Screening van personeel: tips voor bedrijven

De screening van het personeel houdt in dat je als werkgever specifieke informatie opvraagt en verzamelt over een sollicitant of werknemer. Dit kan je bijvoorbeeld doen door vorige werkgevers op te bellen of door de socialmediaprofielen van (potentiële) medewerkers te bekijken.

Leestip: Ontdek hoe je het wervingsproces optimaliseert door effectief personeel te screenen, geschikte kandidaten te selecteren en succesvolle sollicitatiegesprekken te voeren.

Screening van personeel is vooral nodig om de integriteit van een persoon te achterhalen. Als werkgever neem je het liefst een medewerker aan die betrouwbaar is. Het uitvoeren van een screening tijdens het sollicitatieproces kan daarbij heel wat zaken aan het licht brengen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende checks:

• Klopt het dat de sollicitant over een diploma beschikt in die bepaalde studie?

• Wat vinden vorige werkgevers van de sollicitant?

• Klopt de identiteit van de sollicitant?

• Hoe gedraagt de sollicitant zich op sociale media en komt dit overeen met de gedragscode van jouw bedrijf?

Er zijn verschillende soorten pre-employmentscreenings die je als werkgever kunt (laten) uitvoeren. We sommen ze hieronder graag even op.

Als werkgever ben je verplicht om de identiteit van je nieuwe werknemers te controleren alvorens ze in dienst treden. Bekijk hiervoor de echtheid en geldigheid van hun identiteitsbewijs en doe verder onderzoek waar nodig.

In principe kunnen sollicitanten op hun cv zetten wat ze willen. Bij twijfel kan je dus de diploma’s nakijken. Hiervoor vraag je de sollicitant om een uittreksel van het diplomaregister.

De makkelijkste manier om de referenties te controleren is door de referenties die de sollicitant meegeeft op te bellen. Zo kan je eveneens de werkervaring van je sollicitant nagaan. Zijn er geen referenties meegegeven? Dan kan je hier zelf altijd even naar vragen. De kandidaat is echter niet verplicht om een referentie op te geven.

Je kan de social media en eventueel andere websites bekijken om meer te weten te komen over je sollicitant. Hou er wel rekening mee dat je hier als werkgever vooraf toestemming voor moet vragen en dat je achteraf de gevonden informatie moet bespreken met de betrokkene.

Een Verklaring Omtrent het Gedrag of VOG laat zien of je sollicitant in het verleden een strafbaar feit heeft gepleegd of niet. Voor bepaalde functies kan dit zeer relevant zijn. Denk daarbij aan mensen die met kinderen gaan werken of (taxi)chauffeurs bijvoorbeeld.

Heb je zelf geen tijd om in cv’s en referenties te duiken? Dan kan je een extern bureau inschakelen die de screening op zich zal nemen. Kies wel voor een betrouwbaar bureau met een vergunning. Zo kun je erop vertrouwen dat ze de privacyregelgeving kennen en naleven.

Plan personeel op basis van solide gegevens

In Personio kun je op ieder moment zien hoeveel mensen er op welke afdeling werken en daar je planning op baseren.

Meer informatie over de rapportagefunctie van Personio

Er zijn natuurlijk vele voordelen verbonden aan het gebruik van een pre-employmentscreening, zoals:

• Met een pre-employmentscreening kan je alle risico’s op een rij zetten.

• Je hebt een beter beeld van de persoon die je wel of niet gaat aannemen.

• Het uitvoeren van een pre-employmentscreening kost je tijdens de sollicitatie veel tijd, maar achteraf win je tijd en geld omdat je minder snel ongeschikt of onbekwaam personeel zal aannemen.

Maar er zijn zeker ook enkele nadelen verbonden aan het gebruik van pre-employmentscreenings, bijvoorbeeld:

• Als je veel vraagt van de sollicitant op het vlak van tests, proeven en referenties, kan dit mogelijke kandidaten afschrikken, en zo mis je misschien net dat ene talent dat je zoekt.

• Het uitvoeren van een pre-employmentscreening maakt het iets moeilijker om een band op te bouwen met de sollicitant, omdat je natuurlijk een hoop privégegevens onder de loep moet nemen.

Een screening van een (toekomstige) medewerker heeft voornamelijk zin als het gaat om specifieke functies. Denk daarbij bijvoorbeeld aan personeel dat met geld omgaat, medewerkers die met kinderen werken, chauffeurs, securitypersoneel enzovoort. Voor wat betreft functies waarin werknemers minder fout kunnen doen, zal het uitvoeren van een screening wellicht te veel tijd vragen. Zorg er daarnaast ook voor dat je de toepasselijke privacyregelgeving in acht houdt. Je bent namelijk bezig met privégegevens van mensen en moet dus steeds handelen in overeenstemming met de AVG.

Wil je meer te weten komen over de persoonlijkheid en vaardigheden van een sollicitant, zonder een pre-employmentscreening te moeten opzetten? Dan zijn er verschillende methodes waar je als werkgever gebruik van kunt maken.

In een assessmentcenter wordt de psychologie van een sollicitant onder de loep genomen. Op die manier kan al een eerste inschatting worden gemaakt van hoe hij of zij zich zal gedragen op korte en lange termijn, wat de ontwikkelpunten zijn en wat de sterktes zijn van de betrokkene.

Persoonlijkheidstests bestaan er tegenwoordig in alle kleuren en maten. Aan de hand van vragenlijsten over situaties, wordt de persoonlijkheid van de sollicitant geschetst. Bij bepaalde tests kom je zelfs te weten hoe de kandidaat normaal reageert en hoe hij of zij zich zal opstellen in een stressvolle situatie.

Een capaciteitentest is vooral handig om te toetsen naar de intelligentie en vaardigheden van een kandidaat. Dit soort test bestaat vaak uit cijferreeksen, figuurreeksen, analogieën en dergelijke meer, die binnen een bepaalde tijd opgelost moeten worden.

Als werkgever ben je verplicht om de identiteit van een nieuwe werknemer na te trekken. Daarnaast moet je erop letten dat de kandidaat in het verleden geen negatieve ervaringen heeft opgedaan die slecht kunnen zijn in het licht van de functie die hij of zij wil gaan uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een chauffeur die al talloze verkeersboetes op zijn naam heeft staan. Om dit te checken kan je de sollicitant vragen om een Verklaring Omtrent het Gedrag voor te leggen.

Als werkgever mag je verschillende zaken screenen, zoals de identiteit van de kandidaat, zijn of haar werkervaring bij andere werkgevers, de social media van de sollicitant (na toestemming), de behaalde diploma’s en meer. Hou je bij de screening van personeel wel steeds aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Bij de screening van nieuw personeel wordt standaard de identiteit van de kandidaat gecontroleerd. Daarbovenop kunnen ook diploma’s, referenties, sociale media en zelfs het strafregister worden gecontroleerd.