Remote werken: wat is het en hoe maak je het een succes?

Remote werken betekent werken op afstand. Medewerkers werken dus niet op kantoor, maar wel op een andere locatie. Dat kan thuis zijn, maar ook in een café, bibliotheek of zelfs in het buitenland. Locatieonafhankelijk werken is voornamelijk mogelijk bij werk dat werknemers kunnen uitvoeren vanop de laptop en dat niet plaats- en tijdgebonden is. Een medewerker heeft dan enkel internet nodig om aan de slag te kunnen.

Sinds de pandemie is het nieuwe werken een vaste waarde geworden in veel bedrijven. Als een medewerker de mogelijkheid heeft om zowel thuis als op kantoor te werken (‘hybride werken’), zal je bedrijf als interessanter ervaren worden door potentiële nieuwe werknemers.

Remote werken of werken op afstand biedt verschillende voordelen voor werknemers. We delen hier de vier belangrijkste voordelen.

• Minder pendelen. Medewerkers hoeven geen tijd meer te spenderen om zich van en naar het werk te verplaatsen. Voor werknemers die lang in de file moeten staan of ver van het werk wonen, kan dit veel extra tijd opleveren.

• Meer concentratie. Thuis zijn er geen collega’s in de buurt die een praatje willen maken aan de koffiemachine of tussendoor allerlei vragen stellen. Hierdoor kunnen remote werkers zich vaak beter concentreren op het eigen werk. Wil een remote werknemer even doorwerken? Dan kan hij of zij eenvoudig de meldingen uitschakelen en de status instellen op ‘afwezig’ of ‘niet storen’ op bijvoorbeeld Teams of Slack. Zo weten anderen direct dat de medewerker tijdelijk niet bereikbaar is.

• Meer tijd voor het gezin. Doordat ze niet van en naar het werk moeten pendelen, houden remote medewerkers extra tijd over. Daardoor kunnen ze vaak meer tijd spenderen met het gezin. Het is bijvoorbeeld ook veel makkelijker om even de kids op te halen van school of ze weg te brengen naar activiteiten. Medewerkers zijn zelfstandiger, hebben meer vrijheid om hun dag in te delen en hoeven zich niet meer in allerlei bochten te wringen.

• Combinatie met privéafspraken. We moeten allemaal wel eens naar de tandarts en we verwachten allemaal wel eens een postpakket tijdens de werkuren. Wanneer werknemers de mogelijkheid hebben om thuis (of remote) te werken, vallen privéaangelegenheden vaak makkelijker te combineren met het werk. Medewerkers kunnen tussendoor even weg, en die verloren tijd halen ze eenvoudig in door wat langer door te werken of vroeger te beginnen met werken.

Remote werken brengt naast de vele voordelen ook de nodige uitdagingen met zich mee voor werknemers.

• Vereist zelfdiscipline van medewerkers. Werknemers moeten voldoende zelfdiscipline hebben om zich aan de keukentafel, op zolder of in hun thuiskantoor aan het werk te zetten.

• Verminderd contact met collega’s, eenzaamheid. Het contact met de collega’s gaat vaak wat verloren als gevolg van structureel remote werken. Hou dit als werkgever in de gaten door een vaste dag of vaste momenten te voorzien waarop (bijna) alle medewerkers naar kantoor komen.

• De work-lifebalans vervaagt. Remote werken kan dework-lifebalans van medewerkers verbeteren, maar ook sterk verslechteren. Als werknemers bijvoorbeeld aan de eettafel werken of er zijn kinderen en/of een partner die aandacht vragen, is de scheiding tussen werk en privé vaak moeilijk te zien. Medewerkers die op afstand werken zullen ook meer geneigd zijn om ’s avonds de professionele mail nog even te checken of iets af te werken, vergeleken met de collega’s die op kantoor werken.

• Extra kosten. In het licht van de huidige energieprijzen kan remote werken veel extra kosten opleveren voor werknemers. Wegen de kosten van een treinabonnement of een volle tank op tegen de hoge kosten voor elektriciteit, gas en water, die de medewerker moet dragen wanneer hij thuis of op afstand werkt?

Niet alleen voor werknemers is remote werken voordelig, maar ook voor de ondernemingen zelf heeft het positieve effecten. De meeste bedrijven zijn de voordelen van remote werken pas echt gaan inzien tijdens de pandemie.

• Grotere vijver om in te vissen. Bij hetaanwervingsproces kan je als werkgever een veel ruimere doelgroep van kandidaten aanspreken, omdat ze niet locatiegebonden zijn. Dit zorgt er niet alleen voor dat er meer kandidaten zullen reageren op je vacature, maar je vacatures zullen ook sneller ingevuld worden.

• Kostenbesparing. Voor werkgevers is het aanbieden van remote werken wel degelijk een kostenbesparing. Je kan overschakelen op een kleiner kantoor met minder bureaus. Je medewerkers zijn namelijk nooit meer allemaal tegelijk aanwezig op kantoor.

• Internationalisatie. Wil je als bedrijf naar het buitenland trekken? Dan kan je eenvoudig werknemers aanwerven in het land waar je een extra filiaal wil openen. Zo heb je meteen medewerkers die in de buurt wonen van je klanten.

Remote werken levert, naast tal van voordelen, ook enkele uitdagingen op voor werkgevers.

• Planning. Het plannen van welke medewerkers er wanneer op kantoor komen werken, kan uitdagend zijn. Er zijn ondertussen heel wat digitale tools beschikbaar die de werkplanning in goede banen leiden. Zo zijn er bijvoorbeeld tools om werkplekken te reserveren.

• Teambuilding. Teambuilding blijft enorm belangrijk, zeker als medewerkers elkaar weinig zien op de werkvloer. Zorg er dus voor dat collega’s regelmatig kunnen samenkomen in een informele setting, zodat ze het contact kunnen onderhouden. Nieuwe werknemers kunnen op die manier ook hun collega’s beter leren kennen.

• Het afstemmen van feedback en informatie. Belangrijke informatie kan soms verloren gaan als werknemers die op kantoor werken praten over zaken waar remote werkers niet van op de hoogte zijn. Zorg dus voor regelmatige meetings of calls waarbij werknemers de prioriteiten en nieuwigheden even bij elkaar kunnen aftoetsen.

• De inrichting van het (thuis)kantoor en het gebruik van de juiste softwaretools. Het juist en comfortabel inrichten van het (thuis)kantoor, maar ook het gebruiken van de juiste tools en software is belangrijk om van remote werken een succes te maken.

Uiteraard is het voor medewerkers belangrijk om zowel op kantoor als thuis prettig te kunnen werken. Je kan als werkgever een budget voorzien voor remote werkers waarmee ze hun thuiskantoor ergonomisch kunnen inrichten, met een degelijke bureaustoel en extra computerscherm. Of je zo’n budget voorziet en de hoogte van het bedrag, bepaal je als werkgever volledig zelf. Het is ook niet verplicht om hiervoor een budget te voorzien.

Om ervoor te zorgen dat werknemers zowel op kantoor als thuis makkelijk aan de slag kunnen, heeft elke medewerker ook een eigen laptop nodig met webcam en eventueel headset. Ook de vergaderruimtes op kantoor worden best voorzien van extra schermen met eventueel een webcam. Zo kunnen medewerkers die op kantoor werken videobellen met collega’s die op afstand werken.

De juiste software is cruciaal om ervoor te zorgen dat iedereen online samen kan werken, van overal ter wereld. Tools als Microsoft Teams, Office 365, Google Drive, Slack en meer, zijn een must om documenten op een centrale plaats te kunnen opslaan, om met meerdere medewerkers samen en simultaan te kunnen werken in één document en om makkelijk met elkaar te kunnen communiceren.

We geven je graag nog enkele tips mee om ervoor te zorgen dat je remote werknemers optimaal presteren, thuis of ergens anders.

• Probeer zoveel mogelijk te videobellen. Als alle medewerkers beschikken over een laptop met webcam, kan het overleg makkelijk plaatsvinden via een videocall. Videobellen is persoonlijker, en door te videobellen kunnen werknemers elkaar ook even zien.

• Blijf samen successen vieren en geef positieve feedback. Remote werkers kunnen soms wat vergeten worden, en dat is slecht voor de werkmoraal. Probeer remote medewerkers dus regelmatig aan te moedigen en blijf hen actief betrekken bij de werkzaamheden.

• Blijf communiceren, ook informeel. Videocalls worden vaak enkel ingezet om werkoverleg te plegen. Durf achteraf ook eens te blijven hangen om te vragen hoe het gaat met je werknemer of collega. Gebruik tools als Microsoft Teams of Slack om tussendoor te chatten en in contact te blijven met werknemers die remote werken.

• Maak gebruik van project management tools. Om op elk moment te weten welke (remote) medewerker met welke taak of klant bezig is, kunnen project management tools handig zijn. Enkele voorbeelden zijn Asana, Trello en Wrike.

Een remote worker is een medewerker die op afstand werkt. Hij of zij werkt dus niet op kantoor. Een remote worker kan werken van huis uit, vanuit een locatie in Nederland of vanuit het buitenland. In de technische sectoren komt het steeds vaker voor dat remote workers afkomstig zijn van andere landen en dus werken vanuit het buitenland.

Hybride werken is een combinatie van remote werken en werken op kantoor. Wanneer werknemers remote werken, blijven ze vanop afstand in contact met hun collega’s dankzij digitale toepassingen. Vaak zijn er in het bedrijf afspraken gemaakt over hoeveel en welke dagen medewerkers op kantoor moeten werken en wanneer ze op afstand kunnen werken.

Er zijn momenteel geen regels meer vanuit de overheid over remote werken nu de coronatijd voorbij is. Er moeten hieromtrent dus afspraken worden gemaakt tussen werkgever en werknemer. De wetgever heeft wel enkele wettelijke voorwaarden voorzien voor wat betreft thuiswerken. Zo moeten bedrijven minimaal 10 werknemers tellen om thuiswerk te kunnen aanbieden. Daarnaast moeten werknemers die thuis willen werken minstens 6 maanden in dienst zijn bij het bedrijf. Ze moeten hiertoe ook een schriftelijke aanvraag indienen bij hun werkgever.