Wat is de salarisadministratie? Verplichtingen + tips voor werkgevers

Onder de salarisadministratie valt alles wat komt kijken bij het administreren van de kosten van werknemers en het uitbetalen van de lonen van elke medewerker die op de payroll staat. Denk daarbij aan het registreren van de werknemersvoordelen, het bijhouden van de pensioenen en het doorgeven van alle loonheffingen aan de Belastingdienst.

Een andere term voor salarisadministratie is loonadministratie. Beide begrippen komen op hetzelfde neer.

De personeels- en salarisadministratie is een ruim domein dat heel wat werkzaamheden omvat. Enkele van de belangrijkste taken van de salarisadministratie zijn:

• Het bijhouden van alle persoonsgegevens: denk daarbij aan het adres, het rekeningnummer, de identiteitsgegevens van werknemers en dergelijke meer.

• Het registreren van de gewerkte uren en declaraties: je houdt de gewerkte uren van de medewerkers bij in een tijdregistratiesysteem. Daarnaast moet je een overzicht bijhouden van de ziektedagen, het verlof en de overuren van je werknemers.

• Het berekenen van het loon: op de loonstrook moet je zowel het brutoloon als het nettoloon dat overblijft vermelden, zodat jij weet hoeveel salaris je moet uitbetalen en je werknemer ook op de hoogte is van zijn of haar salaris.

• De loonheffingen correct aftrekken en doorgeven aan de Belastingdienst: afhankelijk van de individuele situatie van de werknemer moet er meer of minder worden afgehouden van het brutoloon.

• Extra betalingen registreren: afhankelijk van de organisatie en de cao kunnen werknemers nog extra salaris krijgen in de vorm van commissies, bonussen en/of fooien.

• Het bijhouden van de extralegale voordelen: het kan interessant zijn om je werknemers extra voordelen aan te bieden, zoals een pensioenpakket of werknemerskortingen. Deze voordelen moeten ook steeds mee verwerkt worden in de loonstrook.

• De jaaropgaven opmaken: je werknemers hebben een jaaropgave nodig voor hun belastingaangifte. De jaaropgave geeft een overzicht van het inkomen en de inhoudingen van het voorgaande kalenderjaar, en wordt altijd in de maand januari van het nieuwe jaar opgesteld.

• Het bijhouden van de loonkosten in de boekhouding: uiteraard worden al deze kosten opgenomen in de boekhouding.

• Het salaris uitbetalen: één van de belangrijkste taken iedere maand is uiteraard het betalen van de lonen van je medewerkers.

Er komt enorm veel data kijken bij het voeren en verwerken van de salarisadministratie. Daarom heb je als bedrijf niet alleen de juiste werkkrachten nodig om het loonproces uit te voeren, maar je moet ook beschikken over de juiste softwaretools. Het is belangrijk dat de tools die worden ingezet voor de salarisadministratie in staat zijn om efficiënt gegevens te verzamelen en nauwkeurige berekeningen uit te voeren.

Als werkgever ben je wettelijk verplicht om je salarisadministratie bij te houden. Deze verplichting vloeit voort uit de zogenaamde administratieplicht. De administratieplicht houdt in dat je als werkgever verplicht bent om de financiële administratie bij te houden van de vermogenstoestand van het bedrijf en alle zaken die daar betrekking op hebben, waaronder de salarisadministratie. De administratie moet minstens 7 jaar bijgehouden worden door de werkgever en moet op elk moment kunnen worden voorgelegd aan de Belastingdienst.

Daarnaast ben je als werkgever verplicht om bovenstaande werkzaamheden correct en nauwkeurig uit te voeren. Als je tekortschiet in de administratieplicht en je krijgt controle van de fiscus, dan kan dit mogelijk leiden tot hoge boetes en/of andere sancties.

Huidige FTE's altijd zichtbaar

Met Personio heeft u met één klik op de knop toegang tot uw FTE-telling om datagestuurde beslissingen te nemen.

Meer over de analysefunctie

Zoals je ondertussen hebt kunnen lezen, komen er veel verschillende taken kijken bij de salarisadministratie. Deze taken kunnen zeer veel tijd in beslag nemen, waardoor de kosten voor het voeren van de salarisadministratie vaak hoog oplopen voor bedrijven.

Voor bedrijven is het daarom heel interessant om hun salarisadministratie te automatiseren en digitaliseren. Naast de tijdwinst die deze manier van werken oplevert, geniet je tevens van tal van andere voordelen:

• Je hebt altijd toegang tot de correcte gegevens.

• Alle informatie is beschikbaar in één centraal programma.

• De kans op fouten is een stuk kleiner, want er zijn minder menselijke handelingen vereist.

• Verlof, ziekte en overuren van medewerkers kunnen automatisch doorgegeven worden.

Met de salarisadministratiesoftware van Personio geniet je als bedrijf van al deze voordelen, in één geïntegreerde tool! Bovendien kun je de software koppelen aan andere HR-processen. Benieuwd naar onze tool? Boek nu een webdemo en profiteer van een gratis proefperiode van 14 dagen.

De salarisadministratie blijft een tijdrovende klus die iedere maand terugkomt. Om het proces voor de werkgever en de HR-afdeling zo efficiënt mogelijk te maken, hebben we nog enkele tips opgelijst:

1. Zorg voor een gestandaardiseerd proces voor de betaling van de lonen.

2. Gebruik een online systeem, zelfs al is het enkel maar voor de tijdregistratie.

3. Verbind je verschillende systemen met elkaar, zodat ze slim samenwerken.

4. Zorg dat je steeds op de hoogte bent van nieuwe regelgeving of wetswijzigingen.

5. Besteed de salarisadministratie uit aan een gespecialiseerd bedrijf als de administratie te complex of te tijdrovend wordt.

Een efficiënte salarisadministratie kan een grote impact hebben op de werknemerstevredenheid en de retentie in je bedrijf. Elke werknemer wil op tijd betaald worden en het correcte loon uitbetaald krijgen. Hoe minder fouten daarbij gebeuren - dankzij automatisering en digitalisering, hoe beter dus.

Door de salarisadministratie te automatiseren, is er meer tijd en ruimte voor de HR-afdeling om zich op andere belangrijke taken te richten, zoals het verbeteren van de werknemerstevredenheid op andere vlakken dan enkel het loon.

Om je salarisadministratie te kunnen doen, heb je personeel nodig dat verantwoordelijk is voor deze taak. Daarnaast moet je als bedrijf ook beschikken over de juiste software, tools of programma’s, om alle data overzichtelijk bij te houden en alle berekeningen correct en nauwkeurig te kunnen doen.

De automatisering en digitalisering van de salarisadministratie kunnen de processen van HR-managers vereenvoudigen, onder meer door repetitieve taken over te nemen, data centraal op te slaan en de foutenmarge te verkleinen.

Je bent als werkgever verplicht om je salarisadministratie nauwkeurig te voeren in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Als werkgever ben je bovendien verplicht om de administratie minstens 7 jaar bij te houden en je moet ze ook te allen tijde kunnen voorleggen aan de Belastingdienst.