360 graden feedback: Hoe werkt het?

360 graden feedback is een middel voor personeelsontwikkeling, dat vooral gebruikt wordt door leidinggevenden. Anders dan bij het traditionele feedbackgesprek tussen werknemer en leidinggevende, beoordelen hier nog andere personen de prestaties en competenties van de medewerker (feedbackontvanger). Mogelijke feedbackgevers of beoordelaars bij 360 gradenfeedback zijn:

• de werknemer zelf (door zelfbeoordeling)

• de direct leidinggevende

• collega’s

• medewerkers

• externe personen, zoals klanten

Bij eendimensionale feedback is er sprake van slechts één beoordelaar: de leidinggevende of manager. De werknemer zelf is niet actief betrokken bij het feedbackproces. Eendimensionale feedback is dus een soort eenrichtingscommunicatie waarbij de manager de werknemer beoordeelt. Dit in tegenstelling tot wat het geval is bij 360 graden feedback, waarbij ook de werknemer zelf en andere belanghebbenden betrokken zijn. 

Bij 360 graden feedback krijg je meerdere meningen te horen, waardoor je een vollediger en objectiever beeld van de werknemer krijgt.

360 graden feedback bestaat uit een combinatie van zelfbeoordeling en externe beoordelingen. Uit de verschillende beoordelingen kunnen vervolgens de ontwikkelingsmogelijkheden van de werknemer worden afgeleid. 

Aan de ene kant beoordelen werknemers zichzelf, bijvoorbeeld met de volgende vragen:

• Hoe vind je dat je omgaat met andere medewerkers of leidinggevenden?

• Hoe beoordeel je je eigen sterke en zwakke punten?

• Welke successen en mislukkingen zijn er tijdens de laatste prestatieperiode geweest?

• Wat ontbrak er volgens jou om je mogelijkheden ten volle te benutten?

Op basis van de antwoorden kan de werknemer een zelfbeeld ontwikkelen en dit vergelijken met het beeld dat anderen van hem of haar hebben.

Het externe imago wordt gevormd door de prestatiebeoordeling van collega’s, leidinggevenden of/en klanten. Het voordeel van deze methode is dat de werknemer uitgebreidere feedback krijgt over zijn of haar prestaties en dat een subjectieve beoordeling door de leidinggevende wordt voorkomen. Werknemers hebben nu eenmaal een andere relatie met hun leidinggevende dan met collega’s die op hetzelfde niveau staan.

Goede voorbereiding, duidelijke planning

Met Personio heb je altijd toegang tot feedback en informatie van medewerkers, zodat je goed voorbereid aan je personeelsgesprekken begint.

Functies ontdekken

De 360°-beoordeling bestaat uit vier verschillende stappen:

Als je een 360 gradenbeoordeling in je bedrijf introduceert, moet je dat duidelijk communiceren naar de medewerkers. Leg uit hoe dit feedbackinstrument werkt en luister naar de eventuele zorgen van je werknemers.

Bepaal welke personen feedback zullen geven aan een werknemer. Breng ze op de hoogte van de procedure. Stel de vragenlijst op voor de 360 gradenfeedback, bijvoorbeeld met behulp van HR-software. Het is belangrijk dat de enquête gevalideerd en bedrijfsspecifiek is. Deze zaken zorgen ervoor dat de resultaten betrouwbaar zijn, geschikt zijn voor dagelijks gebruik en relevant zijn voor je bedrijf. 

Laat de vragen opstellen door geschoolde experts of vraag aan een bureau om bestaande vragenlijsten te selecteren die passen bij het beoogde doel.

Verzamel en evalueer feedback van de verschillende feedbackgevers. Als het een online-enquête betreft, kunnen de gegevens gemakkelijk geanalyseerd worden. Bovendien biedt een online-enquête het voordeel dat alle deelnemers hun antwoorden anoniem kunnen indienen. Zo krijg je eerlijkere antwoorden en dat zorgt voor meer toegevoegde waarde.

Deel de resultaten met je werknemer. Om ervoor te zorgen dat de feedback resultaat oplevert, moet je doelen stellen en stappen ondernemen om die te bereiken. Je moet deze doelen regelmatig controleren, bijvoorbeeld tijdens de reguliere functioneringsgesprekken. De volgende vragen vereisen extra aandacht:

• Waar komt deze feedback vandaan en van welke groep komt deze?

• Wat is de functie van de feedbackgever?

• Welke conclusies kan de werknemer trekken uit de feedback en hoe reageert hij of zij er in het beste geval op?

• Welke aspecten van de feedback zou de werknemer graag willen verbeteren?

Deze vragen zijn denkprocessen waarover de werknemer samen met de leidinggevende moet nadenken. Tot slot is het belangrijk om eerst de maatregelen te bespreken die in de toekomst moeten worden genomen.

Bovendien moeten deze initiatieven worden opgevolgd en gecontroleerd, net als ieder ander proces waarbij een systeem of verandering wordt ingevoerd. Met name de leidinggevende dient de geplande stappen voor de persoonlijke ontwikkeling van de medewerkers te begeleiden en te sturen. 

Maar hoe behoud je als leidinggevende het overzicht over een team van tien mensen? Software kan je hierbij helpen. Met HR-software kun je de personeelsontwikkeling documenteren en bijhouden. Zo kun je negatieve personeelsontwikkelingen sneller herkennen en tijdig ingrijpen.

Als je wilt dat 360 graden feedback de ontwikkeling van je werknemers op lange termijn bevordert, zijn er een paar zaken waarmee je rekening moet houden.

• Anonimiteit: de beoordeling van een werknemer moet anoniem zijn. Dit is de enige manier om een eerlijke beoordeling te krijgen van zijn of haar prestaties en mogelijkheden. Is de beoordeling niet anoniem, dan bestaat het gevaar dat de feedbackgevers de werknemer oppervlakkig beoordelen of belangrijke zaken achterhouden, omdat ze bang zijn dat hun opmerkingen gevolgen kunnen hebben.

• Focus op ontwikkeling: zorg dat de vragenlijst voor de 360 graden feedback ontwikkeld is om competenties te beoordelen die echt belangrijk zijn voor de personeelsontwikkeling. Vraag niet alleen feedback over de zwakke punten van een werknemer, maar ook over de sterke punten.

• Relevantie voor de functie van de werknemer en het bedrijf: de gegevens verkregen door de vragenlijst moeten relevant zijn voor de beoordeelde medewerker en voor het bedrijf. Het heeft bijvoorbeeld weinig zin om IT’ers te beoordelen op de manier waarop ze met klanten omgaan, als ze weinig of geen contact met klanten hebben.

De 360 graden beoordeling biedt verschillende voordelen ten opzichte van de reguliere feedbackgesprekken tussen leidinggevenden en werknemers, zoals:

• Objectiviteit: 360 gradenfeedback is niet afhankelijk van één persoon. Collega's en klanten die nauw samenwerken met je werknemer, kunnen hem of haar vaak beter beoordelen, vergeleken met een manager.

• Meer aspecten: iedere beoordelaar zal iets anders opmerken over de werknemer. Zo kom je meer te weten over de persoon in kwestie en kun je de ontwikkelingsmogelijkheden beter in kaart brengen.

• Acceptatie: mensen accepteren gemakkelijker feedback die van meerdere mensen komt, in vergelijking met feedback die afkomstig is van één persoon.

Er zijn echter ook nadelen verbonden aan 360 graden feedback, zoals:

• Veel inspanning: omdat er verschillende mensen en stappen bij het proces betrokken zijn, is deze vorm van feedback erg tijdrovend. Je moet bijvoorbeeld de vragenlijst voorbereiden en nakijken. Met HR-software kun je deze processen vereenvoudigen.

• Anonimiteit: anonimiteit heeft twee kanten. Enerzijds kunnen de beoordelaars vrijuit spreken dankzij de anonimiteit. Anderzijds kunnen ze deze vrijheid ook misbruiken om de beoordeelde werknemer te kwetsen met wraakzuchtige beoordelingen.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Het is belangrijk dat alle betrokkenen van tevoren een intensieve training krijgen over hoe het proces werkt. Als je 360 graden feedback gebruikt, moet je rekening houden met twee belangrijke competenties.

Ten eerste is het belangrijk dat alle betrokkenen de juiste ingesteldheid hebben. Enerzijds zijn er de mensen die feedback geven. Zij moeten begrijpen dat dit proces niet bedoeld is om fouten te vinden bij collega's of ze te wijzen op hun gebreken. De nadruk ligt meer op constructieve feedback. Daarvoor moet de feedbackgever nagaan wat de sterke en zwakke punten van zijn of haar collega, en deze analyseren. Welke gedragspatronen hebben tot dusver de beste en de zwakste resultaten opgeleverd? Het is de bedoeling om de professionele en persoonlijke ontwikkeling van je collega's te ondersteunen door hun zwakke punten te analyseren. De sterke punten moeten dus doelgericht worden gebruikt en de zwakke punten moeten tot een minimum worden beperkt.

Anderzijds moeten de beoordeelde werknemers de negatieve feedback kunnen aanvaarden en deze beschouwen als een kans om hun zwakke punten te ontdekken en eraan te werken. Doen ze dat niet, kan er al snel een soort verwijtende sfeer ontstaan. In dat geval zal de betrokken werknemer hoogstwaarschijnlijk negatief reageren op de feedback en hier verder niets mee doen. Misschien verlaat hij of zij zelfs je bedrijf.

Ten tweede moet je goed opletten wanneer je 360 graden feedback toepast. De methode is bijvoorbeeld niet geschikt voor crisissituaties of vlak voordat nieuwe functies moeten worden ingevuld, wanneer mensen in kleine teams werken. Er bestaat namelijk een groot risico dat de resultaten dan vertekend zijn. Waarom? Collega's willen misschien een persoonlijk voordeel behalen of positieve feedback geven aan een bevriende collega, terwijl dat niet helemaal terecht is.

Voor performance management vormt 360 graden feedback een goede basis, aangezien het een algemene, objectieve beoordeling van de prestaties van werknemers ondersteunt. Dit soort feedback is daarom uitermate geschikt voor intensieve en gedetailleerde functioneringsgesprekken. Het geven van 360 graden feedback is echter tijdrovend en kan niet regelmatig, bijvoorbeeld iedere maand, worden georganiseerd. Nochtans is het belangrijk dat feedbackmomenten regelmatig plaatsvinden, en dat feedback concreet en toekomstgericht is. Hoe zorg je er dan voor dat prestatiebeoordelingen het hele jaar door consistent plaatsvinden? Daarvoor heb je performance management nodig dat is aangepast aan de behoeften van de werknemers.

Wanneer je vragen opstelt voor 360 graden feedback, moet je steeds je doel voor ogen houden. Als je 360 graden feedback gebruikt om de prestaties van je werknemers te evalueren, kies dan voor algemene vragen die voor elke werknemer op een bepaald functieniveau van toepassing zijn.

Als je 360 graden feedback daarentegen uitsluitend gebruikt om de ontwikkeling van je werknemers te bevorderen, dan kun je elke vraag personaliseren. 

Dit zijn enkele voorbeeldvragen die een manager tijdens een functioneringsgesprek zou kunnen stellen: 

• Welke successen heb je dit jaar behaald? Door deze vraag te stellen begin je het gesprek op een positieve manier. Dit helpt een goede verstandhouding tot stand te brengen en stelt de manager in staat om zijn werknemer beter te begrijpen. 

• Hoe kan ik je helpen om je werk gemakkelijker te maken? Deze vraag geeft blijk van empathie. Het geeft je de gelegenheid om de prestaties van het bedrijf te verbeteren. Vraag of er extra tools of bepaalde trainingen zijn die de medewerker kunnen helpen om betere prestaties te leveren.

• Op welke gebieden denk je dat je verbetering nodig hebt? Deze vraag zet de werknemer aan om kritisch naar zijn eigen werk te kijken. Hierdoor zijn sommige problemen ook gemakkelijker bespreekbaar.

• Wat zijn je doelen op korte termijn binnen ons bedrijf? Met deze vraag kun je zien welke medewerkers vooruitgang willen boeken in hun carrière, en wat deze mensen motiveert.

• In welke functie zie je jezelf in de toekomst werken? Dit geeft je de kans om het ontwikkelingstraject van je werknemer te bespreken en op die manier kun je laten zien welke toekomstmogelijkheden er zijn in het bedrijf.

In theorie is het gemakkelijk om feedback te geven. In werkelijkheid moet je echter goed begrijpen hoe je doeltreffende, kritische feedback geeft, die geen onrust en nare gevoelens veroorzaakt. 

Dit zijn de 5 belangrijkste regels die je kunt toepassen voor het geven van doeltreffende feedback:

1. Wees direct: draai niet om de hete brij heen, en wees zeker niet passief agressief. Geef directe en oprechte feedback waar je werknemer iets aan heeft. 

2. Veroordeel niet: feedback moet opbouwend zijn en moet je gesprekspartner de kans geven om met de feedback aan de slag te gaan. Het doel is nooit om iemand af te kraken.

3. Wees specifiek: hoe vollediger en nauwkeuriger je feedback, hoe zinvoller die zal zijn. Verwijs naar specifieke gedragingen en handelingen in plaats van naar veronderstellingen en gevolgtrekkingen. 

4. Vermeld het effect van het gedrag: bespreek indien nodig de logische gevolgen van het gedrag of de handelingen van je gesprekspartner. Op welke manier heeft het gedrag van de medewerker invloed op het team? Verhoogt het gedrag de werkdruk voor iemand anders? Dit helpt de beoordeelde medewerker te begrijpen waarom je feedback belangrijk is.

5. Geef tijdig feedback: geef je feedback zo snel mogelijk. Wacht geen maanden om iemand te vertellen dat je zijn of haar werk waardeert. Als je kritische feedback geeft, gun jezelf dan eerst een paar dagen om na te denken over wat je precies wilt zeggen. Zorg er wel voor dat je de persoon daarna snel confronteert met het voorval.