Proeftijdgesprek: waarom is het zo belangrijk?

Een proeftijdgesprek vindt plaats aan het einde van en soms ook tijdens de proefperiode van een werknemer. Dit gesprek vormt een belangrijk onderdeel van het inwerkproces van de nieuwe medewerker. De prestaties van de medewerker worden beoordeeld, de individuele verwachtingen worden afgestemd op de bedrijfsdoelen, en er wordt een beoordeling gemaakt over het potentieel voor verdere ontwikkeling.

Het doel van een proefgesprek is om zowel de werkgever als werknemer de kans te geven om feedback te krijgen en om na te gaan of de werknemer bij het bedrijf past. Een bijkomend voordeel is dat eventuele problemen in een vroeg stadium geïdentificeerd en aangepakt kunnen worden. Op die manier verhoog je de kans op een succesvolle integratie en een langdurig behoud van de werknemer. 

Het organiseren van proeftijdgesprekken bevordert bovendien een open bedrijfscultuur en speelt een belangrijke rol in de werknemerservaring. Verder stimuleert een proeftijdgesprek de professionele groei en persoonlijke ontwikkeling van nieuwe medewerkers, waardoor ze zich meer gewaardeerd en gemotiveerd voelen.

Hoewel niet ieder proeftijdgesprek exact hetzelfde is, komen de volgende onderwerpen meestal aan bod:

• Performance management: de prestaties van de werknemer worden beoordeeld aan de hand van vooraf gestelde doelen en verwachtingen.

• Feedback van de werkgever: de werkgever geeft constructieve feedback aan de werknemer en benadrukt wat er goed gaat en welke punten eventueel beter kunnen.

• Feedback van de werknemer: de werknemer krijgt de kans om zijn of haar mening te geven over de werkplek en de bedrijfscultuur en om eventuele struikelblokken aan te kaarten.

• Doelen afstemmen: er wordt nagegaan in welke mate de persoonlijke doelen van de werknemer overeenkomen met de bedrijfsdoelen.

• Ontwikkelingsbehoeften: er wordt besproken of de werknemer behoefte heeft aan aanvullende trainingen.

• Toekomstige doelen en projecten: er worden toekomstige doelen gesteld voor de werknemer.

• Beslissing over de voortzetting van het dienstverband: aan de hand van de evaluatie wordt uiteindelijk een beslissing genomen over de voortzetting of stopzetting van het dienstverband na het verstrijken van de proeftijd.

Een proefgesprek brengt verschillende voordelen met zich mee, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. Dit zijn enkele van de belangrijkste voordelen:

• Duidelijkheid over de verwachtingen: een groot voordeel van een proeftijdgesprek is dat het jou als werkgever in staat stelt om duidelijk te maken wat er precies verwacht wordt van de werknemer op het gebied van prestaties en gedrag. Deze inzichten zijn een waardevol hulpmiddel bij het afstemmen van de individuele doelen van de werknemer op die van het bedrijf.

• Beoordeling van flexibiliteit: in een proeftijdgesprek kom je ook te weten in welke mate een werknemer zich kan aanpassen aan de bedrijfscultuur en de werkplek. Dit is essentieel om te bepalen of hij of zij op lange termijn goed bij het team past.

• Vaststellen van de ontwikkelingsbehoeften: het gesprek helpt daarnaast bij het bepalen van eventuele tekortkomingen op het vlak van vaardigheden en kennis van de werknemer. Hier kun je dan snel op inspelen door relevante opleidings- of ontwikkelingsprogramma's aan te bieden aan hem of haar.

• Duidelijkheid over de rol en verwachtingen: het proefgesprek verschaft aan nieuwe werknemers duidelijkheid over wat hun verantwoordelijkheden zijn en wat er precies van hen verwacht wordt. Dit helpt hen om gerichter te werk te gaan en het beste uit zichzelf te halen.

• Een hogere motivatie: het gesprek verhoogt de motivatie en betrokkenheid van werknemers, omdat er vooraf duidelijke doelen worden gesteld. Dit helpt hen om professioneel te groeien. 

• Een hogere betrokkenheid bij het bedrijf: door samen met de manager ontwikkelingsplannen op te stellen, voelen werknemers zich meer betrokken. 

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Hieronder vind je een handig stappenplan voor het voorbereiden en structureren van een proeftijdgesprek.

1. Stel doelen: leg vast wat je wilt bereiken met het gesprek, zoals het evalueren van de prestaties van de medewerker, het bespreken van eventuele problemen en/of het vaststellen van doelen.

2. Stel vooraf een agenda op: stel een agenda op met alle belangrijke punten die tijdens het gesprek aan bod moeten komen. Stuur deze agenda vooraf naar de werknemer door, zodat hij of zij zich goed kan voorbereiden.

3. Verzamel informatie: verzamel alle relevante informatie over de prestaties van de werknemer en eventuele eerdere beoordelingen. Verzamel ook de feedback van zijn of haar collega's.

4. Kies een geschikte omgeving: zorg ervoor dat het gesprek plaatsvindt op een rustige plek, waar jullie niet gestoord worden. Dit is belangrijk, omdat het helpt bij het openlijk delen van feedback.

5. Bereid vragen voor: stel open vragen die de medewerker aanmoedigen om vrijuit te praten over zijn of haar ervaringen, uitdagingen en om aan zelfevaluatie te doen. Denk op voorhand goed na over welke vragen je precies gaat stellen.

6. Sta open voor feedback: wees ook bereid om zelf feedback te ontvangen. De feedback van de medewerker kan waardevolle inzichten bieden in hoe je je als werkgever kan verbeteren.

7. Stel actiepunten vast: sluit het gesprek af met concrete actiepunten en bepaal de nodige stappen voor de volgende evaluatieperiode. Denk hierbij aan trainingen, nieuwe projecten, of specifieke doelen.

Een proeftijdgesprekformulier helpt je bij het structureren van feedback en beoordelingen. Door te werken met een standaardformulier maak je het evaluatieproces ook overzichtelijker en efficiënter.

• Het structureren van feedback: het formulier helpt je om feedback onder te verdelen in verschillende categorieën, zoals prestaties, vaardigheden en communicatie. Op die manier krijg je een beter overzicht.

• Het vastleggen van afspraken: met het formulier kun je tijdens het gesprek de belangrijkste punten en eventuele specifieke afspraken vastleggen.

• Het maken van evaluaties: na het gesprek kun je het formulier gebruiken om te beoordelen of en in welke mate de werknemer voldoet aan de functievereisten en of hij of zij past binnen de bedrijfscultuur.

Een goed formulier in het kader van een proeftijdgesprek bevat diverse onderdelen, waaronder:

• persoonlijke gegevens

• overzicht van de prestatiecriteria

• ruimte voor feedback, zowel van de leidinggevende als van de werknemer

• toekomstige doelen en ontwikkelingsplannen

• een veld voor de handtekeningen van de werknemer en werkgever

Gids voor Performance Management

Performance management gaat over het stimuleren van de persoonlijke ontwikkeling van je medewerkers om zo het volledige potentieel van het bedrijf te benutten.

Nu downloaden

Het einde van het proeftijdgesprek markeert het moment waarop zowel de huidige prestaties van de werknemer als het potentieel voor toekomstige groei worden geëvalueerd. Hier volgen enkele richtlijnen en tips voor het voeren van dit eindgesprek, het effectief geven en ontvangen van feedback, en het maken van weloverwogen beslissingen.

• Voorbereiding is key: het proeftijdgesprek zal een stuk vlotter verlopen als je je goed hebt voorbereid. Verzamel daarom vooraf alle relevante prestatiegegevens van de betreffende medewerker alsook de feedback van collega's. 

• Stel een duidelijke agenda op: stel een overzichtelijke agenda op met de specifieke onderwerpen die besproken moeten worden, zoals functioneringsgesprekken, persoonlijke ontwikkeling en toekomstige doelen.

• Stimuleer open communicatie: creëer een open en eerlijke dialoog waarin zowel lof als opbouwende feedback vrijelijk gedeeld kan worden. Zorg ervoor dat de werknemer zich comfortabel voelt om zijn of haar eigen inzichten en ervaringen te delen.

• Zorg voor een evenwichtige mix van positieve feedback en verbeterpunten. Dit helpt om de werknemer te motiveren en biedt tegelijkertijd duidelijke richtlijnen met het oog op zijn of haar verdere ontwikkeling.

• Wees specifiek in de feedback die je geeft. Gebruik concrete voorbeelden om je feedbackpunten te ondersteunen.

• Moedig je werknemer aan om zelf ook feedback te geven over zijn of haar ervaring, onboarding en de bedrijfscultuur. Door actief te luisteren naar wat je werknemer zegt tijdens het proeftijdgesprek, kun je beter begrijpen hoe ze zich voelen, welke uitdagingen ze tegenkomen en welke aspecten van hun werk ze waarderen. Deze inzichten kunnen je helpen om betere beslissingen te nemen over hun functioneren, ontwikkeling en de algehele werkomgeving. 

• Als er nog steeds twijfel bestaat over de geschiktheid van de werknemer, kun je besluiten om de proefperiode te verlengen. Op die manier is er meer tijd en ruimte voor verbetering en evaluatie.

• Als de werknemer duidelijk niet aan de eisen voldoet of niet past binnen de bedrijfscultuur, dan kun je beslissen om de arbeidsrelatie niet voort te zetten.

• Als de werknemer met succes aan de verwachtingen heeft voldaan of deze zelfs heeft overtroffen, kan het dienstverband worden omgezet in een vaste aanstelling.

Deze gesprekken aan het einde van de proefperiode zijn van cruciaal belang, niet alleen in het licht van de beoordeling van de werknemer, maar ook voor het versterken van de relatie en het bevorderen van een open en betrokken bedrijfscultuur.

Idealiter voer je ten minste één gesprek halverwege de proefperiode en een eindgesprek aan het einde ervan. Bij een lange proefperiode kan het nuttig zijn om extra tussentijdse gesprekken in te plannen om de voortgang te bespreken en eventuele zorgen tijdig aan te pakken.

Zorg ervoor dat de beëindiging van het dienstverband tijdens of aan het einde van de proeftijd in overeenstemming is met de arbeidsovereenkomst en de geldende wet- en regelgeving. Om eventuele juridische geschillen te voorkomen is het ook van belang om een duidelijke en objectieve reden voor de beëindiging van de samenwerking aan te geven.

Geef negatieve feedback op een constructieve manier en richt je daarbij op specifiek gesteld gedrag in plaats van op de persoon. Ondersteun je uitleg met concrete voorbeelden en betrek de werknemer ook actief bij het opstellen van doelen voor verbetering. Dit helpt om een positieve en productieve dialoog te bevorderen en om eventuele uitdagingen effectief aan te pakken.