Vakantiedagen berekenen: formules + uitbetalen

Vakantiedagen zijn die dagen dat een medewerker niet werkt, maar deze toch zijn of haar loon doorbetaald krijgt. Dat is goed voor de work-lifebalans en zorgt ervoor dat je medewerkers duurzaam inzetbaar zijn.

Medewerkers die fulltime werken hebben recht op minimaal 20 vakantiedagen per jaar. Dit kunnen er meer zijn, afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt in de cao of in de individuele arbeidsovereenkomst. Ook medewerkers die parttime werken hebben recht op vakantiedagen. Hun vakantiedagen worden berekend op basis van het aantal uren dat ze werken. Elke medewerker heeft dus naar rato recht op wettelijke vakantiedagen. 

Om het aantal vakantiedagen te berekenen vermenigvuldig je het aantal gewerkte uren met 4,4% (het percentage vakantie-uren per jaar bij 20 vakantiedagen). 

Formule: aantal gewerkte uren per jaar * 0,044 = aantal vakantie-uren per jaar.

Beheer de vakanties van uw medewerkers met deze praktische Excel-vakantieplanner

• Overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken

• Met nationale feestdagen (regionale feestdagen kunnen gemakkelijk worden toegevoegd)

• Automatische berekening van vakantie-aanspraken en resterende vakantiedagen

Download: Excel-sjabloon vakantieplanner

Het berekenen van het percentage aan vakantiedagen kan natuurlijk ook. Je vermenigvuldigt hiervoor het aantal vakantie-uren met 100% en deelt het resultaat door het aantal uren dat de medewerker in een jaar werkt.

Als een medewerker bijvoorbeeld 36 uur per week werkt, komt dit neer op 1.872 uur per jaar (52 weken x 36 uur). Bij 20 vakantiedagen hoort een totaal van 160 vakantie-uren (20 x 8 uur). Het percentage aan vakantiedagen is dan 8,5% (160 / 1.872 x 100%). 

Formule: (aantal vakantiedagen * werkuren per dag) / (weken per jaar * werkuren per week) * 100

Wanneer een medewerker uit dienst treedt, heeft hij of zij recht op de uitbetaling van de vakantiedagen die niet werden opgenomen. De vakantiedagen die niet werden opgebruikt, worden dan als onderdeel van de eindafrekening bij de ontslagvergoeding uitgekeerd.

De berekening hiervoor is eenvoudig. Voor het aantal vakantiedagen dat nog openstaat, vermenigvuldig je het aantal uren met het laatstverdiende uurloon. Bijvoorbeeld, als een medewerker nog tien vakantiedagen open heeft staan berekend op basis van een werkdag van acht uur per dag en een uurloon van € 15, dan krijgt de medewerker bij uitdiensttreding € 1.200 (10 dagen x 8 uur per dag x € 15 per uur) uitbetaald.

Formule: aantal openstaande uren * laatste verdiende uurloon

Bij 0 urencontracten is het eveneens van belang om te weten hoe de berekening van vakantiedagen in de praktijk werkt. Je medewerker kan bijvoorbeeld een vrijstelling van werk hebben. 

Hierbij wordt uitgegaan van het gemiddelde aantal gewerkte uren per week in de afgelopen twaalf maanden. Het totaal aantal vakantie-uren wordt dan berekend door het aantal gewerkte uren te vermenigvuldigen met de factor 0,088. De factor van 0,088 is gebaseerd op de wettelijke 20 vakantiedagen. Bijvoorbeeld, als een medewerker gemiddeld 15 uur per week heeft gewerkt, dan heeft hij of zij recht op 79,2 vakantie-uren (15 x 0,088 x 52).

Formule: aantal gewerkte uren * 0,088

Voor parttime medewerkers gelden specifieke regels voor de berekening van vakantiedagen. Het aantal vakantiedagen is namelijk afhankelijk van het aantal uren dat per week wordt gewerkt. Als een medewerker bijvoorbeeld 24 uur per week werkt en er recht is op 20 vakantiedagen per jaar, dan heeft de medewerker recht op 120 vakantie-uren (20 x 6 uur).

Om te berekenen hoeveel vakantie-uren de parttime medewerker heeft opgebouwd, vermenigvuldigen we 160 uren met de fractie 24/40, wat resulteert in 96 uren (160 x 0,6).

Formule: (aantal werkuren per week / fulltime urenwerkweek) * aantal vakantiedagen per jaar bij fulltime werkweek * 8

Het uitbetalen van vakantiedagen gebeurt bij de uitdiensttreding van de medewerker of in overleg met de werkgever. Hierbij wordt gekeken naar het aantal opgebouwde vakantiedagen en het loon van de medewerker. Als een medewerker bijvoorbeeld nog 10 vakantiedagen heeft openstaan met een uurloon van € 20, dan wordt er € 1.600 (10 x 8 x € 20) uitbetaald.

Formule: aantal vakantiedagen * werkuren per dag * uurloon

Bij de uitbetaling van vakantiedagen wordt er rekening gehouden met de loonheffing. Vakantiedagen worden namelijk gezien als loon, en daarom moet er loonheffing ingehouden worden. Deze heffing wordt direct door de werkgever verrekend met de Belastingdienst. Het nettobedrag dat overblijft na inhouding van de belasting, wordt vervolgens uitbetaald aan de medewerker.

Als HR-manager is het belangrijk om de netto-uitbetaling van de vakantiedagen van het personeel te kunnen berekenen. De formule hiervoor is als volgt. Eerst wordt het fiscale jaarloon gedeeld door het aantal werkdagen per jaar. Dit resultaat vermenigvuldig je met het aantal opgenomen vakantiedagen om de bruto-uitbetaling van vakantiedagen te berekenen. Het nettobedrag kan vervolgens berekend worden door de ingehouden loonheffing (belasting) af te trekken van het brutobedrag. Het is handig om een loonbelastingtabel te raadplegen om de exacte bedragen te weten te komen.

Beheer absenties snel en gemakkelijk

Stel werknemers in staat om snel en efficiënt verlof aan te vragen, waarbij hun managers automatisch op de hoogte worden gebracht en markeer hen na goedkeuring afwezig in hun agenda. Geef HR een gedetailleerd verlofoverzicht binnen het bedrijf.

Transformeer je absentiemanagement

Het kan zeer waardevol zijn om een beleid op te stellen rondom het overdragen van niet-opgenomen vakantiedagen naar het volgende jaar. Dit beleid kan onder meer uitleggen hoelang vakantiedagen geldig blijven en onder welke voorwaarden ze kunnen worden overgedragen.

Niet-opgenomen vakantiedagen worden aan het einde van het jaar meestal niet uitbetaald, tenzij de medewerker daar een verzoek voor indient. Het is gangbaar dat deze dagen komen te vervallen.

Wanneer een medewerker overstapt van een fulltime naar een parttime dienstverband, worden de vakantiedagen berekend op basis van het aantal uren dat de medewerker daadwerkelijk werkt. Hierbij komt het dus aan op een berekening van het aantal vakantie-uren dat de medewerker heeft opgebouwd.

Om de vakantiedagen te berekenen van medewerkers die halverwege het jaar beginnen, moet je de volgende stappen doorlopen. Eerst ga je na hoeveel dagen de medewerker daadwerkelijk in dienst is geweest in dat jaar. Dit aantal deel je vervolgens door het totale aantal werkdagen van dat jaar. Het resultaat vermenigvuldig je uiteindelijk met het aantal vakantiedagen waar de medewerker recht op heeft.

Tijdens ziekte of verlof bouwt een medewerker gewoon vakantiedagen op. Meldt een medewerker zich ziek tijdens zijn vakantiedagen, dan worden deze dagen als verzuim geboekt en behoudt hij of zij het recht de vakantiedagen op een ander moment op te nemen.