De bedrijfswagen: definitie, wetgeving en bedrijfswagenbeleid

Een bedrijfswagen is een voertuig dat door een bedrijf ter beschikking wordt gesteld aan een werknemer. Hoewel bedrijfswagens primair bedoeld zijn voor zakelijk gebruik, kan er in sommige gevallen ook privégebruik worden toegestaan. Traditioneel werden bedrijfswagens vooral ter beschikking gesteld aan vertegenwoordigers en senior managers, maar tegenwoordig worden ze ook steeds vaker verstrekt aan werknemers die frequent voor hun werk onderweg zijn.

Een bedrijfswagen biedt tal van voordelen, zowel voor het bedrijf dat de bedrijfswagen ter beschikking stelt als voor de werknemer die de wagen mag gebruiken. Dit zijn de belangrijkste voordelen:

Omdat het bedrijf de kosten van de auto dekt, heeft de werknemer geen onverwachte uitgaven. Dit betekent dat de verzekeringskosten en technische reparaties vanuit het bedrijfsbudget worden afgehandeld. Hierdoor hoeft de werknemer zijn of haar eigen geld niet uit te geven in geval van een auto-ongeval of mankement.

Voor werknemers biedt het gebruik van een bedrijfswagen een extra voordeel vanwege de kwaliteit van het voertuig. Bedrijven willen vaak een goede indruk maken en hun employer brand een boost geven, en daarom verstrekken ze representatieve en mooie kwalitatieve bedrijfsauto’s aan hun medewerkers. Dit is vooral belangrijk voor bedrijfsvertegenwoordigers, die een goede indruk moeten maken op klanten.

Bedrijfswagens worden beschouwd als bedrijfskosten en kunnen daarom fiscaal worden afgeschreven. Bovendien worden de meeste bedrijfswagens aangeboden via leasecontracten, wat betekent dat bedrijven geen al te grote basisinvestering hoeven te doen. Dit geeft werkgevers de flexibiliteit om vaker van bedrijfsvoertuigen te wisselen zonder ze tegen een sterk verlaagde waarde te moeten verkopen.

De mogelijkheid om met een bedrijfswagen te rijden is voor veel potentiële kandidaten en werknemers zeer aantrekkelijk, vooral als ze vaak en lang moeten reizen voor hun (toekomstig) beroep. Het promoten van bedrijfswagens als onderdeel van je EVP geeft werkgevers een sterke troef in handen om talent aan te trekken en te behouden.

Gratis informatie: laat je EVP aansluiten op je cultuur

De cultuur van je bedrijf is allesbepalend voor je employer brand en de manier waarop je het beste talent aantrekt. Klik hier voor onze complete gids om vandaag nog je bedrijfscultuur te definiëren en te communiceren.

Download nu

We zullen ons hier niet verdiepen in de technische details van auto’s, maar we kunnen je wel een paar goede tips geven voor het kiezen van een geschikte bedrijfswagen voor jouw bedrijf. Hier zijn de 5 belangrijkste tips om de juiste bedrijfswagens te selecteren:

Overweeg of het voordeliger is om een auto te leasen of te kopen, afhankelijk van je budget en behoeften. Het is een goed idee om een auto te leasen als je een klein budget hebt. Leasing is ook een handige optie omdat alle kosten meestal zijn inbegrepen in één vast maandbedrag. Denk hierbij aan de kosten van onderhoud en pechhulp. Later heb je ook geen gedoe met het verkopen van de wagen. Een belangrijk nadeel van een leaseovereenkomst is dat je aan het einde van het contract veel geld hebt uitgegeven, maar de auto niet jouw eigendom wordt.

Bepaal hoe de bedrijfswagen gebruikt zal worden. Dient de wagen als vervoermiddel voor je werknemers? Zo ja, dan is een kleine, zuinige auto vaak meer dan genoeg. Zal de auto gebruikt worden door een bedrijfsvertegenwoordiger? Overweeg dan een eleganter model dat het imago van je bedrijf goed weerspiegelt. Zorg er in ieder geval voor dat de wagen past bij het doel dat je voor ogen hebt.

Weet je al welke auto je wilt kopen of leasen? Verzamel uitgebreide informatie over de verschillende auto’s die je overweegt. Onderzoek welke modellen veel worden gebruikt als bedrijfswagen, lees gebruikersbeoordelingen en vraag offertes aan bij verschillende dealers. Vergelijk de opties zorgvuldig voordat je een beslissing neemt.

Een bedrijfswagen moet het imago van je bedrijf weerspiegelen, of het nu voor je klanten is of voor je werknemers. In sommige sectoren is luxe en prestige belangrijk, terwijl in andere sectoren juist duurzaamheid en milieuvriendelijkheid centraal staan. Hou rekening met deze factoren bij het maken van je keuze.

Houd rekening met de belastingen en verzekeringskosten die van toepassing zijn op de bedrijfswagen. Deze kunnen variëren per land en zijn soms afhankelijk van de CO2-uitstoot van het voertuig. In Nederland hebben we onze eigen nationale wetten, maar we moeten ook voldoen aan de EU-regels. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de geldende wetten en regels, zowel op nationaal niveau als binnen de Europese Unie, om te voldoen aan eventuele vereisten en beperkingen. Hieronder kun je meer lezen over de juridische aspecten van bedrijfswagens.

Hoe ontwikkel je een duurzame HR-strategie?

In deze gids nemen we je mee door het proces en laten we zien hoe je je HR-werk naar een hoger niveau kunt tillen.

Nu downloaden

Een bedrijfswagenbeleid biedt een juridisch bindende overeenkomst waarin duidelijk wordt vastgelegd welke regels van toepassing zijn wanneer werknemers een bedrijfswagen gebruiken. Dit beleid is essentieel om het bedrijf te beschermen in gevallen waarin een werknemer een letsel oploopt tijdens het gebruik van de wagen of schade veroorzaakt door onjuist gebruik. Hier lees je 6 belangrijke elementen die je moet opnemen in je bedrijfswagenbeleid:

Het beleidsoverzicht omvat een samenvatting van de eisen en regels met betrekking tot het gebruik van bedrijfswagens. Het overzicht moet ook een korte beschrijving bevatten van wat een bedrijfswagen is en duidelijk aangeven wanneer en op wie het beleid van toepassing is.

Beschrijf in dit gedeelte de vereisten voor het gebruik van een bedrijfswagen. Een werknemer kan bijvoorbeeld in aanmerking komen voor een bedrijfswagen als hij of zij een voertuig nodig heeft om de dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Andere medewerkers komen bijvoorbeeld in aanmerking als ze dagelijks meer dan een bepaald aantal kilometers reizen in de uitoefening van hun functie.

In dit gedeelte beschrijf je de verantwoordelijkheden van de bestuurder om veilig te rijden en de bedrijfswagen correct te gebruiken. Hierin kun je ook aangeven wat wel en niet is toegestaan, denk hierbij bijvoorbeeld aan het gebruik van de bedrijfswagen voor persoonlijke doeleinden.

Beschrijf in dit gedeelte de stappen die de bestuurder moet nemen als hij of zij betrokken raakt bij een ongeval, inclusief aan wie of aan welke afdeling de bestuurder het ongeval moet rapporteren (bijvoorbeeld de HR-afdeling), welke informatie moet worden uitgewisseld met andere betrokken partijen en wie verantwoordelijk is voor het betalen van de schade.

Vermeld de verschillende verantwoordelijkheden van de werkgever, zoals het waarborgen van de veiligheid van de bedrijfswagen, het plannen van een regelmatig onderhoud en het betalen van de autoverzekering en registratiekosten.

Dit gedeelte moet de mogelijke sancties bevatten voor werknemers die het bedrijfswagenbeleid niet naleven. Een kleine inbreuk kan bijvoorbeeld leiden tot een waarschuwing, terwijl grote schendingen (zoals rijden onder invloed of het onderverhuren van het voertuig) zouden kunnen leiden tot de intrekking van de bedrijfswagen of het ontslag van de werknemer.

Een bedrijfswagen vormt een felbegeerde bonus voor werknemers, en biedt daarmee een vorm van extrinsieke motivatie die hun prestaties en betrokkenheid bij het werk kan verhogen. Voor bedrijven is het dan weer nuttig om bedrijfswagens aan te bieden, omdat ze zo hun employer brand en EVP kunnen versterken. Op de markt zijn er veel opties te vinden voor bedrijven van verschillende groottes. Echter, voordat je beslist om bedrijfswagens aan te bieden aan je werknemers, is het verstandig om samen te werken met een specialist om een goed bedrijfswagenbeleid op te stellen. Op die manier vermijd je juridische risico’s en kunnen zowel werkgevers als werknemers optimaal profiteren van deze aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarde.

Elke auto in Nederland moet verzekerd zijn, ook bedrijfswagens. Verzekeringsmaatschappijen maken wel onderscheid tussen privé- en zakelijk gebruik van voertuigen. Dit kan van invloed zijn op de premie van de verzekeringspolis. Vraag dit aspect na bij de verzekeringsmaatschappij, zodat je de juiste verzekering afsluit die past bij het gebruik van de bedrijfswagen. Zo kun je eventuele problemen voorkomen en ervoor zorgen dat de verzekering, indien gewenst, dekking biedt voor zowel zakelijk als privégebruik van de bedrijfswagen.

Een bedrijfswagen wordt in principe beschouwd als een zakelijke uitgave en wordt dus niet belast als hij alleen voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt. Echter, als een werknemer de bedrijfswagen ook voor privédoeleinden gebruikt en jaarlijks meer dan 500 km privé rijdt, wordt dit beschouwd als een vorm van loon in natura voor de werknemer. Deze vorm van inkomen staat bekend als de ‘bijtelling’ en wordt belast in de inkomstenbelasting. Het bedrag van de bijtelling wordt berekend als een percentage (meestal 22%) van de cataloguswaarde van de bedrijfswagen.

Ja, het is mogelijk dat een werknemer zijn of haar bedrijfswagen kan gebruiken voor zowel zakelijke als persoonlijke doeleinden. Als werkgever moet je in je bedrijfswagenbeleid dan wel duidelijk definiëren wat als privégebruik wordt beschouwd. Let wel op, want het is goed mogelijk dat je werknemer extra belasting moet betalen. Gebruikt een werknemer de bedrijfswagen voor zowel zakelijke als persoonlijke doeleinden, en rijdt hij of zij per jaar meer dan 500 km privé? In dat geval moet je werknemer bijtelling betalen over de cataloguswaarde van de auto. Het bijtellingspercentage is meestal 22%. Dit betekent dat een bedrag gelijk aan 22% van de cataloguswaarde van de bedrijfswagen bij het belastbare inkomen van de werknemer wordt opgeteld. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het correct afdragen van deze belasting.

Hoeveel je als werkgever betaalt voor een bedrijfswagen hangt af van de deal die je hebt gesloten en het type auto dat je koopt of least. Bij een leaseovereenkomst zijn de kosten meestal maandelijks, terwijl je bij de aankoop van een wagen een groter bedrag in één keer zal moeten betalen.

Bedrijfswagens zijn altijd populair geweest in Nederland, zelfs tijdens economische crises. Ze zijn immers een geweldig extraatje voor werknemers en bieden een fantastische manier om de employer brand van bedrijven te versterken.

Hoeveel km een werknemer mag rijden met een bedrijfswagen verschilt van bedrijf tot bedrijf. Vaak gelden er geen beperkingen, zolang je de auto voor zakelijke doeleinden gebruikt. Wil je als werkgever toch een kilometerbeperking opleggen? Dan moet je dit duidelijk vastleggen in je bedrijfswagenbeleid.

Een bedrijfswagenprogramma houdt in dat de werkgever voertuigen koopt en onderhoudt ten behoeve van de werknemers. Met deze bedrijfswagens kunnen de werknemers reizen op kosten van de werkgever. Ze hoeven hun eigen auto dus niet meer te gebruiken om zakelijke reizen te maken.