Wat is een workation en hoe bevordert het de productiviteit?

Een workation refereert naar de combinatie van werken en het houden van vakantie. Organisaties hebben sinds de coronapandemie steeds meer te maken met ‘het nieuwe werken’ waardoor steeds meer mogelijkheden voor werknemers ontstaan om plaats- en tijdonafhankelijk te werken. Een workation is daar een goed voorbeeld van.

Zo kan een werknemer die normaal gesproken op een kantoor werkt in Utrecht, nu het werk doen vanuit een hotel in Willemstad op Curaçao. Tijdens de lunch tussen het werk door kan hij of zij een frisse duik nemen in de zee. Hoewel werken op vakantie voorheen werd afgekeurd, ziet men vandaag in dat er een groot aantal voordelen verbonden zijn aan de combinatie van vakantie en werk.

Naast de nieuwe ontwikkelingen die ontstaan vanuit het nieuwe werken, wordt tegelijkertijd het welzijn van werknemers een steeds grotere prioriteit voor hr-afdelingen. Een grotere tevredenheid en betrokkenheid van werknemers draagt significant bij aan het succes van een organisatie. Door in te spelen op de workationtrend kun je als bedrijf het welzijn van je werknemers aanzienlijk vergroten, op een innovatieve manier.

De combinatie van vakantie en werk brengt een groot aantal voordelen met zich mee, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Denk hierbij aan zaken als een betere work-lifebalance, vermindering van stress en meer inspiratie. We hebben de voordelen van een workation voor je op een rij gezet.

• Door workations toe te staan, vergroot je de concurrentiepositie van je bedrijf op een competitieve arbeidsmarkt.

• Het aanbieden van workations zorgt voor een grotere loyaliteit onder werknemers.

• De productiviteit van werknemers neemt toe, bevestigd door het artikel genaamd ‘Work‐from‐anywhere: The productivity effects of geographic flexibility’.

• Het verlaagt ziekteverzuim dat wordt veroorzaakt door stress en burn-outs.

• Het levert meer creativiteit en innovatie op dankzij de frisse blik die werknemers ervaren tijdens en na het houden van een workation.

• Een workation zorgt voor een hogere productiviteit.

• Het zorgt voor een betere balans tussen werk en het privéleven.

• Het draagt bij aan een verhoogde focus.

• Workations dragen bij aan de vermindering van stress. 

Een workation klinkt voor velen als muziek in de oren. Toch brengt het ook uitdagingen met zich mee. Zo vraagt menig werkgever zich af hoe betrokken de werknemer zich zal blijven voelen bij de organisatie tijdens zo’n workation. Ook moeten er manieren worden gezocht om de samenwerking met collega’s te faciliteren die zich in andere tijdzones bevinden.

Voor de ene werknemer zorgt die vervagende grens tussen werk en privé voor een betere balans, maar voor de andere levert het juist meer stress op. Ook is het mogelijk dat de werknemer er tijdens een workation achterkomt dat het contact met collega’s erg wordt gemist. We hebben de nadelen van een workation voor zowel de werkgever als werknemer voor je op een rij gezet.

• Het vraagt om een aanzienlijke investering in nieuwe werkvormen voor teams, managers en werkprocessen.

• Het vraagt om een grotere mate van gegevensbeveiliging en compliance.

• Het maakt het moeilijk om een gevoel van saamhorigheid te creëren tussen collega’s die over de hele wereld verspreid zijn.

• Een workation draagt mogelijk bij aan een verhoogde werkdruk door de vervagende grens tussen werk en vrije tijd.

• Het contact met collega’s wordt mogelijk gemist tijdens een workation.

• Workations brengen soms extra of hogere kosten met zich mee voor de werknemer.

De kosten die gemaakt worden in het kader van een workation zijn (deels) aftrekbaar, mits er aan specifieke voorwaarden is voldaan. Ten eerste moet de Belastingdienst de workation als een zakelijke activiteit beschouwen. De workations die worden opgegeven bij de Belastingdienst worden individueel beoordeeld. Dit betekent dat er een grijs gebied bestaat over wat wel en wat niet als zakelijk wordt beschouwd. De vuistregel is dat een workation bij de Belastingdienst voor minstens 50% als een zakelijke activiteit moet kunnen worden bestempeld.

Niet alle kosten die worden gemaakt tijdens een workation zijn aftrekbaar. Alleen de kosten waarvan kan worden aangetoond dat ze bij het zakelijke deel van de workation horen, zijn aftrekbaar.

Over het algemeen vallen de kosten van een workation onder de categorie ‘representatie’ bij de Belastingdienst. De kosten die hieronder vallen zijn vergelijkbaar met de kosten die worden gemaakt in het kader van een zakenreis. Dit betekent dat er een drempelbedrag van € 5.100 euro wordt gehanteerd door de Belastingdienst. Alle kosten boven dit bedrag komen in aanmerking.

Het is duidelijk dat een workation, mits goed georganiseerd, een grote toegevoegde waarde kan hebben voor je organisatie. Hoe zorg je ervoor dat een workation succesvol is voor zowel de werknemer als werkgever? Hieronder hebben we acht tips voor je op een rij gezet die je op weg helpen.

• Gebruik het aanbieden van een workation als middel om je bedrijfscultuur uit te dragen.

• Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van de juridische en fiscale regelgeving met betrekking tot werknemers die werkzaam zijn vanuit een ander land.

• Maak duidelijke afspraken over wat wel en wat niet van de werknemer verwacht wordt.

• Bepaal vooraf duidelijk op welke tijden je werknemer beschikbaar moet zijn en welke tijden flexibel kunnen worden ingevuld. 

• Faciliteer en stimuleer het gebruik van tools die nodig zijn om onafhankelijk van tijdzone samen te werken.

• Houd de documentatie bij van de output die je werknemers genereren. Dit zorgt namelijk voor inzicht in het proces, de denk- en werkwijze en stimuleert de samenwerking op afstand.

• Neem met je werknemer door wat de beperkingen zijn rondom de ziektekosten- en reisverzekeringen.

• Schakel de juiste partners in om workations mogelijk te maken.

• Zorg voor duidelijke afspraken rondom het administratieve proces van gemaakte kosten tijdens een workation.

Het managen van werknemers die op workation gaan, vraagt om een asynchrone organisatie. Een medewerker die op workation is, start mogelijk pas met zijn werk wanneer jij als manager aan je avondeten begint. Het is dus belangrijk om te zorgen dat de benodigde gegevens en documenten op elk moment beschikbaar zijn. Zorg er daarom voor dat alle processen, werkwijzen en argumentatie gedocumenteerd worden. Daarnaast is het erg belangrijk om het contact te onderhouden. Op deze manier maak je de gevoelsmatige afstand tot de organisatie kleiner.

Nee, een workation kost je werknemer geen vakantiedagen. De werknemer zet immers zijn werk voort, zij het op een andere locatie.

De kosten van een workation zijn afhankelijk van een aantal verschillende zaken. Denk hierbij onder meer aan de bestemming, de reisperiode, de reisduur, het soort verblijf en het soort en aantal zakelijke activiteiten.