Recruitment: definitie, proces en instrumenten

De Engelse term recruitment is in het Nederlands bekend als werving. De taak van recruitment is om gekwalificeerde medewerkers te zoeken en ze voor het bedrijf te winnen. De personeelsbehoeften van een bedrijf moeten worden gewaarborgd met interne en externe activiteiten.

Recruitment omvat zowel online als offline activiteiten voor de werving. E-recruiting daarentegen is een onderdeel van recruitment en richt zich op online activiteiten. Zowel het zoeken naar kandidaten als het sollicitantenmanagement en de communicatie met sollicitanten vinden digitaal plaats met e-recruiting. Binnen deze digitale rekruteringsstrategieën spelen applicant tracking-systemen een essentiële rol, aangezien deze de efficiëntie van het sollicitatieproces verbeteren door middel van automatisering en een betere organisatie van de sollicitantengegevens.

Er zijn verschillende interne en externe wevingsmethoden om kandidaten voor je bedrijf te vinden. Het hangt van je doelgroep af welke stappen je voor de werving moet nemen. Ontdek in het hoofdstuk "Welke wervingskanalen zijn geschikt voor jou?" Hoe je recruitment op een zinvolle manier opzet.

Hoe je tijdens recruitment het overzicht behoudt

Bekijk hoeveel sollicitanten zich in welke fase van je wervingsproces bevinden – een uitstekende basis voor het optimaliseren van processtappen en wervingsactiviteiten.

Recruiting nu optimaliseren

• Vacature. Het begint bij de vacature die HR samen met de bedrijfsafdelingen beschrijft. Het opstellen van een duidelijk competentieprofiel voor elke vacature is cruciaal om de juiste kandidaten aan te trekken en een effectieve selectie te kunnen maken. Een goed doordachte wervingsstrategie omvat niet alleen de publicatie van de vacature, maar ook het gebruik van diverse kanalen en methoden om een breed en gekwalificeerd publiek te bereiken.

• Publicatie. Daarna volgt de communicatie van de vacature via de website, vacaturesite, social media, active sourcing enzovoort.

• Voorselectie. Meestal wordt deze uitgevoerd door HR of wordt er gebruik gemaakt van tools die kandidaten filteren op basis van duidelijke criteria. Bij het beoordelen van sollicitanten is het ook belangrijk om aandacht te besteden aan hun nevenactiviteiten, zoals vermeld in hun cv, om een vollediger beeld van hun vaardigheden en ervaringen te krijgen.

• Sollicitatiegesprekken. De volgende stap bestaat uit gesprekken en – afhankelijk van de rol – eventueel testen.

• Evaluatie van de sollicitanten. Bij de evaluatie moet de HR-afdeling op twee zaken letten: dat het snel gebeurt en dat het professioneel gebeurt. Professionaliteit betekent: objectieve criteria hanteren, de juiste collega's betrekken, transparante beslissingen nemen. Professionaliteit houdt onder meer in dat je objectieve criteria hanteert, de juiste collega’s betrekt en transparante beslissingen neemt.

• Screening van personeel is een essentieel onderdeel van dit proces, gericht op de beoordeling van de geschiktheid en betrouwbaarheid van de kandidaten. Aansluitend is het ook aan te raden om een antecedentenonderzoek uit te voeren, om deze betrouwbaarheid en geschiktheid verder te waarborgen. Vervolgens gebeurt de selectie van sollicitanten, waarbij de verzamelde informatie uit de eerdere stappen gebruikt wordt om de meest passende kandidaten te kiezen voor de organisatie. Naast deze stappen is het raadzaam om referenties van de kandidaten te controleren als onderdeel van de evaluatie.

• Na het selectieproces is het heel belangrijk om een professionele en respectvolle afwijzingsbrief op te stellen voor sollicitanten die niet geselecteerd zijn. Evenzo is het creëren van een doeltreffende aanbiedingsbrief voor de geselecteerde kandidaten cruciaal om een positieve eerste indruk te vestigen en het aanvaardingsproces te faciliteren.

• Ondertekening van het contract en onboarding. In het beste geval wordt de kandidaat aangenomen en kan HR zich voorbereiden op de toetreding.

Die is datagedreven, geautomatiseerd en vindt plaats volgens gedefinieerde criteria, bijvoorbeeld: het eerste gesprek gaat over de functie, het tweede gaat over de bedrijfscultuur, het derde enzovoort. Verder wordt gebruikgemaakt van gestandaardiseerde procedures (zoals gedragsvragen), zodat beoordelingen niet op intuïtie plaatsvinden, maar op basis van objectieve criteria. Ook worden beoordelingen uniform gedocumenteerd en vergeleken.

Soms ligt geluk binnen handbereik. In het geval van recruitment is dit letterlijk waar. Want een functie kan ook ingevuld worden door een bestaande medewerker.

Met een interne vacature spreek je collega’s binnen je bedrijf aan. Dit heeft voordelen voor beide kanten: in het beste geval hoef je niet lang te zoeken en ken je de medewerker al. Anderzijds opent het nieuwe professionele perspectieven voor je medewerkers. Dit kan een nieuwe professionele focus zijn, een promotie, meer verantwoordelijkheid of meer salaris. Er is echter één nadeel: je moet de oude functie van je medewerker opnieuw invullen.

Er zijn verschillende manieren om interne vacatures te communiceren, bijvoorbeeld via je eigen intranet of een analoog prikbord. Het is niet ongebruikelijk dat medewerkers op een externe vacature solliciteren.

Ook de vormgeving van de vacature verschilt van bedrijf tot bedrijf. Meestal zijn beschrijvingen van interne vacatures nogal beknopt, vergeleken met die voor externe vacatures, maar ze zouden op zijn minst alle basisinformatie moeten bevatten, zoals het behoefteprofiel inclusief taken en functieomschrijving.

Toonaangevende inspiratie uit de branche voor je volgende sollicitatiegesprek

We vroegen onze community van HR-professionals wat hun favoriete sollicitatievragen zijn.

Nu downloaden

Je contentteam bestaat uit drie personen. Nu zoek je hiervoor een leidinggevende. Waarom geef je niet iemand van het team deze kans? Bij personeelsontwikkeling leid je je medewerkers op volgens de behoeften van het bedrijf en kwalificeer je ze voor meerdere taken of hogere functies.

Een nieuwe locatie, een nieuwe afdeling of nieuwe taken: het overplaatsing van medewerkers kan een mogelijkheid zijn om je personeelsbehoefte te regelen. Maar let op: wat voor de werkgever een passende stap lijkt, is voor sommige werknemers pure stress. Betrek je medewerkers bij de beslissing van een overplaatsing, en neem deze beslissing niet zomaar. Anders riskeer je gedemotiveerde en bijgevolg onproductieve medewerkers.

Met externe wervingsactviteiten spreek je mensen buiten de organisatie aan. Je kunt passief en actief te werk gaan. Een andere optie is het inschakelen van een arbeidsbemiddelingsbureau voor gespecialiseerde kandidaten. Belangrijk hierbij is ook de analyse en optimalisatie van de recruitment funnel om de effectiviteit van deze processen te verhogen.

Ongevraagde sollicitatie

Kandidaten solliciteren op een ‘fictieve’ functie, zonder dat er een vacature is. Voor jou betekent dit: sollicitaties verwerken. De wervingsstap valt hierdoor weg.

Talentpool

De Talentpool is de eigen database van je bedrijf met (potentiële) kandidaten, waaruit je eventueel geschikte kandidaten kunt selecteren. Een succesfactor is een positieve kandidaatervaring gedurende elke stap van de candidate journey, van de eerste kennismaking tot de aanname, om talent effectief aan te trekken en te behouden.

Employer branding

Employer branding is een grijs gebied als het gaat om de actieve/passieve benadering. Het moet je als bedrijf aantrekkelijker maken voor sollicitanten (passief). De impact van de candidate experience op de employer branding is significant, omdat een positieve ervaring het imago van het bedrijf als werkgever versterkt. Daarvoor moet je het merk van de werkgever (actief) versterken.

Personeelsadvertenties

Advertentie plaatsen voor je vacature: personeelsadvertenties zijn de traditionele manier om potentiële sollicitanten te bereiken – online of offline.

Sociale werving

Sociale werving omvat twee zaken: aan de ene kant kunnen bedrijven advertenties voor openstaande vacatures op sociale netwerken plaatsen. Anderzijds zijn sociale netwerken zeer geschikt om actief potentiële kandidaten te benaderen (active sourcing).

Wervingsevenementen

Hiertoe behoren: carrièrebeurzen, interne wervingsevenementen en universitaire marketing.

De carrièrewebsite is de basis voor werving en het boegbeeld van je bedrijf. Het is des te belangrijker om alle benodigde informatie over het bedrijf, de functie en het sollicitatieproces op de site beschikbaar te stellen. Zorg voor een duidelijke structuur zodat potentiële sollicitanten snel kunnen vinden wat ze zoeken.

Inmiddels zijn er duizenden vacaturesites. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen algemene vacaturesites (zoals LinkedIn of Stepstone), gespecialiseerde vacaturesites (zoals Honeypot), regionale vacaturesites of zoekmachines voor jobs (zoals Indeed).

Welk platform je kiest voor je werving hangt af van de doelgroep. Een mix van verschillende platforms is meestal wel geschikt. Hoewel algemene vacaturesites een groter bereik hebben, spreken ze niet noodzakelijk de doelgroep aan. Gespecialiseerde vacaturesites kosten meer, maar spreken je doelgroep specifieker aan en leiden vaak tot aanwerving.

Steeds meer bedrijven maken gebruik van social media om nieuwe medewerkers te vinden. Social media worden ook steeds populairder voor het zoeken naar werk onder kandidaten. Volgens het wervingsonderzoek van Monster zegt ongeveer een derde van de ondervraagde kandidaten dat social media een geschikt wervingskanaal zijn om een nieuwe job te vinden.

Daarnaast bieden social media ook het voordeel dat bedrijven de aandacht trekken van potentiële kandidaten die niet actief op zoek zijn naar een job – via advertenties of door een recruiter, headhunter, specialist of een contactpersoon aan te spreken.

Mobiele recruitment – personeelswerving en solliciteren via je smartphone en tablet – wordt steeds belangrijker. Een voor mobiel geoptimaliseerde carrièrepagina is daarom een must voor bedrijven.

Wil je jong talent direct vanuit de collegezaal naar je kantoor halen, dan zijn avondevenementen in je eigen bedrijf of carrièrebeurzen geschikt. Laat in ieder geval de felbegeerde jongere generatie zien wat je als werkgever te bieden hebt en waarom ze bij jou zouden moeten beginnen.

Als medewerkers hun contacten of kennissen vacatures aanbevelen, heeft dat twee voordelen: het kost je minder en het versterkt vanaf het begin de band tussen potentiële kandidaten en het bedrijf. Daarnaast is de kwaliteit van de sollicitanten meestal beter, omdat goede medewerkers geneigd zijn mensen aan te bevelen die zelf goed werk leveren.

Neem sneller de juiste beslissing met Personio

Verlies geen tijd meer met herinneringen en het zoeken naar afspraken. In Personio beheer en regel je functies en sollicitanten met één tool.

Optimaliseer jouw werving met Personio

De concurrerende arbeidsmarkt dwingt recruiters ook hun aanpak te herzien, omdat zij vacatures nog sneller moeten invullen. Recruiters moeten deze aspecten in gedachten houden:

Recruiters zouden letterlijk meer hun gezicht moeten laten zien. Betekenis: De communicatie met de kandidaten moet persoonlijk en individueel zijn, omdat de verwachtingen van de sollicitanten zich hebben ontwikkeld. Communicatie moet op ooghoogte plaatsvinden en niet van bovenaf, zoals al heel lang het geval is.

Persoonlijker worden betekent ook een breed netwerk opbouwen en jezelf keer op keer laten zien aan contacten – en potentiële kandidaten. Social media zijn hiervoor ideaal. Als het recruiters lukt om een (emotionele) band met hun volgers op te bouwen, dan ondersteunt dit ze enorm bij het wervingsproces.

Zelfs de beste recruiters kunnen niet zonder data. Naast evaluaties van welke onderdelen, formuleringen (bijvoorbeeld via A/B-testen) en kanalen voor vacatures het meest succesvol zijn, moeten ook aspecten als time-to-hire en de verhouding van websitebezoekers en sollicitanten regelmatig worden geanalyseerd. AI-gedreven recruitmenttools kunnen deze data benutten om de efficiëntie en effectiviteit van het wervingsproces te verhogen, waardoor een meer datagestuurde aanpak mogelijk wordt.

De trend evolueert van kwantiteit naar kwaliteit. Niet het aantal sollicitanten is bepalend, maar wel hoe goed ze passen bij de functie, bij het bedrijf en hoe lang ze blijven. Als softwareontwikkelaars spelfouten in hun sollicitaties maken, zouden recruiters dit moeten negeren. Want wat voor deze mensen telt, is vakbekwaamheid. Marketingmanagers daarentegen moeten zichzelf kunnen verkopen en zouden daarom geen standaard sollicitatie moeten insturen. Voor recruiters is het daarom des te belangrijker dat ze hun doelgroep kennen.

Voor het succes van het bedrijf is een collectief begrip van de manier waarop met klanten wordt omgegaan, het werk en feedback (om er maar een paar te noemen). Wie er daarom voor zorgt dat de cultural fit tussen de sollicitant en het bedrijfin orde is voordat ze worden aangenomen, draagt meer en eerder bij aan het in dienst houden van werknemers en het succes van het bedrijf.