Personeelsgesprek: definitie, checklist en succesfactoren

“We moeten binnenkort weer een personeelsgesprek voeren.” Als een leidinggevende deze zin uitspreekt, krijgt de betreffende medewerker al snel een onbehagelijk gevoel. En terecht, want de combinatie van de woorden ‘personeelsgesprek’ en ‘moeten’ belooft weinig goeds. Maar leidinggevenden die personeelsgesprekken eerder als een last dan als een kans beschouwen, laten een van de belangrijkste managementinstrumenten onbenut.

Jij als HR-professional hebt hierin een centrale taak: je moet het wezenlijke belang van het personeelsgesprek stevig verankeren in het DNA van het bedrijf. Want functioneringsgesprekken bieden een waardevolle mogelijkheid om bij te dragen een het succes van het bedrijf op lange termijn.

In een personeels- of functioneringsgesprek communiceren leidinggevende en medewerker met elkaar. De inhoudelijke zwaartepunten kunnen variëren. Van conflictsituaties en doelafspraken tot inhoudelijke beoordelingen van medewerkers.

Personeelsgesprekken zijn voor medewerkers belangrijke markeringspunten in het dagelijks werk en moeten daarom als zodanig worden behandeld. Er zijn geen vaste kaders voor personeelsgesprekken, maar het is raadzaam om gebruik te maken van checklists of richtlijnen die door HR aan leidinggevenden ter beschikking worden gesteld.

Genereer razendsnel maatwerkrapporten

Voorzie je team van HR-software waarmee ze binnen een paar klikken standaard- en maatwerkrapporten kunnen genereren. De analysemogelijkheden van Personio bieden hulp: klik op de knop om te zien hoe het werkt.

Genereer aangepaste rapporten voor jouw organisatie

Personeelsgesprekken hebben pas effect als ze regelmatig plaatsvinden. Alleen dan kunnen medewerkers en leidinggevenden nagaan of de gemaakte afspraken zijn nagekomen, of eventueel gestelde doelen zijn bereikt, of dat de besproken conflictsituatie opgelost is. Bepaal vaste termijnen en hanteer als vuistregel ten minste een gesprek per kwartaal.

Tijdens een personeelsgesprek ontstaat idealiter een open, transparante, interactie tussen leidinggevende en medewerker, of in technische bewoording ‘een bidirectionele feedbackcultuur‘. De deelnemers aan het gesprek zien zichzelf in de eerste plaats als partners die samen naar oplossingen zoeken. Dit betekent niet dat er in het personeelsgesprek alleen maar beleefdheden worden uitgewisseld. Integendeel: een stevige discussie is vaak productiever, zolang de onderlinge toon maar respectvol blijft.

Functioneringsgesprekken zijn er voor diverse aanleidingen en onderwerpen. De gangbare indeling is als volgt:

Deze gesprekken vinden op regelmatige tijdstippen plaats. Als HR-professional moet je dit soort personeelsgesprekken invoeren en inrichten op basis van de regelingen die in jouw bedrijf van toepassing zijn. Daaronder vallen:

• Evaluatiegesprekken

• Personeelsontwikkeling sgesprekken

• Feedbackgesprekken

Deze gesprekken hebben een actuele aanleiding. Zowel medewerkers als leidinggevenden kunnen het initiatief nemen voor dit soort personeelsgesprekken. Hieronder vallen:

• Conflictgesprekken

• Gesprekken over nieuwe arbeidsvoorwaarden

• Projectgerelateerde evaluatiegesprekken

• Gesprekken over langdurig ziekteverzuim of arbeidsongeschiktheid

Een ander model deelt personeelsgesprekken in volgens soort: inhoudelijke gesprekken/managementgesprekken en gedragsgesprekken.

• Taakgesprek: medewerkers worden gemanaged aan de hand van taken

• Doelgesprek: medewerkers worden gemanaged aan de hand van doelen

• Behoeftengesprek: wederzijdse verduidelijking van verwachtingen

• Verhelderend gesprek: misverstanden worden opgelost

• Voortgangsgesprek: moet de medewerker zich wel of niet verder ontwikkelen?

• Conflictgesprek: conflicten oplossen en afspraken maken

• Gevolggesprek: de gevolgen van gebeurtenissen uitleggen

Als HR-professional voorzie je leidinggevenden van de meest actuele en betrouwbare documentatie, kengetallen en templates als voorbereiding op personeelsgesprekken. Daarnaast geef je zo mogelijk interne bedrijfsrichtlijnen en basisaanbevelingen voor gedrag. Behalve deze basisprincipes zijn er drie ‘zachte’ succesfactoren voor een geslaagd personeelsgesprek.

Een goede voorbereiding is het halve werk. Hoe meer de leidinggevende over de gesprekspartner weet, hoe individueler het gesprek gevoerd kan worden, zodat beide partijen er optimaal profijt van hebben. Tot de voorbereiding behoort niet alleen het analyseren van de beschikbare feiten, maar ook het plannen van de structuur van het gesprek op basis van het soort gesprek dat gevoerd wordt. Een doelafsprakengesprek volgt een andere rode draad dan een conflictgesprek.

Leidinggeven is communiceren. En in lijn met het credo van communicatie-expert Paul Watzlawick dat “je niet niet kan communiceren”, speelt communicatie een sleutelrol in personeelsgesprekken met medewerkers. Centrale boodschappen moeten duidelijk geformuleerd worden en standpunten moeten helder weergegeven worden. Maar de echte knelpunten gaan vaak schuil achter de feiten. Om daar de vinger op te leggen, gebruik je een van de krachtigste communicatie-instrumenten: vragen stellen.

Met omtrekkende vragen kan de leidinggevende zicht krijgen op gebieden waar normaal gesproken niet systematisch naar gekeken wordt. De kerngedachte is dat het eigenlijke onderwerp indirect benaderd wordt. Een voorbeeld? In plaats van de vraag “Hoe beschrijf je je huidige gemoedstoestand?” te stellen, zou: “Hoe zou je collega XY je huidige gemoedstoestand omschrijven?” een mogelijke omtrekkende vraag kunnen zijn. Zo wissel je van perspectief. Als HR-professional kan je leidinggevenden een reeks basisvragen aanreiken. Die uiteraard individueel aangepast moeten worden.

Al klinkt het nog zo afgezaagd, openheid is en blijft de beste manier om problemen op te lossen. Maak leidinggevenden duidelijk dat vertrouwen, openheid en eerlijkheid bijna altijd een positief effect hebben op het verloop van een personeelsgesprek, omdat de gesprekspartner zich daardoor gewaardeerd voelt. Openheid betekent ook direct ter zake komen en zo de aandacht vestigen op het hoofdonderwerp van het gesprek.

Conclusie: elk personeelsgesprek is anders en individueel. Daarom is een goede voorbereiding op het gesprek en je gesprekspartner essentieel. Belangrijk daarbij is open en eerlijke communicatie om de waardering van je gesprekspartner te waarborgen.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Met deze checklist kunnen veel gesprekken goed voorbereid worden. Het belang van de afzonderlijke punten en de uitwerking ervan is afhankelijk van het soort personeelsgesprek en het doel van het gesprek.

Duidelijkheid voor jezelf

• Hoe kijk je als leidinggevende naar de situatie? Hoe kijkt je gesprekspartner er tegenaan?

• Welke punten wil je zeker bespreken?

• Wat zijn je minimale doelen voor het gesprek?

• Wat zijn de verwachtingen van je gesprekspartner?

• Hoe is je relatie met je gesprekspartner? Hoe ziet je gesprekspartner die relatie?

Duidelijkheid over de situatie

• In welke situatie vindt het gesprek plaats?

• Waar?

• Wanneer?

Afspraak voor het gesprek

• Uitnodiging voor het gesprek en daaraan gekoppeld de aankondiging van het onderwerp

• Geen verrassingsstrategie!

Opvallend begin van het gesprek

• Geen inleidende beleefdheden, maar direct het onderwerp aansnijden: zo krijg je de volle aandacht

Verduidelijking van de standpunten

• Als je een gevoelig onderwerp op de agenda hebt staan, moet je een voorzet geven en direct jouw standpunt omschrijven. Dat wordt gezien als openheid, waarmee je vertrouwen wekt

• Geef het woord dan aan je gesprekspartner met de vraag “Hoe kijk jij hier tegenaan?”

• Visualiseer zo nodig verbanden

Verduidelijking van achtergronden

• Bespreek de achtergronden die vaak achter het onderwerp schuilgaan. Geef eerlijk en transparant je eigen motieven aan

• Probeer zonder vooroordelen de motieven van je gesprekspartner te achterhalen

Oplossingen vinden en afspraken maken

• Pas op dit punt moet je nadenken over mogelijke oplossingen en die bespreken

• Vraag de medewerker om eigen ideeën en oplossingen aan te dragen

• Leg de concreet overeengekomen stappen schriftelijk vast

• Kijk terug op het gesprek: hoe succesvol was het?

• Hoe was de sfeer tijdens het gesprek?

• Wat kan je in het volgende gesprek beter doen?

• Schrijf een beknopt verslag van het gesprek en stuur dat naar HR en naar de gesprekspartner.

Er is niks engs aan het voeren van personeelsgesprekken. Een goede voorbereiding, heldere, open en respectvolle communicatie en een basisrichtlijn vormen een effectieve mix, waarmee medewerkers en leidinggevenden positief uit het gesprek komen.