Een stagiair(e) begeleiden: stappenplan plus tips voor een succesvolle stage

Een stagiair is iemand die deelneemt aan een bedrijfsstage. Deze stages zijn professionele leerervaringen die zinvol en praktisch werk opleveren. Het werk houdt verband met het vakgebied of de loopbaan van de stagiair.

Een stage biedt een student de gelegenheid om de individuele loopbaan te ontwikkelen en nieuwe vaardigheden aan te leren. Een bedrijf dat stages aanbiedt, krijgt bovendien de kans om nieuwe ideeën naar de werkplek te brengen, talent te ontwikkelen en mogelijk toekomstige werknemers te werven.

Hier volgen enkele kenmerken van wat wij beschouwen als een zinvolle stage.

• De stage bestaat uit een voltijdse of halftijdse betrekking met maximum 25% administratieve taken.

• De stage biedt een duidelijke functie- of projectomschrijving.

• De stage biedt de stagiair meer inzicht in je onderneming en bedrijfscultuur.

• Als bedrijf help je de stagiair bij het ontwikkelen en bereiken van de beoogde leerdoelen.

• De manager (of stagebegeleider) geeft regelmatig feedback aan de stagiair.

Om al deze doelen te bereiken, is het een goed idee om een stagebegeleider aan te wijzen. Hierop komen we later in het artikel terug. 

Het werven van stagiairs gaat gepaard met enkele voor- en nadelen. We lichten ze hier kort toe, zodat je voor jezelf kunt afwegen of het aannemen van stagiairs zinvol is voor je organisatie. 

Stagiairs zijn meestal jonge mensen zonder veel werkervaring. Ze hebben doorgaans een frisse kijk op het werk, omdat ze nog niet ideologisch gekneed zijn door andere werkgevers. Ze willen zich ook graag bewijzen, wat vaak tot veel enthousiasme leidt op de werkvloer.

Je kunt stagiairs binnenhalen om ze te laten meewerken aan projecten waar je team momenteel weinig motivatie voor heeft. Je kunt stagiairs ook inzetten om te zoeken naar nieuwe manieren om bestaande oplossingen te implementeren.

Stagiairs kunnen nieuwe vaardigheden aanbrengen in je team. Stages bieden een kosteneffectieve manier om te beoordelen of je voor sommige taken al dan niet een fulltime medewerker in dienst moet nemen. Heb je bijvoorbeeld twijfels over het gebruik van een nieuwe sociale mediastrategie voor je bedrijf? Dit zou een ideale taak kunnen zijn voor een creatief ingestelde stagiair. 

Het aannemen van stagiairs is een geweldige manier om potentiële toekomstige werknemers te ontmoeten en te beoordelen. Als je een vaste baan kunt aanbieden aan stagiairs die voldoen aan je wervingsbehoeften en aantonen dat ze bij je bedrijfscultuur passen, dan bespaar je veel tijd en geld. 

Het aannemen van een stagiair kan bijzonder tijdrovend en kostelijk zijn, vooral in kleinere bedrijven. Het is mogelijk dat je hr-dienst geen speciaal stageprogramma heeft om de werving, onboarding en het stageproces te beheren. Bovendien zul je ook een stagebegeleider moeten aanwijzen.

Stagiairs hebben behoefte aan toezicht en een duidelijke taakplanning, wat betekent dat je wellicht extra taken moet voorzien als de oorspronkelijk geplande taken eerder klaar zijn. Het kan simpelweg zijn dat er (tijdelijk) onvoldoende taken zijn of werk is in je bedrijf.

Er bestaan 6 verschillende soorten stages. Elk soort stage heeft zijn eigen doel en opzet. De stage kan in zekere zin worden gestuurd door de leerdoelen van de stagiair. Houd daar als recruiter rekening mee, zodat je de taken tijdens de stage kunt aanpassen aan de behoeften van de stagiair. Zo kun je ook meer zinvolle taken aanbieden. 

• 1. Introductiestage: introductiestages vinden meestal plaats tijdens het eerste studiejaar. Ze geven een student de kans om zijn of haar toekomstige bedrijfstak te ontdekken. Je wilt als werkgever je stagiair de kans geven om in je bedrijf rond te snuffelen. De nadruk ligt hier op ontdekking.

• 2. Meewerkstage: de meewerkstage is zeer gelijkaardig aan de introductiestage. De meewerkstage vindt meestal plaats op het einde van het eerste studiejaar. De nadruk ligt hier op participatie. Deze stage biedt net zoals de werkstage volwaardige taken en opdrachten. De stagiair maakt op een heel laagdrempelige manier kennis met het beroepsveld. 

• 3. Maatschappelijke stage: het lopen van een maatschappelijke stage is in Nederland sinds enkele jaren verplicht voor alle middelbare scholieren. Dit soort stage duurt minstens 30 uur en moet een sociaal-maatschappelijk nut hebben. Denk bijvoorbeeld aan milieubewustzijn. 

• 4. Beroepspraktijkvorming: de beroepspraktijkvorming is een verplicht onderdeel van elke mbo-opleiding. Je bedrijf moet wel erkend zijn als leerbedrijf door de kenniscentra beroepsonderwijs, als je deze stage wil aanbieden. Als leerbedrijf voorzie je de stagiair ook van een volwaardige leermeester die de student begeleidt en opleidt.

• 5. Onderzoekstage: een onderzoeksstage vindt meestal plaats tijdens het laatste studiejaar. Deze stage hangt vaak samen met een thesis of onderzoeksvraag. De stagiair is op zoek naar specifieke resultaten om zijn onderzoek te voltooien. 

• 6. Werkstage: werkstages zijn de meest voorkomende stages voor pas afgestudeerden zonder werkervaring. Dit soort stage maakt de stagiair meer gekwalificeerd en is vaak een springplank naar een toekomstige vaste betrekking.

Maak je werknemers meer betrokken

Motiveer je medewerkers met regelmatige, transparante feedback en maak ze productiever.

Lees hier meer

Als je als organisatie stages aanbiedt, is het belangrijk om te werken met een stagehandboek of stappenplan. Dit is niet alleen voor de stagiair van belang, maar ook voor je bedrijf. Het geeft de stagiair en de stagebegeleider een referentiekader, waardoor verwarring wordt voorkomen.

De volgende zaken horen thuis in het stappenplan van de stage: 

• Inleiding tot je bedrijf (onboarding): tijdens deze fase heet je de stagiair welkom, stel je hem of haar voor aan je teamleden, en neem je samen het stappenplan voor de stage door.

• Bedrijfsgeschiedenis en missie van het bedrijf: algemene informatie over het bedrijf, de missie en doelstellingen van het bedrijf. Dit biedt het noodzakelijke referentiekader voor alle stageactiviteiten. 

• Inleiding tot de functie: een meer specifieke inleiding tot de functie en de taken die daarbij horen. Dit is een ideaal moment om de stagebegeleider en de teamleden voor te stellen. 

• Samenwerking met de stagebegeleider: kennismaking met de persoonlijke mentor van de stagiair. 

• Verantwoordelijkheden en verwachtingen: de taken, verwachtingen, stage-eisen, verwachte resultaten, processen en het stageverloop worden hier uitvoerig met de stagiair besproken. 

• Algemene informatie: info over gereedschap, kennis en vaardigheden die nodig zijn om de taken succesvol uit te voeren.

• Organiseer een stage-evaluatie: de stage-evaluatie gebeurt meestal in de vorm van een exitgesprek. De resultaten, gedachten, verbeterpunten en een eindconclusie worden met de stagiair gedeeld. 

Samen met je hr-afdeling moet je dit stappenplan grondig uitwerken en de nodige documenten verstrekken. Tijdens de onboarding van een nieuwe stagiair kun je het stappenplan samen doornemen.

Hier volgen een paar laatste tips om ervoor te zorgen dat elke stage een succesvolle en plezierige ervaring is waar zowel de stagiair als je bedrijf baat bij heeft. We hebben deze tips samengevat onder ‘10 geboden’. 

Veel stagiairs hebben weinig ervaring in een bedrijfsomgeving. Daarom moet je alles in het werk stellen om de stagiair de nodige context, voorbereidingsdocumenten en het vertrouwen te geven om aan de slag te gaan. Tijdens de onboarding bespreek je meestal het bedrijf, de leerdoelen, de verwachtingen, enzovoort.

Stages moeten goed gepland zijn, maar dat betekent niet dat je nooit van dat plan kunt afwijken. Op basis van de sterke punten, doelen en opleiding van je stagiair kun je het stageprogramma zo nodig aanpassen. 

Om ervoor te zorgen dat stagiairs hun taken begrijpen en alle ondersteuning krijgen die ze nodig hebben, is het belangrijk om ze duidelijke documenten met instructies en informatie te verschaffen. Deze voorkomen verwarring of onzekerheid rond een opdracht. Denk aan documenten als takenlijsten, opleidingsmateriaal en fiches voor feedback. 

Een check-in is een ideaal moment om samen met de stagiairs vorderingen te bespreken. Het helpt om een vaste tijd en plaats te hebben om de stage te bespreken. Het laat ook zien dat je betrokken bent en actief meewerkt aan de ontwikkeling van je stagiairs. 

Een getrainde stagebegeleider biedt de beste ondersteuning voor je stagiair. De stagebegeleider kan een hr-medewerker zijn, of een andere medewerker van je bedrijf die je hiervoor aanwijst. Het is een goed idee om een persoon aan te wijzen met dezelfde achtergrond als de stagiair. Stagebegeleiders kunnen sterke relaties opbouwen met stagiairs en hun talenten beter inschatten.

Ervaren werknemers begrijpen beter het verband tussen hun dagelijkse taken en de doelstellingen van het bedrijf. Voor stagiairs is dit verband minder duidelijk. Help hen daarom in te zien hoe hun werk het bedrijf helpt, door taken en processen goed uit te leggen.

Als je opdrachten geeft, dan kun je overwegen om bij elke taak uit te leggen hoe deze waarde creëert voor je bedrijf. Je zou tijdens check-ins ook gegevens kunnen delen die het resultaat aantonen van het werk van de stagiairs.

Stagiairs waarderen bedrijven die een gezond evenwicht tussen werk en privé bevorderen en een prettige werkomgeving creëren. Laat je stagiairs zien hoe je bedrijf de tevredenheid van werknemers bevordert. Overweeg bijvoorbeeld om stagiairs uit te nodigen voor sociale activiteiten buiten het werk, zodat ze het team beter kunnen leren kennen.

Je kunt meer gekwalificeerde stagiairs aantrekken en ze betrokken houden door zinvolle netwerkmogelijkheden te faciliteren. Stel je nieuwe stagiairs voor aan zoveel mogelijk medewerkers van je bedrijf. Overweeg netwerkevenementen te organiseren waar collega’s hun werkervaringen kunnen delen met de stagiairs. Zorg er ook voor dat je stagiairs in contact komen met klanten. 

Een goede stage begint met een krachtige onboarding, en eindigt met een zinvol exitgesprek. Een exitgesprek dient om informatie te verzamelen over de ervaringen van de stagiair, zowel positief als negatief. Moedig stagiairs aan om ideeën uit te wisselen en bedank ze voor hun tijd en werk. 

Door de structuur van je stage voortdurend te herzien, kun je een ervaring creëren die meer waarde biedt aan je stagiairs en je bedrijf. Als je bedrijf regelmatig ex-stagiairs in dienst neemt, is het een goed idee om een talentenprogramma te ontwikkelen dat hen beter voorbereidt op de overgang naar een voltijdse baan. 

In Nederland zijn er geen minimum- of maximumbedragen voor wat betreft de verdiensten van stagiairs. Stages kunnen zelfs geheel onbetaald zijn. Krijgt de stagiair dan toch een vergoeding? Dan hangt de hoogte van de vergoeding af van de werkgever, het soort werk dat gedaan wordt, en de opleiding of het vakgebied van de stagiair. Meestal kunnen stagiairs rekenen op een toelage van tussen de 200 en 500 euro per maand. 

Het doel van de stagebegeleider is om de stagiair met alle mogelijke middelen op te leiden. Daarnaast werkt de stagebegeleider samen met de stagiair aan de leerdoelen. Als stagebegeleider geef je voldoende aanwijzingen zodat hij of zij de toegewezen taken met succes kan voltooien. Tijdens de stage moet de stagebegeleider de voortgang evalueren en regelmatig feedback geven aan de stagiair.

Idealiter laat je stagiairs werken aan relevante projecten. Zo krijgen ze de kans om het vakgebied te verkennen en zowel hard skills als soft skills te ontwikkelen. Soms leidt het volgen van een stage tot een fulltime baan. Veel stages zijn voltijdse jobs (35 uur/week) waarbij de stagiair zich volledig integreert in het bedrijf.