Personeelsmanagement: definitie, taken en strategie

Personeelsmanagement (ook wel: personeelszaken, personeelsbeleid; in het Engels: human resource management, HRM of workforce management) is een tak van bedrijfskunde en draait om de aspecten arbeid en personeel. Het bundelt alle HR-strategieën, -stappen en -activiteiten die de ontwikkeling van het bedrijf moeten ondersteunen, ook met behulp van veranderingsprocessen.

Personeelsmanagement kan in grote bedrijven ook een synoniem zijn voor de HR-afdeling. In het dagelijkse zakenleven is personeelsmanagement echter niet de exclusieve taak van HR, maar moet door alle leidinggevenden worden opgezet en ingevuld.

De genoemde ‘persoonlijke ontwikkelingsgebieden’ bestaan uit vijf delen:

• Strategie

• Planning en organisatie

• Personeelsontwikkeling

• Personeelsleiding

• Personeelssturing

De betekenis van personeelsmanagement is in de afgelopen decennia behoorlijk veranderd en uitgebreid. Sinds het begin van de jaren 90 is het besef ontstaan dat de werknemers het allerbelangrijkste zijn voor het bedrijf. Tegenwoordig realiseert het personeelsmanagement zich dat iedere medewerker bijdraagt aan het succes van het bedrijf. En wel als persoon in plaats van ‘human capital’.

Maak je werknemers meer betrokken

Motiveer je medewerkers met regelmatige, transparante feedback en maak ze productiever.

Lees hier meer

In tijden van een werknemersmarkt, toenemende demografische veranderingen en een tekort aan geschoolde arbeidskrachten moet personeelsmanagement een centrale taak vervullen: voor alle afdelingen van het bedrijf moet er voortdurend vakkundig personeel zijn. Want zonder gekwalificeerde medewerkers kan geen enkel bedrijf op de lange termijn succesvol zijn. Personeelsmanagement is daarom een essentieel onderdeel van strategische marketing.

Hieruit volgen de volgende 7 vraagstukken:

• Personeelsplanning: hoeveel personeel is er nodig? Welke kwalificaties moeten ze hebben?

• Personeelswerving en recruitment: interne en externe personeelswerving via de geëigende kanalen

• Personeelsadministratie en -communicatie: alle processen, van onboarding tot en met het vertrek, en interne en externe communicatie met de medewerkers

• Beloningsbeheer: alle beloningsprincipes, van het basissalaris tot de individuele bonus

• Personeelsontwikkeling en-retentie: alle maatregelen rond opleiding en bijscholing, taakuitbreiding, taakverrijking en jobrotatie

• Personeelsbeoordeling: overzicht en inzicht in de prestaties en het potentieel van medewerkers

• Human resource controlling: beheer en controle van alle personeelsprocessen op basis van relevante kengetallen

Gezamenlijk zorgen deze zeven belangrijke punten van personeelsmanagement voor een duurzame ontwikkeling van de organisatie en een sterke marktpositie.

Deze punten kunnen strategisch van aard zijn, zoals het beloningsbeheer of de personeelsontwikkeling, of niet strategisch maar transactioneel van aard, zoals personeelszaken en human resource controlling.

Als we kijken naar de activiteiten, wordt het duidelijk: goed functionerend personeelsmanagement draagt aanzienlijk bij aan het succes van een bedrijf. Daarom zal een sterk HR-team dat zichzelf als businesspartner ziet, drie hoofddoelstellingen opstellen die van strategisch belang zijn voor het bedrijf.

De crux en het summum van personeelsmanagement is om de wensen van de medewerkers en de bedrijfsdoelen op elkaar af te stemmen. De sociale behoeften van de medewerkers (vrije tijd, gezin enzovoort) staan vaak haaks op de economische bedrijfsdoelen (winstmaximalisatie, groei), omdat vooral de jongere medewerkers geneigd zijn zich kritisch op te stellen tegenover puur economische prestatiedrang. Hier moet HR beginnen met luisteren, zorgen serieus nemen en oplossingen toepassen binnen een strategisch kader.

Als personeelsmanagement erin slaagt het verloop zo laag mogelijk te houden en je de medewerkers met de juiste vaardigheden op lange termijn weet te behouden, dan ben je goed bezig. Inmiddels is uit tal van onderzoeken gebleken dat een tevreden medewerker productiever en ook creatiever is. Maak daarbij gebruik van alle mogelijkheden voor personeelsretentie, wijs op ontwikkelingsmogelijkheden, biedt perspectieven.

Als het personeelsmanagement erin slaagt om medewerkers tevreden te stellen en op lange termijn te behouden, bereik je automatisch ook dit doel, doordat lagere personeelskosten hier een direct gevolg van zijn. Je hoeft minder medewerkers te werven, je hoeft minder nieuwe medewerkers op te leiden en er is ook minder ziekteverzuim. Dat leidt tot lagere kosten en een groter concurrentievermogen.

De prestaties van een organisatorische eenheid moeten altijd de algemene strategische doelen van de directie of het management weerspiegelen. De HR-doelen vertegenwoordigen dus uitgesplitste bedrijfsdoelen.

Hoe dicht je bij deze doelen bent gekomen tijdens het boekjaar, kan je aan de hand van kengetallen op ieder moment inzichtelijk maken en controleren. HR-managers moeten zeker van deze mogelijkheden gebruikmaken: wie zich pas in november realiseert dat hij of zij achterloopt op het vereiste wervingspercentage voor het kalenderjaar, heeft geen tijd meer om de nodige acties te nemen en zal waarschijnlijk de gestelde doelen niet halen.

Hoe groot het verloop is en of dit gelijk blijft, afneemt of toeneemt, kan helder worden gemeten en gedocumenteerd. Verslagen en rapporten geven informatie over het verloop in het hele bedrijf en op afzonderlijke afdelingen.

Als blijkt dat er verschillen tussen teams zijn of dat het aantal ontslagen in een bepaalde afdeling is toegenomen, kan de HR-manager niet langer zeggen dat hij zich daar niets van bewust was zal hij verdere stappen moeten ondernemen.

Om te beginnen zou er een gesprek moeten plaatsvinden met de directe leidinggevende. Daaruit moet blijken of er duidelijke oorzaken zijn voor de ontslagen. Als de druk bijvoorbeeld te hoog is en medewerkers daardoor de handdoek in de ring gooien, zou je het personeelsbestand kunnen uitbreiden. Als na een personeelsenquête blijkt dat de managementstijl van de leidinggevende ertoe leidt dat teams de handdoek in de ring gooien, is het tijd om hem of haar te begeleiden of, in het ernstigste geval, over te gaan tot bemiddeling binnen de afdeling.

In hoeverre de stappen tot een lager verloop hebben geleid, kan na een vooraf gedefinieerde periode opnieuw worden gecheckt.

Een hoog ziekteverzuim heeft veel nadelen voor een bedrijf en kost veel geld. Als uit de kengetallen blijkt dat het ziekteverzuim stijgt of hoog blijft, is het tijd om actie te ondernemen. Dat houdt in dat de arbeidsomstandigheden in het hele bedrijf en per afdeling nader bekeken moeten worden. Personeelszaken kan dan bepalen welke verbeterpunten er zijn. Moeten er ergonomische meubels in de kantoorruimtes komen? Is het werk ongelijk verdeeld of is er zelfs sprake van pesten? Er zijn verschillende redenen waarom medewerkers fysiek en mentaal ziek worden.

Stap 1 voor strategisch HR-management

Gebruik de juiste HR-software: hiermee bewaar je het overzicht, automatiseer je routinetaken en krijg je waardevolle HR-inzichten via analyses.

Personio gratis uitproberen

Medewerkers zijn overigens niet verplicht om hun baas te vertellen waar zij aan lijden, behalve in uitzonderlijke gevallen, zoals in de voedingsmiddelenindustrie of bij besmettelijke ziekten. HR-managers kunnen dus niet op deze gegevens vertrouwen bij het bepalen van de juiste stappen.

Modern personeelsmanagement kenmerkt zich door de bereidheid om te veranderen. De tijd waarin personeel alleen werd ‘aangestuurd’, is voorbij. Tegenwoordig heeft personeelsmanagement bij alle activiteiten altijd de bedrijfsstrategie voor ogen. Het biedt niet alleen operationele ondersteuning aan leidinggevenden van alle afdelingen, maar zorgt ook voor een zo uitgebreid mogelijk netwerkaanbod, waardoor zij als het ware ‘personeelsambassadeurs’ worden.

Alleen als je holistisch denkt en doet in personeelsmanagement, kan je de interacties tussen de medewerkers in het bedrijf goed in evenwicht brengen en ze dezelfde, succesvolle richting op sturen. De HR-afdeling draagt hier aanzienlijk aan bij en verandert zo van een saaie manager van gestandaardiseerde bedrijfsprocessen in een belangrijke adviseur van het management en een strateeg die op lange termijn denkt.

Nieuwe trends in personeelsmanagement zijn vaak reacties op ontwikkelingen in de samenleving. Globalisering en digitalisering betekenen dat bedrijven moeten veranderen, zodat ze altijd flexibel blijven en zich continu aanpassen. Een indicator voor het succes van deze verandering is de bedrijfscultuur. Een stilstaande cultuur kan de technologische disruptie en de daaruit voortvloeiende verandering van de sociale verhoudingen niet bijhouden.

Digitalisering leidt bijvoorbeeld tot steeds meer op IT-gebaseerde processen. Voor het personeelsmanagement resulteert dit in een verschuiving van de prioriteiten: HR-managers hoeven steeds minder administratieve standaardtaken uit te voeren (daar zijn digitale processen en workflows voor) en kunnen zich in plaats daarvan richten op strategische projecten. Dankzij digitalisering worden ook het kantoor en de fysieke werkplek minder belangrijk.

Dat is duidelijk te zien in tijden van crisis: grote delen van de beroepsbevolking werken op afstand, waardoor het personeelsmanagement voor nieuwe taken komt te staan op het gebied van diagnostiek en human resource controlling.