Thuiswerkvergoeding in 2024: uitleg en regels

Een thuiswerkvergoeding is een compensatie voor de extra kosten die de werknemer maakt als gevolg van het thuiswerken. Een medewerker die thuiswerkt verbruikt thuis uiteraad meer gas, elektriciteit en water. Thuiswerkende werknemers drinken ook hun eigen koffie en thee, en ze maken gebruik van hun eigen internetfaciliteiten. Als ze op kantoor zouden werken, dan hoefden ze deze uitgaven niet zelf te dragen. Om al deze extra kosten (deels) te compenseren, verstrekken sommige werkgevers nu een thuiswerkvergoeding aan hun thuiswerkende werknemers.

Leestip: Wat betekent Payroll?

Een goed en duurzaam HR-beleid heeft oog voor flexibel werken, de nieuwe hybride manier van werken, en het welzijn van medewerkers. Het maken van structurele afspraken is hierbij essentieel. Het maakt je als werkgever nét even wat aantrekkelijker wanneer je aan je medewerkers een thuiswerkvergoeding toekent. Om de verschillende vergoedingen efficiënt en makkelijk te kunnen declareren, werk je het best volgens een gestroomlijnd proces.

Stap voor stap de bedrijfscultuur versterken

Hoe consolideer je met eenvoudige middelen een sterke bedrijfscultuur? De experts in deze gids laten het je zien.

Gids nu downloaden

In plaats van te werken met een thuiswerkvergoeding per gewerkte dag, kun je als werkgever ook een vaste vergoeding per maand verstrekken aan je medewerkers. Kies je voor een vaste thuiswerkvergoeding? Dan hoef je als werkgever niet verplicht per dag bij te houden of en wanneer je werknemers thuis hebben gewerkt. Als werkgever betaal je dan maandelijks gewoon een vast bedrag.

Ontvangt je werknemer al een reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer? Dan kan hij of zij voor die dag géén thuiswerkvergoeding meer ontvangen. Dit geldt ook voor een dienstreis. 

De thuiswerkvergoeding en de reiskostenvergoeding kunnen wel gecombineerd worden. Let hierbij wel op de samenloop met de 128-dagenregeling. 

Een werknemer werkt in de maand september bijvoorbeeld tien dagen van huis uit, hij maakt twee dienstreizen, en hij gaat acht dagen met de trein naar het werk. Als werkgever regel je dan dat de werknemer de thuiswerkvergoeding apart declareert. 

Werkt je werknemer een halve dag thuis en een halve dag op kantoor? Dan kies je als werkgever of je voor die werkdag de reiskostenvergoeding dan wel de thuiswerkvergoeding toekent. Personio helpt je met gespecialiseerde softwaretools om alle soorten vergoedingen in goede banen te leiden.

Omdat de overheid wil stimuleren dat werkgevers een thuiswerkvergoeding toekennen aan hun werknemers, is deze vergoeding onbelast. Daarnaast kunnen werkgevers ook onbelast een vergoeding toekennen voor het inrichten van de thuiswerkplek. Het gebruik van een ergonomische bureaustoel en een slim ingerichte werkplek kunnen uitval door ziekte voorkomen. Ook als je als werkgever een computer, laptop of telefoon ter beschikking stelt van je werknemers, hoef je daarover geen belasting te betalen. 

Het toekennen van een thuiswerkvergoeding is niet verplicht, maar de overheid moedigt het wel aan. Als werkgever hoef je namelijk geen loonheffing te betalen op deze vergoeding van maximaal 2,35 euro. Hou er wel rekening mee dat je dit bedrag als werkgever zelf betaalt en je het niet volledig terugkrijgt van de Belastingdienst.

Sinds 2022 gelden verschillende nieuwe regels voor de thuiswerkvergoeding. Deze regels blijven ook van kracht in 2024. Hieronder lees je de vijf belangrijkste regels.

• De thuiswerkvergoeding bedraagt maximaal 2,35 euro netto per dag.

• De thuiswerkvergoeding kan per werkdag worden berekend of is een vast bedrag per maand.

• Een thuiswerkvergoeding die per werkdag wordt berekend, moet verplicht per dag bijgehouden worden.

• Er kan gekozen worden voor de thuiswerkvergoeding, de reiskostenvergoeding, of een combinatie daarvan.

• De werkgever betaalt geen loonheffing over de thuiswerkvergoeding van 2,35 euro per dag.

De thuiswerkvergoeding in 2024 bedraagt maximaal 2,35 euro netto per dag. Hoe hoog de thuiswerkvergoeding maandelijks exact is, hangt dus af van het aantal dagen per maand dat een werknemer thuiswerkt. 

Je kunt als werkgever een reiskostenvergoeding toekennen aan je werknemers, als ze voor het werk op pad zijn. Het gaat hierbij om de kosten van het openbaar vervoer of benzine- of stroomkosten voor de auto. Daarnaast kun je een reiskostenvergoeding verstrekken voor het woon-werkverkeer. 

Nee, als werkgever ben je niet wettelijk verplicht om een thuiswerkvergoeding te verstrekken aan je thuiswerkende werknemers. Een dergelijke verplichting kan echter wel zijn opgenomen in de geldende collectieve arbeidsovereenkomst (cao).