel-templae.

Nu downloaden!

Hoe meet je succes bij werving? Dat hangt af van je bedrijfsdoelen. Is je bedrijf aan het groeien en moet het aantal werknemers drastisch worden uitgebreid? Of misschien wil je slechts een paar topkandidaten aantrekken voor specifieke hoge posities. Het definiëren van je doelen en het bijhouden van de voortgang met dashboards vormt hierbij een cruciale stap.

Wervingsdashboards zijn rapportagetools die je helpen om de KPI-gegevens te visualiseren en de prestaties te evalueren. Ze geven realtime-informatie weer om de besluitvorming te ondersteunen en de wervingsactiviteiten gericht af te stemmen op de bedrijfsdoelen. De tools van Personio geven je een geweldig overzicht van alle belangrijke metrics die je HR-afdeling hierbij nodig heeft.

Het gebruiken van een recruitment funnel-template is nuttig om twee redenen: 

• HR-analyse en rapportage: een gestandaardiseerde template biedt een overzichtelijke en gestructureerde weergave van het wervingsproces. Dit vergemakkelijkt de analyse van HR-gegevens en het genereren van rapporten voor managers en stakeholders. Het gebruik van templates maakt het proces transparant en begrijpelijk, waardoor een beter inzicht kan worden verkregen in de effectiviteit van het wervingsproces. Eventuele optimalisaties kunnen makkelijker worden geïdentificeerd.

• Consistentie in je hele bedrijf: het gebruik van templates in je recruitment funnel zorgt ervoor dat het wervingsproces consistent wordt toegepast in het hele bedrijf. 

Echter, niet elk bedrijf of elke afdeling maakt gebruik van dezelfde recruitment funnels. Daarom is het handig om te werken met een gepersonaliseerde template in je recruitment funnel.

Hieronder lees je hoe je de recruitment funnel van je bedrijf verder kunt optimaliseren.

1. Evalueer je recruitment funnel: het evalueren van je recruitment funnel is een doorlopend proces. Het is belangrijk om voortdurend te streven naar verbetering. Geen enkele talentstrategie is perfect, en daarom is het noodzakelijk om regelmatig te evalueren op welke manier je kandidaten werft en hen door het wervingsproces leidt.

2. Hoe rekening met de kandidaatervaring en prestatiecijfers: deze indicatoren hebben een directe invloed op je retentiecijfers, je onboardingfase en de prestatie van je werknemers.

3. Ontwikkel een actieplan: gebruik al je wervingsgegevens om grote of kleine veranderingen door te voeren in je bedrijf. Het idee is om de info en inzichten in de tekortkomingen van je wervingsproces te gebruiken om het proces beter te maken. 

4. Analyseer je aanpassingen: analyseer je aanpassingen enkele weken of maanden na de implementatie ervan. Zodra je knelpunten met betrekking tot de werving hebt opgelost, is het belangrijk om te evalueren of en in hoeverre de resultaten verbeteren of verslechteren.

Recruitment of werving omvat het proces van het actief zoeken, vinden en in dienst nemen van kandidaten voor een specifieke functie of baan. Het begrip recruitment of werving heeft betrekking op het gehele wervingsproces, vanaf het bepalen van de functie-eisen tot het inwerken van de nieuwe werknemer.

Het recruitmentproces omvat het vinden van de kandidaat met de meest geschikte vaardigheden, ervaring en persoonlijkheid die aansluiten bij de betreffende baan. Dit resultaat wordt bereikt door het verzamelen en beoordelen van cv’s, het voeren van sollicitatiegesprekken en uiteindelijk het selecteren en aannemen van de meest geschikte kandidaat. Elk van deze stappen is essentieel om ervoor te zorgen dat de juiste persoon wordt gekozen voor een baan, en dat hij of zij een waardevolle aanvulling is op het team en de bedrijfscultuur.