Vakantiegeld berekenen en andere werkgeverslasten: wat wordt er van je verwacht?

Met vakantiegeld bedoelen we een extra bedrag, dat werknemers in de maand mei van hun werkgever ontvangen, bovenop hun maandsalaris. De officiële term hiervoor is vakantiebijslag.

Leestip: Wat betekent Payroll?

Het recht op vakantiegeld is wettelijk vastgelegd. De uitgangspunten zijn:

• Het vakantiegeld bedraagt minimaal 8% van het bruto jaarsalaris, berekend over de periode 1 juni van het voorgaande jaar tot en met 31 mei van het lopende jaar.

• De werkgever is ook vakantiegeld verschuldigd over onregelmatigheidstoeslagen, betaalde overuren, uitbetaalde vakantiedagen en provisies.

• Ook tijdens ziekteverlof wordt de 8% vakantiegeld berekend over het salaris van die periode.

• Vakantiegeld wordt uitbetaald in de maand mei, tenzij werkgever en werknemer een ander moment van uitbetaling schriftelijk vastleggen.

• Bij uitdiensttreding moet de werkgever vakantiegeld berekenen over de resterende periode. De uitbetaling is onderdeel van de eindafrekening, en die kan in een andere maand plaatsvinden.

Van de basisregel van minimaal 8% van het bruto jaarsalaris kan in bepaalde gevallen worden afgeweken:

• Bij een hoger salaris mag van het minimumpercentage worden afgeweken. Over het bedrag boven driemaal het minimumloon hoeft geen vakantiegeld te worden uitgekeerd. Dit mag alleen als de werknemer daar schriftelijk mee instemt.

• In een cao kan een andere regeling zijn vastgelegd, maar alleen als het bruto jaarsalaris minimaal 108% van het minimumloon bedraagt.

Vakantiegeld bereken je eenvoudig. Neem het bruto jaarsalaris en vermenigvuldig dit met 0,08. Een rekenvoorbeeld: een medewerker heeft een vast bruto maandsalaris van € 2.850. Zijn bruto jaarsalaris is dus € 34.200 en zijn vakantiegeld bedraagt € 2.736.

Vakantiegeld is een brutobedrag dat bovenop het reguliere maandsalaris komt. Dit kan consequenties hebben voor het belastingtarief.

Template voor personeelsplanning

Met de personeelsplanning bepaal je hoeveel medewerkers en welke kwalificaties je op welk moment nodig hebt om je bedrijfsdoelstellingen te realiseren.

Download hier onze Excel-template voor personeelsplanning.

In de volksmond wordt de 8% brutoloon die in mei als toeslag wordt uitbetaald, aangeduid als ‘vakantiegeld’. Eigenlijk is dit onjuist. Vakantiegeld is feitelijk het reguliere salaris dat doorbetaald wordt gedurende het vakantieverlof. De officiële term voor het extra geldbedrag, die vermeld moet worden op de salarisspecificatie, is vakantietoeslag. Deze toeslag staat los van het vakantieverlof.

In Nederland hebben werknemers wettelijk recht op doorbetaalde verlofuren. Per jaar gaat het daarbij om viermaal het aantal uren in een werkweek. Het vakantieverlof komt daarmee op vier werkweken. In veel cao’s zijn daarnaast nog een aantal ‘bovenwettelijke’ vakantiedagen opgenomen. In cao’s worden ook afspraken gemaakt over de officiële feestdagen. Hier zijn geen wettelijke regels voor.

Hoewel vakantiegeld in principe betaald wordt aan het begin van de zomerperiode, staat het de medewerker vrij om het vakantiegeld naar eigen inzicht te besteden. De laatste jaren dichten werknemers er steeds vaker financiële gaten mee.

Vakantiegeld wordt in principe eenmaal per jaar op een vast moment uitgekeerd. Dit heeft voor- en nadelen voor zowel werkgever als werknemer. We delen enkele overwegingen.

• De jaarlijkse uitbetaling van vakantiegeld in mei zorgt voor een piek in de personeelskosten. De werkgever doet er daarom goed aan om deze 8% maandelijks te reserveren.

• Het is mogelijk om in overleg met de werknemer de uitkering van het vakantiegeld uit te stellen. Dat kan nodig zijn als een bedrijf financieel in zwaar weer zit, maar mag alleen na schriftelijke instemming van de werknemer. Het gaat om een loonoffer en de werknemer mag niet onder druk gezet worden om te tekenen. De arbeidsinspectie legt sancties op aan werkgevers die hierin tekortschieten.

• Vakantiegeld mag ook maandelijks vooruit worden betaald. Werkgever en werknemer kunnen hier samen voor kiezen en dit schriftelijk vastleggen. Bedenk wel, als een medewerker hierom vraagt kan dit een indicatie zijn voor financiële zorgen. Maak beleid voor dergelijke situaties in het kader van gezondheidsmanagement en work-lifebalance.

Vakantiegeld is een primaire arbeidsvoorwaarde en is onderdeel van de werkgeverslasten. Het totaal van de werkgeverslasten is fors hoger (reken op zo’n 30%) dan het brutosalaris dat de werknemer te zien krijgt op zijn loonstrook.

De ondernemer betaalt als werkgeverslasten onder meer de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet, premies voor volksverzekeringen (AOW, Anw en Wlz) en premies voor werknemersverzekeringen (WW, WAO, WIA en de Ziektewet).

Het werkelijke percentage dat een organisatie daaraan kwijt is, verschilt echter per werkgever. Een variabele kostenpost is bijvoorbeeld de premie werknemersverzekeringen: gedurende tien jaar nadat een werknemer ziek uit dienst is gegaan, blijft de werkgever een hogere premie verschuldigd. Gezondheidsmanagement en preventief ziekteverzuimbeleid kan deze langdurige extra kostenpost voorkomen.

Nee, een werkgever is bij wet verplicht vakantiegeld uit te betalen. Hij kan niet eenzijdig besluiten om het vakantiegeld in te houden. Niet alleen vast personeel, ook flexkrachten hebben recht op vakantiegeld.

Ja dat is toegestaan, maar het is een loonoffer. Dat kan alleen gebracht worden als de werknemer daar uitdrukkelijk en schriftelijk mee instemt. Een werkgever die eenzijdig besluit het vakantiegeld (nog) niet uit te keren kan rekenen op sancties van de Arbeidsinspectie.

In principe vindt de uitbetaling van het vakantiegeld plaats in de maand mei. Werkgever en werknemer kunnen samen schriftelijke afspraken maken over bijvoorbeeld een maandelijkse uitbetaling, of betaling op een ander tijdstip.

Ja, ook een zieke werknemer heeft recht op vakantiegeld over zijn bruto jaarsalaris. Bij langdurige ziekte mogen salaris en vakantiegeld wel verlaagd worden tot 70%.

In de volksmond spreekt men van vakantiegeld. De officiële term is vakantiebijslag. Af en toe wordt ook de term vakantietoeslag gebruikt.