Proactiviteit van medewerkers: betekenis en hoe bevorder je het?

Proactiviteit gaat over het nemen van initiatief en het anticiperen op toekomstige problemen, behoeften of veranderingen voordat ze zich voordoen. In tegenstelling tot een reactieve houding, waarbij men reageert op gebeurtenissen nadat ze zich voordoen, neemt een proactief individu de controle over de situatie vanaf het begin.

Het bevorderen van de proactiviteit binnen je organisatie kan een breed scala aan voordelen bieden, gaande van een verbeterde efficiëntie tot een verhoogde werknemerstevredenheid. Met de juiste tools en strategieën, is het voor elke organisatie mogelijk om een meer proactieve cultuur te creëren. 

Leestip: Bekijk hoe effectieve personeelsontwikkeling leidt tot een veerkrachtiger organisatie, klaar om zich aan te passen aan de steeds veranderende marktvereisten.

Nu je weet en begrijpt wat proactiviteit precies inhoudt, is het ook nuttig om te begrijpen welke psychologie erachter schuilgaat. Aan de grondslag van proactiviteit ligt het concept van zelfregulatie. Proactieve individuen zijn zich niet alleen bewust van hun vermogen om de omgeving te beïnvloeden. Ze voelen bovendien een innerlijk verlangen om dat te doen, ongeacht de externe omstandigheden.

Stephen Covey, een Amerikaanse schrijver, introduceerde de definitie van proactiviteit. In zijn invloedrijke boek over leiderschap beschrijft hij de proactiviteit als een cruciaal element van effectief leiderschap. Volgens Covey is de proactiviteit, of anders gezegd de intrinsieke motivatie, iets dat van binnenuit komt en niet wordt beïnvloed door externe factoren. Proactief zijn houdt in dat je bewust handelt, initiatief neemt en vooruitziend bent. Het gaat erom dat je je bewust bent van informatie, je omgeving, je netwerk en hoe je al deze elementen kunt verbeteren. Het vergroten van de proactiviteit bij je medewerkers leidt tot een grotere productiviteit op het werk en een betere teamdynamiek.

Echter, het is belangrijk om te begrijpen dat het stellen van proactief gedrag niet altijd oprecht of positief is. Proactiviteit kan ook samenhangen met uitsloofgedrag of overcompensatie, vooral als mensen meer werk aanpakken dan ze eigenlijk aankunnen. Dit kan leiden tot stress bij medewerkers en kan bovendien ernstige gezondheidsproblemen veroorzaken, zoals een burn-out. Daarom is het belangrijk om een gezond evenwicht te vinden tussen proactief handelen enerzijds en zorgen voor je welzijn anderzijds. Authentiek proactief gedrag komt van binnenuit; het is een innerlijke drive om positieve veranderingen teweeg te brengen.

Digitale transformatie? Een sterke cultuur biedt houvast

Deskundige inzichten, stapsgewijze instructies en tal van praktijkvoorbeelden: in deze gids leer je concrete doelen te stellen, heldere waarden te verankeren en je bedrijfscultuur gericht te beheersen en te meten.

Nu gratis downloaden

Het vermogen om proactief te handelen is niet aangeboren. Het is een vaardigheid die iedereen kan ontwikkelen met bewuste inspanningen. Hier zijn enkele stappen om de proactiviteit van je medewerkers verder te ontwikkelen.

Creëer een omgeving waarin zelfreflectie en het geven en ontvangen van feedback worden aangemoedigd. Hou ook het welzijn van je medewerkers nauwlettend in het oog. Hierdoor worden je werknemers zich meer bewust van hun persoonlijke sterke punten en verbeterpunten, waardoor ze beter kunnen anticiperen op toekomstige uitdagingen en gericht acties kunnen ondernemen.

Stel samen met je werknemers duidelijke, meetbare, acceptabele, realistische en tijdgebonden (SMART) doelen op, om richting en focus te bieden voor hun proactieve acties. 

In een omgeving die onderhevig is aan snel op elkaar volgende veranderingen, is het vermogen om zich aan te passen en flexibel te zijn essentieel. Bied leer- en ontwikkelingsmogelijkheden aan die je werknemers helpen om beter om te gaan met veranderingen en proactief actie te ondernemen, zelfs als de zaken niet gaan zoals gepland.

Moedig je werknemers aan om niet alleen kansen te zien, maar ook om het initiatief te nemen om deze ook te gaan benutten. Creëer een veilige omgeving waarin je werknemers actie durven te ondernemen, zelfs als ze daarvoor hun comfortzone moeten verlaten.

Uiteindelijk komt proactiviteit voort uit een innerlijke motivatie om controle te nemen en positieve veranderingen te bewerkstelligen. Ondersteun en beloon proactief gedrag om deze intrinsieke motivatie bij je werknemers te stimuleren.

Stimuleer je werknemers ook om fouten te maken. Het maken van fouten vormt een belangrijk onderdeel van het leerproces en helpt je medewerkers om meer proactief te handelen. Het feit dat medewerkers fouten maken, geeft aan dat ze nieuwe dingen proberen en risico’s durven te nemen. Dit is essentieel om de proactiviteit van je medewerkers te vergroten.

Maak je werknemers meer betrokken

Motiveer je medewerkers met regelmatige, transparante feedback en maak ze productiever.

Lees hier meer

HR speelt een belangrijke rol in het bevorderen van de proactiviteit van je werknemers. Uit de studie van Yan en collega’s (2020) blijkt dat werknemers die zich sterk verbonden voelen met hun werk en ondersteund worden door een robuust HR-systeem, meer geneigd zijn tot het stellen van proactief gedrag. Tegelijkertijd hebben Zhang en Edgar (2022) aangetoond dat HRM-systemen de proactiviteit bij werknemers kunnen bevorderen. In hun studie ontdekten ze dat een werkomgeving die autonomie en creativiteit stimuleert, proactief gedrag bij werknemers kan aanmoedigen. 

Een dergelijk robuust HRM-systeem kun je realiseren met de HR-software van Personio. Personio biedt niet alleen een centrale, gebruiksvriendelijke tool voor het beheren en automatiseren van HR-taken, maar kan ook waardevolle inzichten en analyses bieden door middel van een medewerkersonderzoek. Zo’n onderzoek kan je helpen bij het identificeren van gebieden waar de proactiviteit kan worden bevorderd.

Als HR-professional speel je dus een vitale rol in het bevorderen van de proactiviteit binnen je team. Dit begint met het erkennen en waarderen van de individuele sterke punten van de werknemers, en ze te belonen voor hun proactieve inspanningen. Door dit te doen, creëer je een cultuur van wederzijds vertrouwen, wat aan de basis ligt van proactief gedrag en een goed retentiebeleid. Je werknemers zullen zich aangemoedigd voelen om hun talenten optimaal te benutten en op eigen initiatief acties te ondernemen, wetende dat hun proactieve houding wordt gewaardeerd en beloond.

Met deze inzichten kan HR een omgeving creëren die proactief gedrag ondersteunt en bevordert. Dit kan worden bereikt door relevante trainingen aan te bieden, een cultuur op te bouwen die leer- en groeikansen omarmt, en het nemen van initiatief en verantwoordelijkheid te stimuleren. In zo’n proactieve cultuur kunnen medewerkers hun volledige potentieel benutten en op eigen initiatief positieve veranderingen teweegbrengen, wat uiteindelijk bijdraagt aan de groei van de organisatie als geheel en een positieve employee experience.

Proactief communiceren houdt in dat je voortijdig actieve stappen onderneemt om duidelijkheid te creëren en misverstanden te voorkomen. Dit kan betekenen dat je vooruit plant, vragen stelt, de verwachtingen duidelijk communiceert en gericht specifieke informatie deelt. Door proactief te communiceren kan je de samenwerking tussen teamleden verbeteren, een vertrouwensband opbouwen en de algemene teamdynamiek verbeteren.

Een proactieve reactie houdt in dat je anticipeert op mogelijke problemen of uitdagingen, en actie onderneemt nog voordat deze zich voordoen. Dit kan betekenen dat je preventieve maatregelen neemt om problemen te voorkomen, of dat je jezelf op voorhand voorbereid op mogelijke toekomstige uitdagingen.

Hoewel de proactiviteit van je medewerkers kan worden gestimuleerd door externe prikkels, zoals het geven van beloningen of boetes, is dit in essentie een intrinsieke eigenschap. Proactief gedrag wordt aangedreven door een innerlijke motivatie om actie te ondernemen, veranderingen aan te brengen en positieve resultaten te behalen.