Strategische personeelsplanning opstellen: Waarom en hoe?

Met strategische personeelsplanning wordt bedoeld het personeel zo inzetten dat de doelstellingen van de onderneming of organisatie behaald worden op de meest efficiënte manier. Dit geldt voor alledaagse planning, maar ook met het oog op de toekomst.

Wanneer we het hebben over strategische personeelsplanning, maken we onderscheid tussen strategische, tactische en operationele personeelsplanning. Strategische personeelsplanning kijkt vooral naar de lange termijn (3 tot 5 jaar). ‘Waar wilt de onderneming of organisatie naar toe?’ en ‘hebben we daar de juiste mensen voor?’ Zijn vragen die bij strategische personeelsplanning centraal staan.

Bij tactische personeelsplanning hebben we het vaak over de middellange termijn, zo’n periode van een jaar. ‘Is er genoeg aanbod op de arbeidsmarkt?’ en ‘zijn er perioden waar er veel medewerkers in korte tijd met verlof gaan?’ zijn vragen die tactische personeelsplanning tracht in kaart te brengen en te beantwoorden. Het gaat er bij tactische personeelsplanning om dat de maximale capaciteit bereikt wordt gedurende het gehele aankomende jaar.

Operationele personeelsplanning doelt op de dagdagelijkse planning van de onderneming of organisatie. Denk hierbij aan het opstellen van werkroosters en het dagelijks aanpassen van de planning. Operationele personeelsplanning richt zich dus voornamelijk op de korte termijn en hierbij zijn criteria als roosterbeleid, uurrooster protocol en dergelijke van belang.

Digitaliseer vandaag nog de personeelsplanning van je organisatie op de meest optimaal mogelijke manier. Probeer onze gratis demo en til de HR-afdeling van jouw organisatie naar een hoger niveau.

Er is een groot verschil tussen strategische personeelsplanning en re-actieve werving. Bij re-actieve werving is er eigenlijk altijd al sprake van een probleem; de strategische personeelsplanning is niet goed toegepast, anders zou re-actieve werving niet nodig zijn. Strategische personeelsplanning zorgt ervoor dat je weet hoeveel werknemers je wanneer nodig hebt. Bij re-actieve werving ga je pas medewerkers aantrekken op het moment dat er veel werk te doen is of als er sprake is van uitloop van werknemers (te laat).

Bedrijven blinken uit met sterke culturen

Hogere productiviteit, efficiënte werving, meer omzet: de bedrijfscultuur kan je bedrijf naar een hoger niveau tillen (en verder). Download onze gids vandaag nog om meer te lezen.

Download nu onze gids

Een strategisch personeelsplan bestaat uit vier basisprincipes. Dit zijn de juiste mensen, de juiste vaardigheden, de juiste plaats en tijd en de juiste kosten. Hieronder zullen wij hier dieper op ingaan.

• Juiste mensen – Iedere onderneming of organisatie is afhankelijk van de juiste teamleden om hun doelstellingen te behalen. Idealiter bestaat het personeelsbestand uit gedreven professionals die ieder een zo laag mogelijke werkdruk ervaren. De juiste mensen trek je als werkgever aan door hier gericht naar op zoek te gaan. Denk aan headhunting en selectievere werving en selectie.

• Juiste vaardigheden – Om de juiste mensen aan te trekken dient men eerst te bepalen welke vaardigheden eigenlijk nodig zijn om de organisatie of onderneming vlekkeloos te laten draaien. De identificatie van ervaringsniveaus en competenties is dus van groots belang tijdens de zoektocht naar de juiste mensen.

• Juiste plaats en tijd – Voor wie wilt groeien met zijn of haar onderneming of organisatie is timing zeer belangrijk. Medewerkers dienen idealiter optimaal aan te sluiten bij zowel de huidige als toekomstige bedrijfsdoelstellingen. Stem dus het talent af op de behoeften van het bedrijf of pas de wervingsstrategie naar gelang aan.

• Juiste kosten – Zorg ervoor dat altijd zowel de directe als indirecte kosten voor het werven van de juiste medewerkers van te voren bekend zijn. Reken hierbij dus ook de kosten besteed aan sollicitatiegesprekken, nieuwe werknemers, secundaire arbeidsvoorwaarden en verzekeringen. Probeer dus altijd binnen het budget te blijven als het gaat om strategische personeelsplanning.

Wie strategische personeelsplanning succesvol toepast, zal de werknemerservaring op een aantal fronten aanzienlijk verbeteren. Het draagt bij aan team building, de relaties met investeerders, de bedrijfsresultaten op de lange termijn en de kwaliteit van het talentbeheer. Hieronder zullen wij de voordelen van strategische personeelsplanning uitvoerig toelichten.

• Strategische personeelsplanning zorgt ervoor dat bedrijfsmatige doelstellingen behaald worden. Het personeelsbestand van iedere onderneming is zowel een inkomstenbron als een kostenpost. Wanneer de bedrijfsplanning naar behoren handelt en functioneert, verbetert dit de synergie tussen mensen, processen en kapitaal. Het juiste personeelsbestand (lees: de juiste mensen op de juiste posities) zorgt ervoor dat doelstellingen effectiever behaald worden.

• Strategische personeelsplanning verbetert de werknemerservaring. Een goede personeelsplanning draagt bij aan de zakelijke wendbaarheid van de onderneming. Wanneer namelijk rekening gehouden wordt met de ervaringen en behoeften van werknemers kan hierdoor een hogere productiviteit bereikt worden die bovendien ook nog eens minder kan kosten.

• Strategische personeelsplanning bevordert samenwerking. Hoe beter een personeelsbestand samenwerkt, hoe effectiever de onderneming of organisatie zal draaien. Dit bespaart tijd en geld en zorgt ervoor dat de work force optimaal benut wordt.

Strategische personeelsplanning is bij veel ondernemingen en organisaties van groot belang, maar verloopt niet altijd even soepel. Vaak wordt er al wel over gesproken of is er al mondjesmaat mee begonnen, maar wordt het niet grondig door gezet. Doorgaans ontbreekt bijvoorbeeld een solide digitaal personeelsdossier. Hieronder bespreken wij de belangrijkste redenen waarom het opstellen van strategische personeelsplanning lang niet altijd van de grond komt.

1. Onjuiste visie of strategie. De visie van de onderneming of organisatie dient glashelder te zijn. Er dient dus ver vooruit gekeken te worden. Wat zijn de prognoses op het gebied van economische en maatschappelijke ontwikkelingen? Deze dienen in kaart gebracht te worden en besproken te worden. Het moet immers duidelijk zijn waar de organisatie of onderneming heen wilt en hoe deze eruit ziet over een periode van 3 tot 5 jaar.

2. Ingewikkelde procedure. Strategische personeelsplanning is niet zo maar even vergaderen of een kwestie van de vacatureteksten aanpassen. Het gaat om het analyseren en interpreteren van data en deze vervolgens vertalen naar strategische omzetten in beleidswijzigingen. Het is van cruciaal belang om de strategische personeelsplanning af te stemmen op de bedrijfsstrategie, zodat het personeelsbestand optimaal bijdraagt aan het realiseren van de organisatiedoelstellingen.

3. Beperkte beschikbaarheid van bruikbare data. Bij strategische personeelsplanning is het van belang dat er voldoende bruikbare gegevens beschikbaar zijn van het personeelsbestand om in te kunnen spelen op de lange termijn. Beleidskeuzes kunnen enkel worden genomen wanneer deze data in overvloed aanwezig is.

4. Slechte voorbereiding. Wanneer men overweegt strategische personeelsplanning toe te passen dient goed gekeken te worden naar de scope van het proces. Over welke termijn gaat het? Wie zal erover gaan? Wie is verantwoordelijk? Er moeten al antwoorden op deze vragen zijn voordat er aan strategische personeelsplanning begonnen wordt.

5. Geen prioriteit. De meeste HR-teams werken ad hoc. Dergelijke teams besteden veel tijd aan korte termijn problemen en zaken, waardoor er weinig focus overblijft voor zaken als strategische personeelsplanning op de langere termijn.

6. Tekort aan financiële middelen. Strategische personeelsplanning is een proces waar veel medewerkers mee bezig zijn. Dit kost uiteraard zowel tijd als geld.

7. Geen toewijding. Strategische personeelsplanning vereist deelname van zowel het HR-team als het management. Door geen of te weinig toewijding van de leidinggevenden, komt er geen gezonde strategische personeelsplanning van de grond.

Hoewel strategische personeelsplanning een zeer complex proces is, is het wel degelijk mogelijk voor bedrijven om een eigen strategische personeelsplanning op te stellen. Hieronder zullen wij stapsgewijs uitleggen hoe.

Voordat je begint met het opstellen van een strategische personeelsplanning is het belangrijk om de bedrijfsdoelstellingen en personeelsbehoeften in kaart te brengen. Stel jezelf de vraag welke economische ontwikkelingen je wilt bereiken met je bedrijf en welke veranderingen je wilt doorvoeren.

Daarnaast dien je je af te vragen wat je personeel van jou verwacht en wat zij zelf voor doelen en behoeften hebben. Vervolgens neem je al deze aspecten op binnen het HR- en organisatiebeleid. Bereid je dus voor op de toekomst door niet alleen op tijd nieuwe mensen te werven, maar ook de juiste personeelsmix samen te stellen tussen vaste krachten en flexkrachten, het opleiden van je personeel en uitstroom tegen te gaan.

Allereerst is het belangrijk het huidige personeelsbestand in kaart te brengen. Hoe ziet het personeelsbestand er precies uit, welke leeftijden hebben de werknemers, zijn zij al lang in dienst, wat zijn hun doelen etc. Het is de bedoeling om duidelijk op papier te hebben welke medewerkers er passen bij de nieuwe personeelsbehoefte en de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie of onderneming.

Vanuit de nieuwe bedrijfsdoelstellingen bepaal je of het tijd is nieuwe werknemers aan te gaan nemen, of er wellicht werknemers ontslagen dienen te worden en of de mix tussen vaste en flexmedewerkers aangepast moet worden. Houd er rekening mee dat het bij strategische personeelsplanning gaat over de lange termijn en dat er dus niet ad hoc gehandeld dient te worden.

Efficiënt opleidingsbeheer voor alle deelnemers

Schrijf medewerkers eenvoudig in voor cursussen met meerdere sessies en datums, bekijk wie daadwerkelijk heeft deelgenomen en zorg ervoor dat iedereen in het bedrijf zich optimaal kan ontwikkelen.

Ontdek het opleidingsbeheer van Personio

Veel bedrijven en organisaties hebben ervoor gekozen gedurende de COVID-19 pandemie deels of geheel over te stappen op thuiswerken en werken op afstand. Hoewel dit in eerste instantie bedoeld was om de veiligheid van werknemers te waarborgen, is het nu het ‘nieuwe werken’ geworden.

Als organisatie doe je er goed aan mee te gaan met de tijd en hier dus je strategische personeelsplanning op aan te passen. Je wilt immers dat werknemers productief blijven en dat bedrijfsdoelstellingen behaald worden. Hieronder zullen wij enkele tips geven omtrent hoe je succesvolle strategische personeelsplanning op afstand beter kunt regelen.

• Stel een duidelijk en overzichtelijk beleidsplan op. Werknemers dienen exact te weten wat er van hen verwacht wordt, wat de doelstellingen van de onderneming of organisatie zijn en hoe hiernaar de handelen.

• Plaats de juiste werknemer op de juiste positie. Niet iedere werknemer is geschikt om vanuit huis te werken. Maak dus een grondige selectie en bepaal waar werknemers het beste ingezet kunnen worden.

• Blijf je houden aan het plan van aanpak. Volg het plan nauwkeurig op en blijf deze finetunen.

Strategische personeelsplanning toepassen in je organisatie? Probeer onze 14 daagse gratis web demo en ontdek wat Personio voor jouw organisatie kan betekenen.