Een ontslagbrief schrijven: wat staat erin?

Een ontslagbrief is een brief die je aan je medewerker stuurt met de mededeling dat je de samenwerking beëindigt. Hoe je de brief precies opstelt, is afhankelijk van de specifieke situatie. Met een ontslagbrief beëindig je het arbeidscontract formeel. 

Een ontslagbrief bestaat altijd uit een aantal vaste elementen:

• Bedrijfsnaam en adres;

• Naam en adres van de medewerker die je wil ontslaan;

• Datum dat je de ontslagbrief verstuurt;

• Reden van het ontslag of de beëindiging van de arbeidsovereenkomst;

• Periode dat de medewerker voor je heeft gewerkt;

• Per wanneer de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd;

• Ondertekening met naam, handtekening, plaats en datum.

Er zijn verschillende redenen om een medewerker te ontslaan. Hieronder lichten we ze kort toe en vind je per situatie een voorbeeld van een ontslagbrief. Om er zeker van te zijn dat je ontslagbrief aan alle eisen en voorwaarden voldoet, adviseren we je wel om de brief door een jurist of advocaat te laten controleren. Zo weet je zeker dat de ontslagbrief rechtsgeldig is. Je kan online ook diverse ontslagbrieven downloaden.

Neem je een nieuwe collega aan met een contract van langer dan zes maanden? Dan kan je een proeftijd opnemen in het contract. Zo hebben beide partijen de tijd om te onderzoeken of ze een juiste match zijn voor elkaar. Afhankelijk van de duur van de arbeidsovereenkomst is de duur van de proeftijd een of twee maanden. Als in die periode blijkt dat de persoon niet voldoet aan de functievereisten, dan kan je diegene per direct ontslaan. Je kan daarbij gebruikmaken van het onderstaande voorbeeld van een korte ontslagbrief.

Beste [naam], 

Sinds [datum] ben je in dienst bij [bedrijfsnaam] in [plaats]. Zoals wij je [datum] al vertelden, moeten wij je helaas laten weten dat wij de arbeidsovereenkomst met jou binnen je proeftijd beëindigen.

Ik licht de reden nogmaals kort toe. [toelichting]

Naar aanleiding hiervan hebben we besloten de arbeidsovereenkomst per [datum] te beëindigen. 

We wensen je veel succes toe bij het vinden van een andere baan. 

Met vriendelijke groet, 

[naam + handtekening]

Bij een ontslag op staande voet staat je medewerker per direct op non-actief. Naast een mondelinge mededeling van het ontslag moet je als werkgever het ontslag ook schriftelijk bevestigen binnen twee dagen. Doe je dit niet of te laat, dan kan dat wettelijke consequenties hebben. Ook moet je helder en concreet formuleren waarom de medewerker wordt ontslagen. Een voorbeeldbrief van een ontslag op staande voet vind je hieronder.

Beste [naam],

Zoals wij je [datum] vertelden, beëindigen wij per direct de arbeidsovereenkomst tussen jou en [bedrijfsnaam]. 

Tijdens het gesprek hebben wij de diverse, dringende redenen benoemd die hebben geleid tot dit ontslag op staande voet. Hier worden ze nogmaals benoemd.

[redenen]

Op grond van artikel 7:678 van het Burgerlijk Wetboek vormen de hierboven genoemde redenen afzonderlijk, maar ook in onderlinge samenhang, een dringende reden voor het ontslag op staande voet.

Dit ontslag op staande voet maakt je schadeplichtig. Eventuele schade die voortvloeit uit de omstandigheden die leidden tot je ontslag, wordt op je verhaald en/of verrekend met het salaris, vakantiegeld of eventuele reserveringen waar je nog recht op hebt. Gelden waar je nog recht op hebt, maken we dan zo snel mogelijk aan je over. 

Als je nog een bedrijfstelefoon, -laptop of -sleutel of andere goederen van [bedrijfsnaam] in je bezit hebt, kan je die uiterlijk [datum] inleveren bij [contactpersoon] op het bovenstaande adres.

Met vriendelijke groet, 

[naam + handtekening]

Loopt het tijdelijke contract van je medewerker af en ga je dat niet verlengen? Dan moet je dat een maand van tevoren aan hem of haar laten weten. Formeel gezien eindigt een tijdelijk contract dat korter dan zes maanden duurt automatisch. Dat neemt niet weg dat je er als werkgever goed aan doet om je medewerker ook in dit geval tijdig schriftelijk te informeren als zijn of haar contract niet verlengd wordt. 

Beste [naam], 

Je hebt sinds [datum] een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd bij [bedrijfsnaam] in [plaats]. Zoals wij je op [datum] al vertelden, zullen wij deze overeenkomst niet verlengen. Dat betekent dat onze arbeidsovereenkomst per [datum] eindigt. 

We wensen je veel succes bij het vinden van een andere baan. 

Met vriendelijke groet,

[naam + handtekening]

Het is natuurlijk ook mogelijk dat mensen al wel een vast contract hebben, maar ze uiteindelijk toch niet naar behoren blijken te functioneren. Zulke medewerkers kun je niet zonder meer ontslaan. Je zult ze bij functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken herhaaldelijk op hun handelen, houding en gedrag moeten hebben aangesproken, je zult ondersteuning moeten hebben geboden en een dossier moeten hebben opgebouwd, voordat je werkelijk stappen kan zetten die leiden tot ontslag.

Daarnaast kan het ook gebeuren dat je een medewerker moet ontslaan vanwege bedrijfseconomische omstandigheden of langdurige ziekte. In de laatste twee gevallen heb je toestemming van het UWV nodig. 

Beste [naam], 

Sinds [datum] ben je in dienst bij [bedrijfsnaam] in [plaats]. Zoals wij je [datum] al vertelden, moeten wij je helaas laten weten dat wij de arbeidsovereenkomst met jou gaan beëindigen.

Wij lichten de reden nogmaals kort toe. [toelichting]

Naar aanleiding hiervan hebben we besloten de arbeidsovereenkomst per [datum] te beëindigen. 

We wensen je veel succes bij het vinden van een nieuwe baan. [alternatief: ‘We wensen je veel sterkte en beterschap.’]

Met vriendelijke groet, 

[naam + handtekening]

Beste [naam],

Zoals wij je tijdens het gesprek op [datum] vertelden, hebben wij om bedrijfseconomische redenen een ontslagvergunning aangevraagd bij het UWV voor de arbeidsovereenkomst tussen jou en [bedrijfsnaam].

Graag willen wij je laten weten dat deze vergunning op [datum] is verleend. In de bijlage vind je een kopie. Als we de formele opzegtermijn aanhouden, betekent dit dat de arbeidsovereenkomst op [datum] eindigt en dat jouw laatste werkdag hier op [datum] zal zijn.

Het spijt ons dat we op deze manier afscheid van je moeten nemen. Mochten we je kunnen helpen met een getuigschrift of referentie, neem dan vooral contact met ons op. We wensen je heel veel succes toe met het vinden van een andere baan.

Met vriendelijke groet,

[naam + handtekening]

 Hoe kan je het best een ontslagbrief versturen?

Je kan een ontslagbrief het best aangetekend versturen, zodat je zeker bent dat je medewerker de brief heeft ontvangen. Verstuur de ontslagbrief daarnaast ook met de gewone post.

Als je als werkgever een medewerker wenst te ontslaan, is het belangrijk om dat op de juiste manier aan te vliegen. Hierbij geven we je een aantal tips mee.

• Informeer je medewerker tijdig dat het contract wordt verbroken of niet verder wordt verlengd. Zo krijgt hij of zij de tijd om aan het idee te wennen en de mogelijkheid om tijdig een andere betrekking te zoeken.

• Functioneert een medewerker niet naar behoren? Of is er een aanleiding om een medewerker op staande voet te ontslaan? Zorg dan dat je een dossier opbouwt waaruit dit blijkt. Je moet als werkgever kunnen aantonen dat het ontslag gegrond is. 

• Is je medewerker ziek, zwanger of lid van de OR? Dan dien je rekening te houden met de zogenaamde opzegverboden. 

• Wil je iemand om bedrijfseconomische redenen ontslaan of vanwege een ziekteperiode van langer dan twee jaar? Dan heb je een ontslagvergunning nodig van het UWV.

• Neem de vastgestelde opzegtermijn in acht.

• Heeft je medewerker een tijdelijk contract van zes maanden of langer? Dan heb je te maken met een aanzegtermijn. Je moet een maand voordat de overeenkomst ten einde loopt, schriftelijk laten weten of je het contract al dan niet verlengt.

• Vanaf de eerste dag dat het arbeidscontract van een medewerker van kracht is, heeft hij of zij recht op een transitievergoeding. Op de website van de Rijksoverheid bereken je eenvoudig hoe hoog die vergoeding is.

Heeft een medewerker zelf ontslag genomen en heb je formeel een ontslagbrief gestuurd om de arbeidsovereenkomst te beëindigen? Dan zal een rechter het ontslag alleen in zeer uitzonderlijke gevallen ongedaan maken, bijvoorbeeld omdat er sprake was van misbruik, dwang of bedreiging door de werkgever.

Leestip: Onderzoek de rol van communicatie en offboarding-technieken bij het verminderen van onzekerheid en het bevorderen van een soepele overgang.

Als werkgever kan je een medewerker ontslaan aan het einde van een tijdelijke arbeidsovereenkomst, in de proeftijd, om bedrijfseconomische redenen of langdurige ziekte van de medewerker, en bij ernstig disfunctioneren of wangedrag van de medewerker.

Heeft je medewerker een tijdelijk contract van zes maanden of langer? Dan heb je te maken met een aanzegtermijn. Je moet als werkgever een maand voordat de overeenkomst ten einde loopt, schriftelijk laten weten aan de medewerker of je het contract al dan niet verlengt.

De datum per wanneer je het contract beëindigt, is afhankelijk van de situatie. Bij een ontslag op staande voet hoef je geen rekening te houden met een opzegtermijn en kan je dus de datum van vandaag aanhouden. Ook bij een proefperiode hoef je geen opzegtermijn te hanteren. Bij een vast contract heb je te maken met verschillende opzegtermijnen, die afhangen van de duur van het dienstverband van de medewerker:

• Korter dan 5 jaar in dienst: opzegtermijn van 1 maand;

• Tussen 5 en 10 jaar in dienst: opzegtermijn van 2 maanden;

• Tussen 10 en 15 jaar in dienst: opzegtermijn van 3 maanden;

• Meer dan 15 jaar in dienst: opzegtermijn van 4 maanden.