Ziekmelding: redenen, procedures en beheer

Een ziekmelding is de formele melding waarbij een medewerker zijn of haar werkgever op de hoogte brengt van een periode van afwezigheid als gevolg van ziekte. De ziekmelding impliceert ook het volgen van specifieke procedures, zowel door de werkgever als door de betreffende werknemer.

Enkele veelvoorkomende redenen voor een ziekmelding zijn:

• Griep of verkoudheid;

• Een langdurige of chronische ziekte;

• Psychische problemen, zoals een burn-out of depressie;

• Een letsel ten gevolge van een ongeval;

• Medische behandeling of operatie.

Zwangerschap is een specifieke reden om zich ziek te melden. Bij zwangerschap is er sprake van zwangerschapsverlof en zijn er specifieke wettelijke beschermingsregels van toepassing voor de zwangere medewerker.

De procedure van ziekmelding bestaat uit verschillende stappen, variërend van het eerste contact tussen de werknemer en de werkgever tot de formele communicatie met de relevante partijen, zoals de bedrijfsarts of arbodienst. 

Welke stappen moet een werknemer volgen in het kader van een ziekmelding?

• Informeer de werkgever zo snel mogelijk over de ziekte.

• Volg de bedrijfsregels rondom ziekmeldingen zoals vastgelegd in het arbeidscontract, de cao en/of het bedrijfsreglement.

• Houd de werkgever op de hoogte van de verwachte duur van de ziekte.

• Geef betermeldingen door aan de werkgever en de bedrijfsarts of arbodienst.

Als je als werkgever een ziekmelding ontvangt van een medewerker, dan moet je de volgende stappen ondernemen:

• Je meldt de zieke werknemer binnen de week bij de arbodienst of bedrijfsarts.

• Je geeft de werknemer duidelijk de regels en procedures mee die hij of zij dient te volgen.

• Je vraagt aan de werknemer of hij of zij een idee heeft over wanneer het werk weer kan worden hervat.

De arbodienst of bedrijfsarts heeft als taak om de ernst van de ziekte te beoordelen en te onderzoeken hoe de werknemer kan re-integreren in het bedrijf na eventueel herstel.

Met de verlofregistratiesoftware van Personio kunnen bedrijven de afwezigheden wegens ziekte effectief beheren en de communicatie tussen medewerkers en managers beter stroomlijnen. Personio’s HR-oplossing voor afwezigheidsbeheer biedt bovendien nuttige tools om een helder verzuimprotocol op te stellen en te handhaven, en om effectieve communicatie tussen werknemers en leidinggevenden te bevorderen.

Stap voor stap de bedrijfscultuur versterken

Hoe consolideer je met eenvoudige middelen een sterke bedrijfscultuur? De experts in deze gids laten het je zien.

Gids nu downloaden

De wetgeving en het beleid rondom ziekmeldingen zijn bedoeld om zowel de medewerker als de werkgever te beschermen, en om te zorgen voor een eerlijke en transparante afhandeling van het ziekteverzuim. Waar moet je als werkgever rekening mee houden?

• Loondoorbetaling bij ziekte: het loon van de zieke werknemer wordt minimaal 70% en maximaal 100% doorbetaald, afhankelijk van het arbeidscontract en/of de cao.

• Privacybescherming: het is verboden om medische gegevens uit te wisselen tussen de werkgever en de bedrijfsarts.

• Wet verbetering poortwachter: een actieve re-integratie bij langdurige ziekte moet bevorderd worden. Zowel de werkgever als werknemer moeten hieraan bijdragen.

• Twee re-integratiesporen: aan de zieke medewerker moet passend werk worden geboden binnen en buiten de organisatie.

• Mogelijk recht op een ziektewetuitkering bij contractbeëindiging tijdens ziekte.

Tijdens de ziekte van een werknemer is het belangrijk om alle documentatie goed bij te houden. In een tool kan je exact noteren wat de sleutelmomenten waren, zoals de aanmelding van de ziekte, het bezoek van de bedrijfsarts en eventuele verdere stappen. Vergeet ook niet om ziekmeldingen en ziektebriefjes bij te houden.

Bij langdurige ziekte zal er een probleemanalyse en stappenplan moeten worden uitgewerkt voor de re-integratie. Hiervoor is het belangrijk dat je alle gegevens bijhoudt van de bedrijfsarts of arbodienst om later naar terug te kunnen grijpen. 

Een correcte ziekmelding omvat de volgende onderdelen:

• De reden van ziekmelding, dit mag algemeen geformuleerd zijn.

• De geschatte datum van terugkeer naar het werk.

• De gegevens van de werknemer.

Om een idee te hebben van hoe een ziekmelding eruit zou moeten zien, geven we hieronder een voorbeeld.

“Beste [naam leidinggevende],

Ik wil je laten weten dat ik me vandaag helaas ziek moet melden wegens [algemene omschrijving, geen medische details]. Ik verwacht op [geschatte datum] weer aan het werk te kunnen. Mocht mijn situatie veranderen, dan laat ik je dit zo snel mogelijk weten.

Met vriendelijke groet,

[Naam medewerker]”

Het is belangrijk voor werkgevers om zorgvuldig om te gaan met ziekmeldingen en de re-integratie van hun medewerkers. Op die manier voorkom je onnodig ziekteverzuim en ondersteun je jouw medewerkers in hun herstel- en re-integratieproces. Wanneer een arbeidsconflict leidt tot ziekteverzuim, is het belangrijk voor zowel de werkgever als de medewerker om de onderliggende problemen aan te pakken en samen tot een oplossing te komen.

Een arbeidsconflict kan leiden tot stress en ziekte bij een betrokken medewerker. Dit kan dan resulteren in een ziekmelding. Door middel van goede communicatie en conflictbemiddeling kunnen arbeidsconflicten sneller worden opgelost en onnodige ziekmeldingen worden voorkomen.

Welke verantwoordelijkheden heb je als werkgever in het kader van ziekmeldingen van medewerkers, en hoe moet je hieromtrent communiceren? We leggen het je hieronder uit.

• Hoe werkgevers moeten omgaan met ziekmeldingen.

• Het belang van een effectief ziekteverzuimbeleid.

• Communicatie met de werknemer tijdens de ziekteperiode.

Als werkgever is het je taak om begrip te tonen voor zieke medewerkers en contact met ze te blijven houden gedurende hun herstel. Merk je echter op dat bepaalde medewerkers vaak ziek zijn, dan is het aan jou als werkgever om aan de alarmbel te trekken en hier dieper in te duiken.

Het is daarom belangrijk om als werkgever een goed ziekteverzuimbeleid op te stellen en te hanteren. Op die manier kun je niet alleen ziekmeldingen op de werkvloer voorkomen en beperken, maar je geeft je werknemers ook duidelijke richtlijnen en procedures die ze moeten volgen als ze ziek zijn.

Bij een ziekmelding is een goede communicatie van cruciaal belang. Het voeren van een duidelijke communicatie voorkomt misverstanden, bevordert de re-integratie van de medewerker en draagt bij aan een positieve en vertrouwelijke relatie tussen werkgever en werknemer.

Persoonlijke communicatie, zoals telefonisch contact, speelt een waardevolle rol wanneer een medewerker zich ziekmeldt. Het stelt de werkgever in staat om empathie en begrip te tonen en biedt de gelegenheid om de medewerker te ondersteunen tijdens een moeilijke periode.

Template voor personeelsplanning

Met de personeelsplanning bepaal je hoeveel medewerkers en welke kwalificaties je op welk moment nodig hebt om je bedrijfsdoelstellingen te realiseren.

Download hier onze Excel-template voor personeelsplanning.

Een ziekmelding van een medewerker die volgt op een ontslag of officiële waarschuwing brengt extra juridische en procedurele uitdagingen met zich mee voor werkgevers. In zulke situaties is het belangrijk voor de werkgever om zich bewust te zijn van de rechten en plichten van zowel de medewerker als de werkgever.

Als een medewerker zich ziekmeldt na een ontslag, moet de werkgever de ziekmelding doorgeven aan het UWV binnen vier dagen na de ontslagdatum. De werkgever blijft betrokken bij de re-integratie van de zieke werknemer. De werknemer blijft verantwoordelijk voor het naleven van de regels rondom ziekteverzuim en re-integratie.

Wanneer een medewerker zich ziekmeldt na het ontvangen van een officiële waarschuwing, is het belangrijk voor de werkgever om rechtvaardig en transparant te blijven in de communicatie met zowel de medewerker als de bedrijfsarts of arbodienst.

In uitzonderlijke situaties kan je als werkgever overwegen om een ziekmelding niet te accepteren. Dit vraagt om een zorgvuldige afweging en nauwkeurige communicatie met de betrokken medewerker en de arbodienst of bedrijfsarts. Enkele situaties waarin dit zou kunnen voorkomen zijn:

• Bij ongegronde ziekmeldingen, zonder duidelijke reden;

• Vermoeden van misbruik van ziekteverzuim, zoals het verrichten van ander werk tijdens ziekte;

• Het niet naleven van de regels rondom ziekmeldingen en re-integratie in het arbeidscontract, de cao en/of het bedrijfsreglement.

Als werkgever ben je verplicht om tijdens het eerste jaar van ziekte minimaal 70% van het loon van de werknemer door te betalen, mits het bedrag boven het minimumloon ligt. Dit percentage kan hoger zijn, afhankelijk van wat er in de cao staat vermeld.

Vanaf het tweede jaar van ziekte ben je als werkgever ook nog verplicht om minimaal 70% van het loon door te betalen, maar nu mag het bedrag wel onder de grens van het minimumloon komen. 

Er bestaan subsidies en compensatieregelingen bij langdurige ziekte, maar deze gelden alleen in specifieke gevallen, zoals bij het ontslag van een werknemer na twee jaar ziekte of het in dienst hebben van mindervalide medewerkers. 

Je kan je als werkgever wel indekken tegen de hoge kosten van ziekteverzuim met verschillende verzekeringen. Kies een verzekering die het beste bij je bedrijf en situatie past.

Een medewerker moet zich zo snel mogelijk ziekmelden bij zijn of haar werkgever. De ziekmelding gebeurt bij voorkeur vóór aanvang van de werkdag of zo vroeg mogelijk op de dag van ziekte.

Om zich correct ziek te melden, moet de medewerker schriftelijk aan de werkgever laten weten waarom hij of zij ziek is en wanneer hij of zij verwacht weer aan het werk te kunnen. Ook dient de medewerker eventuele betermeldingen door te geven aan de werkgever.

Een medewerker die zich niet correct ziekmeldt, kan geconfronteerd worden met verschillende negatieve gevolgen, zoals het verminderen of vervallen van loondoorbetaling tijdens ziekte, een verstoring van het re-integratieproces, en in sommige gevallen zelfs disciplinaire maatregelen, zoals een officiële waarschuwing of zelfs ontslag op staande voet. De specifieke gevolgen hangen af van de ernst van de situatie en het beleid van de werkgever.