Personeelshandboek: opstellen en voor- en nadelen

Een personeelshandboek is een document dat allerlei afspraken bevat tussen de werkgever en werknemers. Denk hierbij aan afspraken rondom loon, werktijden, ziekteverzuim en woon-werkverkeer. Het personeelshandboek fungeert dus als een belangrijke gids voor medewerkers en draagt bij aan een gestructureerde en transparante werkplek. Op deze manier gaat iedere werknemer die zijn of haar handtekening zet onder de arbeidsovereenkomst ook gelijk akkoord met de regels die in het personeelshandboek vermeld staan. Dit bespaart uiteraard een hoop tijd en vermindert onnodig papierwerk.

Je kunt als werkgever dit personeelshandboek van tijd tot tijd herzien en op deze manier eenvoudig nieuwe regels doorvoeren voor het hele personeelsbestand. 

Leestip: leer hoe je nieuwe medewerkers een gepersonaliseerde onboarding kunt geven door gebruik te maken van bewezen methoden die zijn afgestemd op hun specifieke behoeften.

Wat er exact in het personeelshandboek moet staan, verschilt van onderneming tot onderneming. In het handboek worden doorgaans thema’s behandeld zoals de bedrijfscultuur, de missie en visie van het bedrijf, en andere relevante informatie. Belangrijk is dat het personeelshandboek altijd in overeenstemming is met de wetten en regels van het arbeidsrecht.

In het personeelshandboek moeten onder meer huis- en gedragsregels worden opgenomen, evenals duidelijke regels over werktijden, verzuim, vakantie en verlof. Daarnaast dient het handboek aangevuld te worden met informatie die relevant is voor het specifieke bedrijf. Ook bepalingen uit het arbeidscontract kunnen nogmaals onderstreept worden of verder uitgediept worden in het personeelshandboek.

Er zijn ook enkele essentiële elementen die zeker niet mogen ontbreken in het personeelshandboek. Denk hierbij aan zaken zoals aanwezigheidsregistratie, primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, pauzes, werktijden en dergelijke.

• Aanwezigheidsregistratie: hoe en wanneer moeten medewerkers hun aanwezigheid registreren?

• Overuren: hoe worden overuren goedgekeurd en geregistreerd? Welke procedures moeten medewerkers hiervoor volgen?

• Pauzes: wat zijn de reguliere pauzetijden en zijn er uitzonderingen mogelijk?

• Verloning: Op welke dag van de maand vindt de uitbetaling plaats?

• Reiskostenvergoeding: wordt een reiskostenvergoeding verstrekt? Zo ja, hoeveel bedraagt de vergoeding en hoe wordt deze berekend?

• Verzuim: bij wie moeten medewerkers hun verzuim melden en wat is de uiterste meldingstermijn?

Stap voor stap de bedrijfscultuur versterken

Hoe consolideer je met eenvoudige middelen een sterke bedrijfscultuur? De experts in deze gids laten het je zien.

Gids nu downloaden

Het grootste verschil tussen het personeelshandboek en het personeelsreglement is dat het personeelsreglement enkel de algemene arbeidsvoorwaarden bevat en een juridisch document is.

Het personeelshandboek daarentegen is vele malen uitgebreider en geeft tekst en uitleg omtrent de gang van zaken binnen de onderneming of organisatie. Zo worden in een personeelshandboek onder andere de huis- en gedragsregels besproken. Daarnaast worden er afspraken in vastgelegd over de werktijden, verzuim, evenals de procedures en regelingen met betrekking tot vakanties en verlof.

Het personeelsreglement bevat enkel de bedrijfsregels en voorschriften voor het personeel. In dit reglement staat kort en bondig opgelijst wat er van werknemers verwacht wordt en wat de werkwijze van de onderneming of organisatie is.

Het opstellen van een personeelshandboek biedt aanzienlijke voordelen voor zowel de werkgever als de werknemers. Zo hebben de werknemers toegang tot een overzichtelijk document waarin alle gemaakte afspraken en bedrijfsregels vermeld staan. Op deze manier voorkom je als werkgever discussies over uiteenlopende onderwerpen. Bovendien fungeert het personeelshandboek niet alleen als een centraal referentiepunt, maar biedt het ook nog andere voordelen.

• Juridische bescherming: aangezien alle afspraken schriftelijk op papier staan, ben je als werkgever beter juridisch ingedekt wanneer er disputen ontstaan met of tussen werknemers.

• Duidelijke structuur: het personeelshandboek biedt een duidelijk referentiepunt waar altijd op teruggevallen kan worden bij onduidelijkheden.

• Eenvoudig aanpassen van regels: het is gemakkelijker om wijzigingen in één keer door te voeren via het personeelshandboek dan om alle arbeidsovereenkomsten met werknemers afzonderlijk te moeten aanpassen.

• Vooruitdenken: zowel de werkgever als de werknemer kan eenvoudig anticiperen op diverse situaties zoals ziekte of verlof, omdat de geldende afspraken duidelijk zijn.

Probeer onze gratis webdemo en stel in een handomdraai een personeelshandboek op voor jouw onderneming of organisatie.

Download onze gids voor personeelsstrategie

Om het welzijn van je medewerkers centraal te stellen heb je een strategie nodig die is opgesteld op basis van jouw personeel. Download vandaag nog onze gids en stappenplan om je eigen personeelsstrategie te ontwikkelen, rechtstreeks van de Chief People Officer van Personio.

Download de gids

Nu je weet wat er allemaal in een personeelshandboek moet staan en wat de verschillen met een personeelsreglement zijn, is het tijd om zelf een gedegen personeelshandboek op te stellen. Hieronder zullen we je de beste tips geven, om dit proces soepel en efficiënt te laten verlopen.

Ten eerste is het belangrijk dat je duidelijke doelen stelt. Je wilt namelijk precies weten wat je exact wilt bereiken met je personeelshandboek. Wil je enkel duidelijkheid scheppen rondom de bedrijfsregels, of wil je ook andere zaken belichten? Hoe ga je het personeelshandboek verspreiden? Daarnaast is het van belang dat de structuur van het personeelshandboek duidelijk is. Het is de bedoeling dat het handboek uiteindelijk wel gelezen wordt. Om deze reden moet alles duidelijk en in klare taal vermeld worden. 

Een personeelshandboek moet de identiteit van de onderneming of organisatie uitstralen. Zorg er dus voor dat de bedrijfscultuur op een toegankelijke manier naar voren komt, terwijl de regels duidelijk worden gepresenteerd. Voeg foto’s en andere media toe om het handboek aantrekkelijker te maken en om collega's een beter beeld van de onderneming te geven.

Een personeelshandboek dient altijd op een positieve en aanmoedigende wijze geschreven te worden. Houd er ook rekening mee dat je het personeelshandboek openbaar moet kunnen maken. Dit betekent dat naast de huidige medewerkers, ook potentiële werknemers, bezoekers en klanten toegang kunnen krijgen tot dit document. Zorg ervoor dat de inhoud professioneel en uitnodigend is, zodat het een positieve indruk achterlaat bij iedereen die het leest.

Maak er een gewoonte van om het personeelshandboek eens in de zoveel tijd te vernieuwen. Het is handig om niet voor elke kleine wijziging het personeelshandboek volledig te herzien. In plaats daarvan kun je vaste momenten gedurende het jaar inplannen om alle wijzigingen in één keer door te voeren en te verwerken.

Probeer onze gratis webdemo en stel in een handomdraai een personeelshandboek op voor jouw onderneming of organisatie.

Hoe vaak een personeelshandboek moet worden bijgewerkt, hangt af van hoe vaak regels of afspraken worden gewijzigd. Het is aan te raden om het handboek minstens één keer per jaar te herzien en aan te passen waar nodig.

Een personeelshandboek is juridisch bindend op voorwaarde dat dit werd vastgelegd in het arbeidscontract én dat dit door de werknemer werd ondertekend. Uiteraard moet het handboek ook steeds beschikbaar zijn voor de werknemers zodat ze het te allen tijde kunnen raadplegen.

Ja, een werknemer kan ontslagen worden als hij of zij de regels uit het personeelshandboek niet naleeft. Als werkgever kun je het personeelshandboek gebruiken als basis bij disciplinaire maatregelen, inclusief ontslag.