Sollicitatiegesprek voorbereiden: hoe pak je het succesvol aan?

Een sollicitatiegesprek heeft als doel om de beste kandidaat te selecteren voor een openstaande vacature. De kandidaat wordt niet alleen beoordeeld op het vlak van vaardigheden, maar ook qua fit met de bedrijfscultuur. Het toepassen van gespreks- en interviewtechnieken zoals het A4-model, de STARR-methode en de LSD-methode kunnen hierbij een goede hulp zijn. Video-interviews zijn handig als er beperkte mogelijkheden zijn om een kandidaat persoonlijk te ontmoeten. Op die manier kun je je bereik van mogelijke geïnteresseerden vergroten. Semi-gestructureerde interviews stellen de deelnemers in staat om diepgaande gesprekken te voeren terwijl de belangrijkste functiepunten worden besproken. 

Er zijn verschillende soorten sollicitatiegesprekken. We bespreken hieronder de voornaamste sollicitatiegesprekken. 

• Eerste gesprek. Het eerste gesprek is vaak een kennismakingsgesprek waarin de basisvaardigheden en ervaring van de kandidaat worden besproken. Op basis daarvan zal de HR-medewerker beoordelen of er een solide basis is om verder te gaan met het selectieproces.

• Tweede gesprek. In het tweede gesprek worden vaak meer diepgaande vragen gesteld over de ervaring, competenties en persoonlijkheid van de kandidaat. Het kan hierbij ook gaan om inhoudelijke vragen over de functie of over het bedrijf.

• Arbeidsvoorwaardengesprek. In het arbeidsvoorwaardengesprek worden de details van de arbeidsovereenkomst besproken, zoals het salaris, de secundaire arbeidsvoorwaarden, de werktijden en andere relevante aspecten van de arbeidsovereenkomst.

• Beoordelingsgesprek. Tijdens het beoordelingsgesprek kunnen verschillende methoden worden gebruikt, zoals praktische tests, psychometrische tests of rollenspellen. Het hoofddoel van dit gesprek is om de vaardigheden en geschiktheid van de kandidaat nauwkeuriger te beoordelen.

• Vervolggesprek. Het vervolggesprek kan plaatsvinden na eerdere gesprekken om eventuele openstaande vragen te beantwoorden, feedback te geven of verdere informatie te verstrekken aan de kandidaat.

Behoud altijd het overzicht

Bekijk hoeveel sollicitanten zich in welke fase van je wervingsproces bevinden – een uitstekende basis voor het optimaliseren van processtappen en wervingsactiviteiten.

Recruiting nu optimaliseren

Met de vier A’s van het 4A-model bouw je je sollicitatiegesprek volgens een heldere structuur op. Je doorloopt samen met de sollicitant vier fases die naadloos in elkaar overgaan.

• Fase 1: Aanvang 

• Fase 2: Analyse

• Fase 3: Aanbod of advies

• Fase 4: Afronden

In de aanvangsfase heet je de sollicitant welkom, bied je iets aan om te drinken en stel je eventuele andere aanwezigen voor. Nadat er een luchtig gesprek is geweest over bijvoorbeeld reizen en het bedrijf, ga je geleidelijk over naar de volgende fase door de kandidaat te vragen waarom hij of zij gesolliciteerd heeft voor de job.

Dit is de fase waarin je de kandidaat beter leert kennen. Het doel van deze analysefase is om zo veel mogelijk informatie over de sollicitant te verzamelen, zodat je een goed beeld krijgt (door middel van een analyse) van de sollicitant. Dit doe je door het stellen van open vragen, die je uiteraard goed hebt voorbereid. 

Om je te inspireren heeft Personio een flink aantal vragen verzameld die je kunt stellen tijdens het sollicitatiegesprek. Daar kun je beslist je voordeel mee doen. Om dit vragenvuur zo aangenaam en effectief mogelijk te laten verlopen, kun je gespreks- en interviewtechnieken zoals de STARR- en LSD-methode toepassen. Luister goed naar de antwoorden en vraag door, dan voelt je gesprekspartner zich goed gehoord.

Wanneer je een goed beeld van de kandidaat hebt gevormd, is het tijd om de conclusies die je hebt getrokken tijdens de analysefase te bespreken met de persoon in kwestie. Vervolgens vertel je hoe de sollicitatieprocedure verder gaat. Hoelang zal het duren voordat de kandidaat een beslissing kan verwachten? Hoeveel gesprekken volgen er eventueel nog? Komt er een assessment of een proefopdracht? 

Het is niet alleen voor de kandidaat belangrijk dat de vervolgstappen helder zijn, ook voor jezelf en het bedrijf is het cruciaal om duidelijkheid te hebben. Je wil namelijk niet het risico lopen dat een kandidaat afhaakt en zijn pijlen op een andere baan richt, omdat het proces onduidelijk en stroperig is. 

Als alles helder en duidelijk is, zowel voor jou als voor de sollicitant, kun je het gesprek afronden. Vat nog even de belangrijkste punten samen en vertel hoe je het gesprek hebt ervaren. Als je enthousiast bent over de kandidaat, laat dat dan zeker merken. Heb je twijfels? Ook dan is het belangrijk om die te uiten. Geef vervolgens aan wanneer de kandidaat een beslissing kan verwachten en tot slot bedank je hem of haar voor het gesprek.

De STARR-methode is een handige techniek die wordt gebruikt tijdens sollicitatiegesprekken. Het staat voor situatie, taak, actie, resultaat en reflectie. Hierbij vraag je de kandidaat om specifieke voorbeelden te geven uit hun ervaringen die elk van deze aspecten illustreren. Door deze methode consequent toe te passen bij alle sollicitanten, kun je hun antwoorden op een gestructureerde manier vergelijken om te bepalen wie het beste past bij het team en de functie.

STARR-vragen:

• Situatie - Beschrijf een uitdagende werksituatie en hoe je die hebt opgelost.

• Taak - Welke rol had je en wat waren je doelstellingen?

• Actie - Hoe heb je het probleem aangepakt en waarom?

• Resultaat - Wat was het resultaat van je acties?

• Reflectie - Zou je het weer op dezelfde manier aanpakken?

De vier stappen van de STARR-methode

• Stap 1: definieer de belangrijkste competenties van de functie.

• Stap 2: stel vragen op voor elke competentie.

• Stap 3: neem het interview af.

• Stap 4: ken scores toe aan de antwoorden.

In stap één is het cruciaal om de kerncompetenties vast te stellen die nodig zijn voor de functie. Dit doe je in overleg met het wervingsteam om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Stap twee houdt in dat je op maat gemaakte vragen opstelt voor elke competentie. Deze vragen worden vaak gebaseerd op het cv van de kandidaat, zodat je een goed beeld krijgt van hun vaardigheden en ervaring. Tijdens het sollicitatiegesprek (stap drie) maak je gebruik van de STARR-methode. In deze stap stel je vragen die gericht zijn op het verkrijgen van specifieke voorbeelden uit de ervaring van de kandidaat, om zo hun capaciteiten beter te kunnen beoordelen. Tot slot ken je in stap vier scores toe aan de antwoorden van de kandidaten. Dit helpt je om de kandidaten objectief te vergelijken en de beste keuze te maken voor de functie.

Template: Passen de kandidaten wel bij het bedrijf?

Met vragen over de cultural fit kan je nagaan of de sollicitanten passen bij het bedrijf en zijn waarden. In deze template vind je inspirerende suggesties.

Template nu downloaden

De LSD-methode, wat staat voor luisteren, samenvatten en doorvragen, is een krachtige techniek om effectieve gespreks- en interviewresultaten te bereiken. Je past deze methode toe door actief te luisteren naar de gesprekspartner, waarbij je je lichaamstaal aanpast om betrokkenheid te tonen. Vervolgens vat je regelmatig samen om te laten zien dat je begrip hebt en ruimte biedt voor verduidelijking. Het stellen van gerichte vervolgvragen helpt om dieper in te gaan op belangrijke onderwerpen. Je kunt zo eenvoudig controleren of je jouw gesprekspartner goed begrijpt. Deze methode is waardevol voor zowel communicatiemanagers als HR-professionals in diverse gespreksscenario's, inclusief sollicitatiegesprekken.

Tijdens het sollicitatiegesprek heb je doorgaans ongeveer een uur de tijd om uit te zoeken of een kandidaat geschikt is voor de functie. Dit is best kort om zo’n belangrijke beslissing te maken. Het is daarom essentieel om de tijd zo efficiënt mogelijk te benutten door de juiste vragen te stellen. Hieronder volgt alvast een lijst met voorbeeldvragen om je te inspireren:

• Waarom heb je juist bij ons bedrijf gesolliciteerd? 

• Wat spreekt jou aan in onze branche?

• Wat wil je bereiken met deze functie?

• Waarom ben jij geschikt voor deze baan?

• Wat zijn jouw sterke eigenschappen?

• Wat zou je graag nog ontwikkelen bij jezelf?

• Waar zie je jezelf over vijf jaar?

• Wat is de grootste prestatie die je ooit hebt geleverd buiten je werk om?

• Welke dromen hoop je nog te vervullen in je leven?

• Wat doet tijdsdruk met jou?

• Met wat voor mensen werk je het liefste samen?

• Hoe zouden je beste vrienden jou typeren?

Volgens artikel 1 in de Grondwet is het verboden om onderscheid te maken op grond van godsdienst, politieke voorkeur, levensovertuiging, ras, geslacht, nationaliteit, seksuele geaardheid en burgerlijke staat. Dit discriminatieverbod geldt ook voor werkgevers. Daarom is het niet toegestaan om tijdens sollicitatiegesprekken vragen te stellen over deze onderwerpen. Hetzelfde geldt voor vragen omtrent zwangerschap of een kinderwens. Als een sollicitant uit eigen beweging informatie verstrekt over deze onderwerpen, dan is dat natuurlijk geen probleem.

Beslissingen over kandidaten kunnen worden genomen door middel van teamoverleg, feedbackloops en een evaluatie van de kandidaat op basis van zijn prestaties tijdens het interview, evenals eventuele andere beoordelingsmethoden die zijn toegepast. Het is van belang om verschillende perspectieven te overwegen om een weloverwogen beslissing te nemen die past bij de behoeften en doelen van je bedrijf.

Om erachter te komen welke kandidaat het beste bij je organisatie past, is het zaak om eerst goed helder te hebben waar je bedrijf voor staat en welke richting jullie samen uit willen gaan de komende jaren. Pas wanneer dit helder is, kun je aan de slag met het opstellen van een functieprofiel dat aansluit bij deze visie. Voor het tweede sollicitatiegesprek biedt Personio ook specifieke vragenlijsten aan. Deze vragenlijsten zijn bedoeld om meer inzicht te krijgen in de kandidaten en om te bepalen of ze goed passen bij de functie waarvoor ze solliciteren. 

Uit de pool van sollicitanten worden vervolgens drie of vier kandidaten geselecteerd die het beste aansluiten bij het functieprofiel. Deze mensen nodig je vervolgens uit voor een gesprek. Personio heeft verschillende vragenlijsten opgesteld voor verschillende functies en sectoren. Je kunt deze lijsten meteen inzien en gebruiken tijdens je sollicitatiegesprekken. Heb je eenmaal de beste kandidaat geselecteerd, dan volgt de laatste ronde: het arbeidsvoorwaardengesprek!

Het arbeidsvoorwaardengesprek, ook wel bekend als de salarisonderhandeling, vormt de laatste stap in het recruitmentproces. Tijdens dit gesprek bespreek je zowel de primaire arbeidsvoorwaarden (bv. salaris, soort contract, werktijden) als de secundaire arbeidsvoorwaarden (bv. een 13e maand, prestatiebeloning, pensioenregeling, opleidingsmogelijkheden, thuiswerkopties) die in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen. Je sluit het gesprek af met het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst.

Wil je een goed sollicitatiegesprek voeren, dan is het belangrijk om je eerste indruk opzij te zetten en je te richten op objectieve feiten. Het vermijden van aannames en het stellen van gerichte vragen over de vaardigheden van de kandidaat is essentieel, waarbij je de antwoorden objectief beoordeelt door scores toe te kennen. Pas wanneer meerdere kandidaten gelijkwaardig zijn op basis van de vastgestelde criteria, wordt het gevoel van een persoonlijke klik relevant. Dit zorgt voor een eerlijk en effectief selectieproces.

De STARR-methode is een gestructureerde interviewtechniek, en staat voor situatie, taak, actie, resultaat en reflectie. Door de STARR-methode toe te passen en kandidaten te vragen naar specifieke situaties, taken, acties, resultaten en reflecties met betrekking tot dezelfde competenties, kun je hun antwoorden op een gestructureerde en objectieve manier vergelijken. Dit helpt je om te bepalen welke sollicitant het beste past bij de functie en de behoeften van het team of de organisatie.