De thuiswerkplek inrichten voor je werknemers: regels en tips!

Het woord zegt het zelf: thuiswerken betekent dat je werkt vanuit huis. Het werk dat een medewerker normaal gesproken vanuit kantoor uitvoert, doet hij of zij nu thuis. Thuiswerken valt onder het telewerken en is onderdeel geworden van ‘het nieuwe werken’. Het komt steeds vaker voor. Veel banen zijn geschikt voor thuiswerk, voornamelijk als werknemers hun werk kunnen uitvoeren via een laptop of desktop. 

Als werkgever moet je rekening houden met de arboregels. Die regels zeggen dat werknemers veilig en gezond hun werk moeten kunnen doen. Dit gaat zowel om werk dat op kantoor wordt uitgevoerd als om thuiswerk. Het is dus de bedoeling dat je hiertoe als werkgever de juiste mogelijkheden en faciliteiten biedt aan je medewerkers. 

Toen we in 2020 met z’n allen meer thuis begonnen te werken, deden werknemers dat vaak vanop de bank of aan de keukentafel. Dat werkt voor een tijdje, maar erg ergonomisch is het niet. Al snel zullen ze last krijgen van hun rug. 

Om je werknemers te helpen om thuis een goede werkplek in te richten, kun je als werkgever een budget voorzien, zodat medewerkers een degelijke bureaustoel, tafel en eventueel verlichting kunnen aanschaffen. Op die manier kunnen ze een vaste werkplek creëren bij hun thuis, die op lange termijn ook beter is voor hun lichaam.

Zorg er ook voor dat je medewerkers over een laptop beschikken waarmee ze vanuit huis kunnen werken en bied eventueel extra schermen aan die ze thuis kunnen gebruiken. Dat is ook weer beter voor de zithouding. 

Om ervoor te zorgen dat je werknemers optimaal hun werk kunnen doen van huis uit, geven we graag nog de volgende tips mee voor wat betreft het inrichten van de thuiswerkplek.

• Richt, indien mogelijk, liever een aparte kamer in om thuis te werken in plaats van te werken aan de keukentafel of vanop de bank. Zo kan een medewerker makkelijker werk en privé gescheiden houden.

• Zorg voor voldoende daglicht. Hoe meer natuurlijk licht er is, hoe beter. Is dat er niet? Ga dan voor een heldere verlichting (wit licht) om de concentratie te bevorderen.

• Ga voor een bureau dat groot genoeg is. Een blad van 120 op 80 cm is ideaal. Je armen moeten in een rechte hoek kunnen leunen op het bureau wanneer je eraan zit. Is dit niet het geval? Dan is je bureau te hoog of te laag.

• Je bureau staat het beste naast een raam, zodat het licht langs de zijkant binnenvalt. Zo spiegelt de zon minder in je scherm en zal je ook niet met je ogen knijpen.

• Ga voor een bureaustoel die je volledig op maat kunt afstellen. Wanneer je in de stoel zit, moeten je benen een hoek van 90 graden maken, net zoals je armen wanneer ze rusten op het bureau. Je rug zou moeten aansluiten op de kromming van de stoel.

• Positioneer je werkmateriaal op een correcte manier. Idealiter staat je beeldscherm recht voor je op ongeveer een armlengte afstand en je toetsenbord staat op 10 cm afstand van de bureaurand.

• Als laatste is het belangrijk om de werkplek steeds zo netjes mogelijk te houden. 

• Pas de arbeidsomstandigheden aan aan thuiswerk aan de hand van flexibele werktijden.

• Voer een pauzeregeling in of kies voor een timetrackingtool.

• Pas waar nodig de werkinhoud aan, zodat medewerkers op thuiswerkdagen aangepaste taken kunnen doen die makkelijk vanuit huis gedaan kunnen worden.

• Kies een tool waarmee je online meetings kunt houden, zoals Zoom of Microsoft Teams.

• Zorg dat je werknemers digitaal toegang hebben tot alle documenten door in de cloud te werken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan Google Drive of Microsoft SharePoint.

• Gebruik een communicatietool zoals Slack om de mailbox niet vol te laten lopen.

Wie verantwoordelijk is voor de inrichting van de thuiswerkplek hangt af van de regelmaat waarin je werknemers thuiswerken. Werken ze meerdere dagen per week thuis? Dan heb je als werkgever een zorgplicht. Dit betekent dat je er als werkgever verantwoordelijk voor bent dat je werknemer zijn of haar werkplek op een goede, comfortabele manier kan inrichten. Probeer hier dus zoveel mogelijk op in te zetten door middel van educatie. Vandaag de dag voorzien veel werkgevers bovendien een specifiek budget voor de inrichting van de thuiswerkplek.

De kosten voor de inrichting van de thuiswerkplek hangen af van welke materiële zaken een medewerker nodig heeft om zijn werk goed te kunnen uitvoeren en welke zaken de medewerker eventueel al tot zijn beschikking heeft. Een laptop met muis en headset is de basis. Hieraan zou je nog een extra scherm, een apart toetsenbord, een bureaustoel en een werktafel of bureaumeubel kunnen toevoegen. De kosten om een comfortabele thuiswerkplek te creëren kunnen dus al gauw oplopen.

Een goede werkplek, of dit nou op kantoor is of bij de medewerker thuis, vereist steeds een degelijke tafel en bureaustoel. Aanvullend is het goed om te werken met een apart scherm dat op de juiste hoogte staat, een aparte muis en eventueel een apart toetsenbord.