De Skill Will Matrix: wat is het en hoe maak je er optimaal gebruik van?

Bedrijven gebruiken de Skill Will Matrix al enkele decennia. De grondleggers van het hedendaagse model zijn Paul Hersey en Ken Blanchard. De Skill Will Matrix werd namelijk ontwikkeld op basis van hun studies over situationeel leiderschap uit de jaren 70. Situationeel leiderschap betekent dat managers hun management- en leiderschapsstijl aanpassen aan de specifieke situatie en aan individuele werknemers. De Skill Will Matrix die we vandaag kennen is waardevol voor managers die het prestatie- en motivatieniveau van individuele medewerkers willen onderzoeken en verbeteren.

De Skill Will Matrix is een instrument dat de bereidheid om een taak uit te voeren (‘will’ of motivatie) vergelijkt met het competentieniveau van werknemers voor die taak (‘skill’ of competentie). De relatie tussen motivatie (will) en competentie (skill) wordt weergegeven in een assenstelsel met vier kwadranten. De verschillende kwadranten van het assenstelsel laten zien op welke manier de manager een medewerker die zich in een bepaald kwadrant bevindt, moet benaderen of managen.

• Kwadrant 1: medewerkers die zowel capabel als gemotiveerd zijn. Geschikt voor een delegerende managementstijl.

• Kwadrant 2: medewerkers die niet capabel, maar wel gemotiveerd zijn. Geschikt voor een instruerendemanagementstijl.

• Kwadrant 3: medewerkers die niet capabel en ongemotiveerd zijn. Geschikt voor een corrigerende managementstijl.

• Kwadrant 4: medewerkers die capabel en ongemotiveerd zijn. Geschikt voor een ondersteunendemanagementstijl.

Aan de hand van de Skill Will Matrix kunnen managers dus bepalen op welke manier ze een specifieke medewerker het beste kunnen aansturen of ondersteunen. Dit leidt op zijn beurt tot meer gemotiveerde werknemers, die beter in staat zijn om de bedrijfsdoelen en gewenste resultaten te bereiken.

Een HR-manager kan andere managers leren hoe ze deze matrix moeten gebruiken en welke prestatiemanagementstrategieën ze kunnen toepassen voor elk kwadrant.

De Skill Will Matrix is verdeeld in vier kwadranten. Afhankelijk van hun competentie- en motivatieniveau om de werktaken uit te voeren, worden werknemers in een van deze kwadranten ingedeeld. De verdeling gebeurt als volgt:

• Kwadrant 1: werknemers die zowel bekwaam als gemotiveerd zijn om goed werk te leveren. Dit zijn meestal ervaren werknemers die op zoek zijn naar nieuwe ontwikkelingskansen.

• Kwadrant 2: werknemers die competent, maar weinig gemotiveerd zijn om de werktaken uit te voeren. Dit zijn werknemers die een plateau hebben bereikt en die nood hebben aan een nieuwe uitdaging.

• Kwadrant 3: werknemers zonder competentie en zonder motivatie om de werktaken uit te voeren. Dit gebeurt vaak als werknemers gedwongen worden om taken uit te voeren die hen niet interesseren of weinig bijbrengen. Het gebrek aan competentie en motivatie kan ook te wijten zijn aan faalangst, een slechte werkhouding of persoonlijke problemen. 

• Kwadrant 4: werknemers die zeer gemotiveerd zijn, maar helaas niet competent zijn om de werktaken uit te voeren. Deze medewerkers missen meestal de belangrijkste vaardigheden om het werk correct en efficiënt te kunnen doen. Vaak zijn deze medewerkers wel enthousiast en staan ze ervoor open om de nodige vaardigheden te ontwikkelen. Dit zijn mensen die je moet coachen. 

De Skill Will Matrix kan in verschillende situaties nuttig zijn. Hieronder vind je enkele goede voorbeelden.

Na een periode van enkele jaren waarin thuiswerken de norm was, proberen bedrijven opnieuw een stabiele werkomgeving te creëren voor hun medewerkers. Veel bedrijven verlangen dan ook dat hun personeel weer (vaker) op kantoor komt werken. De houding van medewerkers tegenover de werk-privébalans, de ontwikkeling van vaardigheden, de loopbaanambities en de financiële behoeften zijn echter drastisch veranderd. Een Skill Will Matrix kan bijzonder nuttig zijn tijdens zulke grote transitiemomenten.

Na een overname of fusie kan een manager het nuttig vinden om de gefuseerde teams beter aan te sturen en te motiveren. Dit kan met behulp van de Skill Will Matrix.

Een nieuwe manager wordt aangenomen in een bedrijf. Hij of zij komt van buiten het bedrijf en moet een bestaand team leiden. De nieuwe manager zal de Skill Will Matrix als een waardevol instrument beschouwen tijdens de eerste maanden. Aan de hand van dit model kan de nieuwe manager de vaardigheden en voorkeuren van de individuele teamleden beter begrijpen en hen gerichter aansturen. Door als nieuwe manager meteen de juiste managementstijl te gebruiken, zal het team als geheel beter gaan functioneren.

Tijdens een bedrijfsherstructurering gaan sommige jobs verloren. De Skill Will Matrix helpt managers om beslissingen te nemen die de nieuwe bedrijfsdoelstellingen ondersteunen, zodat belangrijke en talentvolle medewerkers kunnen worden behouden.

Het selecteren van medewerkers voor agile projecten kan een ingewikkeld en soms competitief proces zijn. Dankzij de Skill Will Matrix kunnen managers snel de meest competente en gemotiveerde medewerkers vinden om competente teams te bouwen, die geweldige resultaten leveren.

‘Skill’ staat voor competentie. Competenties zijn de vaardigheden die een medewerker nodig heeft om op een doeltreffende manier zijn of haar functie te kunnen uitoefenen. Deze vaardigheden kunnen medewerkers ontwikkelen door te leren en te oefenen. Het is ook de taak van het HR-personeel om het benodigde opleidingsmateriaal te voorzien. 

‘Will’ staat voor motivatie. De ‘will’ geeft de mate aan waarin werknemers gemotiveerd zijn om de werktaken uit te voeren. Verschillende factoren kunnen de motivatie van werknemers beïnvloeden. Deze omvatten onder meer het vaardigheidsniveau en de ambities van de medewerker, de bedrijfscultuur en de balans tussen werk en privé. 

Voordelen

• Helpt bij het identificeren van de juiste mensen om een efficiënt en hecht team te bouwen. 

• Helpt bij het opsporen van vaardigheids- en prestatietekorten bij medewerkers en afdelingen.

• Je kunt de ontwikkeling van je werknemers gemakkelijker opvolgen.

• Helpt HR bij het vinden van de juiste kandidaten voor het bedrijf.

• Voordelig voor talentontwikkeling: de Skill Will Matrix helpt om de beste talenten in je bedrijf op te volgen. 

• De nauwkeurigheid is afhankelijk van handmatige gegevensinvoer.

• Beperkte integratiemogelijkheden in andere systemen.

• De structuur varieert van manager tot manager.

• Gegevensbeheer wordt moeilijker naarmate de hoeveelheid gegevens toeneemt.

Om je te helpen begrijpen hoe de verschillende werknemersprofielen in de Skill Will Matrix passen, introduceren we hieronder een fictief HR-scenario. 

Roelwerkt sinds kort bij een bedrijf als HR-manager. Hij werkt samen met vier teamleden. Sandra maakt al vier jaar deel uit van het team als recruiter. In haar vorige functie bij een ander bedrijf, was Sandra vier jaar lang werkzaam als HR-medewerker.

Hendrik is de HR-coördinator. Hij kwam 12 maanden geleden bij het team, direct na zijn studies. Stijn is een senior HR-medewerker. Hij werkt al zes jaar in dit team. Ten slotte hebben we ook nog Cindy. Zij werkt al drie jaar in het bedrijf als payroll officer. 

Na ongeveer twee maanden in het bedrijf te werken, wil Roel meer weten over de capaciteiten en het motivatieniveau van zijn team. HR adviseert Roel om gebruik te maken van de Skill Will Matrix.

Voordat hij deze matrix invult, moet Roel eerst een individueel gesprek hebben met alle teamleden. Tijdens deze gesprekken moet hij goed luisteren naar de motivaties, ambities en uitdagingen van elk teamlid. Daarna moet hij hun feedback en die van andere stakeholders verzamelen. Met al deze informatie vult hij de Skill Will Matrix in. Dit levert de volgende resultaten op: 

Roel heeft ontdekt dat Hendrik goed presteert en veel toekomstambities heeft binnen het bedrijf. Hij heeft weinig hulp nodig om zijn werk te doen. Hendrik solliciteerde naar de leidinggevende functie die Roel kortgeleden aanvaardde. Hendrik had echter nog niet de nodige ervaring als manager.

Roel kiest er daarom voor om Hendrik te blijven uitdagen en bevestiging te geven. Hij probeert Hendrik te pushen naar een meer coachende rol ten aanzien van de andere teamleden. In deze rol krijgt Hendrik de kans om een team te leiden. Hendrik doet elke werkdag nieuwe ervaringen op, hij wordt uitgedaagd en krijgt de kans om zich verder te ontwikkelen en te groeien, waardoor hij zich belangrijk en waardevol voelt binnen het team.

Sandra is snel afgeleid. Roel vindt dat ze, ondanks haar kwaliteiten, niet echt gemotiveerd naar haar werk komt. Hij ontdekt dat Sandra zich vooral gaat vervelen als ze een taak onder de knie heeft. Daarom gaat Roel op zoek naar nieuwe manieren om haar te prikkelen en te motiveren. 

Roel overlegt met de HR-directeur. Ze zijn het er beiden over eens dat de groei van het bedrijf binnenkort een nieuwe HR Business Partner vereist. Dit lijkt een ideale baan voor Sandra, omdat ze zeer getalenteerd en ervaren is. Toen Sandra dit hoorde, was ze dolblij met het vooruitzicht op deze nieuwe uitdaging. De komende maanden werken Sandra en Roel samen aan een persoonlijk ontwikkelingsplan. 

Cindy heeft een goede instelling en heeft doorheen de jaren een positieve werkrelatie opgebouwd met het team. Cindy heeft echter extra begeleiding en performance coaching nodig. Ze is snel afgeleid en werkt soms slordig. Dit leidt tot terugkerende fouten en klachten van de HR-directeur.

Om haar kernvaardigheden te ontwikkelen, bedenkt Roel een plan. Hij gaat op zoek naar een payroll training die Cindy kan volgen. Hij besteedt ook veel tijd aan het coachen van Cindy bij specifieke taken. Op die manier kan hij grondige en gerichte feedback geven over haar werk. Roel ontwikkelt samen met haar een checklist en hij geeft haar duidelijke richtlijnen. Deze acties hebben niet alleen een positief effect op de competenties van Cindy, maar ze zorgen er bovendien voor dat de hele HR-afdeling beter functioneert.

Roel stelt vast dat Stijn helemaal niet goed presteert. Niet alleen behaalt Stijn mindere resultaten, hij lijkt ook weinig zin te hebben om zijn best te doen. Roel merkt dit aan de lakse houding van Stijn. Roel ontdekt tijdens een persoonlijk gesprek dat Stijn geen goede relatie had met de vorige manager. Stijn kwam hierdoor op een zijspoor terecht en verloor heel wat van zijn motivatie. 

Roel wijst Stijn erop dat er zonder verbetering weinig toekomst voor hem is in het bedrijf. Maar hij ziet wel het potentieel van Stijn. Daarom worden individuele SMART-doelen opgesteld voor Stijn. Roel stelt ook een duidelijk werkplan op zodat Stijn een houvast heeft. Er wordt ook een wekelijks overleg ingepland om de progressie en eventuele knelpunten te bespreken. Roel laat Stijn regelmatig weten dat hij in hem gelooft en probeert hem, in tegenstelling tot de vorige manager, zoveel mogelijk bij nieuwe projecten te betrekken. 

In deze voorbeelden kun je zien hoe Roel het management van zijn gehele team succesvol ter harte neemt. Elke medewerker wordt individueel begeleid, naargelang het prestatie- en motivatieniveau. Met de juiste benadering en managementstijl, kan elk type medewerker een betere versie van zichzelf worden.

Leestip: Talent management gebruikt hulpmiddelen om de vaardigheden en de motivatie van medewerkers te beoordelen en te ontwikkelen.

1. Hoge competentie en hoge motivatie: de medewerker beschikt over de vaardigheden om de werktaken uit te voeren, en is gemotiveerd om het werk goed te doen. Hierbij past een delegerende managementstijl.

2. Hoge competentie en lage motivatie: de medewerker beschikt over de vaardigheden om de werktaken uit te voeren, maar hij of zij is om de een of andere reden niet gemotiveerd om het werk goed te doen. Dit vereist een ondersteunende, coachende managementstijl.

3. Lage competentie en lage motivatie: de medewerker heeft onvoldoende competenties om de werktaken uit te voeren, en toont geen bereidheid om bij te leren. Dit vereist een corrigerende, confronterende managementstijl. 

4. Lage competentie en hoge motivatie: de medewerker heeft nog onvoldoende competenties om de werktaken uit te voeren, maar hij of zij toont wel bereidheid om bij te leren. Dit vereist een instruerende managementstijl.

Voor het opbouwen van een succesvol team is motivatie belangrijker dan competentie. Dit is met name het geval in een startend bedrijf. Een competentie kan (deels) aangeleerd worden aan een medewerker die gemotiveerd is, maar competentie gaat verloren als er geen bereidheid is om die te gebruiken.