Onboarding in de zorg: belang, valkuilen en tips!

De onboarding is een bedrijfsproces waarbij nieuwe werknemers worden verwelkomd en geïntegreerd in het bedrijf. Dit inwerkproces stopt niet bij de eerste werkdag. Het gaat door tot alle medewerkers zich volledig hebben aangepast aan hun rol en team.

Onboarding in de gezondheidszorg is een vorm van inwerken, die specifiek gericht is op de zorgsector. De onboarding richt zich namelijk specifiek op onderwerpen die te maken hebben met de zorgsector. Hierbij kun je denken aan de vele regels die professionals in de gezondheidszorg moeten kennen en naleven. Voorbeelden hiervan zijn:

• De Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO);

• Het BIG-register;

• De Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz);

• De Wet zorg en dwang (Wzd).

Een goede inwerkperiode zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers in de zorg goed worden voorbereid op hun baan. Hieronder vind je meer uitleg over wat HR-managers in de zorgsector moeten doen om een succesvolle onboarding mogelijk te maken:

Het is voor nieuwe medewerkers in de zorg belangrijk om de regels van de zorginstelling goed te begrijpen en na te leven. Zo zorg je ervoor dat alle wettelijk vereiste documentatie wordt verzameld. Op die manier is de zorginstelling compliant en loop je minder risico om problemen te ondervinden of boetes te krijgen tijdens een audit of controle.

Tijdens de onboarding moeten HR-managers de nadruk leggen op soft skills, zoals geduld, een positieve houding en een doeltreffende communicatie. Dankzij dergelijke soft skills kunnen nieuwe werknemers zich beter aanpassen aan hun rol. Ze zijn dan ook beter voorbereid op toekomstige interacties met patiënten en collega’s.

Om je nieuwe medewerkers te integreren in de bedrijfscultuur, is het een goed idee om ze kennis te laten maken met de verschillende afdelingen en werkwijzen binnen de zorginstelling. Op die manier verwerven ze een diepgaand inzicht in de instelling en hoe ze functioneert.

Het bieden van intensieve training kan de onboardingperiode aanzienlijk verkorten. Op die manier kun je niet alleen tijd besparen voor het bestaande team, maar nieuwkomers zijn ook beter voorbereid op hun rol. Daardoor kunnen ze betere prestaties leveren en is er minder tijdelijk personeel nodig.

Het is belangrijk om nieuwe werknemers niet alleen een functieomschrijving te verstrekken, maar ook om helder te communiceren wat er precies van hen wordt verwacht. Deze communicatie omvat een toelichting over de teamdynamiek, de communicatieprotocollen en zelfs de bedrijfscultuur. Door hier vanaf het begin duidelijk over te communiceren, voelen nieuwe medewerkers zich sneller op hun gemak in hun rol. Dit draagt bij aan zowel de individuele prestaties als de teamprestaties.

Door de individuele professionele doelstellingen te bespreken met nieuwe werknemers en door concrete groeitrajecten op te stellen die regelmatig worden geëvalueerd, kan je het behoud van werknemers bevorderen. Dit helpt werknemers bij het plannen van hun loopbaan, waardoor de kans groter is dat ze (langer) bij het bedrijf aan de slag blijven.

Kost een rommelige onboarding je geld?

Wil je nieuwe medewerkers een gestroomlijnd en duidelijk onboardingproces bieden? Klik dan op de onderstaande link om onze gratis checklist voor onboarding te downloaden (Engelstalig). Doe er je voordeel mee!

Nu downloaden

Hieronder bespreken we de drie belangrijkste kerncomponenten van onboarding in de zorg.

Door middel van een uitgebreide introductie in de zorginstelling, krijgen nieuwe medewerkers inzicht in de cultuur, missie en waarden van de organisatie.

• De rol van HR: het ontwikkelen van een welkomstpakket en het bieden van een oriëntatiesessie waarin de geschiedenis, de doelen en de belangrijkste beleidslijnen van de instelling worden besproken.

• Praktijkvoorbeeld: organiseer een introductiedag, waarbij de manager een presentatie geeft over de visie van het bedrijf en waarbij er rondleidingen worden gegeven in de verschillende afdelingen.

In de gezondheidszorg vormen professionele trainingen en opleidingen een belangrijk onderdeel van elk inwerkprogramma.

• De rol van HR: zorgen voor een gedetailleerd trainingsprogramma dat zowel algemene als rolspecifieke vaardigheden omvat.

• Praktijkvoorbeeld: gebruik een ‘learning management system’ (LMS) om online trainingen aan te bieden die nieuwe werknemers in hun eigen tempo kunnen volgen.

Mentorschap kan een waardevolle hulpbron zijn voor nieuwe medewerkers, vooral in een complexe en stressvolle omgeving als de gezondheidszorg.

• De rol van HR: het aanwijzen van ervaren werknemers die als mentor optreden voor nieuwe collega’s. Zorg ervoor dat deze mentors goed getraind zijn in het geven van constructieve feedback.

• Praktijkvoorbeeld: creëer een mentorprogramma waarbij nieuwe werknemers in de eerste maanden regelmatig contact hebben met hun mentor, zodat ze vragen kunnen stellen en gepaste begeleiding kunnen krijgen.

Door aandacht te besteden aan deze kerncomponenten kan HR een krachtig en effectief inwerkprogramma creëren, zodat nieuwe medewerkers snel kunnen integreren in het bedrijf.

Alle gegevens altijd beschikbaar met Personio

Roep met een paar klikken je belangrijkste kengetallen op en creëer relevante grafieken. En dat allemaal met gegevens die al centraal opgeslagen zijn.

Meer informatie over rapporten en analyses met Personio

De onboarding in de zorg is een complex proces. Het gaat gepaard met unieke uitdagingen, gezien de hoge eisen die gesteld worden in deze sector. Hoewel een goede onboarding essentieel is voor het succes en het behoud van nieuwe medewerkers, zijn er een aantal veelvoorkomende valkuilen die bedrijven moeten vermijden. We sommen hieronder enkele veelvoorkomende valkuilen voor je op.

• De voorbereiding is onvoldoende;

• De nieuwe medewerkers moeten te veel informatie in één keer verwerken;

• Er is een gebrek aan rolspecifieke training;

• Er wordt onvoldoende aandacht besteed aan de bedrijfscultuur en kernwaarden;

• Er is een gebrek aan voortdurende ondersteuning;

• Er wordt onvoldoende geëvalueerd en feedback gegeven;

• Er wordt geen of onvoldoende gebruikgemaakt van technologie;

• Er worden onrealistische verwachtingen gesteld.

Dit is wat je als HR-manager kunt doen om de onboarding in de gezondheidszorg in goede banen te leiden.

• De rol van HR: het aanwijzen van een specifieke projectmanager die zich zal richten op het verbeteren van de onboarding en de toegewezen doelen zal opvolgen.

• Praktijkvoorbeeld: stel een ervaren HR-manager aan om toezicht te houden op het inwerkproject en om samen met een curriculumontwikkelaar trainingsmodules te ontwikkelen.

• De rol van HR: het optreden als centrale aanspreekpunt om input te verzamelen van de verschillende afdelingen, met als doel de onboardingervaring te verbeteren.

• Praktijkvoorbeeld: overleg met de verschillende afdelingen (IT-, juridische en klinische teams) over de onboardingvereisten.

• De rol van HR: ervoor zorgen dat de onboarding naadloos integreert met de bestaande technische tools, zoals een HRIS of LMS. Personio is een geweldige tool die op dat gebied veel te bieden heeft.

• Praktijkvoorbeeld: maak gebruik van een onboardingplatform dat gegevens uit het huidige HRIS kan importeren. Zo vermijd je de handmatige invoer van gegevens en verminder je het aantal fouten.

• De rol van HR: ervoor zorgen dat het bestaande onboardingproces en -beleid nauwkeurig en up-to-date zijn.

• Praktijkvoorbeeld: maak gebruik van software waarmee je eenvoudig updates en wijzigingen kunt doorvoeren.

• De rol van HR: het personaliseren van de onboarding op basis van je brand, de functie en de individuele leervoorkeuren, en ervoor zorgen dat de informatie, training en ondersteuning die nieuwe medewerkers tijdens hun onboarding krijgen, blijvend en effectief zijn. 

• Praktijkvoorbeeld: maak gebruik van een platform dat rolgebaseerde trainingstrajecten mogelijk maakt en interactieve elementen bevat die aansluiten bij verschillende leerstijlen.

• De rol van HR: het regelmatig verzamelen van feedback om de onboarding voortdurend te verfijnen.

• Praktijkvoorbeeld: implementeer een enquête waarin je de nieuwe werknemers vraagt naar hun mening over de kwaliteit van het trainingsmateriaal en hun algehele ervaring.

Ja, er zijn verschillende softwareoplossingen op de markt die speciaal ontworpen zijn voor het onboarden van nieuwe medewerkers in de zorgsector. Met Personio kun je bijvoorbeeld trainingssessies plannen, documenten beheren en de voortgang van nieuwe medewerkers nauwgezet bijhouden.

Een introductie en een onboarding zijn allebei processen om nieuwe werknemers te integreren in het bedrijf, maar ze verschillen in omvang en duur. Een introductie betreft een kortere, meer algemene kennismaking met het bedrijf en de rol van de nieuwe werknemer. Zo’n introductie is qua duur vaak beperkt tot de eerste werkdag of zelfs een paar uur. De onboarding daarentegen is een meer uitgebreid en langdurig proces. Het onboardingproces omvat niet alleen de eerste kennismaking, maar ook het bieden van training, begeleiding en voortdurende ondersteuning.

Een goede en effectieve onboarding in de gezondheidszorg bestaat uit verschillende essentiële elementen: een introductie in het bedrijf, rolspecifieke training, mentorschap, voortdurende ondersteuning met regelmatige opvolging en feedback, en toegang tot belangrijke hulpmiddelen zoals handleidingen en contactpersonen. Het onboardingproces wordt afgesloten met een evaluatie.