Officiële waarschuwing: wat is het en hoe stel je het op?

Een officiële waarschuwing op het werk is een lichte disciplinaire sanctie. Het dient om de werknemer te waarschuwen voor zijn of haar wangedrag, maar heeft geen directe gevolgen voor zijn of haar baan of salaris. Het leidt niet tot ontslag, maar kan nog wel aangevochten worden.

Een arbeidsovereenkomst impliceert de uitvoering van feitelijk werk volgens de instructies van een werkgever. Bovendien bepaalt de arbeidsovereenkomst de omvang van de taken en verantwoordelijkheden die de werknemer moet vervullen. Gebeurt dit niet, dan kan de werkgever een disciplinaire sanctie opleggen aan de werknemer.

De ergste sanctie is het ontslag van de werknemer. Meestal is het echter niet nodig tot zulke drastische maatregelen over te gaan. In eerste instantie kan de werkgever genoegen nemen met een berisping of een officiële waarschuwing. Dit zijn de meest voorkomende redenen waarom een werkgever een officiële waarschuwing kan geven:

• Herhaaldelijk te laat komen op het werk.

• Ongeoorloofd verzuim (ziekteverzuim of verlof).

• Grensoverschrijdend gedrag ten opzichte van collega’s.

• Nalatigheid of niet-naleving van werkinstructies.

• Insubordinatie tegenover de leidinggevende.

• De opzettelijke niet-naleving van interne regels en veiligheidsvoorschriften.

Een officiële waarschuwing kan je eerst en vooral mondeling geven. Het probleem is dat je daarna moeilijk kan bewijzen dat je deze waarschuwing hebt gegeven. Daarom wordt in de meeste gevallen de officiële waarschuwing per aangetekende brief met ontvangstbewijs aan de werknemer bezorgd. Een kopie van deze brief wordt daarna in het personeelsdossier van de werknemer bewaard.

Het is vooral belangrijk dat de officiële waarschuwing schriftelijk wordt vastgelegd. Op die manier kun je later als werkgever op deze brief beroepen wanneer er in de toekomst nog meer disciplinaire maatregelen nodig zijn (zoals een schorsing of ontslag).

Stimuleer datagedreven keuzes

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Ga voor gedetailleerde HR-analyses

In de Nederlandse Arbeidswetgeving bestaat geen duidelijke definitie voor de officiële waarschuwing. Er bestaat ook geen duidelijk juridisch kader voor de manier waarop zo’n waarschuwing moet worden gegeven. Daarom kunnen er, afhankelijk van het bedrijf, meerdere interpretaties zijn.

We hebben eerder uitgelegd dat je een officiële waarschuwing het beste schriftelijk kunt vastleggen om een dossier op te bouwen. Zo heb je bewijsmateriaal als er in de toekomst een escalatie voor de rechtbank zou plaatsvinden. Het is belangrijk dat je je beslissing altijd duidelijk motiveert. Hier volgt een gedetailleerd overzicht van alle stappen die belangrijk zijn bij het opstellen en opvolgen van een officiële waarschuwing:

Communiceer de officiële waarschuwing mondeling aan je werknemer, maar bezorg hem ook een schriftelijke versie per aangetekende brief met ontvangstbewijs. Zorg ervoor dat de schriftelijke versie een duidelijke beschrijving van de redenen voor de officiële waarschuwing bevat. Bewaar een kopie in het personeelsdossier en geef een ander exemplaar aan je werknemer.

Wanneer een werknemer zich misdraagt of aanhoudend slecht presteert, kun je hem ontslaan of schorsen. Dit kan echter niet zomaar. In Nederland genieten werknemers van een goede ontslagbescherming. Je hebt dus goede bewijzen nodig om een schorsing of ontslag te rechtvaardigen. Anders zullen de kantonrechters je reden voor ontslag of schorsing niet aanvaarden. Daarom moet je een goed ontslagdossier opbouwen.

Een ontslagdossier is een document of dossier waarin het ontslag van een werknemer zorgvuldig wordt voorbereid. Dit houdt in dat schriftelijk bewijsmateriaal verzameld wordt over slechte prestaties of het wangedrag van je werknemer.

Werknemers kunnen niet zomaar ontslagen of geschorst worden. Als je een arbeidsovereenkomst wilt beëindigen, zul je als werkgever een ontslag- of schorsingsprocedure moeten starten. In Nederland bestaan er 4 verschillende procedures:

• De beëindiging van de arbeidsovereenkomst via een onderling akkoord.

• Het aanvragen van een ontslagvergunning via het UWV.

• Ontslag via de kantonrechter.

• Ontslag op staande voet.

De juiste HR-oplossing voor veerkrachtige bedrijven

In onze nieuwste whitepaper (Engelstalig) laten we zien hoe acht verschillende internationale bedrijven Personio hebben gebruikt om veerkracht in hun bedrijf op te bouwen en succesvol te zijn. Klik op de onderstaande knop om de whitepaper te downloaden en ontdek hoe Personio jou kan helpen hetzelfde te doen.

Download het onderzoek hier

Werknemers kunnen ook bezwaar maken tegen de officiële waarschuwing. In dat geval moeten ze hun bezwaar in een schriftelijke brief kenbaar maken. In deze brief moeten de volgende elementen staan:

• Een verklaring dat ze het niet eens zijn met de officiële waarschuwing.

• De reden waarom ze het er niet mee eens zijn met de officiële waarschuwing.

• De werknemer moet via de brief vragen om de waarschuwing in te trekken.

• De werknemer moet vragen om zijn bezwaar op te nemen in zijn personeelsdossier.

Het is belangrijk dat de werknemer schriftelijk reageert. Dit gebeurt het liefst via een aangetekende brief of per mail. Zo kan de werknemer met een hard bewijs zijn verzet tegen de beslissing aantonen en vermijden dat er eenzijdige informatie in het personeelsdossier wordt opgenomen. Dit kan zeer belangrijk zijn bij het aanvechten van een schorsing of ontslag voor de rechtbank.

Een werknemer kan, als hij een officiële waarschuwing aanvecht, alle argumenten aanvoeren die hij belangrijk genoeg vindt om zijn beslissing te onderbouwen. Hier zijn enkele goede voorbeelden:

• De feiten die door de werkgever worden aangehaald zijn onjuist of ongenuanceerd.

• De werknemer was niet betrokken bij deze waarschuwing: ze werd eenzijdig gegeven zonder overleg met de werknemer.

• De officiële waarschuwing werd gegeven op basis van de getuigenissen van derden.

• De officiële waarschuwing wordt beschouwd als een sanctie die niet in verhouding staat tot de feiten. De werknemer was bijvoorbeeld voor de eerste keer in zijn loopbaan te laat en kreeg onmiddellijk een officiële waarschuwing.

• Identieke feiten werden bij andere collega’s niet gesanctioneerd.

• De werkgever was op de hoogte van de feiten en heeft ze altijd getolereerd.

• De werknemer kan aantonen dat hij een zeer goede reden had om de feiten te plegen: de werknemer kon bijvoorbeeld niet op zijn werk zijn door een sneeuwstorm.

Een officiële waarschuwing heeft geen directe gevolgen voor je baan, maar kan wel leiden tot verdere escalatie in de toekomst. Het is de eerste stap in de voorbereiding van een schorsings- of ontslagdossier en kan later als bewijs gebruikt worden om een schorsing of ontslag te rechtvaardigen. Een opeenvolging van officiële waarschuwingen kunnen de werkgever echter wel het recht geven de werknemer te ontslaan.

Voor een werkgever is het in feite een noodoplossing als woorden niet meer helpen, en voor de werknemer is het een teken dat er absoluut iets moet veranderen, hetzij in gedrag, hetzij in de manier waarop zijn werk benaderd wordt.

Leestip: Leer over de beste praktijken voor retentiebeleid om toptalent binnen jouw organisatie te behouden.

Het ontbreken van een wettelijk kader schept veel verwarring over de officiële waarschuwing. We zullen proberen deze verwarring op te helderen door enkele van de meest gestelde vragen te beantwoorden:

Er bestaan geen officiële bezwaartermijnen in Nederland, maar het is slim om dit zo snel mogelijk te doen. Soms kunnen bezwaartermijnen in de arbeidsovereenkomst bepaald worden. Wees dus goed op de hoogte van de bepalingen die in de overeenkomst staan.

Je doet dit schriftelijk. Het liefst doe je dit met een kopie van de aangetekende brief die je aan je werknemer bezorgde. Deze kan voorzien zijn van een ontvangstbewijs en aanvullende documenten. Deze documenten worden bewaard in een personeelsdossier bij de HR-afdeling.

Je kunt een mondelinge waarschuwing geven, maar je zult die achteraf nooit als bewijs kunnen gebruiken bij de rechtbank. Daarom is het aan te bevelen om een personeelsdossier met schriftelijk bewijsmateriaal op te bouwen.

Er zijn geen vaste regels over de geldigheid of het verlopen van een officiële waarschuwing. Het is dus een goed idee om de documenten van de officiële waarschuwing te bewaren tot wanneer je ze nodig hebt voor een rechtszaak.

In tegenstelling tot andere landen wordt er in de wet geen aantal waarschuwingen bepaald voordat je als werkgever tot ontslag mag overgaan. Werkgevers denken vaak dat dit automatisch mag na 3 officiële waarschuwingen, maar in werkelijkheid klopt dat niet.