Thuiswerken vanuit het buitenland: dit moet je weten als werkgever

Kort gezegd houdt thuiswerken vanuit het buitenland in dat de manier waarop thuiswerken binnen een bedrijf wordt georganiseerd, op dezelfde manier wordt toegepast als in de situatie waarin een medewerker (tijdelijk) in het buitenland verblijft en werkt.

Sinds de uitbraak van de pandemie in 2020 is thuiswerken, zowel parttime als fulltime, een vast onderdeel geworden van de manier waarop we werken. De overgang naar het nieuwe werken heeft ervoor gezorgd dat nieuwe werkvormen, zoals thuiswerken vanuit het buitenland, tegenwoordig veel vaker voorkomen. Steeds meer medewerkers vereisen dat de werkgever een zekere mate van flexibiliteit toestaat. Voor veel medewerkers is de vrijheid om de werkplek (deels) zelf te kunnen bepalen zelfs een doorslaggevende factor in de keuze om voor een bepaalde organisatie te gaan werken.

Als je je medewerkers de mogelijkheid biedt om thuis te werken vanuit het buitenland, levert je dit als werkgever ook een aantal voordelen op. We hebben ze voor je op een rij gezet.

• Je biedt als werkgever aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waardoor je sneller nieuw en geschikt talent aantrekt.

• Je medewerkers ervaren een betere work-lifebalans, wat langdurige uitval van medewerkers vermindert.

• Je medewerkers werken efficiënter en zijn productiever, doordat ze minder afleiding ervaren en meer flexibiliteit hebben om hun werk in te delen.

In 2022 is in de Tweede Kamer een nieuwe wet aangenomen: Wet werken waar je wilt. Deze wet moet het makkelijker maken voor medewerkers om een aanpassing van de werkplek aan te vragen. De Wet werken waar je wilt, wordt in 2023 behandeld door de Eerste Kamer en betekent een wijziging van de Wet flexibel werken. Op dit moment worden verzoeken om een aanpassing van de werkplek juridisch gezien anders behandeld dan verzoeken om een aanpassing van de werktijd of arbeidsduur. De nieuwe wet wil deze regelingen gelijk trekken.

Wil een medewerker voortaan remote werken en wil hij een verzoek indienen om de werklocatie aan te passen? Dan moet hij deze aanvraag schriftelijk doen. De medewerker moet tenminste 6 maanden in dienst zijn om een dergelijk verzoek te kunnen indienen. Bovendien moet de organisatie bestaan uit 10 of meer medewerkers. Als je als werkgever een dergelijke aanvraag krijgt, ben je verplicht om hierop te reageren binnen één maand na het verzoek. Doe je dit niet, dan geldt de afwezigheid van een reactie als toestemming.

Op dit moment kun je als werkgever een aanvraag voor de aanpassing van de werkplek afwijzen, als je na zorgvuldige overweging en onderzoek tot de conclusie bent gekomen dat er bezwaar bestaat. Zodra de Wet werken waar je wilt van kracht is, zul je als werkgever een concrete afweging van de belangen moeten maken. Dit gaat verder dan alleen het maken van een simpele afweging.

Genereer razendsnel maatwerkrapporten

Voorzie je team van HR-software waarmee ze binnen een paar klikken standaard- en maatwerkrapporten kunnen genereren. De analysemogelijkheden van Personio bieden hulp: klik op de knop om te zien hoe het werkt.

Genereer aangepaste rapporten voor jouw organisatie

Als werkgever zijn er een aantal zaken waar je aan moet denken, om ervoor te zorgen dat je medewerker die thuiswerkt vanuit het buitenland, een vliegende start kan maken. We hebben alle aandachtspunten voor je op een rij gezet.

Houd rekening met het mogelijke tijdsverschil. Is er sprake van verschillende tijdzones? Dan is het van belang om van tevoren afspraken te maken over de werktijden en de beschikbaarheid van de medewerker.

Heeft je medewerker toegang tot een stabiele en snelle internetverbinding op zijn of haar nieuwe werkplek in het buitenland? Net zoals dat het geval is bij thuiswerken in Nederland, ben je als medewerker steeds meer afhankelijk van je digitale werkplek en je toegang tot het internet. Het is dus enorm belangrijk dat de medewerker toegang heeft tot een passende werkplek, met de juiste (digitale) voorzieningen.

Naast het goed organiseren van de werkplekvoorzieningen en de internetverbinding, adviseren we je om goede afspraken te maken over de communicatie en de verantwoordelijkheden die daarbij horen. Als medewerkers niet fysiek aanwezig zijn op de werklocatie van de organisatie, moet je als werkgever actief waken over de betrokkenheid van de medewerkers bij je bedrijf. Dit betekent dat hij of zij regelmatig (op afstand) communiceert met collega’s en leidinggevenden, online vergaderingen bijwoont en op de hoogte blijft van wat er gaande is binnen de organisatie. Maak daarom dus afspraken over check-ins, over hoe er gecommuniceerd wordt en welke taakverdeling hierbij hoort.

Gaat je medewerker thuiswerken vanuit een ander EU-land? Dan kan je medewerker volgens de nieuwe Wet werken waar je wilt aanspraak maken op de arbeidsvoorwaarden die in dat land gelden. Spreek daarom van tevoren met je medewerker duidelijk af welke arbeidsvoorwaarden van toepassing zullen zijn. De extra kosten die hiervoor worden gemaakt moeten worden afgedragen door de werkgever.

Daarnaast is het belangrijk om rekening te houden met de regelgeving rondom het afdragen van de loonbelasting. Als een medewerker 25% van de tijd werkt in het land waar hij woont, moet de loonbelasting daar worden afgedragen. Dat betekent dat de loonbelasting voor deze medewerker niet meer in Nederland wordt betaald. Licht je medewerkers hierover in en zorg ervoor dat ze hier ook goed op voorbereid zijn.

Als werkgever wil je je medewerkers ondersteunen, waar ze zich ook bevinden. Met de software van Personio zorg je ervoor dat de belangrijke zaken geregeld zijn en alle relevante gegevens beschikbaar zijn.Via het Personio-platform kun je eenvoudig communiceren met je medewerkers in het buitenland, hun salaris en vakantiedagen bijhouden, documenten delen en verzamelen, en verschillende HR-processen automatiseren. Met Personio wordt het personeelsmanagement zo tijds- en plaatsonafhankelijk mogelijk gemaakt.

Thuiswerken vanuit het buitenland kan voor organisaties een goede manier zijn om het aantrekken van wereldwijd talent te faciliteren, een betere balans te creëren tussen werk en privéleven, en de algehele productiviteit te verhogen. Hoewel je als werkgever rekening moet houden met een aantal wet- en regelgevingen, biedt deze moderne en flexibele manier van werken vooral veel voordelen voor bedrijven. Met de komst van de Wet werken waar je wilt, zal het nog makkelijker worden voor medewerkers om deze vorm van hybride werken uit te proberen. Verwacht wordt dat steeds meer organisaties zullen meegaan in deze trend.

Hoelang een werknemer vanuit het buitenland mag werken, hangt af van je organisatie en de afspraken die je als werkgever met je medewerker hebt gemaakt. Hoelang een medewerker precies werkt vanuit het buitenland, heeft wel een invloed op de toepasselijke regels en wetten rondom fiscaliteit en sociale zekerheid.

Nee, je bent als werkgever niet verplicht om een aanvraag tot remote werken toe te staan in alle gevallen. Op dit moment kun je als werkgever een aanvraag afwijzen, als je hier na overweging en onderzoek een bezwaar tegen hebt. Zodra de Wet werken waar je wilt wordt aangenomen en van kracht is, is de werkgever verplicht om een concrete afweging van de belangen te maken. Dit gaat verder dan het louter maken van een eenvoudige afweging.