Verzuim­begeleiding, wat moet ik regelen als ondernemer?

Verzuimbegeleiding omvat het ondersteunen van een zieke medewerker tijdens zijn of haar afwezigheid. Je biedt als werkgever ook de nodige hulp bij de re-integratie van de werknemer. Een goede begeleiding kan zorgen voor een snelle, verantwoorde terugkeer van de medewerker en kan de duur van het ziekteverzuim minimaliseren. Het bieden van zorg en begeleiding tijdens ziekte, is een belangrijk aspect van goed werkgeverschap. Ook ben je als werkgever wettelijk verplicht om bij ziekte van een medewerker een bedrijfsarts in te schakelen ter ondersteuning.

Om frequent, kortdurend ziekteverzuim effectief te voorkomen of te beperken, zul je eerst moeten kijken naar de oorzaken van het verzuim. Een aantal veel voorkomende oorzaken van frequente absentie zijn:

• fysieke problemen

• een onplezierige relatie met werkgever of collega’s

• onvrede over het werk of het inkomen

• persoonlijke problemen

• een te hoge werkdruk ervaren, werkstress

Langdurig ziekteverzuim wordt vaak voorafgegaan door kortdurend frequent verzuim. Is een medewerker langer dan 6 weken afwezig, dan noemen we dit langdurig ziekteverzuim. Mogelijke oorzaken van langdurig ziekteverzuim kunnen bijvoorbeeld zijn: 

• psychische klachten

• een ongeval

• een chronische ziekte, lichamelijke klachten

Als werkgever dien je diverse wettelijke verplichtingen na te komen bij ziekte van een van je werknemers. Volgens de Arbowet (Arbeidsomstandighedenwet) moet je niet alleen zorgen voor een veilige en gezonde werkplek, je dient als werkgever ook deskundige ondersteuning en verzuimbegeleiding te bieden als een medewerker niet kan werken wegens ziekte.

Hieronder vind je een chronologisch overzicht van de stappen die je als werkgever moet doorlopen als een medewerker ziek is:

1. Binnen een week: aanmelden

De eerste stap is het aanmelden van je zieke medewerker bij de arbodienst of bedrijfsarts. Zij kunnen je helpen bij het correct uitvoeren van de verzuimbegeleiding. Ben je verzekerd tegen ziekteverzuim? Geef dit dan op de eerste ziektedag door aan de arbodienst.

2. Na 6 weken: probleemanalyse

Als de zieke medewerker  langer dan zes weken afwezig is (langdurig ziekteverzuim), moet de arbodienst of de bedrijfsarts een probleemanalyse maken waarin de reden wordt gegeven waarom de medewerker niet meer tot werken in staat is. Ook wordt in deze analyse geformuleerd wat de kansen zijn op herstel en wanneer de zieke medewerker mogelijk weer aan het werk kan.

3. Na 8 weken: Plan van Aanpak

Uiterlijk twee weken nadat de probleemanalyse is opgesteld, stel je in samenspraak met de zieke medewerker een Plan van Aanpak (PvA) op. In dit plan staat uitgebreid beschreven wat zowel de werkgever als de medewerker zullen ondernemen, om ervoor te zorgen dat de medewerker de werkzaamheden weer kan hervatten. Je kunt eventueel ook een casemanager aanstellen die het plan begeleidt en controleert.

4. Elke 6 weken: voortgangsgesprekken

Elke zes weken bespreek je de voortgang van het PvA met je werknemer. Wanneer er sprake lijkt van langdurig verzuim, dan is het zaak eenre-integratiedossier bij te houden met daarin alle e-mails, documenten en formulieren die gebruikt zijn in dit stappenplan.

5. Na 42 weken: melden bij UWV

Als een medewerker 42 weken ziek is, moet dit gemeld worden bij het UWV. Dit kan online via het werkgeversportaal.

6. 46-52 weken: eerstejaarsevaluatie

Tussen week 46 en week 52 (gerekend vanaf de eerste dag van het eerste verzuim) maak je samen met je medewerker een eerstejaarsevaluatie, waarin jullie terugblikken op het eerste verzuimjaar. Ook stel je daarin vast welke doelstellingen je het komende jaar wilt behalen met het oog op de re-integratie van de medewerker, en hoe je dit precies gaat aanpakken. 7. 20 maanden: WIA-uitkering

Na 20 maanden ontvangt je medewerker via het UWV een WIA-aanvraagformulier. Dit formulier moet hij of zij binnen de drie weken invullen. Als de medewerker aan de wettelijke verplichtingen voldoet, zal hij of zij een WIA-uitkering ontvangen. 

Een goede verzuimbegeleiding kan echt het verschil maken voor je medewerker en voor je bedrijf. De voordelen van een goede verzuimbegeleiding op een rij:

• Met de juiste begeleiding zal vaak voorkomende, kortdurende absentie niet snel leiden tot langdurig verzuim.

• Door te helpen bij de re-integratie van de medewerker en door het inzetten van de juiste experts, zorg je ervoor dat de medewerker sneller terugkeert op de werkvloer.

• Als je het aantal ziektedagen weet te verlagen door als werkgever goede begeleiding te bieden, kun je geld besparen. Een zieke medewerker kost je namelijk gemiddeld € 260 per dag.

• Met een duidelijk, concreet plan ervaren de werkgever en medewerker meer rust en minder stress.

• Goede zorg voor je mensen zal jou als werkgever of bedrijf een betere reputatie opleveren.

Het is dus belangrijk om een zieke medewerker goed te begeleiden en je als werkgever te houden aan het stappenplan. Dit kan echter veel tijd en papierwerk kosten. Om de rompslomp en administratie te verlichten, kan de software voor verzuimbeheer van Personio van pas komen. Met deze software voor afwezigheidsbeheer houd je alle verzuimdossiers netjes digitaal bij. Zo beschikt HR altijd over een duidelijk overzicht en betrouwbare gegevens. 

Naast de doorlopende loonkosten, de kosten voor een vervanger en de kosten voor het verlies van productie, zijn er ook specifieke kosten van verzuimbegeleiding. Denk bijvoorbeeld aan de kosten voor het inschakelen van eenarbodienst of een bedrijfsarts en eventueel aanvullende arbeidsdeskundigen. Bovendien kost de verzuimbegeleiding veel tijd, en dus ook geld. Bij langdurige ziekte van een medewerker zijn er kosten voor re-integratie en in sommige gevallen moet ook de werkplek worden aangepast.

De werkgever mag informeren naar de lopende afspraken en werkzaamheden van de zieke werknemer, en het adres en telefoonnummer waarop hij of zij te bereiken is. Verder mag de werkgever vragen wanneer de medewerker verwacht weer aanwezig te zijn, en of hij of zij valt onder het vangnet van de Ziektewet. De medewerker hoeft de reden van het verzuim niet te specificeren.