Wat is offboarding en wat levert het jouw bedrijf op?

Offboarding is het hele pakket aan stappen dat je als HR-professional moet zetten om een uitdiensttreding voor beide partijen zo goed mogelijk te laten verlopen. Zodat alles tot in de puntjes geregeld is en je met een positief gevoel elkaar gedag kunt zeggen. Dat laatste is heel belangrijk, want je weet maar nooit of je elkaar in de toekomst nog eens nodig hebt. 

Onboarding zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers zich vanaf de eerste werkdag thuis voelen in het bedrijf en zo snel mogelijk aan de slag kunnen. Het is omgeven met positiviteit: bloemen, een welkomstpakket met weetjes over het bedrijf, de eerste kennismaking met de collega’s en de bedrijfsmiddelen. Sommige werkgevers regelen zelfs een buddy en een niet al te volle agenda om er goed in te komen. Bij een ontslag is het omgekeerde het geval: een collega vertrekt, er valt een gat. In plaats van somberen hierover kun je hem of haar beter - met de offboarding tips van Personio - een goede start voor een nieuwe toekomst geven.

Download: Gratis offboarding-sjabloon

Zorg voor een optimaal offboarding-proces met behulp van onze checklist!

Download onze Checklist

Offboarding is belangrijk voor degene die de organisatie verlaat en zeker ook voor het bedrijf zelf. Hieronder zie je 8 redenen waarom een werkgever meer moet doen dan speechen en een cadeau overhandigen op de afscheidsborrel.

1. Je houdt je organisatie draaiend

2. Je verrijkt je HR met feedback

3. Je verbetert de employee experience

4. Je versterkt je employer brand

5. Je verhoogt de instroom van referral sollicitanten

6. Je stelt je kennis veilig

7. Je behoudt je (intellectuele) eigendommen

8. Je geeft de mogelijkheid om terug te keren

Het vertrek van een medewerker kan behoorlijke gevolgen hebben voor je bedrijf. Voelt een ontslag onterecht, dan kan dat tot vervelende juridische procedures met grote financiële consequenties leiden. Voor collega’s die blijven kan dit een reden zijn om eens kritisch naar hun eigen positie te kijken. Is die wel veilig of is het beter om naar een andere werkgever om te zien? Voor je het weet zijn je beste mensen ook vertrokken en heb je een groot probleem. Je voorkomt dit domino-effect met offboarding.

Je eigen medewerkers zijn vaak de beste adviseurs voor de organisatie. Met hun mening over het bedrijf kun je echt je voordeel doen. Plan daarom ruim de tijd voor een exitgesprek en luister naar wat je vertrekkende medewerker te vertellen heeft. Omdat er geen consequenties meer verbonden zijn aan een tegendraadse mening, kan het gesprek eerlijk en openhartig zijn. Je krijgt dus waardevolle feedback, die de medewerkersreis alleen maar ten goede komt. Dit gesprek helpt het HR-team om in de toekomst nog betere beslissingen te nemen. Het is bovendien ook je laatste kans om een goede indruk achter te laten.

Een employee experience, ofwel medewerkersreis, houdt meer in dan een goed beloningsbeleid, voldoende vakantiedagen en een uitje of schouderklopje op zijn tijd. In dit traject, van sollicitatie tot en met vertrek, gaat het vooral om de interactie, waarbij zaken als de medewerkers zien, begrijpen, waarderen en inspireren voorop staan. Ook wanneer zij weggaan. Door echte, persoonlijke aandacht voelen mensen zich meer betrokken bij het werk, presteren ze beter, blijven ze langer aan het bedrijf verbonden en zijn ze, ook voor de toekomst, uitstekende ambassadeurs van je organisatie. Offboarding is een cruciaal onderdeel van de employer experience en heeft hier een positief effect op.

Bedrijven met een sterk werkgeversmerk – employer brand – zijn beter in staat de juiste mensen aan te trekken en te behouden. Die werknemers zijn ook nog eens supergemotiveerd om het beste uit zichzelf te halen voor het bedrijf, wat te zien is aan uitstekende bedrijfsresultaten. Dat is iets om goed bij stil te staan wanneer iemand je organisatie verlaat: hoe prettiger het afscheid via offboarding, hoe beter dat is voor je imago als werkgever. Niet alleen op de werkvloer, ook op de arbeidsmarkt. Degenen die blijven kun je sterker aan je bedrijf binden door aandacht te besteden aan je employer brand. Lees hier hoe Personio bijdraagt aan je employer brand.

Een startende offboarding procedure is een uitgelezen moment om je medewerkers te vragen om aanbevelingen in hun netwerk te verspreiden. Bied bijvoorbeeld een bonus aan voor elke succesvolle aanbeveling. En organiseer een aanbevelingslunch waarin je alle medewerkers door hun contacten scrollen, op zoek naar kandidaten. Een ander idee is om mooie profielfoto’s te laten maken voor de sociale media van je medewerkers. Deel en becommentarieer ze en tag je bedrijf en jezelf in hun berichten. Bij een vrijwillig en goed gemanaged vertrek zal ook de medewerker zelf zich uit loyaliteit graag inspannen om een opvolger te vinden. Lukt het niet om op deze manier aan goed gekwalificeerde medewerkers te komen? Personio heeft personeelswervings software waarmee dat misschien makkelijker gaat.

Zeker wanneer een topkracht weggaat, kunnen er zorgen zijn over de kennis die met de uitdiensttreding verloren gaat. Als je offboarding als HR-proces goed hebt ingebed in je organisatie, bijvoorbeeld met de HR-software van Personio, kun je vroeg genoeg het proces starten om afspraken te maken over kennisoverdracht. Neem daar vooral de tijd voor. In het ideale geval kan de vertrekkende medewerker zijn of haar opvolger inwerken, maar in de praktijk zal dit lang niet altijd mogelijk zijn. Zorg er dan voor dat een directe collega alles noteert in een helder overdrachtsdocument. Zo gaat de kennis die iemand gedurende zijn loopbaan heeft opgebouwd, en die je daarom aan het bedrijf kunt toerekenen, niet verloren.

Natuurlijk laat je een vertrekkende werknemer alles inleveren wat aan het bedrijf toebehoort. Denk daarbij wel even verder dan alleen sleutels, leaseauto, laptop, telefoon en toegangspas. Ook de toegang tot systemen van je bedrijf is iets om bij stil te staan. Want ook al is relatie nog zo goed, het is niet de bedoeling dat een oud-medewerker toegang blijft hebben tot bedrijfsgegevens. Het deactiveren van accounts en het veranderen van codes hoort ook bij het proces van offboarding.

Wanneer een goede kracht uit vrije wil vertrekt, kan dat pijn doen. Maar wie weet valt de nieuwe baan tegen en komt je medewerker op zijn of haar besluit terug. Bespreek die mogelijkheid tijdens het offboardingsproces en verzeker de vertrekkende medewerker ervan dat terugkeren altijd tot de mogelijkheden behoort. Met een beetje geluk start je binnen afzienbare tijd met een nieuwe onboarding!

Gaat iemand jouw organisatie verlaten en wil je dit gestructureerd aanpakken? Met deze offboarding checklist zie je niets over het hoofd. In 10 stappen voltooi je het complete offboarding proces.

1. De medewerker bedanken

2. De medewerker verder helpen

3. Collega’s, leveranciers en klanten op de hoogte brengen

4. De financiële eindbalans opmaken

5. Administratieve zaken regelen

6. Neem tijd voor een exitgesprek

7. Organiseer een optimale overdracht

8. Inleveren van bedrijfsmiddelen

9. Neem gepast afscheid

10. Hou contact

Of iemand nu met pensioen gaat, boventallig is of zelf heeft besloten om weg te gaan, spreek om te beginnen altijd je dank uit voor de inzet die hij of zij heeft getoond. Deze persoon is van grote waarde geweest voor je organisatie en dat wil je natuurlijk graag als eerste benadrukken. 

Informeer naar de toekomstplannen en vraag wat de organisatie hierin kan betekenen. Dat kan een aanbevelingsbrief of loopbaanbegeleiding zijn, of het aanbod om werk uit te besteden aan een werknemer die voor zichzelf begint. Veel mensen willen tegenwoordig na hun pensioen nog een of twee dagen doorwerken. Dit is het uitgelezen moment om het daarover te hebben.

Bepaal samen wie het nieuws over de uitdiensttreding bekend maakt en wanneer. Naaste collega’s horen het nieuws natuurlijk als eersten, daarna volgen collega’s van andere afdelingen en tot slot leveranciers en klanten waarmee de medewerker contact heeft. Voor (interne) klanten en leveranciers geldt dat zij zo snel mogelijk moeten weten bij wie zij in het vervolg terecht kunnen. Zolang er geen opvolger is, neemt een directe collega deze taak op zich.

Bij een ontslag komt veel rekenwerk kijken. Wordt de wettelijke opzegtermijn in acht genomen? Zijn alle vakantiedagen opgenomen, is er recht op een (deel van) de eindejaarsuitkering en het vakantiegeld? Hoe zit het met bonussen en met zaken die via het bedrijf zijn aangeschaft? Misschien moeten er nog declaraties worden uitbetaald of heeft de werknemer recht op een ontslagvergoeding. Hoe eerder daar duidelijkheid over is, hoe beter. Maak een eindafrekening, leg die voor aan de medewerker en zorg voor een correcte betaling.

Offboarding is voor een deel ook een administratief proces. Denk bijvoorbeeld aan abonnementen die opgezegd moeten worden en een leasecontract dat wel of niet wordt overgenomen. In sommige gevallen kan een vrijstelling van werk tijdens de offboarding-periode worden overwogen. De werknemer wordt dan vrijgesteld van zijn reguliere taken, maar hij of zij blijft wel nog steeds beschikbaar voor kennisoverdracht en andere essentiële overgangstaken. Ook de IT-afdeling moet aan de slag, om te beginnen met het opheffen van het e-mailaccount en het wijzigen van toegangscodes. Je meldt de uitdiensttreding ook bij de Belastingdienst, het pensioenfonds of de pensioenverzekeraar, de Arbodienst en het loonadministratiekantoor. Wil je de gegevens van de bijna oud-medewerker uit je systemen schrappen? Let er op dat je niet al te rigoureus te werk gaat. Je bent wettelijk verplicht om bepaalde de gegevens minimaal twee jaar na het beëindigen van het dienstverband te bewaren.

Een heel belangrijk onderdeel van offboarding is het exitgesprek. Dit gesprek levert HR veel informatie op waarmee de employee experience kan worden verbeterd. En dat niet alleen, je zult vast ook tips krijgen waarmee de bedrijfsvoering kan worden geperfectioneerd. Voor de vertrekkende medewerker is het een mooi moment om open en eerlijk feedback te geven op de organisatie. Vooral iemand die vrijwillig vertrekt, zal behoefte hebben om uitvoerig in te gaan op de plus- en minpunten van leidinggevenden, procedures en processen. Doe er je voordeel mee!

Bij een offboarding procedure besteed je veel aandacht aan het overdragen van taken en kennis. Vooral mensen die lang bij het bedrijf in dienst zijn, hebben in de loop der jaren veel kennis verzameld over processen, procedures, klanten, leveranciers en bedrijfsmiddelen. Deze kennis kan van grote waarde zijn voor de continuïteit. Zorg ervoor dat er zoveel mogelijk kennis wordt vastgelegd, zodat een opvolger hier zijn of haar voordeel mee kan doen.

Op de laatste werkdag levert de medewerker alles in wat van het bedrijf is. Laptop, bedrijfsauto, sleutels, toegangspas, telefoon: alles. Vervolgens delete je alle data van telefoons en pc’s. Om niets over het hoofd te zien, maak je vooraf een lijst met wat er moet worden ingeleverd, en in welke staat de bedrijfsmiddelen moeten worden ingeleverd.

En dan is er het afscheid. Een borrel, een etentje of misschien zelfs een laatste bedrijfsuitje met het volledige team. Je zorgt als werkgever natuurlijk voor een mooi cadeau, een luchtige speech en de allerbeste wensen voor de toekomst. Je eindigt met ‘tot ziens!’

Natuurlijk spreek je de wens uit elkaar niet uit het oog te verliezen. Vaak blijft dat bij woorden, maar het is echt aan te raden daadwerkelijk contact te houden. Oud-medewerkers kunnen voor referral sollicitanten zorgen of willen zelf in de toekomst misschien graag terugkomen. Bel af en toe, vraag hoe het gaat en vertel over de ontwikkelingen binnen jullie organisatie.

Offboarding is een effectieve manier om een uitdiensttreding te begeleiden. Maar je hebt natuurlijk veel liever dat mensen aan je bedrijf verbonden blijven, want het verlies van medewerkers kost altijd geld. Hoeveel geld hangt vooral af van de vereiste kwalificaties van de medewerkers. De kosten van werving, onboarding en kennisverlies zijn direct gerelateerd aan het functieprofiel. Alleen daarom al zou de focus van HR altijd op het aan boord houden van medewerkers moeten liggen. Met thuiswerken, opleidingsmogelijkheden en doorgroeikansen bereik je al veel. Een goede werksfeer doet de rest. Ontdek hier hoe Personio de kosten van personeelsverloop berekent, en ga meteen aan de slag met het binden van je mensen.

Offboarding is het hele proces van het beëindigen van een arbeidsovereenkomst. Dit proces begint bij het eerste gesprek over ontslag of pensionering, tot de allerlaatste dag op het werk.

Offboarding zorgt voor een zorgvuldig ontslagproces met behoud van een goede relatie tussen de werkgever en de vertrekkende werknemer. Dat is zowel voor de medewerker als voor de organisatie de beste manier om afscheid te nemen. 

Op een offboarding checklist staan alle stappen die je als werkgever moet zetten tijdens een offboarding proces. Hoe zorgvuldiger je alle stappen neemt, hoe beter dat is voor je organisatie. Vooral het exitgesprek en een goede overdracht levert veel waarde op voor je bedrijf.

Je maakt een offboarding checklist door alle te zetten stappen in de juiste volgorde te beschrijven. Koppel de juiste personen aan de verschillende acties en communiceer dit met de medewerker die weggaat. Zo weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet.