HR-structuur: hoe zet je je HR-afdeling op

Op zeker moment is het zover. Je kunt je rol als personeelsfunctionaris, recruiter en vertrouwenspersoon niet meer alleen invullen. Zelfs de directie beseft dat het zo niet verder kan. Het budget is goedgekeurd en je zoekt een extra medewerker voor de HR-afdeling. Zodra het aantal medewerkers bij HR toeneemt tot twee of drie, komen de volgende vragen bij je op: hoe richt je de nieuwe HR-afdeling in? Hoe geef je de processen vorm? Hoe ondersteun je de verdere groei van je bedrijf via HR?

De HR-afdeling is de afdeling binnen het bedrijf die alle HR-vraagstukken en -taken regelt. Het is het aanspreekpunt voor alle medewerkers, managers en, indien van toepassing, de ondernemingsraad. Het zorgt er verder voor dat al deze mensen zo goed mogelijk worden ingezet en gepromoot in de onderneming om het succes van de onderneming te verzekeren. De term ‘afdeling personeelszaken’ is synoniem met ‘HR-afdeling’ en kan ook HR-management, Human Resource Management (HRM) of personeelsmanagement worden genoemd.

De taken van de HR-afdeling omvatten alle etappes van de werknemerscyclus, van recruitment tot offboarding. Meer specifiek gezegd behelst dit de volgende taken:

Personeelsplanning en personeelsbehoefteplanning: met de personeelsbehoefteplanning zorg je ervoor dat je bedrijf altijd het juiste aantal medewerkers met de nodige kwalificaties heeft om de gestelde doelen te behalen.

De personeelsselectie: De werving wordt ook wel Talent Acquisition, Recruitment en E-Recruiting genoemd. Het gaat hier om alle stappen en methoden om nieuwe medewerkers via verschillende kanalen te bereiken en voor het bedrijf te winnen. Daar hoort ook employer branding bij.

Personeelsinzetplanning: met een optimale personeelsinzetplanning zorg je ervoor dat je medewerkers zo efficiënt mogelijk worden ingezet om onderbezetting of overcapaciteit te voorkomen.

Personeelsadministratie of personeelsbeheer: personeelsadministratie beschrijft alle administratieve en transactionele taken in HR. Hieronder vallen ook formaliteiten die nodig zijn voor het aannemen en onboarden van medewerkers, bijvoorbeeld contracten opstellen en een digitaal personeelsdossier aanmaken.

Personeelsontwikkeling: om de sterke punten van de medewerkers te stimuleren en zwakke punten weg te werken, moet de personeelsafdeling effectief prestatiemanagement en een open en constructieve feedbackcultuur implementeren.

De salarisuitbetaling: de HR-afdeling zorgt ook voor de uitbetaling van het loon en salaris. Dit gebeurt ofwel volledig intern ofwel het wordt deels uitbesteed en afgehandeld in samenwerking met een softwarepartner of belastingadviseur.

Loyaliteit van medewerkers: personeelsbinding omvat alle maatregelen om medewerkers te behouden en dus op lange termijn aan het bedrijf te binden. In dit artikel vind je veel voorbeelden en best practices.

Personeelsmonitoring of people analytics: een goede personeelsafdeling hoort nu personeelsgerelateerde beslissingen te nemen op basis van data. Met behulp van personeelsmonitoring en people analytics heb je diverse kengetallen bij de hand om bijvoorbeeld je personeelsstructuur of personeelsverloop te analyseren en uit de resultaten passende maatregelen af te leiden.

Strategie: Terwijl de HR-afdeling tot nu toe voornamelijk verantwoordelijk was voor administratieve zaken zoals salarisadministratie, beseffen steeds meer bedrijven hoe belangrijk het is om HR ook bij de bedrijfsstrategie te betrekken. De HR-afdeling heeft een beslissende invloed op de toekomstige levensvatbaarheid van een onderneming, omdat deze afdeling zorgt voor het belangrijkste kapitaal van de onderneming: de medewerkers.

Met deze gidsontwikkel je een gerichte HR-strategie.

HR-software die meegroeit met je behoeften

Naarmate je team groeit, worden je HR-processen diverser – en complexer. De HR-software van Personio vereenvoudigt je HR-processen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Ontdek de software van Personio

Start-ups of kleine bedrijven kenmerken zich vaak door een familiare sfeer en een sterke bedrijfscultuur; mensen kennen en waarderen elkaar. Iedereen is zeer gemotiveerd en voelt zich persoonlijk verantwoordelijk. De criteria om nieuwe medewerkers aan te nemen zijn eenvoudig: of de nieuwe medewerker in het team past en of er een ‘klik’ is.

Boven een bepaalde omvang – ergens tussen de 50 en 100 medewerkers – gaat dit persoonlijke karakter verloren. Er is dan een tweede hiërarchisch niveau nodig. Nieuwe collega’s ken je alleen door hallo te zeggen, alles wordt anoniemer. In deze fase hebben veel bedrijven te maken met een merkbaar dalende medewerkerstevredenheid en toenemend personeelsverloop. Fouten bij HR die voorheen onbeduidend waren, hebben ineens merkbare gevolgen.

Veel taken die tot nu toe natuurlijk en bijna vanzelf gebeurden, vallen nu onder de verantwoordelijkheid van HR. De HR-afdeling moet professioneler worden en actief zorg dragen voor de bedrijfscultuur en de loyaliteit van medewerkers. De afdeling moet salaris- en werktijdmodellen ontwikkelen en de toenemende bureaucratie onder controle krijgen.

Als je nu extra medewerkers voor HR inhuurt en verder gaat zoals voorheen, loop je al snel tegen je grenzen aan. Alleen met een structuur voor je HR-afdeling en gestandaardiseerde processen kan je de uitdagingen van een (snel)groeiend bedrijf aan.

De bekende vuistregel "1 baan bij HR per 100 werknemers” is niet verkeerd, maar is meestal van toepassing op grotere bedrijven met een goed uitgeruste HR-afdeling. Bij bedrijven tot 250 medewerkers is de behoefte beduidend hoger, zo blijkt uit het onderzoek “Workforce Analytics”: gemiddeld 3,4 HR-medewerkers per 100 voltijdbanen in het bedrijf!

Peter Rosen van HR Strategies and Solutions beveelt aan om vanaf ongeveer 50 medewerkers de eerste voltijdbaan op de HR-afdeling te creëren en een tweede vanaf ongeveer 150 medewerkers. Deze aanbeveling is redelijk realistisch, zo leert de ervaring.

Je kunt eventueel een medewerker op de HR-afdeling vervangen door middel van automatisering en outsourcing. Aan de andere kant kunnen bedrijven die voortdurend hooggekwalificeerde specialisten nodig hebben, al vroeg besluiten om hun eigen recruiter in dienst te nemen.

In plaats van te vertrouwen op een statistiek, bepaal je je eigen HR-personeelsbehoeften. In de volgende delen van dit artikel lees je hoe je te werk kunt gaan en tegelijkertijd een structuur voor je HR-afdeling definieert.

Ga bij het structureren van je toekomstige HR-afdeling te werk zoals je bij elk ander project zou doen: je stelt doelen die je wilt bereiken en je denkt vervolgens na over de noodzakelijke stappen om deze te bereiken.

Maak een lijst van alle taken die je in de toekomst moet doen. Geef prioriteiten aan de taken. Identificeer de belangrijkste onderwerpen die specifieke uitdagingen vormen en een bottleneck kunnen worden bij verdere bedrijfsgroei.

Voorbeelden zijn:

• Het werven van bepaalde hooggekwalificeerde specialisten.

• Flexibele werktijdmodellen om aantrekkelijk te zijn voor ouders van opgroeiende kinderen.

• Het bevorderen van medewerkerstevredenheid zodat medewerkers niet overstappen naar (beter betalende) concurrenten.

• Training en bijscholing van medewerkers om concurrerend te blijven.

Door dergelijke kernthema’s te identificeren, leg je al de basis voor een toekomstige HR-structuur. Het kan zijn dat je een medewerker nodig hebt die deze zaken expliciet voor zijn rekening neemt. Daarover later meer.

Vergeet geen belangrijke onderwerpen. Zet employer branding en onboarding-programma’s op je lijst, net als salarisadministratie, contracten en gezondheidszorg. Maak voor ieder punt een lijst van de afzonderlijke taken die moeten worden voltooid en maak een inschatting van de benodigde middelen.

HR-software ondersteunt je bij de groei

Je team groeit en HR-processen worden diverser – en complexer. Niet met Personio! Want onze HR-software vereenvoudigt je personeelsprocessen en maakt ze sneller, overzichtelijker en efficiënter.

Meer informatie over Personio

Welke taken wil je en kun je met je eigen HR-medewerkers in-house voor je rekening nemen? Dat is de volgende beslissing die je moet nemen. De criteria hiervoor zijn de middelen die nodig zijn voor iedere taak, de complexiteit en de beschikbare knowhow in je bedrijf.

Operationele onderwerpen zoals salarisadministratie lenen zich doorgaans beter voor uitbesteding. Ondanks de steeds betere software kunnen dergelijke onderwerpen zeer complex zijn. Zo brengen flexibele arbeidstijdmodellen een lange lijst van vragen met zich mee op het gebied van sociale zekerheid en administratieve taken. Financiële en wettelijke regelingen veranderen voortdurend. Zonder externe hulp zal een kleine HR-afdeling het daar heel moeilijk krijgen.

Aan de andere kant kan je personeelsadviesbureaus inhuren om je te ondersteunen bij meer strategische vraagstukken. Sommige bieden concepten voor medewerkersloyaliteit of prestatiebeoordeling, of meten continu de medewerkerstevredenheid.

Externe headhunters of recruiters behoren allang tot het standaardrepertoire van outsourcing. Ze helpen bij het vinden van medewerkers in moeilijke sectoren of bij het werven van grote aantallen medewerkers in korte tijd.

Kies voor elke taak op je lijst tussen ‘zelf doen of inkopen’. Je hebt nu een overzicht van hoeveel en welke middelen je intern nodig hebt op je HR-afdeling. Je groepeert taken in taakgebieden, zoals personeelsadministratie, opleiding, recruitment en personeelsmarketing. Zo krijg je een globaal beeld van de structuur van je toekomstige HR.

Dit is waarschijnlijk de moeilijkste stap. Sla je dit over of doe je dit halfslachtig, dan neemt de efficiëntie van je HR af naarmate je bedrijf groeit. In kleine bedrijven werkt de HR-afdeling op afroep en met informele processen – “zo doen we het nu eenmaal”. Nu moet je vaste processen definiëren om het extra werk aan te kunnen.

Documenteer alle HR-processen, verdeel de verantwoordelijkheden en taken. Beschrijf hoe de samenwerking met externe dienstverleners eruit moet zien, bijvoorbeeld in het kader van service level agreements (SLA’s). Werk samen met het management een plan uit voor de personeelsbehoefte en dus voor je werving.

Bepaal welke wervingskanalen je wilt gebruiken. Maak samen met de verschillende afdelingen functiebeschrijvingen, behoefteprofielen en opleidingsprogramma’s. Werk standaardcontracten en andere voorschriften uit – het steekwoord hier is naleving (Compliance).

Denk tijdens deze fase goed na over je prioriteiten. Begin met de cruciale gebieden en werk de andere later uit.

Investeer vroeg in software, bijvoorbeeld in een uitgebreide personeelsmanagementoplossing. Idealiter start je het selectieproces voor software tegelijk met het definiëren van je processen. Of en welke software je gebruikt, bepaalt hoe je processen eruitzien. Je kunt vanaf het begin veel taken automatiseren. De samenwerking met de salarisadministratie en andere externe dienstverleners wordt aanzienlijk vereenvoudigd met data-interfaces.

Stel de introductie van nieuwe software niet uit. Als je eerst handmatige processen invoert en pas later overschakelt naar software, moet je de workflow twee keer wijzigen. Dat is overbodig en kost geld.

Met door software ondersteunde processen bespaar je gemakkelijk een halve of een hele baan in de personeelsadministratie. Of je kunt in plaats daarvan een medewerker aan andere taken toewijzen.

Er zijn verschillende manieren om je HR-afdeling in te richten. Deze omvatten zowel klassieke modellen als moderne benaderingen. Welke je kiest, hangt helemaal af van je doelen en je bedrijfscultuur. We stellen er hier zes aan je voor.

Een personeelsafdeling kan bijvoorbeeld hiërarchisch georganiseerd zijn. De HR-afdeling bestaat hier uit een HR-manager die rapporteert aan de algemeen directeur en helemaal bovenaan de hiërarchie staat. Hij krijgt afdelingsdoelstellingen die hij en zijn team moeten halen.

De HR-afdeling kan dan bijvoorbeeld bestaan uit twee managers op het gebied van werving/recruiting en HR-management/personeelsadministratie, die op hun beurt hun eigen teams leiden en rapporteren aan de HR-manager.

In dit model is de communicatie volledig verticaal, dat wil zeggen, het gaat van boven naar beneden. Informatie wordt vrijgegeven door het hoger management, wordt vervolgens via HR-management doorgegeven aan de leidinggevenden en bereikt uiteindelijk het team.

Het voordeel van dit model is vooral de duidelijke verdeling van bevoegdheden. Ledereen weet waar hij staat in het model, waar hij naartoe wil werken en hoe zijn ontwikkelingsplan eruitziet.

Je kan de HR-afdeling formeel of informeel inrichten. De hiërarchische organisatie is een goed voorbeeld van het formele model omdat het gebaseerd is op duidelijke hiërarchieën, doelen en taken.

Het informele model is daarentegen meer open omdat teamleden flexibeler en afhankelijker van hun dynamiek met elkaar kunnen omgaan.

In veel bedrijven bestaan beide modellen naast elkaar. Dan is het formele model bijvoorbeeld de standaardstructuur van de HR-afdeling en is er, afhankelijk van het project of doel, een informele samenwerking die het formele model voor een bepaalde fase doorbreekt.

In het doelgerichte model worden bedrijfsdoelen opgesplitst in afzonderlijke afdelingen – en zelfs tot op de individuele werknemer. Leder team bepaalt zelf welke maatregelen worden genomen om de doelen te bereiken.

De bedrijfsdoelstellingen worden bepaald door de directeur en het management en vereisen de inzet en toewijding van iedereen binnen de organisatie. Maar dit model werkt alleen als iedere medewerker duidelijkheid heeft over zijn doelen en hoe deze worden afgemeten. Dit model gaat meestal gepaard met een financiële bonus, die afhankelijk is van het behalen van doelen.

Dit model wordt in veel bedrijven slechts ten dele gebruikt, bijvoorbeeld in sales. Voor HR-afdelingen heeft het doelgerichte model de volgende voordelen: betrokkenheid en focus van iedere medewerker, hogere teamprestaties en dienovereenkomstige planning van doelen.

Dit model is gebaseerd op het beeld van het ‘klaverblad’, aangezien het bestaat uit drie basispijlers die samen een geheel vormen.

• Centraal staan de meest gekwalificeerde en belangrijkste medewerkers.

• Minder belangrijke werkzaamheden worden uitbesteed aan externe dienstverleners.

• Medewerkers met tijdelijke contracten, die bijvoorbeeld op projectbasis werken, vullen het klaverblad aan.

Voor de HR-afdeling betekent dit dat er een kleine groep vaste medewerkers is, die op hun beurt externe medewerkers aansturen voor speciale projecten. Externe dienstverleners zouden ondersteuning kunnen bieden bij zaken zoals verhuizing en medewerkers met tijdelijke contracten, zoals bijvoorbeeld extra recruiters, kunnen helpen om meer nieuwe medewerkers aan te nemen in minder tijd.

Dit model wordt volledig gevormd door het feit dat HR-afdelingen hulp van buitenaf krijgen. Er is slechts een kleine groep vaste HR-medewerkers die veel van de taken en activiteiten uitbesteden aan externe dienstverleners en zo hun doelen behalen.

Haal de juiste collega’s aan boord

Plaats gerichte vacatures, verkrijg automatisch interne feedback en neem nog betere personeelsbeslissingen.

Meer over rekruteren met Personio

Zoals je ziet, komt de ‘juiste’ structuur voor je HR voort uit je eigen situatie en planning voor het bedrijf.

Toch zijn er aanbevolen benaderingen. Met twee, drie of vier medewerkers is het aantal opties beperkt – een HR-structuur moet immers niet fantasierijk zijn, maar efficiënt. Hier zijn meer voorbeelden van hoe je je HR-afdeling kunt structureren. Je huurt een assistent in die je helpt om papierwerk, administratie en routinematige werkzaamheden te regelen. Hierdoor word je tot 50% productiever en kun je je meer concentreren op belangrijke en strategische gebieden, zoals employer branding, werving en personeelsbinding.

De voordelen van deze optie zijn dat je al bekend bent met de belangrijke taken en dat de overstap eenvoudiger is. De kosten voor een assistent-functie zijn lager dan wanneer je een specialist inhuurt.

In de toekomst regel je de interne zaken van het personeel: administratie, bijscholing, personeelsbinding enzovoort. Een extra recruiter is verantwoordelijk voor het vinden van nieuwe medewerkers. De recruiter kan eventueel andere taken op zich nemen, zoals employer branding of onboarding.

Deze structuur is geschikt voor bedrijven die snel willen groeien en veel nieuwe medewerkers nodig hebben. Het vraagt om een duidelijke functiescheiding, aangezien zowel jijzelf als de recruiter zelfstandig werken, ook als de recruiter aan jou rapporteert.

Vanaf de derde HR-medewerker bepaal je helemaal zelf hoe je de HR-afdeling inricht. Je kunt een recruiter inhuren als je al een assistent hebt, en omgekeerd. Als je niet snel genoeg nieuwe medewerkers kunt vinden, kun je in plaats daarvan een tweede recruiter inhuren. Het hangt allemaal af van je prioriteiten met betrekking tot de kritieke gebieden om je groeidoelen te bereiken.

Neem niet zomaar ‘iedere’ nieuwe medewerker aan als de werkdruk te zwaar wordt. Denk in termen van rollen. Dit artikel somt zeven rollen op die je nodig hebt in HR.

Stel jezelf de vraag: welk onderwerp wordt momenteel verwaarloosd en zal in de toekomst meer aandacht nodig hebben? Wat voor medewerkers, welke knowhow en welke soft skills zijn daarvoor nodig? Welke rol moet de nieuwe HR-medewerker op zich nemen en hoe past deze rol in de huidige HR-structuur?

In plaats van je HR-afdeling uit te breiden, zou je andere processen kunnen automatiseren of uitbesteden. Dit geeft bestaande medewerkers meer vrijheid om nieuwe taken – nieuwe rollen – op zich te nemen.

Neem alle beslissingen op basis van je vooraf gedefinieerde doelen en je tijdschema, dat je regelmatig controleert en bijstelt. Zo weet je zeker dat je de best mogelijke HR-structuur voor je bedrijf vindt en zo de weg vrijmaakt voor de verdere groei van je bedrijf.

Organigrammen voor de HR-afdeling (en het hele bedrijf) helpen om overzicht te houden over de taken en verantwoordelijkheden van individuele collega’s. Dit is vooral van belang in een (snel) groeiend team, omdat het de structuur van de HR-afdeling laat zien en duidelijk maakt aan wie de medewerkers rapporteren en bij wie collega’s terecht kunnen met vragen over bijvoorbeeld feedbackgesprekken of administratieve zaken.