Referenties in recruitment: wat is het en hoe pak je het aan? (+ voorbeeld)

Een referentie verwijst naar een persoon die in het verleden heeft samengewerkt met de sollicitant. Een referentie heeft dus een goed beeld van de kwaliteiten, vaardigheden en competenties van de sollicitant. Meestal gaat het om vorige werkgevers of leidinggevenden van de sollicitant, maar ook docenten en collega’s kunnen een referentiebrief opstellen. Referenties moeten er uiteraard ook voor openstaan om hun ervaringen te delen.

Een referentiebrief is een aanbevelingsbrief van een vorige werkgever waarin deze zijn of haar bevindingen deelt over een sollicitant op professioneel vlak. In deze brief wordt de relatie omschreven die de referentie had met de sollicitant. Daarnaast komt het functioneren van de sollicitant aan bod gedurende de samenwerking. Idealiter worden de gegeven informatie en bevindingen ondersteund aan de hand van concrete voorbeelden.

Referenties zijn belangrijk voor zowel sollicitanten als HR-managers. Voor sollicitanten leveren referenties een bewijs van hun eerdere werkervaring, hun functioneren en prestaties bij vorige werkgevers.

Voor HR-managers zijn referenties een aanvullende manier om de achtergrond, kennis en vaardigheden van potentiële kandidaten te beoordelen, zodat ze beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen tijdens het sollicitatieproces.

Met de software van Personio kun je alle referenties van kandidaten eenvoudig en overzichtelijk beheren.

Er zijn enkele belangrijke punten waar je als HR-manager op moet letten als je gaat polsen bij de opgegeven referenties van een sollicitant.

• Informeer de sollicitant over je voornemen. Zorg ervoor dat je kandidaat op de hoogte is van de personen die je gaat contacteren en geef aan wanneer je (ongeveer) van plan bent dit te doen.

• Kies de juiste communicatiemethode. Het is vaak effectiever om referenties telefonisch te contacteren, in plaats van de communicatie via e-mail te laten verlopen. Telefoongesprekken kunnen meer gedetailleerde en persoonlijke informatie opleveren.

• Vermijd standaard informatie. Sommige bedrijven stellen standaard referentiebrieven op die louter de basisgegevens van een sollicitant bevat, waardoor je er eigenlijk niks aan hebt. Dit lijkt dan eerder op een getuigschrift. Let er dus op dat je niet alleen standaard informatie krijgt. Formuleer open en gerichte vragen aan de referentie om specifieke ervaringen en gedetailleerde informatie te verkrijgen. Vraag naar concrete voorbeelden en situaties waarin de sollicitant zijn of haar vaardigheden heeft getoond.

• Bereid je goed voor. Zorg ervoor dat je het telefoongesprek goed voorbereidt. Denk na over de vragen die je wilt stellen om een duidelijk beeld te krijgen van hoe de sollicitant functioneerde in zijn of haar vorige rol. Je wilt weten hoe je sollicitant functioneerde in het vorige team, wat het takenpakket was en hoe hij of zij presteerde. Mogelijke voorbeeldvragen kunnen zijn: had de sollicitant mensen onder zich in de vorige functie? Zou je hem of haar nog een keer in dienst nemen? Wat was de belangrijkste prestatie van de sollicitant? Waarom is hij of zij bij de vorige werkgever vertrokken?

Schrijf de perfecte referentie met onze gratis sjabloon

Leer hoe je een overtuigende referentie opstelt zodat potentiële werkgevers een geïnformeerde beslissing kunnen nemen.

Download nu!

Een HR-medewerker mag heel veel vragen stellen aan referenties, maar ze moeten wel relevant zijn voor de functie en het werk. Er zijn echter een aantal (persoonlijke) gegevens met betrekking tot de sollicitant waar je niet naar mag vragen, zoals:

• Het ziekteverleden

• De persoonlijke situatie

• De seksuele geaardheid

• De politieke voorkeur

• De religieuze voorkeur

Het is belangrijk om bij referentiegesprekken te focussen op de professionele kwaliteiten en prestaties van de sollicitant, en niet op deze persoonlijke informatie.

Bij het contacteren van referenties van een sollicitant kun je veel waardevolle informatie verzamelen door gerichte vragen te stellen. We geven je een lijst met enkele voorbeeldvragen die je kunnen helpen de juiste informatie te verkrijgen:

• Hoe heb je het ervaren om met deze kandidaat samen te werken?

• Wat zijn zijn of haar sterke punten?

• Welke verbeterpunten heb je opgemerkt tijdens jullie samenwerking?

• Wat was zijn of haar beste prestatie tijdens jullie samenwerking?

• Stel je zou deze kandidaat nog een keer moeten aannemen, zou je dat dan doen? Waarom (niet)?

Moet je zelf een referentie schrijven voor een van je (ex-)werknemers? Dan kun je hier een voorbeeld van een referentie vinden die je als basis kan gebruiken. Zorg er wel voor dat je voldoende diepgang creëert en concrete voorbeelden toevoegt om een volledig en eerlijk beeld te schetsen.

Heb je liever een concreet voorbeeld dat je direct kunt invullen? Download dan hier ons voorbeeld van een referentiebrief.

(Contactgegevens afzender)

(Contactgegevens ontvanger)

(Plaats), (datum)

Betreft: Referentiebrief Erik Jansen

Geachte heer Jongen,

Van (datum) tot (datum) heeft de heer Erik Jansen stage gelopen/gewerkt bij Personio. Als HR-manager heb ik het genoegen gehad om hem te mogen begeleiden.

Ik heb Erik leren kennen als een (opsomming karaktereigenschappen). Daarnaast heeft Erik gedurende de stageperiode een aantal sterke kanten van zichzelf laten zien, die ik graag met u deel. Erik heeft onder andere (opsomming vaardigheden). Dit blijkt bijvoorbeeld uit (voorbeelden uit de praktijk).

Tot slot beveel ik Erik graag aan. Als hij zich inzet zoals hij dat heeft gedaan tijdens zijn werkzaamheden voor Personio, dan is Erik een zeer waardevolle aanwinst voor uw organisatie.

Wilt u meer weten over mijn ervaringen met de heer Erik Jansen, dan kunt u altijd contact met mij opnemen.

Met vriendelijke groet,

(Handtekening)

Maria Machtelds

Download: voorbeeld van een arbeidscontract

In deze gids vind je alle informatie die je nodig hebt om een juridisch correct en transparant arbeidscontract op te stellen.

Download nu: Voorbeeld van een Arbeidscontract

Heeft de sollicitant geen referenties doorgegeven of krijg je ze niet te pakken? Dan zijn er enkele alternatieve methoden die je kan gebruiken om de kwaliteiten en competenties van de kandidaat te verifiëren:

• Onderzoek de online reputatie van de kandidaat. Hoe presenteert hij of zij zich op sociale media en professionele netwerksites? Zijn er referenties of aanbevelingen te vinden op LinkedIn? Deelt hij of zij waardevolle content over het vakgebied waarin een bepaalde expertise duidelijk wordt? 

• Analyseer het netwerk van de kandidaat. Op LinkedIn kan je ook inzicht krijgen in het netwerk dat je kandidaat heeft opgebouwd. Hierin wordt al vrij snel duidelijk of kandidaten actief aan de slag gaan met het benaderen van mensen in hun vakgebied, of juist niet. Als de kandidaat actief is in netwerken en professioneel contact onderhoudt, kan dit een positieve indicatie zijn van hun betrokkenheid en reputatie. Neem, indien nodig en met toestemming van de kandidaat, contact op met enkele mensen binnen zijn of haar netwerk om aanvullende informatie te verkrijgen.

• Gebruik een proefperiode. Heb je van tevoren echt niemand kunnen contacteren om de kwaliteiten van je kandidaat af te toetsen? Overweeg dan om de kandidaat in een proefperiode te plaatsen. Een proefperiode biedt de gelegenheid om de vaardigheden en prestaties van de kandidaat in de praktijk te evalueren en te zien of er een goede match is tussen de kandidaat en de functie.

Door deze alternatieve methoden te gebruiken, kun je alsnog een goed beeld krijgen van de geschiktheid van de kandidaat voor de functie.

Referenties kunnen voor een werkgever waardevolle informatie opleveren over een sollicitant of potentiële kandidaat. Het geeft inzicht in de werkervaring, prestaties, sterke punten en verbeterpunten van de kandidaat. De feedback van een vorige werkgever is van grote waarde en dient als ondersteunend bewijs dat helpt bij het nemen van een weloverwogen beslissing in het selectieproces van een nieuwe medewerker.

Nee, als werkgever ben je niet verplicht om een referentie achter te laten met betrekking tot een (ex-)werknemer. Ook werknemers zijn niet verplicht om referenties toe te voegen aan hun cv of bij hun sollicitatie. Werkgevers kunnen echter wel referenties opvragen tijdens het sollicitatiegesprek of het selectieproces om een beter beeld te krijgen van de kandidaat.

Ja dat mag, maar volgens de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) moet de sollicitant uitdrukkelijk toestemming geven, voordat je contact mag opnemen met een ex-werkgever. Heeft de sollicitant zelf geen referenties opgegeven? Vraag dan eerst toestemming voordat je een vorige werkgever of andere referent benadert.