Loonheffingennummer: betekenis en waar en hoe aanvragen

Als je als bedrijf voor het eerst personeel aanneemt, moet de Belastingdienst weten dat je voortaan een werkgever bent. Je zult vanaf nu salaris aan je personeel uitbetalen en daarover loonbelasting moeten afdragen. Om dat te kunnen doen, moet je een loonheffingennummer aanvragen. Op die manier kan je op de juiste manier belasting afdragen en voorkom je vervelende en onvoorziene naheffingen. Het loonheffingennummer is dus cruciaal voor een gezonde en stabiele, financiële bedrijfsvoering.

Leestip: Wat betekent Payroll?

Neem je als bedrijf of zzp’er voor het eerst mensen in dienst, dan moet je een loonheffingennummer aanvragen. Dat kan heel makkelijk door het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever in te vullen, dat je vindt op de website van de Belastingdienst. Na het invullen sla je het document op, print je het uit en verstuur je het naar het adres dat op het document staat vermeld. Na enige tijd ontvang je dan de Aangiftebrief loonheffingen, met daarin je loonheffingennummer.

Start je een bedrijf en weet je op voorhand dat je personeel gaat aannemen? Dan is het verstandig om deze info bij je inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK) te vermelden. Het aanvragen van een loonheffingennummer is dan niet langer nodig: je ontvangt het nummer automatisch. 

Salarisadministratie: Efficiëntie en eenvoud in loonverwerking

Met onze salarissoftware automatiseer je eenvoudig je loonverwerking en houd je meer tijd over voor wat echt belangrijk is. Maak een efficiënte salarisadministratie mogelijk.

Download nu

Je wil je loonheffingennummer opzoeken, maar je hebt geen idee (meer) waar je je nummer kan vinden? Op de volgende documenten vind je het geheid.

Van de Belastingdienst heb je de Aangiftebrief loonheffingen ontvangen. Hierop staat je loonheffingennummer vermeld.

Bij de Kamer van Koophandel kan je een uittreksel Handelsregister aanvragen van jouw bedrijf. Hierin staan alle bedrijfsgegevens vermeld, ook het loonheffingennummer.

Het loonheffingennummer zal ook in je eigen personeelsadministratie te vinden zijn, want het nummer moet op elke loonstrook vermeld staan die je werknemers ontvangen.

Automatisch berekenen van FTE

Personio's FTE rapport biedt tal van filtermogelijkheden bij het berekenen van FTE's, bijvoorbeeld op periode en afdeling. Dit maakt de berekening van FTE's zeer eenvoudig!

Test nu

Je hebt loonheffingennummers nodig voor je salarisadministratie. Zonder dit nummer kan je als werkgever namelijk geen aangifte loonbelasting doen en loonheffingen betalen. Als je als bedrijf dus personeel in dienst hebt, is dit nummer onmisbaar.

Een loonheffingennummer is opgebouwd uit negen cijfers, de hoofdletter L en dan nog twee cijfers. De L met de laatste twee cijfers vormen het zogenaamde subnummer. Eén loonheffingennummer kan over verschillende subnummers beschikken. Dit is van belang als je niet voor alle werknemers dezelfde premie hoeft af te dragen.

Er zijn situaties waarin je je loonheffingennummer moet opzeggen of wijzigen. Lees hier welke situaties dat zijn en hoe je zo’n wijziging of opzegging in gang zet.

In sommige gevallen moet je je loonheffingennummer wijzigen of opzeggen. We zetten de mogelijke situaties hieronder op een rijtje.

• Je besluit je personeel te ontslaan en als zzp’er verder te gaan. Omdat je dan geen salarissen meer uitbetaalt, kan je je loonheffingennummer opzeggen.

• Als je bedrijf in een andere rechtsvorm verdergaat, sluit je de bestaande loonadministratie af. Je meldt je vervolgens opnieuw aan als werkgever en krijgt dan ook een ander loonheffingennummer.

• Je stopt met je bedrijf en hoeft derhalve geen loonbelasting meer te betalen.

Stimuleer datagedreven keuzes

Verzamel en organiseer belangrijke HR-gegevens zoals absenties, verloop en meer. Genereer gedetailleerde rapporten binnen seconden, zodat je met vertrouwen strategieën kunt opstellen.

Ga voor gedetailleerde HR-analyses

Als je werknemers in dienst hebt gehad en je besluit om als zzp’er verder te gaan, moet je dat aan de Belastingdienst doorgeven. Daarvoor vul je het formulier van de Belastingdienst in: Melding Loonheffingen Afmelding werkgever. Totdat je een officiële reactie hebt ontvangen, blijf je gewoon aangifte doen. In de brief van de Belastingdienst staat precies aangegeven vanaf wanneer je bent vrijgesteld van de aangifte loonheffingen. Je loonheffingennummer heb je vanaf dat moment niet meer nodig. 

Ga je als andere rechtsvorm verder, dan geef je dit door aan de Belastingdienst en de KvK. Je ontvangt dan een ander loonheffingennummer en een ander KvK-inschrijvingsnummer. Alle relevante informatie vind je in het Handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.

Als je stopt met je bedrijf hoef je het bovengenoemde formulier van de Belastingdienst niet in te vullen. Je kan je dan eenvoudigweg uitschrijven bij de KVK. 

Ja, voor verschillende bedrijfsactiviteiten kunnen verschillende loonheffingennummers worden toegekend.

Als je een verkeerd loonheffingennummer hebt ingevuld, moet je opnieuw belastingaangifte doen. Voor het juiste nummer is immers geen aangifte gedaan.

Je gebruikt het loonheffingennummer in alle communicatie met de Belastingdienst. Op die manier kunnen er nooit misverstanden ontstaan.