Wat is ziekteverzuim? Regels en protocollen

Ziekteverzuim doet zich voor waarin een medewerker niet op het werk verschijnt en ziekte opgeeft als reden voor zijn of haar afwezigheid. Wat belangrijk is om hierbij in de gaten te houden, is de verhouding tussen het aantal ziektedagen en het totale aantal werkdagen gedurende een bepaalde periode. Verzuimbeheersoftware is hiervoor een praktisch instrument.

We onderscheiden vier typen ziekteverzuim, die we hieronder meer in detail zullen toelichten:

1. Kortdurend ziekteverzuim

2. Frequent kortdurend ziekteverzuim

3. Langdurend ziekteverzuim

4. Ongeoorloofd verzuim

Vanaf de dag van de ziekmelding begint een teller te lopen. Onder kortdurend verzuim verstaat men een periode van maximaal zes weken waarin een werknemer geheel of gedeeltelijk afwezig is wegens arbeidsongeschiktheid. Als een werknemer maximaal drie keer kortdurend verzuimt binnen een periode van twaalf maanden, wordt dit beschouwd als een ‘normaal’ verzuimpatroon en is er meestal geen reden tot bezorgdheid.

Verzuimt een medewerker binnen een periode van twaalf maanden drie keer of vaker voor zo’n korte periode, dan spreken we van frequent kortdurend ziekteverzuim. 

Als een ziekmelding wordt gevolgd door een verzuimperiode die langer duurt dan zes weken, dan spreken we van langdurend ziekteverzuim. Dit type ziekteverzuim kan maximaal twee jaar duren.

Er is sprake van ongeoorloofd verzuim wanneer een medewerker zonder geldige reden afwezig is van het werk, of wanneer deze onterecht ziekte als reden opgeeft voor zijn of haar afwezigheid. In situaties waarbij een werknemer niet opdaagt voor het werk, is het belangrijk voor de werkgever om de juiste procedures te volgen. Dit omvat zowel het achterhalen van de oorzaak van de afwezigheid als het nemen van passende maatregelen in overeenstemming met het bedrijfsbeleid. Om de ware toedracht van het verzuim te achterhalen en te beoordelen of het verzuim al dan niet gerechtvaardigd is, kan de werkgever de hulp inschakelen van een bedrijfsarts.

Efficiënte processen, hogere productiviteit

HR levert een beslissende bijdrage aan de productiviteit van medewerkers. Want als personeelsprocessen voor iedereen gemakkelijk zijn, houden je medewerkers meer tijd over voor hun eigenlijke werk. Personio helpt je daarbij! 

Productiever worden met Personio

De werkgever en werknemer moeten zich, in samenwerking met de bedrijfsarts en/of de arbodienst, gezamenlijk inspannen om de verzuimende medewerker zo snel mogelijk te laten re-integreren in ‘passend werk’. De bedrijfsarts bepaalt hiervoor de mogelijkheden en voorwaarden. Volgens de Wet verbetering poortwachter moet onder passend werk worden verstaan ‘de arbeid die gelet op opleiding en ervaring in redelijkheid van een arbeidsongeschikte werknemer kan worden verlangd’ (BW 7: 658a, lid 3).

De vele regels en verplichtingen die gelden voor de werkgever en werknemer zijn na te lezen in de Werkwijzer poortwachter van het UWV. In dit artikel worden slechts enkele van deze verplichtingen behandeld.

Dit zijn de verplichtingen van de werknemer bij ziekteverzuim:

• De medewerker moet bereikbaar zijn voor de werkgever en de bedrijfsarts of arbodienst.

• De medewerker moet actief werken aan zijn of haar herstel en mag het herstel niet belemmeren of vertragen.

• De medewerker moet meewerken aan zijn of haar re-integratie. Dit betekent onder meer dat de medewerker passend werk accepteert, indien nodig.

Dit zijn de verplichtingen van de werkgever bij ziekteverzuim:

• De werkgever moet een contract afsluiten met een bedrijfsarts of arbodienst.

• De werkgever mag niet informeren naar de aard en de oorzaak van de ziekte van de zieke medewerker. Wel mag de werkgever vragen wanneer de werknemer het werk denkt te kunnen hervatten en hij mag ook informeren naar de lopende werkzaamheden. In deze context rijst de vraag of het toegestaan is voor een werkgever om contact op te nemen met de werknemer tijdens het ziekteverzuim. Essentieel hierbij is het vinden van een balans tussen noodzakelijke communicatie en het eerbiedigen van de privacy van de werknemer.

• Binnen een week na een ziekmelding, moet de werkgever deze melden bij de arbodienst.

• Na zes weken verzuim stelt de werkgever samen met de medewerker een plan van aanpak op, gebaseerd op de probleemanalyse die de bedrijfsarts heeft geformuleerd.

• De werkgever moet de werknemer passend werk aanbieden of opdragen. Als de werknemer niet meewerkt aan zijn re-integratie, is de werkgever verplicht stimulerende maatregelen te nemen. Op voorstellen voor passend werk die de medewerker doet, moet de werkgever positief reageren.

• Indien er naast (of in plaats van) ziekte sprake is van een arbeidsconflict, dan dienen beide partijen actief te werken aan een oplossing.

• Gedurende de eerste twee jaar van ziekteverzuim geldt er een ontslagverbod. Aan het einde van deze periode beoordeelt het UWV in hoeverre de partijen aan de verplichtingen hebben voldaan.

Download onze gids voor personeelsstrategie

Om het welzijn van je medewerkers centraal te stellen heb je een strategie nodig die is opgesteld op basis van jouw personeel. Download vandaag nog onze gids en stappenplan om je eigen personeelsstrategie te ontwikkelen, rechtstreeks van de Chief People Officer van Personio.

Download de gids

Een werkgever kan het ziekteverzuim op verschillende manieren verlagen:

• Stel duidelijke regels op in een verzuimprotocol waar je werknemers zich aan moeten houden.

• Probeer de signalen van verzuim, zoals een verminderde productiviteit, op tijd te herkennen om escalatie te voorkomen.

• Bevorder de gezondheid van je werknemers door niet alleen een gezonde werkomgeving aan te bieden (denk bijvoorbeeld aan voorzieningen om samen te sporten), maar ook door de werk-privébalans in de gaten te houden.

• Toon betrokkenheid bij je werknemers en vraag regelmatig hoe het met ze gaat.

Een verzuimprotocol is een document, opgesteld door de werkgever, waarin staat welke stappen werkgever en werknemer doorlopen, vanaf het moment dat een werknemer zich ziek meldt. Het verzuimprotocol moet in overeenstemming zijn met de verplichtingen die de Wet verbetering poortwachter oplegt, zodat eventuele juridische problemen in een later stadium kunnen worden voorkomen. Bijvoorbeeld, in gevallen van een arbeidsconflict naar aanleiding van een ziekmelding is het cruciaal om zorgvuldige procedures en duidelijke communicatielijnen te hanteren. Het protocol weerspiegelt het beleid van de organisatie, draagt bij aan de gewenste bedrijfscultuur en maakt ook deel uit van het personeelshandboek.

Wil je een effectief verzuimprotocol opstellen in je bedrijf? Een belangrijke overweging in dit proces is verzuimbegeleiding. Hierbij dienen strategieën voor het omgaan met ziekteverzuim naadloos geïntegreerd te worden in de bedrijfsprocessen. Laat je dan adviseren door een expert, en maak gebruik van een voorbeeldprotocol. Welke elementen kan een verzuimprotocol zoal bevatten?

• Leg in detail de procedure vast hoe en wanneer de medewerker zich ziek en beter moet melden. Specificeer ook bij wie de meldingen moeten worden gedaan, bijvoorbeeld de leidinggevende, de HR-afdeling of een andere relevante instantie.

• Geef aan wanneer en hoe de medewerker bereikbaar moet zijn, en bepaal hoe vaak er contact nodig is met de leidinggevende tijdens de ziekteperiode.

• Geef een duidelijke beschrijving van de rol en de verantwoordelijkheden van de arbodienst. Verduidelijk ook de rechten en verplichtingen van de medewerker tijdens ziekte, inclusief eventuele rapportage- en documentatievereisten.

• Beschrijf de vervolgstappen, zoals beschreven in de Werkwijzer poortwachter.

• Specificeer hoe de re-integratie van de medewerker in het arbeidsproces zal verlopen en welke rechten en plichten zowel de werknemer als de werkgever hebben tijdens dit proces.

• Leg vast hoe te handelen als een medewerker ziek is tijdens zijn of haar vakantie, en welke procedures in dat geval moeten worden gevolgd. Stel ook de regels vast met betrekking tot het opnemen van vakantie tijdens een ziekteperiode.

• Beschrijf de procedure die moet worden gevolgd als er zich een arbeidsconflict voordoet en een medewerker zich als gevolg van dit conflict ziek wil melden. Benadruk dat medewerkers zich enkel ziek kunnen melden wanneer er daadwerkelijk sprake is van arbeidsongeschiktheid, zoals vastgesteld door een bedrijfsarts. Volg hierbij de richtlijnen inzake arbeidsconflicten.

• Geef aan bij wie de medewerker terecht kan met eventuele bezwaren of klachten met betrekking tot de procedures rondom ziekteverzuim en re-integratie. Dit kan bijvoorbeeld bij de HR-afdeling, een vertrouwenspersoon of een onafhankelijke instantie zijn.

• Vermeld dat de medewerker te maken kan krijgen met een waarschuwing en verschillende sancties bij het niet naleven van de regels en verplichtingen met betrekking tot ziekteverzuim en re-integratie.

De werkgever is verplicht om minimaal 70% van het brutoloon van de zieke werknemer door te betalen gedurende de eerste twee jaar na de ziekmelding. In veel cao’s is vastgelegd dat het loon in de eerste periode 100% wordt doorbetaald. Lees hier meer over op de website van Rijksoverheid en het UWV.

Het is sterk aanbevolen om een verzuimgesprek te voeren met een medewerker, wanneer hij of zij zich driemaal of vaker ziek heeft gemeld binnen een periode van twaalf maanden. In dat geval spreken we van frequent kortdurend verzuim. Dit type verzuim kan een indicatie zijn van mogelijk langdurige uitval in de toekomst. Daarom is het van essentieel belang om de verzuimdata nauwkeurig bij te houden. Op die manier kun je tijdig het gesprek aangaan om de oorzaak van dit patroon te achterhalen en passende actie te ondernemen.

Een verzuimverzekering is een extra dekking die je als werkgever kunt afsluiten om je te beschermen tegen de kosten van ziekteverzuim. Een verzuimverzekering is geen verplichte verzekering. De onderneming kiest zelf in welke mate en voor welke schade zij zich verzekert. Hier zijn enkele voorbeelden van dekkingen die een verzuimverzekering kan bieden:

• Loonkosten die doorlopen tijdens ziekte;

• Doorlopende werkgeverslasten;

• Productieverlies en bijkomende kosten.

Naast de keuze van een geschikte verzuimverzekering, speelt verzuimpreventie een cruciale rol in het verminderen van de impact van ziekte op de werkvloer.

In de eerste twee jaar van ziekte of arbeidsongeschiktheid mag een werknemer in principe niet worden ontslagen. Op deze regel bestaan wel uitzonderingen. Zo is de medewerker verplicht om mee te werken aan zijn of haar re-integratie. Ook ontslag tijdens de proeftijd is toegestaan.

Het ziekteverzuimpercentage in Nederland is in 2022 gestegen tot een recordpercentage van 6,3%. In 2021 was het ziekteverzuim nog 4,8%.

In Nederland is er binnen de eerste twee jaar van ziekte of arbeidsongeschiktheid geen wettelijk maximum aantal ziektedagen per jaar bepaald. Wel is het onder voorwaarden toegestaan dat de werkgever één of twee onbetaalde wachtdagen instelt per ziekmelding. Dit betekent dat de werknemer geen recht heeft op loondoorbetaling voor de eerste één of twee dagen van ziekte. 

Als werkgever mag je zelf geen oordeel vellen over de ziekte van de medewerker en de mate van arbeidsongeschiktheid. In sommige gevallen kan de werkgever gerede twijfels hebben over de rechtmatigheid van een ziekmelding. In zo'n situatie is het mogelijk om een spoedconsult aan te vragen bij de arbodienst. De bedrijfsarts kan dan beoordelen of de ziekmelding rechtmatig is en of er sprake is van arbeidsongeschiktheid. Het is belangrijk om hier zorgvuldig mee om te gaan en de privacy van je werknemers te respecteren.