Telefoon van de zaak: regelgeving, belasting en overeenkomsten

Een telefoon van de zaak houdt in dat een werknemer een telefoon krijgt van zijn of haar werkgever, vaak met bijbehorend abonnement. Het bieden van zo’n zakelijke telefoon is een secundaire arbeidsvoorwaarde die tegenwoordig vaak wordt ingezet als incentive voor sollicitanten. Daarnaast zijn er ook veel jobs waarbij het noodzakelijk is dat je medewerker beschikt over een telefoon van de zaak. In dat geval heb je als werkgever dus weinig keuze.

Een telefoon van de zaak biedt talloze voordelen voor zowel de werknemer als de werkgever. We zetten de belangrijkste voordelen voor je op een rij.

• Bereikbaarheid: je werknemers zijn beter bereikbaar en kunnen snel schakelen. Hierdoor vergroot je de efficiëntie en de productiviteit.

• Veiligheid: met een telefoon van de zaak kun je als werkgever zelf de beveiliging bepalen. Denk hierbij aan gegevensversleuteling, het instellen van extra toegangscodes en dergelijke meer om de gegevens van je bedrijf te beschermen.

• Professionaliteit: je verbetert de professionele uitstraling van je werknemers door voor een bepaald merk of type telefoon te kiezen.

• Kosten: je hebt als werkgever zelf de controle over de abonnementen en welke kosten je hieraan wil uitgeven.

De juiste HR-oplossing voor veerkrachtige bedrijven

In onze nieuwste whitepaper (Engelstalig) laten we zien hoe acht verschillende internationale bedrijven Personio hebben gebruikt om veerkracht in hun bedrijf op te bouwen en succesvol te zijn. Klik op de onderstaande knop om de whitepaper te downloaden en ontdek hoe Personio jou kan helpen hetzelfde te doen.

Download het onderzoek hier

Sinds 2015 bestaat er de werkkostenregeling. In deze regeling vind je alle fiscale regels rond werkkosten, waaronder de kosten voor een telefoon van de zaak. De wetgeving is hierbij heel duidelijk: de Belastingdienst maakt geen onderscheid tussen zakelijk en privégebruik van de zakelijke telefoon. Dit betekent dat zowel het apparaat als de abonnementskosten niet worden belast.

Naast de werkkostenregeling, is ook het noodzakelijkheidscriterium van toepassing. Dit criterium houdt in dat je als werkgever zelf moet bepalen of je werknemer een telefoon van de zaak nodig heeft. Is een mobiele telefoon van de zaak inderdaad noodzakelijk om de functie naar behoren te kunnen uitoefenen? Dan geldt dat de telefoon zowel zakelijk als privé gebruikt mag worden. Als werkgever dek je hiervoor de kosten.

Kiest je werknemer voor een duurder model? Dan heb je als werkgever de mogelijkheid om je medewerker te vragen om een bijdrage. In dit geval blijft de telefoon eigendom van het bedrijf. Dit houdt in dat de medewerker bij het beëindigen van het arbeidscontract de telefoon moet teruggeven. Hij of zij kan er ook voor kiezen om de telefoon te behouden en de resterende waarde te betalen.

Weet wel dat de kosten die je maakt voor de zakelijke telefoon gewoon aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting. Als de telefoon meer dan € 450 excl. btw kost, wordt hij over vijf jaar afgeschreven.

Werk vandaag nog aan de veerkracht binnen je bedrijf

Het begint allemaal met HR! Als je een bedrijf wilt dat is ontworpen om met crises om te gaan en daar sterker uit te komen, kunnen wij helpen. Maak tijd voor strategische HR dankzij naadloze kernprocessen. Kom vandaag nog meer te weten over Personio.

Boek vandaag nog een demo

De voordelen die we in het begin van het artikel hebben aangegeven, overlappen deels ook met de nadelen van het gebruik van een privétoestel voor werkgerelateerde zaken. Gebruiken je medewerkers hun persoonlijk toestel voor het werk? Dan heb je als werkgever minder inzicht in hoe je werknemers omgaan met je (gevoelige) bedrijfsgegevens. Bovendien kun je je werknemers niet verplichten om werkgerelateerde apps op hun privételefoon te zetten.

Bij een telefoon van de zaak heb je als werkgever meer controle over privacyaangelegenheden. Je hebt het recht om het mobiele telefoongebruik te controleren voor het werk. Het is echter niet toegestaan om privégegevens van je medewerker te bekijken, zoals berichten en de surfgeschiedenis. Dit is helaas niet zo evident.

Om hier makkelijker mee om te kunnen gaan, kan je er als bedrijf voor kiezen om specifieke software te installeren op de zakelijke telefoons. Met deze software kunnen je werknemers privé-apps en zakelijke apps eenvoudig van elkaar scheiden.

Het is belangrijk om als HR-manager duidelijk aan te geven wat de rechten en plichten zijn van werknemers bij het gebruik van hun zakelijke telefoon. Geef hen bijvoorbeeld mee welke gegevens ze dienen te verwijderen alvorens ze hun telefoon weer inleveren, en welk niveau van monitoring er wordt gehanteerd.

Naast een telefoon van de zaak, kan je je medewerkers ook een telefoonvergoeding aanbieden. Maar hoe maak je hier als HR-manager de beste keuze in?

Het bieden van een telefoonvergoeding biedt een soort tussenweg. De werknemers blijven dan hun eigen telefoon gebruiken, maar als werkgever draag je wel de kosten van het telefoonabonnement. Dit is handig voor organisaties waarvan de medewerkers het al gewoon zijn om hun eigen telefoon te gebruiken of waarbij er geen extra beveiliging nodig is op de toestellen van medewerkers.

Hou er wel rekening mee dat de work-lifebalans van medewerkers hierdoor moeilijker te hanteren zal zijn. Ook kan je als bedrijf een minder professionele indruk achterlaten bij klanten als je werknemer met een hele oude, trage telefoon rondloopt. Het bieden van een telefoon van de zaak kan in dit geval een goede oplossing zijn.

Weeg als HR-manager dus af welke kosten het bedrijf wil dragen, hoe aantrekkelijk een telefoon van de zaak is voor je werknemers en of er extra beveiliging nodig is. Ook in het geval van nieuw talent kan deze secundaire voorwaarde de salarisonderhandelingen enigszins vergemakkelijken.

Kies je er als werkgever voor om je medewerkers een telefoon van de zaak aan te bieden? Zorg dan voor goede afspraken die je schriftelijk opneemt in het arbeidscontract. De afspraken rondom een telefoon van de zaak kunnen betrekking hebben op de volgende onderwerpen:

• Afspraken over het gebruik van de telefoon (bv. bellen in het buitenland);

• Wat er met de telefoon gebeurt bij uitdiensttreding;

• Wat er gebeurt als de telefoon kapot gaat;

• Wie de onderhoudskosten voor zijn rekening neemt.

Door vooraf goede (schriftelijke) afspraken te maken, zorg je ervoor dat misverstanden en conflicten in de toekomst worden vermeden.

Leestip: Ontdek hoe de inzet van een telefoon van de zaak niet alleen de communicatie binnen teams verbetert, maar ook bijdraagt aan extrinsieke motivatie door het bieden van moderne technologische middelen.

Een telefoon van de zaak én de abonnementskosten worden niet belast. Als werkgever kan je de kosten die je eraan hebt wel inbrengen in je inkomstenbelasting of afschrijven bij grotere kosten.

Er wordt steeds van uitgegaan dat een werknemer met gezond verstand (als een goede huisvader) omgaat met de zakelijke telefoon. Mocht er zich toch een probleem voordoen, dan zijn de kosten vaak voor de werknemer zelf. Om te zorgen dat hier geen misverstanden over ontstaan, is het belangrijk om hierover duidelijke afspraken te maken en deze schriftelijk vast te leggen in een overeenkomst.

Bedrijven kunnen de privacy van hun werknemers waarborgen in het kader van een zakelijke telefoon op verschillende manieren. Enerzijds is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt over het privégebruik van het toestel, en dat je deze schriftelijk opneemt in een overeenkomst. Anderzijds kan je ook gespecialiseerde software op de telefoon installeren waarbij er een privé- en werkgedeelte ontstaat. Als werkgever kan je dan enkel het werkgedeelte monitoren.