Retentiebeleid: Wat is het en hoe ontwikkel je het?

Het keuzeaanbod voor talenten is tegenwoordig groter dan ooit tevoren. De vraag naar vakmensen is groter dan het aanbod, waardoor hooggekwalificeerde werknemers in een bevoorrechte positie terechtkomen: zij kunnen als het ware zelf hun werkgever kiezen. Wat betekent dit voor bedrijven? Zij moeten geld en moeite investeren om hun toppresteerders te behouden en te voorkomen dat zij naar een andere werkgever overstappen of om de gedachte daaraan in de kiem te smoren.

Personeelsretentie is een HR-instrument om medewerkers in dienst te houden bij het bedrijf en ze zo op lange termijn te behouden. Het omvat verschillende maatregelen die bedrijven nemen in het kader van hun retentiebeleid. Op die manier laten bedrijven aan hun medewerkers zien hoeveel belang zij hechten aan hun welzijn en tonen zij hun waardering. Het is dan ook geen wonder dat het onderwerp ‘personeelsretentie' telkens weer bovenaan het takenlijstje van HR-afdelingen staat.

De personeelsretentie begint niet op de eerste werkdag. De basis voor een duurzame band tussen medewerker en bedrijf wordt al gevormd tijdens het selectieproces. Het in kaart brengen van de volledige employee journey, vanaf het wervingsproces tot het moment van afscheid nemen van de organisatie, helpt bij het identificeren van verbeterpunten in het retentiebeleid. HR-managers hebben de verantwoordelijkheid om te bepalen welke kandidaten het beste bij het profiel van het bedrijf aansluiten.

Een sollicitant die zeer getalenteerd lijkt maar verwachtingen koestert die nauwelijks in te lossen zijn, zal je moeilijk binnen het bedrijf kunnen houden. Nadat besloten is of een kandidaat het bedrijf kan helpen met zijn of haar vaardigheden, is het ook onvermijdelijk om te anticiperen op de vraag of de kandidaat persoonlijke voldoening en tevredenheid kan vinden in het bedrijf.

Tip: stem de verwachtingen van de kandidaat af op de employer value proposition van je bedrijf. Op die manier kan je al tijdens het sollicitatieproces inschatten of de kandidaat zich op lange termijn voor het bedrijf kan inzetten.

Stap voor stap de bedrijfscultuur versterken

Hoe consolideer je met eenvoudige middelen een sterke bedrijfscultuur? De experts in deze gids laten het je zien.

Gids nu downloaden

De sociologen Timothy Butler en James Waldrop hebben drie essentiële factoren geïdentificeerd die de tevredenheid van medewerkers bepalen: vaardigheden, waarden en interesses.

Een medewerker moet over de juiste competenties en vaardigheden beschikken voor de functie om een tevreden gevoel te krijgen. Een gevoel van onbekwaamheid leidt al snel tot de neiging om weg te gaan bij het bedrijf. De primaire arbeidsvoorwaarden, zoals het salaris en voordelen, en het beloningssysteem van het bedrijf moeten aansluiten bij de waarden van de medewerker en moeten door de medewerker als eerlijk worden ervaren. De secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals de werkomgeving en carrièremogelijkheden, zijn ook van cruciaal belang. Financiële beloningen, een goede werksfeer of erkenning en carrièremogelijkheden zijn drie totaal verschillende beloningsmodellen – het risico op conflicten is hier groot.

Bovendien moeten de dagelijkse activiteiten zo veel mogelijk aansluiten bij de persoonlijke interesses van de medewerkers, want deze zijn stevig verankerd in de persoonlijkheid en bepalen de ‘funfactor’ van het werk. Uit enquêtes blijkt dat het salaris een verrassend lage prioriteit heeft wanneer werknemers van bedrijf veranderen. Het belang van de tertiaire arbeidsvoorwaarden, zoals de bedrijfscultuur en de persoonlijke ontwikkelingsmogelijkheden, neemt dus sterk toe.

Als de bovenvermelde factoren vervuld zijn, is er een stevige loyaliteitsbasis die met gerichte maatregelen kan worden versterkt.

In principe kan iedere tegemoetkoming door de werkgever worden geïnterpreteerd als een maatregel voor personeelsretentie. Dit begint met flexibele werkmodellen zoals thuiswerken, parttime werken of de mogelijkheid om een sabbatical te nemen. Veel bedrijven bieden tegenwoordig ook water, fruit en koffie op kantoor. Hier kunnen werkgevers ook punten scoren bij hun medewerkers, dankzij een ruim aanbod en goede kwaliteit van de producten (vooral koffie). Daarnaast zijn er nog aanbiedingen zoals teamevents, bedrijfssporten, korting in de sportschool, reiskostenvergoedingen en andere kleine financiële beloningen.

Hoe beter de maatregelen op de medewerkers worden afgestemd, hoe sterker het gevoel van waardering ontstaat binnen alle afdelingen van het bedrijf. Het beste en bekendste voorbeeld van een groot aantal retentiemaatregelen is Google. De internetgigant biedt zijn medewerkers werkomstandigheden aan die vergelijkbaar zijn met een pretpark – wie dit bedrijf verlaat, moet ook de werksfeer achterlaten die hij of zij is weten te waarderen, wat het des te moeilijker maakt.

Een maatregel voor personeelsretentie die vaak onderschat wordt, is een dynamische feedbackcultuur: als een toppresteerder al besloten heeft om ongemerkt te vertrekken, is het voor het bedrijf meestal te laat om het tij nog te keren. In deze context is het essentieel dat de feedbackcultuur niet alleen positief is, maar ook constructief, waarbij officiële waarschuwingen als een deel van het proces gezien kunnen worden. Het voorbeeld van Zalando laat zien dat maatregelen zoals personeelsenquêtes en exitgesprekken een essentiële rol moeten spelen in het retentiebeleid.

Als je je medewerkers regelmatig naar hun mening vraagt, kun je beginnende problemen vroegtijdig aanpakken en blijk geven van waardering voor het welzijn van je medewerkers – wat een positief effect heeft op de retentie. Gesprekken met mensen die willen vertrekken, zijn ook waardevol – zij geven meer informatie over ongenoegens binnen het bedrijf en over de tactieken van concurrerende bedrijven om hen te lokken.

Tip: een luchtig gesprek tijdens de lunch voelt prettiger aan dan een officieel feedbackgesprek. Vraag je medewerkers naar hun huidige situatie: zijn ze tevreden met hun taken en de werksfeer? Zouden ze een verandering willen zien? Welke taken hebben zij nog voor ogen in de toekomst en in welke richting willen zij zich ontwikkelen? Moedig je managers aan om een luchtig gesprek te hebben met je medewerkers.

Maatregelen voor personeelsretentie kosten geld. Een aantal basismaatregelen die waardering uitdrukken zijn in ieder geval nuttig, maar bedrijven moeten ook nagaan welke medewerkers het echt waard zijn om meer in te investeren. Langdurige toppresteerders, jonge talenten of belangrijke managers zijn economisch gezien ‘meer waard’ dan een minder gekwalificeerde, ongemotiveerde werknemer.

Een ander essentieel aspect is de effectieve re-integratie van werknemers na een afwezigheid, zoals bij ziekte of verlof. Een doordachte aanpak van de re-integratieprocessen kan de betrokkenheid en tevredenheid van werknemers aanzienlijk verhogen, wat weer een positieve invloed heeft op hun retentie.

Het voorbeeld van MTU Aero Engines GmbH illustreert hoe selectieve personeelsretentie eruit kan zien. Het profiel van werknemers werd vastgesteld en gekoppeld aan de knelpuntberoepen en de soorten werknemers waarvan in de toekomst een tekort zou kunnen ontstaan. Sindsdien worden geschikte junior medewerkers opgeleid met maatwerkprogramma’s en blijven zij op lange termijn behouden voor het bedrijf.

Het voorbeeld toont aan dat bedrijven die bepaalde medewerkers willen behouden, zich verschillende vragen moeten stellen. Bijvoorbeeld:

• Welke medewerkers dragen het meeste bij aan het succes van het bedrijf?

• Welke medewerkers zullen in de toekomst een belangrijke rol spelen?

• In welke afdelingen van het bedrijf zijn er problemen?

Het is niet voldoende om alleen de mensen te behouden die goed presteren. Personeelsretentie behoort ook tot de strategische bedrijfsontwikkeling en vereist dus een vooruitziende blik.

Wie personeelsretentie gelijkstelt met het voorkomen dat medewerkers vertrekken, ziet een belangrijk onderdeel van dit concept over het hoofd. Medewerkers die zich op een positieve manier verbonden voelen met hun bedrijf, tonen bijna altijd een grotere wil om te presteren dan degenen die bereid zijn om van baan te veranderen. Personeelsretentie kan dus worden beschouwd als de basis van de motivatie van medewerkers. Dit voorkomt niet alleen dat het personeel uitgeput raakt, maar bevordert ook de groei en het succes, die zonder deze maatregelen niet mogelijk zouden zijn.

Maak je van performance een prioriteit?

Ontdek meer over Personio’s Performance-tool, en hoe je organisatie meer kan doen om personeelsbeoordelingen en de ontwikkeling van werknemers te vergemakkelijken.

Klik hier

Investeren in de retentie van medewerkers loont op een aantal vlakken. Zo behoud en motiveer je waardevolle medewerkers, wat goed is voor het werkgeversmerk. Retentiemanagement is daarom een essentieel onderdeel van de employer branding-strategie. Tevreden medewerkers die het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van het bedrijf en verankerd zijn in het bedrijfsnetwerk, zullen veel vaker optreden als verspreiders van positieve informatie en automatisch nieuwe vakmensen in hun eigen netwerk aanwerven. Hierdoor worden zij op lange termijn een waardevolle bron van informatie en tevens een belangrijke referentie voor je bedrijf.

Als je personeelsretentie tot een integraal onderdeel van je dagelijkse routine wilt maken, heb je een plan nodig – een plan dat zowel je medewerkers als je managers tevreden stelt. Hier kan prestatiemanagement een rol bij spelen. Het zorgt ervoor dat de prestatiebeoordeling binnen je bedrijf goed wordt uitgevoerd. Wat is de beste aanpak van prestatiemanagement? Wat is jouw functie als HR-manager? Hoe kan je voldoen aan de behoeften van je medewerkers? In ons 5-puntenplan ontdek je stap voor stap hoe je je medewerkers kunt stimuleren, motiveren en dus behouden.