Recht op verlof en deeltijd: wat is het + wetgeving

Medewerkers die in loondienst werken, hebben in Nederland het recht om minder te gaan werken. Hoe en in welke mate je als werkgever zo’n verzoek kunt toestaan of afkeuren, wordt geregeld in de Wet flexibel werken. Als een werknemer van een fulltime naar een parttime dienstverband wil overstappen, zijn er voorwaarden die in acht moeten worden genomen.

Medewerkers die ten minste een half jaar in dienst zijn bij een organisatie met meer dan 10 medewerkers, kunnen een verzoek indienen om deeltijd te gaan werken. Het is raadzaam om hierbij ook eventueel ziekteverzuim in overweging te nemen, wat de personeelsplanning kan beïnvloeden.

Hiervoor dient de medewerker een schriftelijk verzoek te richten aan de werkgever, twee maanden voor de gewenste startdatum. Het verzoek moet de startdatum (de datum vanaf wanneer de medewerker deeltijd wil gaan werken), de werklocatie en het nieuwe aantal werkuren vermelden. 

De werkgever heeft vervolgens een maand de tijd om op het verzoek te antwoorden. Mogelijke redenen om een verzoek tot deeltijd werken te weigeren zijn problemen met de werkplanning of de afwezigheid van anderen die het werk van de medewerker zouden overnemen.

In Nederland is de Wet arbeid en zorg van toepassing. Deze wet verplicht werkgevers om verlof te verlenen aan medewerkers. Of en in welke mate verlof wordt toegekend door de werkgever, is afhankelijk van het soort verlof dat wordt aangevraagd en welke afspraken er zijn gemaakt in de cao en/of in de arbeidsvoorwaarden.

Zo bestaat er duidelijke wetgeving voor wat betreft het ouderschapsverlof, maar het bijzonder verlof is niet wettelijk geregeld. Of en in hoeverre bijzonder verlof wordt toegekend, is dus afhankelijk van de afspraken in de cao, de arbeidsovereenkomst en/of het personeelshandboek.

Plan personeel op basis van solide gegevens

In Personio kun je op ieder moment zien hoeveel mensen er op welke afdeling werken en daar je planning op baseren.

Meer informatie over de rapportagefunctie van Personio

Er zijn verschillende soorten verlof waarmee je als werkgever rekening moet houden: vakantieverlof, zorg- en calamiteitenverlof, zwangerschaps- en bevallingsverlof en ouderschapsverlof. Of een medewerker nu fulltime of parttime in dienst is, maakt voor de wet geen verschil. Wel is er een verschil in de manier waarop de verlofdagen worden berekend. Zo wordt het aantal uur vakantieverlof naar rato berekend, terwijl de duur van het bevallingsverlof wettelijk vaststaat en niet afhankelijk is van het aantal uren dat de medewerker wekelijks werkt. Dit betekent dat elke medewerkster, ongeacht of ze fulltime of parttime werkt en ongeacht de duur van het dienstverband, recht heeft op hetzelfde aantal weken bevallingsverlof. We nemen de verschillende soorten verlof hieronder kort met je door.

Het aantal vakantiedagen waar je medewerker recht op heeft, is gebaseerd op het aantal werkuren dat hij of zij per week werkt. Dit aantal wordt met 4 vermenigvuldigd om tot het totale aantal verlofuren te komen. Een parttime medewerker zal bijgevolg dus recht hebben op minder vakantie-uren, vergeleken met een medewerker die fulltime werkt. 

Als een medewerker bijvoorbeeld 32 uur per week werkt, heeft hij recht op 128 uur (32 uur x 4) vakantieverlof. Volgens de wet moeten deze uren opgenomen worden binnen het eerste half jaar na het kalenderjaar waarin de uren zijn opgebouwd. Echter, als er specifieke afspraken in de arbeidsovereenkomst of cao vermeld staan, kan van deze regeling worden afgeweken.

Als je medewerker meer verlofuren heeft opgebouwd dan wettelijk is vastgesteld, kan je medewerker vragen om een uitbetaling van de vakantiedagen. Hoewel een werkgever wettelijk gezien niet verplicht is om de vakantiedagen uit te betalen, kan dit wel afgesproken worden in de cao of individuele arbeidsovereenkomst.

Als er een dringende situatie is waarbij de medewerker de enige persoon is die hulp kan bieden, dan kan hij of zij zorgverlof opnemen. Voor zowel voltijdse als deeltijdse medewerkers worden dezelfde regels gehanteerd. Het verlof kan kortdurend van aard zijn. Denk hierbij aan calamiteitenverlof dat wordt opgenomen naar aanleiding van het overlijden van een naaste. Calamiteitenverlof kan ook worden opgenomen in andere dringende situaties, zoals een ondergelopen kelder.

Is de hulpbehoevendheid van het familielid of de naaste van de medewerker van lange duur? Dan kan het kortdurende zorgverlof worden omgezet in langdurig zorgverlof. Je medewerker moet hiertoe een aanvraag indienen, minstens twee weken voordat het langdurige zorgverlof ingaat.

Als werkgever mag je zowel langdurend als kortdurend zorgverlof alleen weigeren als de organisatie hierdoor ernstige problemen zou ondervinden. Zodra het zorgverlof is gestart, is het niet meer mogelijk om dit te stoppen.

De wettelijke verlofregeling voor zwangere medewerkers is gelijk voor parttime en fulltime medewerkers. Het verlof wordt als volgt geregeld. De zwangere medewerkster heeft recht op 6 weken zwangerschapsverlof en minimaal 10 weken bevallingsverlof. In totaal heeft een zwangere medewerkster dus recht op minstens 16 weken verlof. 

Het zwangerschapsverlof eindigt op de dag van de bevalling en begint 6 weken voor de uitgerekende bevaldatum. De zwangere medewerkster is verplicht om minimaal 4 weken zwangerschapsverlof op te nemen. Indien de medewerkster ervoor kiest om tussen de 4 en 6 weken geen verlof op te nemen, kan het resterende verlof worden toegevoegd aan het bevallingsverlof.

Wordt de baby later geboren dan gepland? Dan zal het verlof dus langer duren. Het bevallingsverlof gaat namelijk pas in op de dag van de daadwerkelijke bevalling.

Sinds 2015 mag het laatste deel van het zwangerschapsverlof in delen worden opgenomen, over maximaal 30 weken. Je medewerkster moet dit wel in overleg doen. Een dergelijk verzoek moet zo’n 3 weken na het begin van het bevallingsverlof worden ingediend. Als werkgever ben je in principe verplicht om dit verzoek toe te staan binnen 2 weken na de aanvraag, tenzij je gegronde redenen hebt om dat niet te doen. Alleen dan kun je een dergelijk verzoek weigeren.

Ook voor wat het ouderschapsverlof betreft, maakt de wet- en regelgeving geen verschil tussen voltijdse en deeltijdse medewerkers.

Medewerkers hebben het recht om ouderschapsverlof op te nemen totdat het kind 8 jaar oud is. De uren hiervoor stellen we vast door het aantal werkuren per week te vermenigvuldigen met 26. Een arbeidsovereenkomst van 28 uur per week geeft dus recht op 728 uur ouderschapsverlof. Ook als er meerdere kinderen zijn, of als je medewerker een pleegkind, stiefkind, adoptiekind, erkend kind of aspirant-adoptiekind heeft, geldt het recht op ouderschapsverlof. Als het verlof samenvalt met een vakantiedag of -periode, dan tellen deze dagen als ouderschapsverlof en deze uren kunnen niet worden teruggevraagd.

Medewerkers hebben volgens de wet recht op twee soorten van onbetaald verlof, namelijk ouderschapsverlof en langdurend zorgverlof. Er is geen wettelijke grondslag voor andere vormen van onbetaald verlof. Je bent als werkgever wel vrij om afspraken te maken over bijvoorbeeld een sabbatical of lange vakantie.

Hoe houd je de mogelijkheden en verplichtingen rondom verlof en deeltijd werken voor al je medewerkers helder en werkbaar? Er zijn namelijk veel details waar je aan moet denken. We hebben vier tips die je hierbij helpen.

• Tip 1. Wees duidelijk over de verlofregelingen in je organisatie en de processen die je hebt ingesteld. Zo weten je medewerkers precies waar ze aan toe zijn.

• Tip 2. Communiceer regelmatig met je medewerkers over hun verlofuren. Zo zijn ze op de hoogte over hun verlof en worden ze herinnerd aan mogelijke verlofaanvragen die nog niet binnen zijn.

• Tip 3. Ga met je medewerker in gesprek om te kijken welke mogelijkheden er zijn als je een specifieke verlof- of deeltijdaanvraag niet kunt inwilligen. Leg in dit gesprek duidelijk uit waarom het op dit moment niet mogelijk is om het verlofverzoek toe te staan en leg alternatieven voor. Op deze manier laat je zien dat je je medewerker niet in de kou laat staan en met hem of haar mee wil denken.

• Tip 4. Stel je medewerkers in staat om hun verlof- en deeltijdverzoeken tijdig en digitaal in te dienen. Met de software van Personio kun je als werkgever alle informatie over je medewerkers en hun verlof- en/of deeltijdverzoeken eenvoudig beheren.

Ja, als werkgever kun je een verlofaanvraag weigeren. Dit is echter alleen toegestaan als je een gegronde reden hebt om het verzoek te weigeren, denk hierbij bijvoorbeeld aan een zwaarwegend bedrijfsbelang. Als je geen gegronde reden hebt, dan ben je verplicht om het verlofverzoek goed te keuren. Wat precies wordt verstaan onder een ‘gegronde reden’ is afhankelijk van het soort verlof dat wordt aangevraagd.

Ja, een parttimer heeft net zoals een fulltimer recht op verlof. In welke mate een parttimer recht heeft op verlof, is afhankelijk van het soort verlof dat wordt aangevraagd, de toepasselijke wetgeving, de cao en de arbeidsvoorwaarden.

Parttime werknemers hebben (behoudens uitzonderingen zoals zwangerschapsverlof en ouderschapsverlof) recht op minder verlof dan fulltime werknemers, omdat het aantal verlofuren meestal naar rato wordt berekend op basis van het aantal gewerkte uren. Als een fulltime medewerker bijvoorbeeld 25 vakantiedagen heeft, krijgt een parttime medewerker die 16 uur per week werkt, minder vakantiedagen naar verhouding van zijn of haar aantal gewerkte uren. Het exacte aantal vakantiedagen waarop een parttime medewerker recht heeft, hangt af van de toepasselijke regelgeving, de cao en het arbeidscontract. Het is dus belangrijk om de specifieke regels en afspraken te raadplegen om het exacte aantal verlofuren voor een parttime medewerker te bepalen.