Wat te doen als een werknemer niet komt opdagen op het werk?

Je hebt een drukke dag voor de boeg en je kijkt uit naar de uitdagingen die je te wachten staan. Sommige collega’s zijn al vroeg aanwezig op het werk, anderen komen precies op tijd, en weer anderen komen iets later. Maar dan is er één medewerker die helemaal niet komt opdagen. Tien minuten gaan voorbij, een half uur, zelfs een uur, maar er is nog steeds geen teken van leven van deze collega. Je ergste nachtmerrie wordt werkelijkheid: je werknemer komt vandaag niet meer opdagen. Als manager sta je voor de vraag: hoe ga je om met zo’n situatie? 

We zetten hieronder op een rij wat je als manager het beste (niet) kunt doen als een van je medewerkers niet komt opdagen.

Weersta de neiging om meteen boos te worden. Onthoud dat je werknemer waarschijnlijk de regels kent. Er kan dus een legitieme reden zijn waarom je werknemer niet is komen opdagen. Trek geen overhaaste conclusies en ga er niet automatisch van uit dat je werknemer een kwaadwillige intentie heeft. Blijf in plaats daarvan kalm, denk positief en concentreer je op het vinden van een vervanger voor de afwezige collega. Op die manier kan het werk ononderbroken doorgaan. Zodra je een oplossing hebt gevonden, kun je uitzoeken waarom je werknemer niet is komen opdagen.

Na een bepaalde tijd, meestal vastgelegd in het verzuimprotocol, bel je de werknemer op om te vragen of alles goed met hem of haar gaat. Misschien heeft de medewerker een noodgeval gehad waardoor bellen onmogelijk was. Neemt je werknemer zijn telefoon op? Zo ja, vraag dan steeds of hij of zij hulp nodig heeft. Op deze manier toon je oprechte bezorgdheid zonder een oordeel te vellen.

Tijdens het gesprek moet je nog geen conclusies trekken over de rechtmatigheid van de afwezigheid. In deze fase moet je eenvoudigweg de situatie vaststellen, begrijpen wat er aan de hand is, en nagaan hoe je vandaag en eventueel de komende dagen kunt omgaan met de afwezigheid. 

Maar wat moet je doen als je werknemer niet komt opdagen en hij of zij bovendien niet bereikbaar is per telefoon? Laat indien mogelijk een bericht achter. Dit laat zien dat je om je werknemers geeft. Indien nodig kun je ook aan je collega’s vragen om contact op te nemen. Je kunt eventueel ook via andere communicatiekanalen in contact proberen te komen met je werknemer.

In het beste geval kun je rechtstreeks met je werknemer bellen. In dat geval is het handig om meteen naar de nodige documenten te vragen, zoals een medisch attest of een document dat de rechtmatigheid van de situatie bewijst. Dit bespaart je later veel tijd. 

Onder bepaalde omstandigheden is het toegestaan dat een medewerker niet komt opdagen op het werk zonder een voorafgaande kennisgeving. Zo is het begrijpelijk dat een medewerker niet op het werk verschijnt als er zich een noodgeval voordoet. Echter, het is onaanvaardbaar als een werknemer liegt over een noodgeval. Het bijhouden van documentatie is geen teken van wantrouwen in werknemers, maar eerder een noodzakelijke maatregel om misbruik te voorkomen. Door bewijs te vragen bij afwezigheid kan de organisatie alle verzuimgevallen op een eerlijke en transparante manier behandelen. Op die manier worden zowel de belangen van de werknemers als die van het bedrijf beschermd.

Maak je werknemers meer betrokken

Motiveer je medewerkers met regelmatige, transparante feedback en maak ze productiever.

Lees hier meer

In de meeste situaties is de afwezigheid van een medewerker gerechtvaardigd, vanwege redenen zoals een auto-ongeluk, een noodgeval met kinderen of familie, ziekte of gewoon pech. Echter, als een werknemer geen geldige reden heeft voor zijn of haar afwezigheid, dan heb je als werkgever of manager het recht om passende maatregelen te nemen. Het is wel belangrijk dat je dit op de juiste manier doet! 

Bedrijven beschikken over een aantal manieren om met een ongeoorloofde afwezigheid om te gaan, variërend van milde berispingen tot zwaardere disciplinaire maatregelen of zelfs ontslag. Het is aan te raden om de situatie nooit onnodig te verergeren en altijd te beginnen met een lichtere maatregel. 

Hier zijn een paar voorbeelden van disciplinaire maatregelen die je kunt nemen bij een ongeoorloofde afwezigheid: een mondelinge waarschuwing, een officiële schriftelijke waarschuwing, boetes, inhoudingen op het loon, en in de meest extreme situaties zelfs ontslag. Het is belangrijk om in al deze gevallen een tuchtdossier aan te leggen als onderdeel van het persoonlijke dossier. Dit zorgt ervoor dat alle informatie netjes wordt bijgehouden en later, indien nodig, als bewijsmateriaal kan dienen. 

Maar hoe kun je op een objectieve manier de gevolgen bepalen voor een werknemer die niet komt opdagen en onrechtmatig afwezig is? Een eerste vereiste is dat je een duidelijk, juridisch sluitend afwezigheidsbeleid laat opstellen en dit beleid opneemt in een van de volgende formele documenten: 

• de arbeidsovereenkomst;

• het bedrijfsreglement of de gedragscode;

• het personeelshandboek.

Beschik je als bedrijf over een helder verzuimbeleid, dan sta je juridisch sterker in je schoenen als het tot een arbeidsconflict zou komen met een van je medewerkers. Dergelijke conflicten ontstaan vooral wanneer werknemers een ontslag aanvechten. Om die reden raden we elk bedrijf aan om een strikt en nauwkeurig beleid uit te schrijven voor werknemers die niet komen opdagen. 

Naast het bieden van transparantie en duidelijkheid wanneer een werknemer niet komt opdagen, heeft een verzuimbeleid ook een belangrijke juridische waarde mocht de situatie escaleren tot een arbeidsconflict. Hieronder leggen we uit hoe je het beste een verzuimbeleid kunt opzetten.

Formuleer een helder verzuimbeleid en neem de regels op in het personeelshandboek. In het beleid beschrijf je minutieus de richtlijnen die gevolgd moeten worden wanneer een werknemer niet komt opdagen op het werk. Het afwezigheidsbeleid moet antwoord geven op vragen zoals:

• Hoe vraag je verlof aan?

• Hoe moet een werknemer bijzonder verlof aanvragen?

• Hoe ga je als werkgever en werknemer om met ziekteverzuim?

• Welke documenten heb je nodig bij afwezigheid?

• Hoe wordt een afwezigheid gecommuniceerd?

• Wat zijn de gevolgen als een medewerker onrechtmatig niet komt opdagen?

• Wat wordt in jouw bedrijf beschouwd als een onrechtmatige afwezigheid? 

Als je werknemers het verzuimbeleid kennen en ondertekend hebben, heb je juridisch gezien een poot om op te staan als er een conflictueuze situatie ontstaat. Zorg ervoor dat het beleid duidelijk en ondubbelzinnig beschreven is. 

Zodra je beleid helemaal op punt staat, is het belangrijk om het consequent toe te passen en alle werknemers op dezelfde manier te behandelen. In uitzonderlijke gevallen hanteert een bedrijf een nultolerantiebeleid. Als een werknemer ongeoorloofd niet komt opdagen, wordt hij of zij op staande voet ontslagen. Andere bedrijven hanteren bijvoorbeeld een systeem met 3 waarschuwingen.

We geven je de volgende tips mee met betrekking tot het handhaven van je verzuimbeleid: 

• Neem de ongewettigd afwezige persoon apart voor een individueel gesprek. Praat over het probleem. Bespreek op welke manieren het niet op tijd verschijnen of afwezig zijn van een werknemer de onderlinge relatie met collega’s en de productie negatief beïnvloedt.

• Ondanks de waardevolle bijdrage die een werknemer mogelijk levert, is het belangrijk om te benadrukken dat een werkgever het recht heeft om de werknemer te ontslaan of disciplinaire maatregelen te nemen wanneer hij of zij (herhaaldelijk) niet komt opdagen op het werk.

• Vraag de medewerker om uit te leggen waarom hij of zij niet is verschenen. De afwezigheid kan mogelijk diepere oorzaken hebben. Vraag de werknemer wat zijn of haar langetermijndoelen zijn binnen het bedrijf. Stel vervolgens een actieplan op om te voorkomen dat het probleem zich in de toekomst opnieuw voordoet.

• Documenteer elk geval van afwezigheid samen met HR in een digitaal personeelsdossier. 

• Zorg ervoor dat je het afwezigheidsbeleid op een gelijke manier toepast op alle personeelsleden van het bedrijf. Zo geef je een duidelijk signaal mee aan je werknemers dat het bedrijf consequent en eerlijk handelt in gevallen van verzuim.

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle werknemers, vooral nieuwe werknemers, zo snel mogelijk op de hoogte zijn van het bestaande verzuimbeleid. Een integrale en onmisbare stap in het onboardingproces is dan ook de communicatie van dit beleid. Bovendien is het essentieel dat het verzuimbeleid expliciet wordt opgenomen in de documentatie die aan nieuwe werknemers wordt verstrekt.

Stimuleer datagedreven keuzes

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Ga voor gedetailleerde HR-analyses

Het creëren en implementeren van een doeltreffend afwezigheidsbeleid kost veel tijd, maar toch is het absoluut de moeite waard. Hier zijn enkele voordelen van het hebben van een verzuimbeleid:

• Een hogere productiviteit;

• Preventieve aanpak van afwezigheden;

• Meer duidelijkheid voor al je managers;

• Juridische zekerheid in geval van geschillen;

• Minder geldverspilling door werknemers niet te betalen voor de uren die niet gepresteerd werden;

• Betere communicatie tussen managers en teamleden.

Een belangrijke eerste stap voor werkgevers en managers is om te achterhalen waarom een werknemer niet is komen opdagen. Door in gesprek te gaan met je werknemers over de redenen achter hun afwezigheid, kan je maatregelen nemen om deze situaties in de toekomst te voorkomen. Hier zijn enkele veelvoorkomende redenen waarom werknemers niet komen opdagen:

• Slechte communicatie over hun beschikbaarheid;

• Het niet begrijpen van het bestaande verzuimbeleid;

• Een inconsistente handhaving van het beleid;

• Problemen met de werkplanning;

• Problemen met thuiswerken;

• Het bedrijf gebruikt geen planningssoftware;

• Het bedrijf gebruikt geen app voor werknemerscommunicatie.

Het succes van je bedrijf hangt voor een groot deel af van de manier waarop je je werknemers aanstuurt. Het implementeren van een robuust afwezigheidsbeleid is hierbij een belangrijke eerste stap. Niettemin heeft het gebruik (of het ontbreken) van de juiste tools een grote invloed op de interne communicatie binnen een organisatie, zoals eerder besproken.

Online desktopapps zoals Slack en Teams zijn sinds de coronapandemie een ongelooflijk populair communicatiemiddel geworden op teamniveau. Echter, deze apps zijn voornamelijk gericht op communicatie en bieden beperkte functionaliteit. 

Voor HR-medewerkers zijn gespecialiseerde tools als Personio veel effectiever, omdat ze uitgebreide administratieve taken automatiseren en vereenvoudigen. Met Personio kunnen HR-medewerkers bijvoorbeeld het verlofbeheer, het onboardingproces en het elektronisch ondertekenen van documenten efficiënt afhandelen. 

Personio biedt een uitgebreid scala aan functies waarmee je eenvoudig een afwezigheidsbeleid kunt implementeren en communiceren binnen je organisatie. Met behulp van deze tool kun je niet alleen eenvoudig je personeelsdossiers beheren, maar je kunt ook de afwezigheden van al je medewerkers efficiënt bijhouden. 

Gratis informatie: laat je EVP aansluiten op je cultuur

De cultuur van je bedrijf is allesbepalend voor je employer brand en de manier waarop je het beste talent aantrekt. Klik hier voor onze complete gids om vandaag nog je bedrijfscultuur te definiëren en te communiceren.

Download nu

In de meeste bedrijven zal een werknemer waarschijnlijk niet al te streng berispt worden als hij of zij eenmalig afwezig is zonder daarvoor toestemming te hebben gekregen. Doet het verzuim zich daarentegen herhaaldelijk voor, heb je als werkgever de mogelijkheid om disciplinaire maatregelen te nemen. Deze maatregelen kunnen variëren van een mondelinge of schriftelijke waarschuwing tot een schorsing, en in extreme gevallen zelfs ontslag.

Hier zijn een paar dingen die je als werkgever kunt doen om het afwezigheidsprobleem preventief aan te pakken: 

• Stel een aanwezigheidsbeleid op voor werknemers.

• Handhaaf je aanwezigheidsbeleid consequent.

• Houd de afwezigheden van je werknemers nauwkeurig (digitaal) bij.

• Pak ongeplande afwezigheden en no-shows onmiddellijk aan.

• Behandel niet alleen de symptomen, maar ga op zoek naar de oorzaak.

• Vergeet niet om goed gedrag te belonen.

Elke werknemer heeft van tijd tot tijd vrije tijd nodig om van de stress af te komen en de batterijen weer op te laden. Om het welzijn van je werknemers te ondersteunen en ongeoorloofde afwezigheid te voorkomen, kun je als werkgever overwegen betaald verlof aan te bieden. Dit stelt je werknemers in staat om op een gezonde manier rust te nemen en helpt stress en burn-outs te voorkomen. Gelukkige werknemers zijn meer geneigd om aanwezig te zijn en zich betrokken te voelen bij hun werk.