Personeelsbeoordeling: doelen, functies en beoordelingsmethoden

De beoordeling van personeel is een proces waarbij een leidinggevende het functioneren van een medewerker beoordeelt. Het is een belangrijke tool in je personeelsmanagement. De beoordeling heeft betrekking op een vastgestelde periode. Het totaalpakket op het vlak van taken, werkzaamheden en functioneren van de medewerker wordt in de beoordeling meegenomen.

Je wilt als werkgever dat je medewerkers bevlogen zijn en zich verbonden voelen met je organisatie. Zij bepalen namelijk het succes van je organisatie. Daarbij is het belangrijk om inzicht te krijgen in zijn of haar functioneren. Op die manier wordt duidelijk waar de talenten van je medewerkers liggen en hoe zij het beste kunnen worden ingezet in je organisatie. Een goede personeelsbeoordeling zorgt dus voor een objectieve basis waarop beslissingen over promotie, opleiding en ontwikkeltrajecten kunnen worden gebaseerd.

Terwijl personeelsbeoordelingen tot nu toe gemiddeld één keer per jaar plaatsvinden, vraagt de toekomst om een meer holistische aanpak. Volgens Harvard Business Review zal de personeelsbeoordeling een meer natuurlijke werkcyclus volgen. Wat houdt dit nu concreet in? Dit omvat onder andere evaluaties na projecten, managers die de kortetermijndoelen in focus houden, en medewerkers die het hele jaar door het gesprek aangaan over hun carrière-ambities en ontwikkeltrajecten. Het gaat om een bedrijfscultuur waarin ontwikkeling en het geven en ontvangen van constructieve feedback worden gestimuleerd.

Een personeelsbeoordeling heeft diverse functies, afhankelijk van het doel waarvoor de beoordeling wordt ingezet. De personeelsbeoordeling dient als middel om teams en medewerkers te kunnen sturen. Tegelijkertijd schept zo’n beoordeling ook duidelijkheid over de prestaties van de medewerker. Concrete doelstellingsafspraken helpen medewerkers om hun loopbaan vorm te geven.

De nadruk kan liggen op de kortere termijn, waarbij de beoordeling gebaseerd wordt op de doelen die gezamenlijk voor de medewerker zijn gesteld. De focus kan ook minder liggen op de doelen of resultaten, en meer op de kwaliteit van de werkzaamheden die een medewerker heeft uitgevoerd.

Hoe ga je na of een medewerker bepaalde criteria heeft bereikt? Op basis waarvan wordt bepaald of een werknemer een positieve beoordeling verdient? Om ervoor te zorgen dat de beslissingen worden gebaseerd op objectieve en betrouwbare informatie, bestaan er meerdere soorten beoordelingsmethoden die je als werkgever kunt inzetten. We hebben de meest voorkomende methoden hieronder voor je op een rij gezet.

In een functioneringsgesprek staan de werkinhoudelijke taken van je medewerker centraal. Bij deze methode is er zowel voor de medewerker als voor de leidinggevende ruimte om feedback te geven en te ontvangen. Deze feedback gaat onder andere over de samenwerking, de werkomstandigheden en de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker.

Deze gespreksvorm geeft een fijne structuur om het functioneren van je medewerker te bespreken. Een valkuil van het functioneringsgesprek is dat zo’n gesprek soms te gestructureerd en te formeel wordt ingezet. Het risico bestaat dat de focus te veel op cijfermatige resultaten komt te liggen, waardoor de positieve ontwikkeling van de medewerker over het hoofd kan worden gezien, bijvoorbeeld als deze niet direct zichtbaar is in de output.

In het kader van de beoordelingsmethode ‘360 gradenfeedback’ wordt ook feedback van de collega’s van de werknemer verzameld. Dit zorgt ervoor dat er feedback vanuit verschillende hoeken wordt verzameld. Dit geeft een vollediger beeld van de talenten en ontwikkelkansen van je medewerker.

Tegelijkertijd vereist deze methode van de collega’s dat zij op een constructieve, eerlijke manier feedback kunnen geven. Er is een risico dat sociaal gewenste antwoorden worden gegeven, en het is ook mogelijk dat de gegeven feedback tegenstrijdig is. Dit kan het proces van 360 gradenfeedback heel tijdsintensief en uitdagend maken.

Het beoordelingsformulier is een document dat door managers als leidraad kan worden gebruikt tijdens het beoordelingsgesprek. Op dit formulier staan diverse onderwerpen vermeld waarop de medewerker een bepaalde score krijgt. Deze methode stimuleert het uitwisselen van constructieve feedback. Aan de hand van het beoordelingsformulier worden vastgestelde doelen geëvalueerd en, waar nodig, aangepast.

Altijd in controle over feedbackgesprekken

Afhankelijk van het feedbackproces kun je zelf feedbacksessies organiseren in Personio of leidinggevenden eraan herinneren om dit te doen.

Lees hier meer

Hoe ziet een beoordelingsproces er precies uit? We nemen de belangrijkste stappen met je door.

Je spreekt met de medewerker af wanneer het beoordelingsgesprek zal plaatsvinden. Zorg ervoor dat je dit ruim op tijd doet, zodat jij en de medewerker genoeg tijd hebben om jullie op het gesprek voor te bereiden. Geef hierbij aan welke beoordelingsvorm zal worden gebruikt en vraag de medewerker of er specifieke agendapunten zijn die tijdens het beoordelingsgesprek aan bod moeten komen. Voeg bijvoorbeeld het beoordelingsformulier toe aan de afspraak. De agenda voor het gesprek stuur je vervolgens een paar dagen voor het gesprek op.

Zorg ervoor dat je de vorige beoordelingsformulieren doorneemt. Het helpt ook om gedurende de beoordelingsperiode aantekeningen te maken van situaties die later als voorbeeld kunnen dienen in het beoordelingsgesprek. Op deze manier concretiseer je je feedbackpunten.

Wijs specifieke verbeterpunten aan en geef relevante voorbeelden. Het is essentieel dat de werknemer de kans krijgt om een dialoog aan te gaan, zodat hij een antwoord kan geven, zijn vragen kan stellen of zelfs andere onderwerpen aan de orde kan stellen.

Hoe je het beoordelingsgesprek vormgeeft, is afhankelijk van de bedrijfscultuur en de gespreksmethode die je hanteert. Het gaat in essentie altijd over hoe de medewerker heeft gefunctioneerd gedurende een periode. Het gesprek loopt soepeler als je gebruikmaakt van een vaste structuur. Om een structuur aan te houden kan het gebruik van een beoordelingsformulier helpen. Daarnaast helpt ook de agenda die je van tevoren hebt opgestuurd om meer structuur aan te brengen.

Om de gemaakte afspraken te bevestigen, is het belangrijk om aan het einde van het gesprek een samenvatting te geven en de afspraken schriftelijk vast te leggen. Je medewerker kan het document vervolgens inkijken, en bij akkoord wordt het document ondertekend. Zijn er punten die nog niet besproken zijn? Maak dan een vervolgafspraak om het gesprek af te ronden. Op basis van de afspraken worden er concrete acties uitgezet door zowel de medewerker als de leidinggevende, bijvoorbeeld op het gebied van trainingen of promoties. 

• Wees duidelijk over de beoordelingscriteria. Zorg ervoor dat je eerlijk en objectief bent over wat je precies verwacht van de medewerker.

• Neem voldoende tijd om een beperkt aantal punten in de diepte te bespreken tijdens het beoordelingsgesprek. Zet dus niet te veel agendapunten op het lijstje. Het is beter om meerdere gesprekken in te plannen, dan om alle punten snel door te nemen in één gesprek.

• Zorg ervoor dat je een duidelijk doel bepaalt voor het beoordelingsgesprek.

• Maak ruimte voor een open discussie, en zorg ervoor dat de medewerker voldoende aan het woord komt. Vraag de medewerker actief naar feedback en laat weten dat zijn of haar mening wordt gewaardeerd.

Niet iedereen heeft een fijne associatie met beoordelingen. Zo kunnen onduidelijke criteria, werkprotocollen en de afwezigheid van heldere werkafspraken ervoor zorgen dat zowel leidinggevenden als medewerkers niet staan te springen om (veel) tijd te besteden aan een personeelsbeoordeling. Als werkgever is het daarom belangrijk om het beoordelingsproces helder te communiceren aan je medewerkers.

Het helpt om te werken aan een bedrijfscultuur waarin constructieve feedback centraal staat. Daarbij is het van groot belang om de manier waarop dit wordt geïmplementeerd duidelijk te communiceren aan de medewerkers.

Template voor functioneringsgesprekken

Deze template helpt je om het gesprek gestructureerd, zelfverzekerd en doelgericht te voeren en zelfverzekerd over prestaties, verwachtingen en doelen te praten.

Sjabloon downloaden

Een goede personeelsbeoordeling stimuleert je medewerkers om de organisatiedoelen te behalen en zichzelf te blijven ontwikkelen. Het beoordelen van medewerkers is gevoelig voor subjectiviteit, en daarom zijn methodes die een objectieve maatstaf bieden een goede oplossing. Hierbij kun je onder meer denken aan functioneringsgesprekken, 360 gradenfeedback en beoordelingsformulieren. Met deze hulpmiddelen kunnen beslissingen over promotie, opleidingen en beloningen goed onderbouwd worden en op een objectieve, transparante manier worden genomen.

In een beoordelingsgesprek worden diverse onderwerpen besproken zoals de functieverantwoordelijkheden, de sterke en zwakke punten van de medewerker, de prestaties, loopbaanambities, feedback van supervisors en collega’s enzovoort.

Om je werknemers objectief en eerlijk te evalueren, zijn een zorgvuldige planning en een goed gedefinieerd evaluatieproces vereist. Dit houdt ook in dat je specifieke doelen vaststelt en regelmatig feedback geeft. Geef altijd concrete voorbeelden van de geleverde prestaties, behaalde successen en verbeterpunten van de medewerker.

Jazeker. De software van Personio helpt je om het proces van personeelsbeoordeling een stuk makkelijker en overzichtelijker te maken. De software verbindt de tools en teams met elkaar, waardoor de beoordelingsformulieren veilig kunnen worden opgeslagen in het personeelsdossier en op elk gewenst moment kunnen worden bekeken door de bevoegde personen.