Vakantiedagen uitbetalen: hoe werkt het?

Elke werknemer heeft recht op een aantal betaalde vakantiedagen. Als een werknemer vakantiedagen wil opnemen, dan moet hij of zij zich houden aan enkele spelregels. De regeling verschilt naargelang je te maken hebt met wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen. We bespreken beide soorten vakantiedagen hieronder.

Elke werknemer heeft recht op een wettelijk aantal vakantiedagen per jaar. In uren is dit 4 keer het aantal uren dat hij per week werkt. Deze kun je vervolgens makkelijk omzetten in vakantiedagen. Werkt je werknemer gedurende het jaar bijvoorbeeld 40 uur per week? Dan heeft hij of zij recht op 160 vakantie-uren per jaar. Dit komt overeen met 20 betaalde vakantiedagen per jaar. Het is dus eenvoudig om het aantal vakantiedagen te berekenen. De werkgever betaalt het loon gewoon door tijdens de vakantie.

Een werknemer kan de vakantiedagen ook opnemen in losse uren. Hij of zij moet de wettelijke vakantiedagen wel tijdig opnemen, aangezien ze kunnen vervallen. Hierover bestaat specifieke wetgeving, maar het is mogelijk om van deze regels af te wijken door middel van een cao of individuele afspraak in de arbeidsovereenkomst.

Als een werknemer meer vakantiedagen opbouwt dan het wettelijk aantal (wettelijke vakantiedagen), dan spreken we van ‘bovenwettelijke’ vakantiedagen. Bovenwettelijke vakantiedagen zijn dus extra vakantiedagen die bovenop de wettelijke vakantiedagen komen. 

De bovenwettelijke vakantiedagen kunnen worden vastgelegd in een cao, het bedrijfsreglement of het arbeidscontract. In principe blijven deze vakantiedagen 5 jaar geldig, al kan hier ook van afgeweken worden. Een werknemer kan deze vakantiedagen ook laten uitbetalen.

Beheer de vakanties van uw medewerkers met deze praktische Excel-vakantieplanner

• Overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken

• Met nationale feestdagen (regionale feestdagen kunnen gemakkelijk worden toegevoegd)

• Automatische berekening van vakantie-aanspraken en resterende vakantiedagen

Download: Excel-sjabloon vakantieplanner

De regels hierover zijn heel eenvoudig. De bovenwettelijke vakantiedagen die een werknemer niet heeft opgenomen, kunnen worden uitbetaald door de werkgever. Het is geen verplichting, maar het kan wel. In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen nadere afspraken staan over de bovenwettelijke vakantiedagen. De wettelijke vakantiedagen die een werknemer niet heeft opgenomen, kunnen niet uitbetaald worden, tenzij aan het einde van het contract.

Bij ontslag of vertrek van een werknemer moeten alle vakantiedagen door de werkgever worden uitbetaald. Dit doe je als werkgever via de eindafrekening. Een zorgvuldige vakantieplanning is essentieel om ervoor te zorgen dat alle werknemers hun welverdiende rust kunnen nemen zonder de bedrijfsvoering te verstoren. Bij ontslag of vertrek moet je daarbovenop ook nog de opgebouwde vakantietoeslag betalen.

In het merendeel van de gevallen worden de vakantiedagen uitbetaald bij de eindafrekening, vaak wanneer het laatste loon betaald wordt. De werkgever heeft wettelijk gezien tijd tot een maand na de laatste werkdag van de werknemer om het verschuldigde vakantiegeld uit te betalen. 

Zolang de medewerker in dienst is, is het voor de werkgever niet mogelijk om de wettelijke vakantiedagen uit te betalen. Bij ontslag of bij vertrek is dit wel mogelijk. Wettelijke vakantiedagen kunnen niet onbeperkt opgespaard worden. De werknemer moet ze opnemen binnen de 6 maanden volgend op het jaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd.

Alle gegevens altijd beschikbaar met Personio

Roep met een paar klikken je belangrijkste kengetallen op en creëer relevante grafieken. En dat allemaal met gegevens die al centraal opgeslagen zijn.

Meer informatie over rapporten en analyses met Personio

De bovenwettelijke vakantiedagen mogen wél door de werkgever worden uitbetaald. Ook dit soort vakantiedagen kan een werknemer niet onbeperkt opsparen. Het indienen van een vakantieaanvraag is een eenvoudige procedure, maar het is belangrijk dat deze correct wordt geregistreerd en verwerkt. In bepaalde situaties kan onbetaald verlof een optie zijn, waarbij werknemers de mogelijkheid hebben om meer tijd vrij te nemen, buiten de betaalde vakantiedagen om. Deze vakantiedagen blijven in principe slechts 5 jaar geldig. Dit betekent dat de bovenwettelijke vakantiedagen binnen die termijn moeten worden opgenomen. Zo niet, dan zullen ze vervallen. Specifieke aandacht vereist het verlof bij overlijden. Empathie en nauwkeurigheid in de administratie zijn hierbij essentieel om de rechten van je werknemers te respecteren.

Het is mogelijk dat hierover een afwijkende regeling is voorzien in de cao of het arbeidscontract. Zo kan de werkgever in de arbeidsovereenkomst bijvoorbeeld een langere geldigheidstermijn voorzien voor de bovenwettelijke vakantiedagen. In dat geval krijgen deze regels voorrang en moeten deze gevolgd worden. 

Let wel op, een werknemer kan niet gedwongen worden om te kiezen voor een uitbetaling van bovenwettelijke vakantiedagen. Omgekeerd kan een werknemer ook geen loon eisen in ruil voor deze vakantiedagen. Als werkgever kun je deze vraag dan ook naast je neerleggen als je dit wenst.

Indien de mogelijkheid om vakantiedagen te kopen of verkopen is opgenomen in de cao of arbeidsovereenkomst, dan zou dit eventueel mogelijk zijn. De regels moeten wel duidelijk vastgelegd zijn. Enkel bovenwettelijke vakantiedagen kunnen  gekocht of verkocht worden. 

Een werknemer moet meer belastingen betalen over de uitbetaalde vakantiedagen. De regels zijn vrij complex. Hoe hoog het bedrag is, hangt onder meer af van het salaris. Voor een werknemer loont het zeker de moeite om te bekijken of het wel interessant is om de vakantiedagen te laten uitbetalen door de werkgever. 

Bovenwettelijke vakantiedagen zijn bijkomende vakantiedagen, die een werknemer bovenop de wettelijke vakantiedagen krijgt. Deze vakantiedagen worden vastgelegd in de cao of in de arbeidsovereenkomst. Bovenwettelijke vakantiedagen blijven in principe 5 jaar geldig. Ze kunnen ook uitbetaald worden op voorwaarde dat zowel de werknemer als de werkgever daarmee akkoord gaan.