Rooster maken voor personeel: een stappenplan en voorbeelden

Een werkrooster is een overzichtelijk schema, bedoeld om het werk van één werknemer of meerdere werknemers te organiseren. In het werkrooster staat per werknemer aangegeven welke werktijden en werkzaamheden er zijn vastgesteld gedurende een bepaalde periode. Een werkrooster kan per week, per maand of per kwartaal worden opgesteld.

Als werkgever ben je verplicht om het werkrooster vorm te geven op basis van de geldende wet- en regelgeving. Dit betekent dat het werkrooster schriftelijk moet worden vastgelegd en dat iedere werknemer het rooster moet kunnen inzien. Om te zorgen dat het dienstrooster duidelijk is en optimaal gebruikt kan worden, zijn verder de volgende punten belangrijk:

• Het werkrooster bevat informatie over elke werknemer.

• Het werkrooster wordt regelmatig geüpdatet en wordt minstens een maand voor de aanvangsdatum van het rooster kenbaar gemaakt aan de betrokken medewerkers.

• Het werkrooster is makkelijk (digitaal) toegankelijk voor elke werknemer.

• Het werkrooster houdt rekening met verlofdagen en andere aanpassingen van de werkuren.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

Gebruik volgend stappenplan om jouw werkrooster optimaal op te stellen.

Het nauwkeurig bijhouden van je personeelsbestand is belangrijk voor een effectieve planning. Houd daarom rekening met de volgende punten. 

• Creëer een helder overzicht van de beschikbaarheid van elke medewerker.

• Documenteer de functies en afdelingen die bij elke medewerker horen. Deze informatie kun je terugvinden in het individuele arbeidscontract van elke werknemer.

• Wees alert op veranderingen, zoals ouderschapsverlof.

Binnen de functies en afdelingen van je medewerkers zijn er taken belegd die van invloed zijn op het werkrooster. Om deze gegevens mee te nemen in het rooster, kun je de volgende stappen volgen. 

• Maak een gedetailleerd overzicht van alle taken per roostereenheid.

• Schat het totale werkaanbod in en identificeer de piekmomenten.

• Verdeel de taken en identificeer de vereiste competenties en vaardigheden per taak.

Zodra het werk in kaart is gebracht, kun je een basisrooster maken. 

• Houd hierbij rekening met de beschikbaarheid van elke individuele medew

  erker.

• Maak een planning op basis van de minimale bezettingseisen per taak.

• Stel een minimale, normale en maximale bezetting op om de flexibiliteit van je personeelsplanning te waarborgen. 

Voor een efficiënte en soepele bedrijfsvoering is het belangrijk om te anticiperen op speciale data. Plan vooruit en houd rekening met aankomende feestdagen en schoolvakanties. Zorg voor voldoende dekking tijdens deze periodes om de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten te waarborgen.

Het invullen van je werkrooster vraagt een gedetailleerde aanpak.

• Begin bij je vaste werknemers, en wijs hen toe per afdeling of team.

• Houd rekening met de functies, kwaliteiten en voorkeursdagen van elke medewerker.

• Maak een plan voor eventuele vakantiedagen, en zorg voor een buffer in geval van ziekte of andere onvoorziene omstandigheden.

Het komt geregeld voor dat werknemers willen ruilen van diensten. Het is daarom belangrijk om hiervoor duidelijke richtlijnen te hanteren. Je kunt hierbij denken aan de volgende punten. 

• Stel duidelijke regels op voor het ruilen van shifts, inclusief wie verantwoordelijk is voor het goedkeuren van dergelijke ruilverzoeken.

• Overweeg om een deadline in te stellen voor het indienen van shiftwijzigingen, bijvoorbeeld een week na de publicatie van het werkrooster.

Zorg ervoor dat alle medewerkers toegang hebben tot het werkrooster. Optimaal is om het werkrooster fysiek te printen en op te hangen op de werkplek, en het daarnaast ook digitaal te verspreiden. Door dit op een tijdige manier te doen, zorg je ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van hun geplande diensten en eventuele wijzigingen. Het bevordert de transparantie en stelt werknemers in staat om hun eigen tijd efficiënter te plannen.

Beheer de vakanties van uw medewerkers met deze praktische Excel-vakantieplanner

• Overzichtelijk en gemakkelijk te gebruiken

• Met nationale feestdagen (regionale feestdagen kunnen gemakkelijk worden toegevoegd)

• Automatische berekening van vakantie-aanspraken en resterende vakantiedagen

Download: Excel-sjabloon vakantieplanner

Heb je nou toch echt geen idee hoe een werkrooster eruit kan zien? Dan geven we je graag een voorbeeld mee. Je kunt verschillende tools gebruiken om je eigen werkrooster te maken. Denk bijvoorbeeld aan de handige software voor aanwezigheidsregistratie van Personio. Microsoft Excel en Google Spreadsheets zijn ook goede alternatieven.

Het maken van een werkrooster hoeft geen tijdrovende taak te zijn. Met een helder stappenplan en de juiste tools, zoals de aanwezigheidsregistratietool van Personio, ben je als werkgever in staat om efficiënte en flexibele roosters te creëren die zowel aan de behoeften van je bedrijf als aan die van je medewerkers voldoen. Blijf open in de communicatie, transparant over beslissingen en flexibel in je aanpak, om een ​​positieve werkomgeving te bevorderen en de productiviteit te verhogen.

Leestip: Ontdek de veelzijdige rol van een HR-manager en hoe deze professionals essentiële functies vervullen.

Een basisrooster is een algemeen rooster dat je opstelt volgens de behoeften in de capaciteitsplanning, en waarin je zo veel mogelijk vaste patronen verwerkt. Je geeft in het basisrooster aan hoeveel werknemers je nodig hebt per taak of activiteit, en hoelang elke werkzaamheid gemiddeld duurt. 

Om het makkelijk te maken voor jezelf en voor je werknemers, raden we aan om je werkrooster al minstens een maand voor de aanvangsdatum van het rooster algemeen bekend te maken. Zo hebben je medewerkers nog voldoende tijd om onderling te kunnen ruilen van shift, en kunnen er nog eventuele wijzigingen worden aangebracht.

Ja, als werkgever ben je verplicht het arbeidspatroon van je werknemers schriftelijk vast te leggen. Het werkrooster moet bovendien openbaar toegankelijk zijn voor alle werknemers. Aan de vorm van een werkrooster zijn er geen specifieke eisen gesteld, maar de Inspectie SZW moet wel kunnen zien of de Arbeidstijdenwet al dan niet is nageleefd.

Jazeker, er zijn tal van software-oplossingen op de markt die het creëren van werkroosters kunnen stroomlijnen. Bij Personio hebben we een geïntegreerde tool ontwikkeld die het opstellen, beheren en aanpassen van roosters zeer eenvoudig maakt. Daarnaast helpt de tool je ook bij het plannen van vakanties en het beheren van de werktijden van je personeel, dit alles binnen één gebruiksvriendelijk platform.