Rouwverlof: alles wat je moet weten

Rouwverlof is verlof dat aan werknemers wordt toegekend naar aanleiding van het overlijden van een dierbare. Het verlof stelt de werknemer in staat om te rouwen, de begrafenis te regelen en de dienst bij te wonen zonder zich zorgen te hoeven maken over de werkverplichtingen. 

Rouwverlof erkent de emotionele en mentale belasting die het verlies van een dierbare met zich meebrengt. Het verlof erkent dat mensen tijd en ruimte nodig hebben om dit te verwerken. Het is belangrijk om werknemers tijdens deze periode goed te begeleiden om langdurige uitval van werknemers te voorkomen.

Er zijn een aantal regels die in diverse collectieve arbeidsovereenkomsten zijn vastgelegd met betrekking tot rouwverlof bij het overlijden van een familielid. Dit zijn de belangrijkste:

• Voor het verlies van een echtgeno(o)t(e), partner of (stief)kind kunnen werknemers 4 dagen rouwverlof opnemen, van de dag van het overlijden tot de dag van de begrafenis of crematie.

• In geval van het overlijden van een (schoon)ouder worden 2 dagen rouwverlof toegekend. De eerste geldt op de dag van het overlijden, de andere heeft betrekking op de dag van de begrafenis of crematie.

• In geval van het overlijden van een (schoon)broer of (schoon)zus, een echtgeno(o)t(e) van een broer of zus of een grootouder heeft de werknemer recht op 1 verlofdag op de dag van de begrafenis of crematie.

• Ook bij het overlijden van een vriend of collega kan rouwverlof worden overwogen. De voorwaarden hiervoor kunnen variëren van werkgever tot werkgever.

Beheer absenties snel en gemakkelijk

Stel werknemers in staat om snel en efficiënt verlof aan te vragen, waarbij hun managers automatisch op de hoogte worden gebracht en markeer hen na goedkeuring afwezig in hun agenda. Geef HR een gedetailleerd verlofoverzicht binnen het bedrijf.

Transformeer je absentiemanagement

In Nederland zijn bedrijven vrij om hun eigen beleid omtrent rouwverlof te bepalen. Het rouwverlof wordt niet wettelijk geregeld. Vaak is het beleid afgestemd op de collectieve arbeidsovereenkomsten (cao's). 

Deze flexibiliteit stelt bedrijven in staat om het rouwverlof af te stemmen op de behoeften van hun werknemers en de bedrijfscultuur. Het ontbreken van een wettelijke norm impliceert echter ook dat duidelijke communicatie over het beleid essentieel is om problemen te voorkomen.

De duur van rouwverlof in Nederland verschilt sterk per organisatie en is meestal vastgelegd in de cao. In heel wat cao's staat vermeld dat twee tot vier dagen verlof kunnen worden opgenomen voor het overlijden van naaste familieleden, zoals een partner of kind, en één dag voor het overlijden van andere familieleden, waaronder de grootouders en een broer of zus. 

De duur van het verlof is afhankelijk van de relatie die de werknemer heeft met de overledene, de afstand tot de plaats van de uitvaart, en de mate waarin de werknemer verantwoordelijk is voor de organisatie van de uitvaart. HR-managers moeten de geldende richtlijnen duidelijk communiceren.

HR-managers moeten een duidelijke en eenvoudige procedure opstellen voor het aanvragen van rouwverlof. De aanvraagprocedure kan bestaan uit het indienen van een verzoek via een digitaal HR-systeem of het aanvragen van een rechtstreeks gesprek met de HR-verantwoordelijke.

In ieder geval dient de werkgever respect te hebben voor de rouwende werknemer, begrip te tonen voor zijn of haar situatie en de privacy van de werknemer te garanderen. De documentatie die nodig is voor de aanvraag van het rouwverlof, zoals de overlijdensakte, dient ook op een respectvolle manier gevraagd te worden.

De rechten van werknemers met betrekking tot rouwverlof zijn voornamelijk gebaseerd op het bedrijfsbeleid en de bepalingen in de collectieve arbeidsovereenkomst. Werknemers hebben het recht om verlof aan te vragen volgens deze regels en mogen verwachten dat hun verzoek met respect en begrip wordt behandeld. 

Voor werkgevers is het essentieel om een ondersteunende omgeving te creëren voor de rouwende werknemer. Dit houdt onder andere in dat het bedrijfsbeleid respectvol moet worden nageleefd en dat er flexibiliteit moet worden geboden om tegemoet te komen aan de behoeften van de werknemer. 

Bovendien is het belangrijk dat HR-managers trainingsprogramma's ontwikkelen voor leidinggevenden om hen te leren hoe ze rouwende collega's kunnen ondersteunen en het werk kunnen herverdelen tijdens de afwezigheid van de werknemer.

Als HR-manager is het belangrijk om empathisch te reageren op rouwverlofaanvragen. Dit doe je onder meer door de aanvraagprocedure helder uit te leggen, informatie aan te bieden over rouwondersteuningsprogramma's en ondersteuning te bieden bij een geleidelijke terugkeer naar het werk.

Of rouwverlof betaald of onbetaald is, verschilt van organisatie tot organisatie en is afhankelijk van het bedrijfsbeleid en de bepalingen in de collectieve arbeidsovereenkomst.

Managers kunnen hun team ondersteunen tijdens de rouwperiode van een collega door open te communiceren over het rouwverlofbeleid, empathie te tonen en teamvergaderingen te organiseren om het verlies te bespreken en het werk op een respectvolle manier te herverdelen.

In Nederland ben je als werkgever niet wettelijk verplicht om rouwverlof toe te kennen, maar het kan wel verplicht worden gesteld door het bedrijfsbeleid of een collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Bedrijven stellen vaak hun eigen regels op die passen bij de werkomstandigheden en bedrijfscultuur.