De personeelsadministratie: wat is het en hoe pak je het slim aan?

De personeelsadministratie omvat alle nuttige documenten en informatie over je bedrijf en je medewerkers, en de administratieve taken die daarmee gepaard gaan. Denk bijvoorbeeld aan de wettelijk verplichte loon- en salarisadministratie, het bijhouden van een personeelsdossier, de verslagen van evaluatiegesprekken, de secundaire arbeidsvoorwaarden, communicatiegegevens, managementrapportages enzovoort. Ook de verzuim- en verlofadministratie maken doorgaans deel uit van de personeelsadministratie. 

Om een beter overzicht en meer inzicht te krijgen, integreren veel bedrijven hun personeelsadministratie in één centraal systeem, samen met de loonadministratie, de aangiften en de boekhouding van het bedrijf. 

Prestaties objectief en op transparante wijze meten

Hou de ontwikkeling van medewerkers in de gaten met definieerbare en volgbare doelen. Doelen kunnen ook gekoppeld worden aan de uitbetaling van bonussen om het personeelsbehoud een boost te geven.

Prestaties met Personio

Hieronder vind je een greep uit de taken van de HR-medewerker die zich ontfermt over de personeelsadministratie:

• arbeidscontracten opstellen, loonafspraken maken, pensioenregeling treffen

• verzekeringen afsluiten en up-to-date houden

• salarisadministratie bijhouden, premies en loonbelastingen afdragen

• functie- en taakomschrijvingen opstellen

• rapportages maken van evaluatiegesprekken, werkafspraken, targets enzovoort.

• secundaire arbeidsvoorwaarden vastleggen, bijvoorbeeld lease-auto, opleidingen of vakantiedagen

• verzuimadministratie bijhouden

• opstellen van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E)

• Tip 1: Leg als medewerker personeelsadministratie een digitaal personeelsdossier aan Verzamel alle personeelsdocumenten van een werknemer in een digitaal personeelsdossier. Voorbeelden van personeelsdocumenten zijn: de arbeidsovereenkomst, documenten rond een promotie of overplaatsing, opzeggingsbrieven en alle documenten met betrekking tot een ontslag.

• Tip 2: Maak de loonadministratie ook digitaal Door de loonadministratie te digitaliseren, stuur je eenvoudig de afschriften naar je werknemer met één druk op de knop. Deze gegevens worden ook automatisch naar de Belastingdienst gestuurd. 

• Tip 3: Zorg ook voor een digitale tijdsregistratie Tijdsregistratie op één digitale plek. Denk bijvoorbeeld aan dagen van verzuim, uren van overwerk, uitval door ziekte, vakantiedagen, dagen van ouderschapsverlof of het vastleggen van werktijden voor bijscholing.

• Tip 4: Betrek je medewerkers actief bij de digitale personeelsadministratie Met behulp van Employee Self-Service (ESS) krijgen medewerkers via digitale tools toegang tot de relevante HR-informatie. Op die manier kunnen ze bijvoorbeeld vakantiedagen aanvragen, verzoeken plaatsen voor bijscholing of zelfs de tijdsregistratie van het bedrijf beheren. Het grote voordeel hiervan is dat deze methode je medewerkers een groter verantwoordelijkheidsgevoel geeft, alsook betere inzichten in de bedrijfsprocessen. 

Efficiënte processen, hogere productiviteit

HR levert een beslissende bijdrage aan de productiviteit van medewerkers. Want als personeelsprocessen voor iedereen gemakkelijk zijn, houden je medewerkers meer tijd over voor hun eigenlijke werk. Personio helpt je daarbij! 

Productiever worden met Personio

Hier vind je de vier voornaamste redenen om je personeelsadministratie uit te besteden:

1. Tijdsbesparing Door je personeelsadministratie uit te besteden aan een professional, kun jij je beter focussen op de corebusiness van je bedrijf.

2. Ontzorging Je legt de verantwoordelijkheid voor de administratieve taken rondom je personeel bij een expert die op de hoogte is van de nieuwste ontwikkelingen en de relevante regelgeving.

3. Kostenbesparing Het is niet meer nodig om een salarisadministrateur in dienst te nemen.

4. Inzicht en overzicht Je kunt alle documenten en gegevens digitaal inzien, op elk moment van de dag, op elke locatie. 

De personeelsadministratie is vaak een tijdrovende bezigheid. Veel bedrijven kiezen dan ook voor digitale ondersteuning. Voor de salarisadministratie bijvoorbeeld, schakelen organisaties vaak een payrollbedrijf in. 

Personio biedt alles-in-één HR-software voor kleine en middelgrote bedrijven met 10 tot 2000 medewerkers. Personio heeft als missie om HR-processen zo transparant en efficiënt mogelijk te maken. Op die manier kunnen HR-afdelingen zich concentreren op het meest waardevolle bezit van het bedrijf: de medewerkers. 

De software van Personio omvat human resources, werving en salarisadministratie. Alle HR-kernprocessen die een organisatie nodig heeft, worden dus door de software ondersteund.

Kort gezegd betreft de salarisadministratie het overmaken en vastleggen van de salarissen van werknemers. Salarisadministratie wordt ook wel loonadministratie genoemd.

Naast het betalen en vastleggen van de salarissen van werknemers, omvat de salarisadministratie ook nog de persoonsgegevens van werknemers, de loonheffingen, de loonstrookjes, de loonaangiften bij de Belastingdienst, de jaaropgaven en het bijhouden van de kosten in de boekhouding.