Werkplan: wat is het en hoe maak je er een?

Zeker als in een team aan een groot project wordt gewerkt, zien medewerkers soms door de bomen het bos niet meer. Ze overzien niet meer hoe hun werkzaamheden bijdragen aan het doel en verliezen de volgtijdelijkheid uit het oog. De kans dat een medewerkrer een project dan efficiënt en succesvol afrondt, neemt hierdoor af.

In een werkplan geef je duidelijk aan wat de doelen van het project zijn en welke werkzaamheden moeten plaatsvinden om die te bereiken. Je splitst het werk op in overzichtelijke stukken, plant die in binnen de tijd, en stelt vast wie wat wanneer oppakt en welke medewerker hiervoor eindverantwoordelijk is. 

Ook op individueel niveau kan een medewerker geholpen zijn met een gestructureerd werkplan. Hierbij worden de doelen, werkzaamheden en planning van een bepaalde medewerker vastgesteld.

Leestip: Ontdek hoe het nieuwe werken het dagelijks werk verandert.

Om tot een goed werkplan te komen, benoem je een aantal vaste elementen.

Met een project geef je invulling aan het behalen van de strategische bedrijfsdoelen. Het kan natuurlijk ook zijn dat een medewerker zijn of haar persoonlijke doelen wil verwezenlijken, zoals die werden vastgelegd in het functioneringsgesprek. Die doelen maken dan onderdeel uit van het performance management.

Zorg dat je de doelen eenduidig en helder formuleert en pols bij je medewerkers of zij ze op de juiste manier interpreteren. Beschrijf ook de achtergrond en de context: waarom is dit zo belangrijk?

Formuleer je doelstellingen voor de korte, middellange en lange termijn. Zorg ook dat je doelstellingen SMART geformuleerd zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

• Specifiek-Wat gaan jullie exact doen? Wat wil je bereiken? Wie is de doelgroep

• Meetbaar - Hoe maak je de resultaten meetbaar? NB: benoem ook je uitgangspunt.

• Acceptabel - Zijn de gestelde doelen acceptabel of aanvaardbaar en leiden ze echt tot verandering?

• Realistisch - Zijn de doelen realistisch?

• Tijdgebonden- Wanneer moet het project zijn afgerond?

Wat heb je nodig om de gestelde doelen te realiseren? Welke en hoeveel mensen zet je daarvoor in? Welke expertise is vereist? Is extra opleiding, training of begeleiding wenselijk? Welke middelen of faciliteiten zijn nodig? Wat voor kostenplaatje hangt hieraan vast?

Breng in kaart welke mogelijke beren er op de weg liggen. Is er intern voldoende tijd beschikbaar voor dit project of moet je wellicht externe capaciteit inschakelen? Is er voldoende expertise in huis of is extra scholing nodig? Door mogelijke tegenslagen in dit stadium te identificeren, blijf je ze een stap voor en ben je verzekerd van een soepele voortgang.

Benoem alle noodzakelijke werkzaamheden om tot het gewenste doel te komen. Splits ze zoveel mogelijk op, zodat de taken afgebakend en te overzien zijn.

Aan de werkzaamheden koppel je medewerkers met de benodigde expertise. Houden meerdere mensen zich met één onderdeel bezig, dan bepaal je ook wie uiteindelijk eindverantwoordelijk is voor het op te leveren resultaat van dit onderdeel.

Stel de planning van de werkzaamheden op en houd de volgtijdelijkheid daarbij in de gaten. Zorg dat er voldoende lucht in je planning zit, zodat de einddoelen ook bij een eventuele tegenslag gewoon gehaald kunnen worden.

• Je bereikt efficiënt je gestelde doelen.

• Werkzaamheden worden optimaal op elkaar afgestemd.

• Medewerkers weten precies waarom ze bepaalde werkzaamheden uitvoeren.

• Medewerkers weten exact wat er van ze wordt verwacht

• Formuleer helder en eenduidig wat het doel van je werkplan is.

• Knip werkzaamheden op, zodat ze overzichtelijk blijven voor medewerkers.

• Breng mogelijke bottlenecks in kaart.

• Stel een realistische planning op.

Hier vind je een voorbeeld van een werkplan, waarbij je voor iedere doelstelling de stappen kunt benoemen om daar te komen.

Werkplan project: projectnaam Aanleiding:uitdaging of probleem  Doel: wat wil je bereiken?

Doelstelling 1:

Doelstelling 2:

Een werkplan helpt zowel jou als werkgever als je medewerkers om een project of traject behapbaar te maken en de gestelde doelen te realiseren.

In een werkplanning staat beschreven wie, wanneer, welke werkzaamheden verricht.

Het UWV (Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen) biedt mensen die werkloos zijn geworden de mogelijkheid om een persoonlijk werkplan op te stellen. Met dit plan kunnen zij hun kansen op het vinden van een passende baan vergroten.