Personeelsinformatiesystemen: uitleg, voordelen en implementatie

Een personeelsinformatiesysteem, ook wel bekend als een HRM-systeem, is tegenwoordig een onmisbaar instrument in moderne bedrijven. Het fungeert als een centrale hub voor het registreren van alle essentiële gegevens van werknemers, inclusief ziekteverzuim, vakantiedagen en salarissen.

Wat ooit begon als een eenvoudig systeem voor gegevensopslag, is nu geëvolueerd tot een veelzijdige, complexe tool die ondersteuning biedt bij diverse HR-processen. Naast het bijhouden van basisinformatie, ondersteunt het systeem ook taken zoals tracking van sollicitanten, tijdregistratie, personeelsbeoordelingen en de administratie omtrent extralegale voordelen. Bovendien bieden sommige PIS zelfs geavanceerde functies zoals boekhoudkundige functies en zelfbedieningsopties voor werknemers.

Hier zijn enkele belangrijke functies die doorgaans terug te vinden zijn in de meeste PIS:

• Beheer van de organisatiestructuur: hiermee kun je hiërarchieën, functies en afdelingen binnen je bedrijf vaststellen en beheren.

• Beheer van afwezigheden en verlof: geeft inzicht in de afwezigheden van werknemers en vergemakkelijkt het beheer van verlofaanvragen.

• Beheer van de secundaire arbeidsvoorwaarden: hiermee kun je personeelsvoordelen, zoals ziektekostenverzekering en pensioenplannen beheren.

• Automatisering van workflows: vereenvoudigt HR-processen en -taken door gebruik te maken van geautomatiseerde workflows.

• Beoordelingstools: hiermee kun je de prestaties van je werknemers evalueren en beheren.

• Wervings- en sollicitantvolgsysteem: hiermee kun je de kandidaten nauwgezet opvolgen tijdens alle fasen van het sollicitatieproces.

• Beheer van opleidingen: deze functie zorgt voor een betere, effectieve training van al je werknemers.

• Rapportage- en analysetools: biedt nuttige inzichten die helpen bij het nemen van betere beslissingen.

• Salarisbeheer: hiermee kun je nauwkeurig de salarissen en belastingen van werknemers verwerken op een correcte manier. 

• Onboarding-processen: faciliteert een vlotte integratie van nieuwe medewerkers in je bedrijf.

HR-software ondersteunt je bij de groei

Je team groeit en HR-processen worden diverser – en complexer. Niet met Personio! Want onze HR-software vereenvoudigt je personeelsprocessen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Meer informatie over Personio

Het gebruik van een personeelsinformatiesysteem brengt heel wat voordelen met zich mee voor bedrijven. De exacte voordelen hangen sterk af van het gekozen systeem en de modules die je kiest, maar over het algemeen zijn dit de belangrijkste voordelen: 

• Tijdbesparend: met een HRM-systeem bespaar je veel tijd, omdat administratieve taken veel efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast waarborgt een dergelijk systeem de nauwkeurigheid van personeelsgegevens.

• Minder papierwerk: alle personeelsgegevens worden digitaal en centraal opgeslagen, waardoor er geen papieren dossiers meer bewaard moeten worden. Dit heeft als bijkomend voordeel dat de gegevens niet verloren kunnen gaan of beschadigd kunnen raken.

• Eenvoudige analyses: sommige HRM-systemen genereren diverse analyses en bieden rapportagefunctionaliteiten voor belangrijke statistieken, zoals je personeelsretentie.

💡 Met een modern HRM-systeem zoals de tool van Personio kun je personeelsgegevens efficiënter beheren, dankzij functies zoals automatisch gegenereerde organigrammen en beoordelingstools.

• Geeft werknemers meer verantwoordelijkheden: werknemers hebben toegang tot hun persoonlijke gegevens en kunnen deze data wijzigen zonder contact te moeten opnemen met HR.

• Verhoogt de productiviteit: dankzij goedkeuringsworkflows kunnen aanvragen en wijzigingen op een zeer vlotte manier goedgekeurd of afgewezen worden. De relevante personen worden automatisch op de hoogte gebracht.

• Zorgt voor naleving van de regelgeving: een HRM-systeem is doorgaans ontworpen met specifieke nalevingsregels in gedachten en biedt ingebouwde controlemogelijkheden. Dit helpt bij het voorkomen van juridische problemen, boetes en financiële verliezen.

• Garandeert beveiliging en privacy: een ander voordeel van een HRM-systeem is dat het de personeelsgegevens veilig bewaart en privacy waarborgt. In tegenstelling tot papieren documenten, waarbij informatie gemakkelijk kan worden ingezien door onbevoegden, zorgt een HRM-systeem ervoor dat gevoelige gegevens alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel.

• Schaalbaar: een personeelsinformatiesysteem in de cloud kan gemakkelijk worden aangepast aan de veranderende behoeften van een organisatie. Als een bedrijf groeit en meer functionaliteit of opslagruimte nodig heeft, kan een cloudgebaseerd systeem eenvoudig worden uitgebreid om aan die nieuwe eisen te voldoen.

• Voorzien van datagestuurde functies: sommige systemen bieden geavanceerde functies, zoals voorspellende analyses, prognoses en schalingsmogelijkheden, die organisaties helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen op basis van gegevens. Deze functionaliteiten maken gebruik van geavanceerde algoritmen en data-analysetechnieken om trends te identificeren, toekomstige scenario's te voorspellen en de impact van verschillende beslissingen te simuleren. Op deze manier kunnen organisaties hun strategische planning en operationele besluitvorming optimaliseren.

Digitale transformatie? Een sterke cultuur biedt houvast

Deskundige inzichten, stapsgewijze instructies en tal van praktijkvoorbeelden: in deze gids leer je concrete doelen te stellen, heldere waarden te verankeren en je bedrijfscultuur gericht te beheersen en te meten.

Nu gratis downloaden

Voordat je een HRM-systeem selecteert, is het van essentieel belang om verschillende stakeholders bij het selectieproces te betrekken en een grondige evaluatie uit te voeren van zowel de huidige als de toekomstige behoeften van je organisatie. Daarnaast is het belangrijk om de volgende stappen te volgen bij de selectie van een personeelsinformatiesysteem:

Begin met het identificeren van de belangrijkste problemen en bepaal welke belanghebbenden bij het selectieproces betrokken worden. Beslis daarnaast of het proces intern of met behulp van externe deskundigen wordt uitgevoerd.

Identificeer de belangrijkste functies, verzamel input van de werknemers en observeer de dagelijkse werkzaamheden. Probeer zo veel mogelijk feedback te verzamelen van medewerkers, managers en andere belanghebbenden. Dit is cruciaal om ervoor te zorgen dat het systeem voldoet aan de behoeften van het bedrijf.

Stel een lijst op van de essentiële vereisten en gewenste functionaliteiten voor het systeem. Houd deze checklist actueel en reviseer deze regelmatig, zodat deze als referentiekader kan dienen tijdens evaluaties.

Het is aangeraden om op voorhand een budget vast te stellen voor het personeelsinformatiesysteem. Houd daarbij rekening met de kosten voor de software, hardware, implementatie en het onderhoud. Verken verschillende opties voor budgettering en overleg met verschillende aanbieders om inzicht te krijgen in de daadwerkelijke kosten.

Vergelijk het aanbod van verschillende providers en kies het systeem dat het beste bij je organisatie past. Neem ook de diverse pakketopties bij de verschillende aanbieders in overweging. 

Bij het implementeren van een personeelsinformatiesysteem is het van belang om de volgende stappen uit te voeren: 

• Stel de bedrijfsdoelen en -behoeften vast: bepaal eerst de specifieke doelen die je met het systeem wilt bereiken en definieer de behoeften van je organisatie.

• Kies het beste systeem voor je organisatie: verken verschillende HRM-systemen grondig en kies de software die het beste past bij je bedrijfsdoelen en budget.

• Plan de implementatie en voer deze stap voor stap uit: stel een gedetailleerd implementatieplan op, waaraan deadlines, verantwoordelijkheden en mijlpalen worden gekoppeld. Voer de implementatie vervolgens in verschillende fasen uit om een gecontroleerde en soepele overgang mogelijk te maken.

• Test en evalueer het systeem: voer uitgebreide tests uit om ervoor te zorgen dat het systeem correct functioneert en voldoet aan de verwachtingen van de gebruikers. Evalueer het systeem regelmatig om aanpassingen te kunnen maken indien nodig.

• Train het personeel en controleer het gebruik: organiseer uitgebreide trainingen voor alle gebruikers en bied voortdurende ondersteuning om ervoor te zorgen dat het personeel het systeem effectief gebruikt. Monitor het gebruik en los eventuele problemen snel op om een succesvolle integratie te garanderen.

• Weerstand tegen verandering: communiceer helder de voordelen van het systeem en bied voldoende training en ondersteuning aan je werknemers om de acceptatie van het systeem te bevorderen.

• Technische complicaties: werk samen met de leveranciers van het systeem en IT-teams om eventuele technische problemen snel op te lossen en een soepele werking te waarborgen.

• Migratie van gegevens: bereid de migratie goed voor en voer uitgebreide tests uit om gegevensverlies tot een minimum te beperken en een vlekkeloze overgang te garanderen.

Een personeelsinformatiesysteem is van onschatbare waarde voor moderne bedrijven, omdat het de HR-processen aanzienlijk efficiënter maakt. Voor wie een optimale oplossing zoekt, raden we de producten van Personio aan.

De gemiddelde kosten van een PIS variëren afhankelijk van de functies die je nodig hebt en het prijsmodel van de provider.

De implementatietijd voor een PIS is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de complexiteit van het systeem en de behoefte aan maatwerk.

Met de juiste aanpassingen en aandacht voor compatibiliteit, is het mogelijk om een PIS naadloos te integreren met de bestaande HR-software.

Het onderhouden van een PIS brengt verschillende uitdagingen met zich mee, zoals het waarborgen van de integriteit van gegevens en het bevorderen van de betrokkenheid van gebruikers in de loop van de tijd.